Elaboración de procesos. Sugerencia de una metodología.

Summary

Este video destaca la importancia de los procesos administrativos en las empresas, especialmente en las pequeñas, como herramienta clave para convertir recursos en resultados y ofrecer un servicio de calidad. Se explica cómo diseñar y documentar procesos eficaces que aseguren una atención consistente al cliente. A través de ejemplos prácticos y el uso de diagramas, se muestra cómo estructurar procesos, establecer prioridades y realizar un seguimiento adecuado. La comunicación y la revisión constante son esenciales para que los procesos se mantengan alineados con los cambios del negocio y el entorno.

Takeaways

• 😀 Los procesos administrativos son fundamentales para convertir recursos en resultados y alcanzar altos niveles de calidad y servicio.
• 😀 Un buen proceso bien implantado asegura la repetición eficaz de tareas y la consistencia en la atención al cliente.
• 😀 Es importante revisar y adaptar los procesos según el modelo de negocio y las necesidades del mercado.
• 😀 Los procesos deben diseñarse, documentarse y divulgarse claramente a todos los involucrados para asegurar su correcta ejecución.
• 😀 Los diagramas son una herramienta útil para documentar los procesos, pero la claridad es más importante que la estética.
• 😀 Se recomienda identificar los procesos clave que afectan directamente la calidad del servicio al cliente y priorizarlos.
• 😀 Los procesos deben ser simples y eficientes, eliminando tareas innecesarias o transfiriéndolas a otros procesos.
• 😀 Una vez diseñado un proceso, se debe elaborar una breve descripción que explique su funcionamiento y sus relaciones con otros procesos.
• 😀 Es crucial comunicar los procesos a todos los involucrados y hacer seguimiento continuo para que se conviertan en hábitos.
• 😀 Los procesos deben actualizarse regularmente para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y asegurar su relevancia continua.

Q & A

¿Cuál es la importancia de los procesos administrativos en una empresa?

Los procesos administrativos son fundamentales para convertir recursos en resultados o entradas en salidas. Permiten alcanzar altos niveles de calidad y servicio, garantizando que las tareas se repitan de manera eficaz y consistente.

¿Cómo influye la implementación de procesos en la atención al cliente?

Un buen proceso bien implantado garantiza una atención consistente y de calidad al cliente. La falta de procesos claros puede llevar a diferencias en la atención, lo que afecta negativamente la experiencia del cliente.

¿Qué se recomienda hacer si la empresa ya tiene un sistema de calidad?

Si la empresa ya tiene un sistema de calidad, se recomienda revisar los procesos operativos documentados para asegurar que estén alineados con las mejores prácticas y realizar ajustes según las necesidades del negocio.

¿Cómo se deben priorizar los procesos en una empresa pequeña?

Se deben priorizar aquellos procesos que tienen un impacto directo en la calidad de atención al cliente y que son cruciales para el éxito del modelo de negocio. Estos deben ser ejecutados de manera perfecta para garantizar la diferencia positiva en el mercado.

¿Qué pasos seguir para diseñar y documentar un proceso?

Primero, hay que identificar y diseñar los procesos macro de la empresa. Luego, desglosar cada uno de los procesos que componen el proceso macro. Se debe usar diagramas claros para representar los pasos, separando las áreas funcionales y buscando la eficiencia en cada etapa.

¿Cómo se debe documentar un proceso de manera efectiva?

El proceso debe documentarse utilizando diagramas claros que representen las áreas funcionales y los pasos lógicos. Además, se debe elaborar un texto descriptivo indicando quién está involucrado, cómo se relaciona con otros procesos y su conexión con el sistema de calidad.

¿Qué importancia tiene la comunicación en el diseño de procesos?

La comunicación es clave para asegurar que todos los involucrados comprendan los procesos y los apliquen correctamente. Sin una buena comunicación, los procesos pueden no ser ejecutados de manera efectiva.

¿Qué hacer cuando las circunstancias de la empresa cambian?

Cuando cambian las circunstancias de la empresa o del entorno, es necesario revisar y ajustar los procesos para reflejar la nueva realidad. Esta actualización es crucial para mantener la eficiencia y la calidad en los resultados.

¿Qué recomendación se da sobre la cantidad de procesos a implementar en una empresa?

No es recomendable inundar a la organización con demasiados procesos de una sola vez. Es mejor ir implantando los procesos de manera gradual, priorizando los más relevantes y relacionados entre sí, para facilitar su adopción por parte de los colaboradores.

¿Por qué es importante simplificar los procesos?

Simplificar los procesos ayuda a eliminar tareas innecesarias y a optimizar los pasos, lo que mejora la eficiencia. Esto también permite transferir tareas entre procesos cuando sea posible, facilitando la ejecución de los mismos.