What is SIPOC & how to create a SIPOC diagram step-by-step [ULTIMATE GUIDE WITH PRO TIPS]

RISR Careers

15 Aug 202224:29

Summary

TLDRالفيديو يشرح طريقة استخدام إطار Cypok لتحليل وتحسين العمليات التجارية. يبدأ بتوضيح كيفية تحديد نطاق العملية، تحديد الخطوات الرئيسية، وتحديد المدخلات والمخرجات، والموارد المعنية. يقدم المتحدث ثلاث نصائح عملية لتبسيط وتخصيص استخدام Cypok، مثل ترتيب الخطوات بما يتناسب مع الأهداف والتركيز على النتائج. كما ينصح بعدم تعقيد الأمور باستخدام أدوات معقدة مثل جداول البيانات، بل يفضل استخدام لوحات بيضاء لتوضيح الأفكار. في النهاية، يشجع المشاهدين على تطبيق Cypok بأنفسهم لملاحظة التحسينات العملية.

Takeaways

😀 أولاً، حدد نطاق العملية، بما في ذلك نقاط البداية والنهاية، وأعطِ العملية اسمًا واضحًا.
😀 تأكد من أن خطوات العملية تتراوح بين 4 إلى 8 خطوات لضمان التبسيط والوضوح.
😀 عند تحديد المدخلات، حدد من أو ماذا يزود هذه المدخلات، سواء كانت داخلية أو خارجية للأعمال.
😀 حدد المخرجات من كل خطوة في العملية، ومن هم العملاء الذين سيستفيدون من هذه المخرجات.
😀 استخدم المعلومات المستخلصة من المخرجات لتحديد كيفية المضي قدمًا، سواء من خلال إعادة تصميم العملية أو تحسين أجزاء منها.
😀 يمكن تنفيذ CyPoC (العملاء، المخرجات، العملية، المدخلات، والموردين) بأي ترتيب يناسب احتياجاتك، مثل البدء بالعملاء والعمل للخلف.
😀 طريقة أخرى لاستخدام CyPoC هي العمل على عمود واحد في وقت واحد (مثل المدخلات) قبل الانتقال إلى العمود التالي.
😀 استخدم أدوات بسيطة مثل السبورة البيضاء أو ورقة كبيرة بدلاً من استخدام جداول البيانات المعقدة.
😀 حافظ على البساطة في الرسم البياني الأولي، وحاول إزالة المعلومات غير الضرورية بعد مراجعة العملية.
😀 يمكن استخدام CyPoC كإطار عقلي عند مناقشة القضايا المتعلقة بالعملية في الاجتماعات.
😀 بعد فهم CyPoC، يمكنك تطبيقه بسهولة على أي عملية ومشاركة النتائج بسهولة باستخدام هذا الإطار.

Q & A

ما هو الهدف الأساسي من استخدام طريقة CYPOK؟
-الهدف الأساسي من استخدام طريقة CYPOK هو تنظيم وتحليل العمليات التجارية من خلال تحديد المدخلات والمخرجات، وكذلك تحديد من هم الموردين والمستفيدين من كل خطوة في العملية.
ما هي الخطوات الرئيسية التي يجب اتباعها عند تطبيق طريقة CYPOK؟
-الخطوات الرئيسية هي تحديد نطاق العملية، تحديد الخطوات الرئيسية، تحديد المدخلات والمخرجات لكل خطوة، ثم تحديد الموردين والمستفيدين من هذه المدخلات والمخرجات.
كيف يمكن ترتيب المدخلات والمخرجات عند تطبيق CYPOK؟
-يمكن ترتيب المدخلات والمخرجات بشكل مرن؛ على سبيل المثال، يمكن البدء بالعملاء والمخرجات ثم الرجوع إلى المدخلات والموردين أو يمكن ترتيب الأعمدة بشكل منفصل والعمل عليها خطوة بخطوة.
ما هي أهمية تحديد المدخلات والمخرجات في عملية CYPOK؟
-تحديد المدخلات والمخرجات يساعد في فهم العملية بشكل أعمق، ويضمن تحديد ما يدخل في العملية ومن يستفيد من نتائجها مما يساعد في تحسين الأداء وتنظيم العمليات.
ما هو الفرق بين استخدام CYPOK وCOPIS؟
-فرق كبير بين الاثنين؛ في CYPOK يتم العمل من المدخلات إلى المخرجات، بينما في COPIS يبدأ الشخص بالعملاء والمخرجات أولاً ثم يعود للمدخلات والموردين، مما يساعد في التركيز على نتائج العملاء.
هل من الضروري استخدام برامج معقدة لتطبيق CYPOK؟
-لا، لا حاجة لاستخدام برامج معقدة. يمكن تنفيذ CYPOK بشكل فعال باستخدام أدوات بسيطة مثل السبورة أو ورقة كبيرة، فالتفاعل البسيط والمباشر هو الأهم.
ما هو الخطأ الشائع عند تطبيق CYPOK؟
-من الأخطاء الشائعة هو إضافة تفاصيل غير ضرورية مما يؤدي إلى تعقيد العملية. من الأفضل بعد إنشاء المخطط الأولي مراجعة وتصفية المعلومات الزائدة.
ما هي فوائد استخدام CYPOK كإطار عقلي في الاجتماعات؟
-استخدام CYPOK كإطار عقلي يساعد في تبسيط عرض العمليات والتأكد من تغطية الأساسيات دون التعمق في تفاصيل غير ضرورية، مما يسهل شرح المشكلات وتحليلها.
ما الذي يميز طريقة CYPOK عن طرق تحليل العمليات الأخرى؟
-CYPOK مميز لأنه بسيط وسهل التطبيق، حيث يركز على تحديد المدخلات والمخرجات والموردين والمستفيدين بوضوح، مما يسهل تحسين العمليات بشكل تدريجي.
كيف يمكن أن تساعد طريقة CYPOK في تحسين العمليات التجارية؟
-طريقة CYPOK تساعد في تحسين العمليات التجارية من خلال تحديد نقاط الضعف والفرص في العملية، مما يسمح بتبسيط وتحسين كل خطوة من العملية لتحقيق نتائج أفضل.