CURSO DE ACCESS 2019 - LECCIÓN 1 PRIMERA TABLA

Summary

En este tutorial, se explica cómo comenzar a usar Microsoft Access 2019 para crear una base de datos desde cero. Se cubren los aspectos fundamentales, como la creación de tablas, la definición de campos con diferentes tipos de datos (texto, número, fecha, etc.), y la asignación de claves primarias. A través de un ejemplo práctico, se guía paso a paso en la creación de una tabla de empleados, mostrando cómo insertar datos y definir estructuras adecuadas para gestionar la información. El tutorial también introduce el concepto de relaciones entre tablas y cómo personalizar campos según las necesidades del usuario.

Takeaways

• 😀 El curso de Access 2019 comienza con la creación de bases de datos desde cero, utilizando ejemplos prácticos como el caso de una empresa.
• 😀 En Access, las bases de datos se estructuran en cuatro elementos principales: tablas, consultas, formularios e informes.
• 😀 Las tablas son los cimientos de una base de datos, y en ellas se definen los campos (columnas) y los tipos de datos correspondientes, como texto, número o fecha.
• 😀 Es importante elegir correctamente el tipo de datos para cada campo. Por ejemplo, se puede usar 'texto corto' para nombres y 'número' para un DNI.
• 😀 El uso de máscaras de entrada permite restringir el formato de los datos introducidos, como limitar un DNI a un patrón específico.
• 😀 La creación de un campo clave es crucial para establecer relaciones entre diferentes tablas en una base de datos relacional.
• 😀 El campo clave puede ser un campo único (como un DNI) o uno generado automáticamente, como el campo de 'Identificador de empleado'.
• 😀 Los formularios en Access permiten ingresar los datos de manera más fácil y visual, mientras que los informes sirven para presentar los datos de forma organizada y estética.
• 😀 El tutorial también introduce cómo personalizar las tablas con diferentes tipos de datos, como 'moneda' o 'calculado', según las necesidades del proyecto.
• 😀 Al final de cada lección, el video invita a los usuarios a suscribirse al canal para más tutoriales y contenidos adicionales relacionados con Access 2019.

Q & A

¿Cuál es la principal diferencia entre la versión 2016 y la 2019 de Access?

La principal diferencia radica en las nuevas características y herramientas de la versión 2019, que mejoran la funcionalidad y el rendimiento. Esta versión incorpora actualizaciones para una mayor integración y facilidad de uso en la creación de bases de datos, especialmente en cuanto a la creación de formularios y relaciones entre tablas.

¿Qué es lo primero que hace el programa cuando creamos una base de datos en Access?

Cuando se crea una base de datos, Access genera automáticamente una tabla predeterminada para que el usuario comience a insertar datos, aunque el tutorial sugiere cerrarla y crear una nueva tabla manualmente.

¿Cuáles son los cuatro elementos fundamentales de una base de datos en Access?

Los cuatro elementos fundamentales de una base de datos en Access son: las **tablas** (donde se almacenan los datos), las **consultas** (que filtran y extraen datos de las tablas), los **formularios** (que permiten la entrada fácil de datos) y los **informes** (que permiten la presentación de los datos de manera ordenada).

¿Por qué es importante definir un campo como clave principal en una tabla?

La clave principal es fundamental porque asegura que cada registro en una tabla sea único, lo que es esencial cuando se crean relaciones entre diferentes tablas. Esto permite que Access pueda relacionar datos de una tabla con los de otra de manera precisa.

¿Qué tipo de datos se puede seleccionar para el campo 'DNI' en el ejemplo del tutorial?

En el tutorial, el campo 'DNI' se podría definir como un campo de **texto corto**, ya que el DNI en España tiene una estructura que incluye tanto números como letras. Además, se puede agregar una 'máscara de entrada' para limitar el formato, por ejemplo, 8 dígitos seguidos de una letra.

¿Qué es una máscara de entrada y para qué sirve?

Una máscara de entrada es una plantilla que define un formato específico para la entrada de datos. Por ejemplo, en el caso del 'DNI', se podría usar una máscara de entrada para restringir a que se introduzcan solo números y una letra en el formato adecuado, asegurando la consistencia en la entrada de datos.

¿Qué función tiene el campo 'AutoNumeración' en Access?

El campo 'AutoNumeración' se utiliza para crear un identificador único para cada registro en una tabla. Este campo asigna automáticamente un número secuencial a cada nuevo registro, lo que es útil para la clave principal, como el ejemplo del 'empleado ID'.

¿Cómo se puede limitar el número de caracteres en un campo de texto en Access?

En Access, se puede limitar el número de caracteres de un campo de texto especificando el tamaño del campo, que por defecto es 255 caracteres. Sin embargo, se puede modificar este valor para establecer un límite personalizado según las necesidades, como restringir a 50 caracteres para un campo de 'nombre'.

¿Por qué se utiliza la función de 'Fecha de incorporación' en la tabla de empleados?

La 'Fecha de incorporación' se utiliza para registrar el momento en que un empleado se unió a la empresa. Al seleccionar el tipo de dato 'Fecha y hora', el campo puede almacenar no solo la fecha sino también la hora, aunque en este caso se prefiere solo la fecha corta.

¿Qué ocurre si el usuario intenta ingresar datos que no cumplen con la máscara de entrada en Access?

Si los datos ingresados no cumplen con la máscara de entrada definida, Access no permitirá la inserción de esos datos. Por ejemplo, si se intenta ingresar un teléfono con menos o más de las cifras definidas en la máscara, Access bloqueará la entrada y pedirá corrección.