5 maneras de hacer seguimiento a tus correos enviados en Gmail

Roberto Castro - El Productivista

30 Apr 201907:28

Summary

TLDREl video ofrece cuatro sencillos métodos para monitorear correos electrónicos enviados desde Gmail y esperar respuestas. La primera es marcar con una estrella los correos que requieren una respuesta, lo cual es fácil pero requiere recordar eliminar la estrella una vez recibida la respuesta. La segunda es ponerse a uno mismo en CC (copia oculta) para tener una referencia en la bandeja de entrada, aunque esto puede inflar la inbox. La tercera es utilizar etiquetas específicas como 'esperando respuesta' y agregar detalles como el nombre de la persona o el plazo para la respuesta. La cuarta es enviar los correos a Google Tasks para gestionarlas como tareas, lo que ayuda a mantener la inbox ordenada. Finalmente, se sugiere utilizar un gestor de tareas paralelo a los correos electrónicos para una gestión más eficaz, manteniendo la inbox en un estado de 'inbox 0'.

Takeaways

📧 Utiliza la marca de estrella en tus correos para monitorear los que estás esperando una respuesta.
🔍 Puedes filtrar tus correos enviados por la marca de estrella para tener una lista de los que necesitan seguimiento.
⚠️ Ten en cuenta que la marca de estrella es útil, pero no la uses para marcar todo, así no confundes los correos importantes.
📬 Configura una copia oculta (CC) para ti mismo en los correos que envíes, para tener una referencia en tu bandeja de entrada.
💡 Combina el uso de la marca de estrella con el envío de una copia a ti mismo para un seguimiento más eficiente.
📂 No acumules correos en tu bandeja de entrada como referencia, esto puede obstruir la vista de correos importantes.
🏷️ Utiliza etiquetas en Gmail para organizar y monitorear los correos que están esperando respuesta, como 'esperando respuesta' o con el nombre de la persona.
📅 Añade etiquetas con fechas para tener un mejor control de los correos que necesitan respuestas en una semana o mes específico.
📋 Crea una etiqueta para cada persona con la que estás esperando una respuesta, para tener un seguimiento más organizado.
📋 Envía correos a tu Google Tasks para tenerlos como tareas pendientes y gestionarlos fuera de la bandeja de entrada.
📋 Utiliza un gestor de tareas paralelo a tus correos electrónicos para mantener una 'bandeja de entrada 0' y una gestión más eficiente de las tareas.

Q & A

¿Cuáles son las cuatro maneras sencillas para monitorear correos enviados desde Gmail?
-Las cuatro maneras son: 1) Utilizar una estrella para marcar los correos que estás esperando una respuesta. 2) Enviar un correo a ti mismo en copia oculta para tener una referencia en tu bandeja de entrada. 3) Utilizar etiquetas específicas como 'esperando respuesta' y agregar detalles como el nombre de la persona o la fecha esperada para la respuesta. 4) Enviar los correos a Google Tasks para gestionarlos como tareas.
¿Por qué se recomienda no utilizar la estrella para marcar todo tipo de correos?
-Se recomienda usar la estrella exclusivamente para los correos de los cuales estás esperando una respuesta para evitar confusión y tener una lista más clara y organizada.
¿Qué problema puede haber al dejar correos en copia oculta en la bandeja de entrada?
-Almacenar correos en copia oculta en la bandeja de entrada puede inflar la cantidad de correos y dificultar la identificación de información importante, lo que lleva a escanear cada vez más correos.
¿Cómo se puede mejorar la estrategia de usar copia oculta en la bandeja de entrada?
-Se puede complementar con la estrategia de la estrella, es decir, al recibir la respuesta, se marca con una estrella y se archiva para monitorear de manera más eficiente.
¿Cómo funcionan las etiquetas en Gmail para monitorear correos?
-Las etiquetas te permiten crear categorías personalizadas para los correos. Puedes etiquetar un correo con 'esperando respuesta' y agregar detalles como el nombre de la persona o un plazo para la respuesta.
¿Por qué se sugiere utilizar un administrador de tareas paralelo a los correos electrónicos?
-Usar un administrador de tareas ayuda a mantener la bandeja de entrada limpia y a organizar mejor las responsabilidades. Se puede vincular con los correos, pero gestionar las tareas de manera separada.
¿Qué se entiende por 'inbox 0' y por qué es recomendable?
-El concepto de 'inbox 0' se refiere a mantener la bandeja de entrada sin correos no gestionados. Ayuda a mantener un flujo de trabajo eficiente y a centrarse en las tareas más importantes.
¿Cómo se puede utilizar Google Tasks para gestionar correos que requieren una respuesta?
-Al enviar un correo que requiere una respuesta, se puede crear una tarea en Google Tasks con la información del correo y una fecha límite. De esta manera, se puede gestionar y no olvidar la respuesta pendiente.
¿Qué se debe hacer cuando se recibe una respuesta a un correo marcado con una estrella?
-Cuando se recibe una respuesta, es importante eliminar la estrella para no continuar monitoreando ese correo y archivar o eliminarlo según sea necesario.
¿Cómo se puede utilizar la función de etiquetas para organizar mejor los correos relacionados con tareas específicas?
-Se pueden crear etiquetas con nombres de personas o fechas para agrupar los correos relacionados con tareas específicas. Esto facilita la búsqueda y el seguimiento de las tareas pendientes.
¿Por qué se recomienda no mezclar correos importantes con otros tipos de correos al usar la función de estrella en Gmail?
-Mezclar correos importantes con otros tipos de correos al usar la estrella puede generar una lista desordenada y dificultar el seguimiento de los correos que realmente requieren una respuesta.
¿Cómo se puede asegurar de no perderse de ningún correo importante si se utiliza la opción de enviarse a uno mismo en copia oculta?
-Al enviarse a uno mismo en copia oculta, se puede combinar con otras estrategias como la estrella o las etiquetas para asegurar que el correo sea fácilmente identificable y monitoreable.

Outlines

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📧 Monitoreo de correos en Gmail

El primer párrafo aborda cómo monitorear correos electrónicos enviados desde Gmail que requieren una respuesta. Se mencionan cuatro métodos diferentes: 1) Utilizar la estrella para marcar los correos y filtrarlos fácilmente, aunque es importante eliminar la marca una vez recibida la respuesta. 2) Hacerse copia oculta en los correos para tener una referencia en la bandeja de entrada, aunque esto no es recomendado por problemas de organización. 3) Utilizar etiquetas específicas para correos que esperan una respuesta, lo que permite una mejor organización y seguimiento. 4) Enviar correos a Google Tasks para gestionarlas como tareas pendientes, lo que ayuda a mantener la bandeja de entrada sin correos pendientes de respuesta.

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📅 Utilizando etiquetas y tareas en Gmail

El segundo párrafo se enfoca en el uso de etiquetas y tareas en Gmail para mejorar la productividad y la organización. Se describe cómo etiquetar correos con 'esperando respuesta' y agregar etiquetas adicionales para el nombre de la persona, lo que permite un seguimiento más preciso de quién está esperando una respuesta. También se sugiere utilizar etiquetas temporales para establecer cuándo se debe recibir una respuesta. Además, se menciona la opción de enviar correos a Google Tasks, lo que permite gestionarlos como tareas y mantener la bandeja de entrada limpia, con la filosofía de 'inbox zero'.

Mindmap

Keywords

💡Correo electrónico

El correo electrónico es una forma de comunicación electrónica que permite enviar mensajes escritos a través de Internet. En el video, se discute cómo monitorear los correos electrónicos enviados y recibir respuestas, lo cual es fundamental para la gestión de tareas y la comunicación en un entorno de trabajo.

💡Monitorear

Monitorear se refiere a la acción de supervisar o vigilar algo de cerca. En el contexto del video, se trata de seguir de cerca los correos electrónicos enviados para asegurarse de recibir una respuesta, lo que es crucial para la productividad y la gestión de expectativas.

💡Gmail

Gmail es un servicio de correo electrónico gratuito y de código abierto desarrollado por Google. El video ofrece varias estrategias para monitorear correos electrónicos específicos dentro de la plataforma de Gmail, destacando su importancia en la organización y gestión de las comunicaciones.

💡Estrellita

En el contexto de Gmail, la 'estrellita' es una función que permite marcar un correo electrónico con un asterisco para resaltarlo o recordar que se requiere una acción futura. En el video, se sugiere utilizar la estrellita para señalar los correos electrónicos que están esperando una respuesta.

💡Copia oculta (CC)

Una copia oculta (CC) es una función en el correo electrónico que permite enviar una copia del mismo mensaje a una persona sin que el resto de los destinatarios se den cuenta. En el video, se menciona como una técnica para asegurar que se reciba una copia del intercambio de correos y tener un registro de la comunicación.

💡

💡Etiquetas

Las etiquetas en Gmail son una herramienta de organización que permiten clasificar y encontrar rápidamente correos electrónicos específicos. El video sugiere utilizar etiquetas para marcar los correos que están 'esperando respuesta' y para organizarlos por temas o personas, lo que facilita la gestión de las tareas pendientes.

💡Google Tasks

Google Tasks es una aplicación de gestión de tareas que permite crear listas de tareas y recordatorios. En el video, se sugiere integrar Google Tasks con Gmail para convertir los correos electrónicos en tareas y así gestionar mejor las respuestas pendientes y las tareas en general.

💡Productividad

La productividad se refiere a la eficiencia y al grado de logro de objetivos en un período de tiempo determinado. El video se centra en mejorar la productividad a través de la mejora de la gestión de correos electrónicos, que es una parte clave de la comunicación y la organización del trabajo.

💡Inbox 0

Inbox 0 es una filosofía de gestión de correos electrónicos que busca mantener la bandeja de entrada vacía, es decir, responder o archivar todos los mensajes entrantes de inmediato. El video menciona esta práctica como una forma de mantener un flujo de trabajo eficiente y sin interrupciones.

💡Administrador de tareas

Un administrador de tareas es una herramienta o aplicación diseñada para ayudar a las personas a organizar y realizar tareas. En el video, se sugiere utilizar un administrador de tareas paralelo a Gmail para manejar las tareas y expectativas derivadas de los correos electrónicos, lo que mejora la eficiencia y la organización.

💡Feedback

El feedback es la retroalimentación que una persona recibe sobre su desempeño, ideas o cualquier otro aspecto. En el video, se destaca la importancia del feedback en el trabajo en equipo y cómo monitorear los correos electrónicos para asegurar que se reciba y se actúe en consecuencia.

Highlights

Existen cuatro maneras sencillas de monitorear correos electrónicos enviados desde Gmail y esperando una respuesta.

Marca un correo electrónico con una estrella para identificar fácilmente los que están pendientes de respuesta.

Utiliza el filtrado por estrellas para tener una lista visual de correos pendientes.

Ten en cuenta que la estrella es para marcar correos específicos y no para otros propósitos.

Elimina la estrella una vez que recibes la respuesta esperada para mantener la lista organizada.

Envía una copia oculta de los correos a ti mismo para tener una referencia en tu bandeja de entrada.

Evitar dejar correos en la bandeja de entrada puede inflar la cantidad de correos no importantes.

Combina la copia oculta con la estrellita para monitorear de manera más eficiente.

Usar etiquetas en Gmail para organizar y monitorear correos pendientes de respuesta.

Etiquetar con 'waiting for response' y el nombre de la persona puede ayudar a rastrear a quién esperas una respuesta.

Las etiquetas también pueden incluir fechas para organizar tareas por períodos de tiempo.

La búsqueda en Gmail puede filtrar correos por etiquetas para encontrar rápidamente los que necesitan atención.

Recomendación de usar Google Tasks para vincular correos electrónicos con tareas pendientes.

Google Tasks permite gestionar tareas de manera separada al correo electrónico.

Mantén tu bandeja de entrada libre de correos no importantes para una mayor productividad.

Recomendación de utilizar un gestor de tareas paralelo a los correos electrónicos para una gestión efectiva.

El inbox debe mantenerse en un estado de 'inbox 0' para una gestión eficiente de las tareas.

Los comentarios finales del video invitan a los espectadores a dejar sus opiniones y a esperar futuras publicaciones.