DATEV Eigenorganisation comfort - Zeiterfassung am Auftrag - Wie schnell ist das denn?

Summary

In diesem Lunch & Learn-Webinar geht es um die effiziente Zeiterfassung mit eu-comfort. Melanie Klostermann erklärt verschiedene Methoden zur Arbeitszeiterfassung, darunter das Erfassen von Zeiten direkt im Auftrag, über eine Stoppuhr oder durch Filterfunktionen. Der Fokus liegt auf der Optimierung der Zeiterfassung durch eine benutzerfreundliche Verwaltung und Darstellung der Aufträge. Zusätzlich werden die Vorteile der Tagesprotokolle und die Verwendung von Filtern zur Verbesserung der Übersichtlichkeit in der Kanzlei behandelt. Das Webinar bietet wertvolle Tipps für eine schnellere und effektivere Zeiterfassung in Kanzlei-Prozessen.

Takeaways

• 😀 Die Zeiterfassung in eu-comfort ermöglicht eine auftragsbezogene Arbeitszeiterfassung, die automatisch verbucht wird.
• 😀 Um eine bessere Übersicht zu erhalten, sollten Gruppierungsfunktionen und erweiterte Suchfunktionen in den Filtern aktiviert werden.
• 😀 Mitarbeiter können Zeiten entweder über den Auftragsbereich, eine Stoppuhr oder durch Kontext-bezogene Links erfassen.
• 😀 Es gibt drei Methoden zur Zeiterfassung: direkt im Auftrag, über die Stoppuhr und durch den Filter 'Meine Aufträge'.
• 😀 Die Verwaltung von Aufträgen erfolgt über eine klare Trennung von 'meinen Aufträgen' und 'meinen Verwaltungsaufträgen'.
• 😀 Auftragszeiten können bearbeitet, aufgeteilt, vorgetragen, verschoben oder gelöscht werden, um eine präzise Erfassung zu gewährleisten.
• 😀 Das Tagesprotokoll hilft, alle erfassten Zeiten nachzuvollziehen und nachträglich zu bearbeiten, falls notwendig.
• 😀 Das Tagesjournal bietet eine einfache Möglichkeit, zu protokollieren, wann an einem Auftrag gearbeitet wurde, um später Zeiten nachzuerfassen.
• 😀 Für eine korrekte Zeiterfassung ist es wichtig, den Auftragsstatus regelmäßig zu überprüfen, insbesondere ob 'Arbeiten abgeschlossen' gesetzt ist.
• 😀 Der Filter für 'Meine Aufträge' ist standardisiert, aber Kanzleien können individuelle Anpassungen vornehmen, um die Prozesse zu optimieren.

Q & A

Was ist der Vorteil der Zeiterfassung in DATEV eu-comfort im Vergleich zu DATEV Classic?

Ein wesentlicher Vorteil von eu-comfort gegenüber Classic ist die auftragsbezogene Arbeitszeiterfassung, die eine direkte Verbuchung und Verarbeitung der erfassten Zeiten ermöglicht. Dies erleichtert die Bearbeitung und minimiert Fehler.

Wie kann man die Zeiterfassung für Aufträge in DATEV eu-comfort optimieren?

Die Zeiterfassung kann durch die Verwendung der Gruppierungsfunktionen und der erweiterten Suche optimiert werden, um eine bessere Übersicht über die Aufträge zu erhalten und die Zeiterfassung schneller und effizienter vorzunehmen.

Was sind die Unterschiede zwischen 'Meine Aufträge' und 'Meine Verwaltung' in der Zeiterfassung?

'Meine Aufträge' bezieht sich auf die Mandatsaufträge, die in der To-Do-Liste angezeigt werden, während 'Meine Verwaltung' interne Verwaltungsaufträge umfasst, die für die Erfassung von internen Zeiten genutzt werden.

Welche Optionen gibt es, um Zeit in DATEV eu-comfort zu erfassen?

Es gibt drei Hauptoptionen: 1) Direkt im Auftrag über den Aufwandsreiter, 2) Über die Stoppuhr, 3) Über die Filterung von Aufträgen in der Übersicht, die dann eine schnelle und einfache Zeiterfassung ermöglicht.

Wie funktioniert die Funktion 'Zeiten aufteilen' in der Zeiterfassung?

Mit der Funktion 'Zeiten aufteilen' können erfasste Zeiten, die z.B. zu viel sind, aufgeteilt werden, um sie genau auf die verschiedenen Aufgaben oder Aufträge zu verteilen. So können beispielsweise 10 Stunden auf einen Auftrag aufgeteilt werden, wobei nur 5 Stunden dort erfasst werden.

Wie funktioniert die Funktion 'Vortragen' bei der Zeiterfassung?

Die Funktion 'Vortragen' ermöglicht es, Zeiten von einem Auftrag in den nächsten Monat zu verschieben, z.B. bei Teilaufträgen in der Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung, um die Zeiterfassung über verschiedene Zeiträume hinweg zu verwalten.

Warum ist es wichtig, Zeiten nicht zu löschen, sondern eher zu verschieben?

Das Löschen von Zeiten kann dazu führen, dass diese aus dem Tagesprotokoll und der Zeiterfassung entfernt werden. Das Verschieben von Zeiten sorgt dafür, dass die erfassten Daten erhalten bleiben und die Übersicht über den Gesamtarbeitsaufwand gewahrt wird.

Was ist das Tagesprotokoll und wie hilft es bei der Zeiterfassung?

Das Tagesprotokoll bietet eine Übersicht über alle erfassten Zeiten und ermöglicht es den Nutzern, rückwirkend erfasste Zeiten zu überprüfen und gegebenenfalls zu bearbeiten. Es stellt sicher, dass keine wichtigen Zeiten übersehen werden.

Welche Informationen können im Tagesjournal angezeigt werden?

Im Tagesjournal wird die Zeit erfasst, die an einem bestimmten Auftrag oder Mandanten gearbeitet wurde. Es zeigt eine Erinnerung, wann die Tätigkeit begonnen wurde, aber nicht, wann sie beendet wurde, was die Zeiterfassung rückwirkend erleichtert.

Wie können Nutzer Filter für ihre Aufträge anpassen und verwenden?

Nutzer können Standardfilter verwenden oder individuell angepasste Filter erstellen, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Dies erleichtert die Verwaltung und das Auffinden relevanter Aufträge. Filter können auch an andere Nutzer weitergeleitet werden, um die Prozessoptimierung zu unterstützen.