This Simple File Management System Changed My Life!

Summary

El video ofrece una visión detallada de cómo organizar y nombrar archivos de manera eficiente. Se discute la importancia de mantener una estructura de carpetas no más profunda de cinco niveles y tener hasta 99 carpetas en cada nivel. Se sugiere que los archivos se nombren incluyendo fechas o dejándolos para ordenar alfabéticamente, dependiendo del tipo de archivo. Se exploran varias estrategias, como la convención de nombres de fecha, el uso de características nativas del gestor de archivos y la creación de atajos para carpetas compartidas. Además, se destacan las ventajas de mantener una organización que balancee la forma y la función, y se aconseja no sobreoptimizar el sistema de gestión de archivos para evitar disminuir la productividad. Finalmente, se menciona el uso de productos de Oakywood para organizar el espacio físico, complementando la gestión de archivos digitales.

Takeaways

• 📂 Mantener una jerarquía de archivos con un máximo de cinco niveles y hasta 99 carpetas en cada nivel para evitar perderse.
• 🔢 Utilizar un sistema de numeración para las carpetas, con números más bajos para los accesos más frecuentes y el número 99 reservado para archivos archivados.
• 💼 Crear una carpeta 'Quick Share' para compartir selecciones de documentos confidenciales sin crear duplicados o comprometer la seguridad.
• 📁 Utilizar nombres de carpetas y documentos que incluyan fechas o se ordenen alfabéticamente para facilitar la búsqueda.
• 📅 Aplicar una convención de nombres de fecha dependiendo del tipo de archivo, utilizando años o trimestres para archivos menos específicos y meses y días para documentos más detallados.
• 🔍 Incluir palabras clave en los nombres de archivos y carpetas para mejorar la búsqueda, como 'doc', 'meeting notes', 'working trix', 'briefing slides' y 'form'.
• 🌿 Priorizar la organización de la información por el lugar donde se usará en lugar de donde se encontró originalmente.
• 🔎 Aprovechar las funciones nativas del administrador de archivos, como operadores de búsqueda y filtros, para encontrar archivos rápidamente.
• 🔗 Agregar palabras clave a archivos o carpetas en el campo de descripción para facilitar su búsqueda sin necesidad de renombrarlos.
• ⭐️ Marcar o flagear carpetas prioritarias que se usan diariamente, son importantes para el acceso rápido en el móvil y mantener un número limitado de elementos destacados.
• 🔄 Crear atajos para archivos compartidos en lugar de copiarlos o ignorarlos, lo que permite organizarlos bajo tu propio sistema de gestión de archivos sin alterar la ubicación original.

Q & A

¿Cuál es la máxima profundidad de carpetas que se recomienda para una estructura de archivos eficiente?

La máxima profundidad recomendada es de cinco niveles, con hasta 99 carpetas en cada nivel.

¿Por qué se reserva la número 99 para la carpeta de archivo?

El número 99 siempre está reservado para una carpeta de archivo porque es el último número en la secuencia y se utiliza para archivar archivos obsoletos o inactivos.

¿Cómo funciona la carpeta de 'Quick Share' en el nivel cero?

La carpeta 'Quick Share' es una carpeta temporal que se utiliza para guardar y compartir archivos o secciones específicas de archivos con colegas sin necesidad de crear un duplicado o exponer información confidencial.

¿Cómo se nombra generalmente a las carpetas y documentos para facilitar la búsqueda?

Las carpetas y documentos se nombran incluyendo una fecha o dejándolos para ordenarse alfabéticamente. Por ejemplo, se puede usar '2025 presupuesto' o '2025-Mayo presentación mensual'.

¿Qué convención de nombres es útil para archivos que se van a buscar con frecuencia?

Incluir solo un año o un trimestre hace que un archivo sea más buscable, facilitando la localización de documentos específicos.

¿Cómo se puede mejorar la organización de archivos en Google Drive utilizando características nativas?

Se pueden usar operadores de búsqueda como 'type:presentation' para encontrar archivos de Google Slides rápidamente o usar las opciones de filtrado para reducir los resultados de búsqueda.

¿Qué es una técnica útil para organizar información de manera que sea fácil de encontrar y usar?

Organizar la información por donde se va a usar y no por donde se encontró originalmente. Por ejemplo, mantener las notas de las reuniones dentro de la carpeta del proyecto correspondiente.

¿Cuáles son algunos atajos de teclado útiles en Google Drive?

P y N son dos atajos de teclado útiles en Google Drive; P para previsualizar un archivo sin abrirlo y N para renombrar el archivo.

¿Cómo se puede marcar una carpeta o archivo como prioritario en la mayoría de las plataformas?

Se puede marcar o estrellar una carpeta o archivo para tener acceso rápido desde la barra lateral. Para ser estrellado, un archivo debe pasar tres pruebas: ser usado diariamente, ser fácil de acceder desde el teléfono y tener un límite de 5 archivos estrellados a la vez.

¿Qué acciones se deben tomar cuando se recibe un archivo compartido en una plataforma de almacenamiento en la nube?

Las tres acciones posibles son: hacer una copia del archivo, agregar un atajo al archivo original o no hacer nada, dependiendo de la importancia y el uso que se le va a dar al archivo.

¿Por qué se recomienda crear un atajo en lugar de una copia o no hacer nada con un archivo compartido?

Crear un atajo permite organizar el archivo bajo tu propio sistema de gestión de archivos sin mover el documento de su ubicación original, lo que es útil para mantener la estructura de archivos de ambas partes.

Outlines

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📂 Sistema de Organización de Archivos: Balance entre Estilo y Función

El primer párrafo aborda la evolución en la gestión de archivos del hablante, desde un enfoque desordenado hasta la adopción del Sistema Johnny Decimal, pasando por un equilibrio entre la organización y la facilidad de búsqueda de la información. Se describe un marco sencillo para organizar y nombrar archivos, incluyendo una estructura de cinco niveles máximo con hasta 99 carpetas en cada nivel. Se destaca la importancia de la numeración y la ubicación de carpetas y archivos para optimizar la eficiencia. Además, se mencionan técnicas para nombrar carpetas y documentos, como incluir fechas o ordenarlos alfabéticamente. Se habla de la utilidad de la carpeta 'Quick Share' para compartir archivos específicos sin comprometer la seguridad de la información confidencial. Finalmente, se menciona la promoción de productos de Oakywood para organizar el espacio físico, destacando su compromiso con la sostenibilidad.

05:00

🔍 Consejos Avanzados de Gestión de Archivos para Mayor Productividad

El segundo párrafo se enfoca en cinco consejos para una gestión de archivos más eficiente. En primer lugar, se recomienda organizar la información según el lugar de uso y no el de origen, como se muestra con el ejemplo de las notas de reuniones de proyectos. En segundo lugar, se aboga por utilizar las funciones nativas del administrador de archivos, como los operadores de búsqueda en Google Drive. Se sugiere utilizar atajos de teclado y detalles para mejorar la productividad. En tercer lugar, se habla de la importancia de marcar o flagear carpetas prioritarias, estableciendo un límite en el número de archivos destacados. En cuarto lugar, se aconseja crear atajos para archivos compartidos en lugar de copiarlos o hacer nada, lo que permite mantener la organización sin afectar la estructura original. Se discute la importancia de no sobre-optimizar el sistema de gestión de archivos, ya que puede disminuir la productividad, y se enfatiza la coherencia en el sistema y la convención de nomenclatura elegidos.

Keywords

💡Organización de archivos

Es el proceso de estructurar y nombrar archivos de tal manera que puedan ser encontrados rápidamente y estén ordenados de una forma que facilite la eficiencia en el trabajo. En el video, se discute cómo limitar los niveles de carpetas a cinco y tener hasta 99 carpetas en cada nivel para mantener una estructura clara y fácil de navegar.

💡Johnny Decimal

Es un sistema de numeración utilizado para la organización de información. Aunque no se explica en detalle en el video, se menciona como una de las muchas soluciones que el hablante ha intentado, sugiriendo que es una opción avanzada y posiblemente complicada para la gestión de archivos.

💡Estructura de carpetas

Se refiere a la disposición jerárquica de las carpetas en un sistema de archivos. El video sugiere un modelo de cinco niveles máximo con hasta 99 carpetas en cada nivel, lo que ayuda a evitar la pérdida y el desorden al acceder a los documentos.

💡Archivos

Los archivos son unidades de datos individuales que contienen información. En el contexto del video, se habla de cómo nombrar y organizar archivos para facilitar su búsqueda y acceso, como incluir fechas o palabras clave en su nombre.

💡Nomenclatura de fechas

Es una técnica de nombrado de archivos que incluye una fecha para facilitar la búsqueda y el ordenamiento. En el video, se da como ejemplo '2025 presupuesto' o '2025-05-05 capacitación inbox zero para el equipo de ventas', mostrando cómo la inclusión de fechas puede ayudar a encontrar rápidamente un archivo específico.

💡Alfabetización de archivos

Consiste en nombrar y organizar archivos de manera que se puedan ordenar alfabéticamente. Esto se menciona como una estrategia para archivos que no están relacionados con la fecha y son igualmente importantes, asegurando que los documentos sean lo suficientemente searchable.

💡Palabras clave

Son términos específicos que se incluyen en el nombre de un archivo o carpeta para facilitar su búsqueda. En el video, se sugiere incluir palabras clave como 'doc', 'reunión', 'trabajo', 'informe', 'diapositivas' y 'formulario' para que los archivos sean más fáciles de encontrar.

💡Archivos compartidos

Son archivos que se han dado acceso a otros usuarios para su uso compartido. El video discute cómo manejar archivos compartidos, como agregar atajos o crear copias, y cómo utilizar la funcionalidad de búsqueda de un administrador de archivos para encontrarlos rápidamente.

💡Administrador de archivos

Es una aplicación que permite la gestión y organización de archivos en un sistema informático. En el video, se habla de cómo utilizar las características nativas de un administrador de archivos, como Google Drive, para buscar y filtrar archivos eficientemente.

💡Atajos

Son referencias a archivos originales que se pueden crear dentro de un sistema de archivos para acceder a ellos de manera más rápida o organizarlos de manera diferente sin alterar el archivo original. El video sugiere crear atajos para archivos compartidos para integrarlos en un sistema de gestión de archivos personalizado.

💡Priorización de archivos

Consiste en marcar o destacar archivos que son de mayor importancia o利用率, para acceder a ellos rápidamente. En el video, se discute cómo 'star' o 'flag' archivos que se utilizan diariamente, son necesarios para acceder rápidamente desde un teléfono y cómo mantener un número limitado de archivos destacados para evitar la saturación.

Highlights

作者分享了他们如何从混乱的文件管理方式转变为一个健康平衡的系统，既注重形式上的整洁，也注重功能上如何快速查找信息。

提出了一个简单的文件组织和命名框架，包括限制文件夹层级和每个层级文件夹的数量。

介绍了作者个人在Google Drive中的文件层级结构，包括不同层级的文件夹名称和用途。

解释了为什么作者将文件夹数量限制为99个，以及如何使用数字和字母来组织文件夹。

描述了作者如何使用'Quick Share'文件夹来共享文件，同时保持原始文件夹的整洁。

提到了作者如何利用数字和日期来命名文件夹和文档，以提高搜索效率。

强调了命名约定的一致性，以便文档尽可能易于搜索。

介绍了使用产品如Oakywood的MagSafe系列来整理物理空间，以及这些产品的特点。

提出了第一个文件管理技巧：根据使用场景而不是发现地点来组织信息。

第二个技巧是利用文件管理器的原生功能，如Google Drive的搜索运算符和过滤器。

对于Mac用户，推荐使用Alfred或Raycast来提高文件管理效率。

提供了在Google Drive中使用键盘快捷键的技巧，如预览文件和重命名文件。

第四个技巧是无情地优先考虑哪些文件夹要加星标或标记。

第五个技巧是知道何时创建快捷方式，以便在不改变原始文件位置的情况下进行个性化组织。

强调了不要过度优化文件管理系统，因为这会导致生产力下降。

建议选择一个系统和一个命名约定，并坚持使用，以保持一致性。

如果喜欢这些技巧，可能会对作者关于工作生产力的另一个视频感兴趣。

Transcripts

when I first entered the workforce this

is how my file management looked like

and since then I've tried everything

from bro it doesn't matter if it's messy

just search for it man all the way to

have you heard of the Johnny Decimal

System okay so first you just need to

memorize this totally not complicated

numbering structure and then you have to

Define your categories and wait where

are you going and I found the correct

answer to be a healthy balance between

form how neatly organized everything is

and function how to name your files so

you can quickly search for the

information you're looking for so in

this video we'll first go over the

simple framework I use to organize and

name my files then dive into five

specific file management tips that I

found to be absolute game changers let's

get started from a file hierarchy

standpoint I limit the number of folder

levels to a maximum of five meaning the

sixth level can only be files and

documents no more folders but each level

can have up to 99 folders so five levels

deep 99 folders wide for example this is

what I see at level zero in my Google

Drive we'll go over why I chose these in

a bit this is level one level two level

three

level four and level five and files

obviously you don't need to have five

levels but more than five we tend to

just get lost the reason each level can

have up to 99 folders is simply because

of the numbering zero one all the way to

99 but as you can see I rarely go above

zero nine the folders I access most

frequently have lower numbers zero one

zero two zero three because they're

closer to the top right and 99 is always

reserved for an archive folder I throw

outdated or inactive files into coming

back up to level zero the zero one

folder has all my personal stuff zero

two work related zero three our

documents are reference on a regular

basis for example a gym membership card

I plot on my phone or templates I use

every single week the zero four quick

share folder is something I came up with

myself and it works like this let's say

I have a planning deck with confidential

information meant only for myself but a

colleague needs a few slides from the

same deck instead of creating a new file

copy pasting the slides over and then

sharing what I would do is simply select

the slide my colleague needs file make a

copy selected slides and save this new

file in the zero four quick share folder

before sharing it with my colleague so

basically zero four Quick Share is a

temporary catch-all folder this way the

confidential slides are kept safe the

original folder is not cluttered with a

duplicate and I don't have to constantly

annoy my colleague to make a copy so I

can delete the duplicate because it's

already organized in my quick share

folder I have a backups folder at level

0 making it super convenient for me to

drag and drop files I know I should back

up on a regular basis and last but not

least the 99 archive folder files are

probably never use again but I just

can't bring myself to delete moving on

to how I name folders and documents

there are two ways I go about this I

either include a date or leave it to be

sorted alphabetically going right into

date naming examples for some documents

the year is enough 2025 budget

spreadsheet if you want to be more

specific we can add a quarter 2025 q1

qbr quarterly Business Review while more

level down add a month 2025 May monthly

presentation with director and the most

granular

2025-0505 inbox zero training for the

sales team as you can see the date

naming convention depends on the type of

file as a rule of thumb including just a

year or a quarter makes a file more

searchable I think we talked about it in

the Q3 presentation let me quickly

search for it versus the more granular

you go with the month and date the more

you need to know where the parent folder

is so you can find the specific file for

example I run a lot of workshops and

although I don't remember the date for

each one I know they're all within my

Jeff's sharings folder another example

is for invoices and receipts you're not

going to search for an individual one

but you should know exactly where they

are for all folders and files that are

not time related and are equally

important so no zero one zero two zero

three I leave them to be sorted

alphabetically but the rule is to be

consistent in your naming so the

documents are as searchable as possible

for example most of my files have one of

the following keywords doc meeting notes

working trix briefing slides and form

so 90% of the time if I put the project

name and one of the keywords I end up

finding the exact file a viewer of mine

Matthew he's awesome has a slightly more

complicated naming convention but it

works for him because he follows the

same structure for all his files he

knows PM represents a file type 01

stands for the main file and if this

were 04 it would mean it's a

presentation file so there's no right or

wrong way to do this as we declutter our

digital space I also want to talk about

the products I've been using from Oakywood

to declutter my physical space they

are sponsoring this video but I would

have talked about them anyways mainly

thanks to their latest MagSafe lineup I

absolutely love their Shelf Mount I have

two because you can basically clip them

on anywhere with an edge and hide the

cables underneath the surface I have one

right by the front door along with the

Apple watch stand so super convenient

obviously and I have one right on my

desk so I can have my phone close by

without it taking up desk space it also

doesn't hurt that all their products are

FSC certified meaning the wood is

sourced from sustainably managed forests

and it guarantees that no other

materials are getting accidentally mixed

into the final product but for now back

to the digital world the first and most

game-changing file management tip comes

from David Allen organized information

by where you will use it not by where

you found it for example if you own

multiple projects at work you should not

have a separate folder for all your

project meeting notes even though it

looks super nice and tidy instead you

should have the project A meeting notes

document within the project A folder

itself because that's where you're most

likely to use it you open the project

folder and all related documents are

inside right and second this makes it

super easy for you to share the entire

project folder with someone else file

organization tip number two make use of

a file manager's native features for

Google Drive this means I can use search

operators like type presentation to

quickly search for Google slide files or

if that's not your thing perform a basic

search then use the filter chips down

here to quickly narrow your search

results Pro tip to quickly find a file

you know was shared with you go to the

shared with me tab and under the people chip

input the owner's name or email because

we generally remember the person who

shared the file with us for Mac users I

highly recommend installing Alfred or

raycast they're both free I have an

entire tutorial on how to use Alfred for

Windows users I've never tried these but

I heard everything listery and walks are

all great file management apps sticking

with Google drive though tip number

three is attaching a keyword to a file

or folder for example someone shared

this folder with me so I can't change a

name to whatever I want but I can press

D to bring up the details tab scroll all

the way down and add a keyword in the

description field here now if I search

for this keyword gradempower

only a few results show up if I research

for Empower which is part of the name of

the folder a lot more results show up

thumbs up if you didn't know this before

Pro tip number one I love keyboard

shortcuts and the two I use the most in

Google Drive is P to preview a file

without opening it and N to rename the

file instead of right click rename Pro

tip number two Mac users can bring up

the details view for file or folder by

pressing command I and you can add a

keyword in the comments field here and

now you can search for it directly using

Alfred raycast or Spotlight I'm sure

there's something similar for Windows as

well Windows users let me know in the

comments file management tip number four

ruthlessly prioritize which folders to

star or flag for all platforms there's a

way for you to Star file so you can

access it quickly from the sidebar in

order for a file to make it on here it's

Gotta pass three tests first I need to

use it every single day second is

something I need to quickly access on my

phone since there's a start tab there as

well and third I can only have 5 5 Star

files maximum at any given time because

if everything is starred nothing to starred

file organization tip number five know

when to create a shortcut whenever a

follow folder is shared with you on a

cloud storage platform like so you

should immediately take one of three

actions make a copy add a shortcut to

the original file or do nothing doing

nothing is the most common action to

take if the file is just a one-off

request you go into the file and put

something for your colleague then forget

about it you make a copy of the file if

you either want to use it as a template

or to reference it in the future but you

have to remember all new edits made to

the original file will not show in your

copy which brings us to the action we

should all take more often add a

shortcut to illustrate imagine your

manager creates a one-on-one meeting

notes document and shares access with

you you want to immediately create a

shortcut because this allows you to

organize a file any way you want under

your own file management system without

moving the document from its own

original location your manager has

organized it their way you have it your

way and the arrow icon here makes it

clear that this is a shortcut as you can

see there is no perfect file management

system but two things I can confidently

leave you with first over optimizing

leads to decrease productivity so don't

overthink it second pick one system one

naming convention and stick to it if you

enjoyed these tips you might like this

video on my top productivity tips for

work see you on the next video in the

meantime

have a great one