Guida a Microsoft Planner: COMPLETA e gratis!

Summary

The video script provides an in-depth walkthrough of Microsoft Planner, a collaborative task management tool within the Microsoft 365 suite. It emphasizes Planner's flexibility in categorizing tasks into 'Buckets' and its real-time collaboration features, allowing users to assign, complete, and manage tasks efficiently. The interface is highlighted for its graphical representation of tasks, with options to filter, group, and view activities in various ways, including a calendar view for scheduling. Integration with other Microsoft 365 services such as Teams and SharePoint is discussed, showcasing how Planner can be seamlessly used within Teams for project management and within SharePoint sites to manage documents and project updates. The script also mentions the 'Tasks by Planner' app for a unified view of assigned and personal tasks. Finally, it references a specific course for comprehensive training on Planner's functionalities, ideal for businesses looking to enhance their project management capabilities.

Takeaways

• 📈 Microsoft Planner is a tool within Microsoft 365 used for collaborative task management across teams, projects, initiatives, or departments.
• 🔍 Planner doesn't require a specific license and is accessible through common Microsoft 365 licenses such as Business Basic, Business Standard, Business Premium, and Enterprise licenses.
• 📑 The user interface of Planner is designed with a main board displaying tasks categorized into 'Buckets', which are customizable categories for tasks.
• 🎯 Tasks within Planner can be assigned, have deadlines, and can be moved between different Buckets, offering flexibility in task management.
• 👥 Collaboration is central to Planner, allowing team members to assign tasks to each other, track progress, and manage work collectively.
• 📆 Tasks in Planner can be organized by due date, priority, and can include sub-tasks or checklists for detailed planning.
• 🖍 Users can add notes, attachments, and comments to tasks, enhancing collaboration and communication within the team.
• 📊 Planner integrates with other Microsoft 365 tools, allowing for task management alongside document storage in SharePoint and communication in Teams.
• 📅 The 'Schedule' view in Planner provides a calendar interface to visualize tasks with due dates, aligning with traditional project management views.
• 📝 Tasks by Planner and To Do is a personal app within Teams that consolidates all assigned tasks and personal to-dos in one dashboard for individual users.
• 📚 SharePoint integration allows for a Planner web part to be added to a SharePoint site, displaying tasks or charts from a plan for project management purposes.
• 📈 There is a specific training course available for in-depth use of Planner within Teams, aimed at businesses looking to roll out Planner for project management company-wide.

Q & A

What is Microsoft Planner and how does it integrate with Microsoft 365?

Microsoft Planner is a task management tool within the Microsoft 365 suite that is used for collaborative activity management. It allows for the organization and planning of project activities, specific initiatives, or departmental tasks. It integrates with Microsoft 365 through common licenses such as Business Basic, Business Standard, Business Premium, and Enterprise licenses.

How can users access Microsoft Planner?

Users can access Microsoft Planner by going to tasks.office.com for a direct access or through office.com, which is a hub for all Microsoft 365 applications.

What is a 'Bucket' in Microsoft Planner and how is it used?

A 'Bucket' in Microsoft Planner is a category for tasks. It allows users to categorize their tasks and provides great flexibility in managing one's work plan. Users can create, name, and organize tasks within these Buckets, and even move tasks between different Buckets.

How does Microsoft Planner facilitate collaboration?

Microsoft Planner facilitates collaboration by allowing a group of people to work together on tasks. Users can assign tasks to each other, track progress, and manage tasks collectively. It also provides real-time updates so all team members are informed about the latest changes.

What are 'Labels' in Microsoft Planner and how can they be used?

Labels in Microsoft Planner are a way to categorize tasks with user-defined tags. They can be color-coded and used to filter and organize tasks. Labels can represent various attributes such as priority levels or specific subcategories of tasks within a project.

How can users create a new task in Microsoft Planner?

To create a new task in Microsoft Planner, users can click on 'Add Task', specify the task title, and optionally set a due date and assignee. Once these operations are completed, they can click on 'Add' to include the task in the plan.

What is the purpose of the 'Checklist' feature in Microsoft Planner?

The 'Checklist' feature in Microsoft Planner allows users to add a list of subtasks within a main task. This helps in breaking down larger tasks into smaller, manageable steps that can be tracked individually.

How does Microsoft Planner handle task assignments and notifications?

When a task is assigned in Microsoft Planner, the assignee receives an email notification. Additionally, if there are upcoming due dates, the assignee also receives reminder emails from Planner, ensuring they are aware of impending deadlines.

What are the different views available in Microsoft Planner to organize tasks?

Microsoft Planner offers various views to organize tasks, including a board view that can be grouped and filtered in different ways, a chart view that provides a graphical representation of task statuses, a list view for a tabular presentation of tasks, and a schedule view that presents tasks in a calendar layout.

How is Microsoft Planner integrated with Microsoft Teams?

Microsoft Planner integrates with Microsoft Teams by creating a Microsoft 365 group when a new plan is created. This group can be used within Teams for collaboration, and Planner tasks can be accessed directly within the Teams interface. It also allows for notifications and updates within the Teams platform.

What is the role of SharePoint in the context of Microsoft Planner?

SharePoint is integrated with Microsoft Planner by allowing a specific web part called 'Planner' to be added to SharePoint sites. This enables the visualization of tasks from a specific plan in a board view or the publication of data summaries from Planner's charts on the SharePoint site.

How can companies train their employees to use Microsoft Planner?

Companies can provide training to their employees on using Microsoft Planner through specific courses available on platforms like Office 365 Italia. These courses offer detailed training on using Planner within Teams, including real-use cases and scenarios for project management and collaboration.

Outlines

00:00

😀 Introduction to Microsoft Planner

This paragraph introduces Microsoft Planner as a collaborative task management tool within Microsoft 365. It is used for managing activities in a group setting, suitable for project tasks, specific initiatives, or departmental planning. The tool is part of the Microsoft 365 suite and does not require a separate license, being accessible through common licenses like Business Basic, Business Standard, and Enterprise licenses. The interface is explored, highlighting how tasks are categorized into 'Buckets' which are customizable categories, emphasizing Planner's flexibility in work management. The graphical interface includes a main board for tasks and categories, a high-level view for people involved, a detailed member view, a filter panel for task management, and a menu for creating new plans and accessing the home page which consolidates all assigned tasks.

05:03

📅 Task Creation and Details in Microsoft Planner

The paragraph explains how to create a new task in Microsoft Planner. Users can add a task by specifying a title, optionally setting a due date and assignee. Once created, users can access additional information to enrich the task, such as modifying the title, adding notes, setting the progress status, defining priority, and specifying recurring tasks. Users can also set a start date and due date, categorize tasks with customizable 'Labels' which are color-coded for easy identification, and add attachments. The paragraph also discusses the integration of Planner with other Microsoft 365 tools, such as the ability to upload files from the computer, link external resources, or retrieve files from Teams.

10:04

📝 Collaboration and Task Management Features

This section delves into the collaborative features of Planner, including the ability to add comments for active, real-time collaboration on project tasks. It also covers the option to add a checklist of subtasks within a task, visually representing the completion status of each subtask. Users can manage the order of subtasks and choose what details to display on the task card, such as notes or the checklist. The paragraph also mentions the assignment feature, where task assignees receive email notifications, and the reminder emails sent by Planner for upcoming deadlines. Different views for task presentation, such as the board view with various groupings and filters, are also discussed.

15:06

📊 Visual Representations and Agile Management

The paragraph describes various ways to visually represent tasks in Planner. It mentions the board view that can be grouped and filtered in multiple ways, such as by progress, assignment, due dates, and labels. This includes a Kanban board view for agile project management, a list view for detailed task inspection, and a calendar view called 'Schedule' for tasks with deadlines. The Charts view is also highlighted, allowing users to see tasks divided by status and other categorizations, providing a graphical overview of progress and assignments.

20:09

🔄 Integration with Microsoft Teams

This section discusses the integration of Planner with Microsoft Teams. When a new Planner is created, it also generates a Microsoft 365 group, which can be used to collaborate within Teams. Planner tasks can be accessed within Teams, and users receive notifications for task assignments and deadlines. The paragraph also explains that Planner can be added as a tab within any Microsoft 365 group, allowing for the management of multiple plans within a group. Additionally, the Tasks by Planner app is introduced as a personal dashboard for managing all assigned tasks and personal to-dos within Teams.

25:12

📚 SharePoint Integration and Training Resources

The final paragraph covers the integration of Planner with SharePoint, a document management and intranet portal creation tool within Microsoft 365. When a new Planner is created, a SharePoint site is also made available for group members to use. The integration allows users to add a Planner web part to SharePoint pages, displaying tasks in a board view or publishing data summaries from Planner charts. The paragraph concludes with information about a specific training course for Planner available at Office 365 Italia, aimed at companies wanting to roll out Planner for project management and collaboration among employees.

Keywords

💡Microsoft Planner

Microsoft Planner is a task management tool that is part of the Microsoft 365 suite. It is used for collaborative task management within teams, projects, specific initiatives, or departments. It is a key component in the video's discussion on how to manage and organize work activities across different levels of an organization.

💡Bucket

In the context of Microsoft Planner, a 'Bucket' is a category for tasks or activities. Users can create and name these buckets as they wish, providing a high level of flexibility in managing their work plans. Buckets are central to the organization and categorization of tasks within the tool.

💡Collaborative

The term 'collaborative' refers to the ability of multiple people to work together on a shared task or project. Microsoft Planner is described as a collaborative tool, emphasizing its use for teamwork and shared management of activities, which is a significant theme in the video.

💡Task

A 'Task' in Microsoft Planner is an individual piece of work that needs to be completed. Tasks can be assigned, have deadlines, and can be categorized within Buckets. They are the basic units of work that the tool helps to manage and track.

💡Microsoft 365 Licenses

Microsoft 365 licenses refer to the various subscription plans that provide access to Microsoft's suite of applications, including Planner. The video mentions that Planner does not require a specific license and is available through standard business and enterprise licenses, which is important for understanding how to access and use Planner within an organization.

💡Activity Management

Activity management involves organizing, tracking, and evaluating individual tasks or work items. In the video, Microsoft Planner is presented as a tool for activity management, allowing users to create, assign, and monitor the progress of tasks within a team or project.

💡Integration with Teams

The video discusses how Microsoft Planner integrates with Microsoft Teams, another productivity tool within the Microsoft 365 suite. This integration allows users to manage tasks and collaborate more effectively by having access to Planner tasks directly within Teams, which is a significant aspect of the tool's utility.

💡Labels

Labels in Microsoft Planner are used to categorize tasks with user-defined tags, which can be color-coded. They help users to filter and organize tasks based on specific criteria such as priority or type. In the video, Labels are shown as a way to add more detailed categorization to tasks beyond their Bucket categorization.

💡Task Assignment

Task assignment involves designating a specific person to be responsible for a task. The video explains that in Microsoft Planner, users can assign tasks to individuals, which is a fundamental feature for managing work distribution and accountability within a team.

💡Real-time Updates

Real-time updates refer to the immediate reflection of changes in the system as they are made. The video highlights that any updates made to a task in Microsoft Planner are visible in real-time to all team members, which is crucial for maintaining synchronicity and transparency in collaborative work.

💡Task Reminders

Task reminders are notifications that alert users to upcoming or due tasks. The video mentions that Microsoft Planner can send email reminders to assigned individuals about tasks, which is an important feature for ensuring that deadlines are met and tasks are completed on time.

Highlights

Microsoft Planner is a collaborative task management tool within the Microsoft 365 suite.

Planner is accessible through various Microsoft 365 licenses, including Business and Enterprise editions.

Users can categorize tasks into 'Buckets', which are customizable categories for task management.

The interface of Planner presents a main board where tasks and categories (Buckets) are visually organized.

Tasks can be assigned, moved between Buckets, and collaborated on by team members in real-time.

Planner includes a detailed filter panel to manage and view tasks effectively, especially in busy boards.

Users can create new plans and tasks, set due dates, and assign responsibilities within a project.

Tasks can be enriched with additional information such as notes, progress status, priority, and recurrence.

Planner allows for the creation of custom Labels for further categorization and visual representation of tasks.

Integration with other Microsoft 365 tools like Teams and SharePoint is seamless, enhancing collaboration and resource sharing.

Files and resources can be attached to tasks, including links to external resources or files from Teams.

Comments can be added to tasks for active collaboration and communication between team members.

Subtasks can be listed and managed within the main task, providing a clear overview of all required steps.

Planner supports real-time updates, ensuring all team members have access to the latest information on task progress.

Email notifications are sent for task assignments and reminders, keeping team members informed and engaged.

Visual representations such as charts and calendars are available for a comprehensive view of task statuses and deadlines.

The 'Schedule' view in Planner provides a calendar layout to visualize tasks with due dates, aligning with traditional project management views.

Microsoft Planner can be integrated with a Microsoft 365 group, allowing for a unified platform for communication, file sharing, and task management.

The 'Tasks by Planner' app offers a personal dashboard for managing all assigned tasks and plans in one place.

SharePoint integration allows for adding a Planner web part to SharePoint sites, enhancing project site functionality with task management capabilities.

Transcripts

oggi vediamo Microsoft planner lo

strumento di Microsoft 365 che viene

utilizzato per la gestione delle

attività in un gruppo di persone quindi

una gestione delle attività

collaborativa per le attività di

progetto e le attività su una specifica

iniziativa o anche per un planning e

delle attività di uno specifico

dipartimento magari perché no anche più

ad alto livello di tutta l'azienda

Runner fa parte della suite di Microsoft

365 da diversi anni ormai non ha una

licenza specifica Ma viene utilizzato

tramite le licenze più classiche che ci

sono all'interno di Microsoft 365 per

cui è presente nelle licenze business le

business Basic le business standard

delle business Premium è presente anche

all'interno delle licenze Enterprise

quindi le varie 1 e 3 e 5 e così via Ok

partiamo subito e vediamo nel primo

punto che riguarda interfaccia grafica

quindi vediamo effettivamente Come si

presenta planner ha gli utenti finali Ok

spostiamoci all'interno del mio schermo

planner lo possiamo raggiungere

dall’indirizzo tasks punto office.com

quindi per un accesso diretto oppure

chiaramente tramite office.com che è un

po' Lab di tutte le applicazioni di

Microsoft 365 Ok

planner si presenta in questo modo di

fatto le attività e questa è la sua

caratteristica principale vengono divise

in quelli che lui chiama dei Bucket un

Bucket non è nient'altro che una

categoria dell'attività ok

la singola attività poi può avere tutta

una serie di informazioni a chi ha

segnato lo Stato e la sottocategoria la

data di scadenza e così via Però diciamo

che appunto il concetto principale di

questa interfaccia è che queste attività

vengono divise appunto per categoria le

categorie le trovate qua su in alto sono

quelli che appunto planner Chiama Bucket

un Bucket Io lo posso creare da zero lo

posso nominare come voglio e questo è

diciamo il punto forte di planner perché

ci dà estrema elasticità Per quanto

riguarda la gestione del mio piano di

lavoro Ok una volta che

ho creato un Bucket o posso creare

un'attività all'interno di un singolo

Bucket e posso poi spostare diciamo le

attività tra un Bucket e l'altro Ok in

questo modo io riesco influenzare la mia

gestione collaborativa delle attività

all'interno del prodotto Ok quindi

l'interfaccia grafica che cosa presenta

presenta la board principale Ok Dove

appunto Ci sono attività e categoria

Bucket presenta poi un un'area in alto

che mi permette di cambiare tra una

visualizzazione e l'altra ci sono delle

aree di riepilogo delle attività in

maniera grafica c'è un'area di

schedulazione con un calendario e così

via ma adesso vedremo tutto quanto qua

su in alto ho la visualizzazione Di chi

sono le persone che insieme a me

collaborano in queste attività perché

come vi dicevo planner uno strumento di

gestione delle attività in maniera

collaborativa quindi Di fatto si tratta

di una sorta di piccolo gruppo di

persone che lavorano insieme e si

gestiscono le attività fra di loro se le

assegnano se le completano e così via

sempre qua su in alto a destra poi

vediamo una visualizzazione dei membri

diciamo più dettagliata e perché qua se

ne vedono solo un tot siano solo 4 però

in quei gruppi in cui ci sono tanti

utenti se ne vedono mi pare 5 o 6 e poi

ci sono i puntini puntini c'è la

possibilità poi di utilizzare un

pannello di filtri molto dettagliato che

mi permette di filtrare poi le attività

che vedo nell'area principale nell'area

di lavoro questo è super utile quando

avete tante attività da gestire

all'interno del vostro planner infine ho

la possibilità di vedere le attività con

questo menu di raggruppamento appunto

raggruppate per alcune delle proprietà

della singola attività sulla sinistra ho

un po' quello che è il menù il menù mi

permette innanzitutto di creare un nuovo

piano un piano in planner si tratta

semplicemente di questo gruppetto di

persone con le relative attività

posso poi accedere all'home page di

tutto planner Dove vedo tutti i piani a

cui Io partecipo e poi ho una

visualizzazione in cui planner mi

raggruppa in un punto unico tutte le

attività che sono assegnate a me qui

sulla sinistra ho Invece tutti i piani

principali che che uso di più sia quelli

che ho messo in evidenza adesso io non

ne ho nessuno Sia a tutti gli altri che

adesso ho nascosto perché qui c'erano

tutti i nostri piani e non volevo

condividerli con tutti bene Andiamo

avanti e vediamo quindi come possiamo

creare una nuova attività all'interno di

Microsoft planner per le mie attività di

progetto ok

benissimo creare una nuova attività è

veramente semplice si fa clic su Add

Task si specifica il titolo della

attività

Ok

opzionalmente Posso settare la data di

scadenza la new date e anche

l'assegnatario quindi chi è che si deve

occupare di questa attività in questo

caso metto me stesso Una volta che ho

completato queste operazioni

semplicemente faccio clic su addasc per

aggiungere la mia attività all'interno

del Piano Ok

l'attività Però in realtà non è fatta

solo di questi tre campi ma anzi

cliccando sopra il titolo dell'attività

ho la possibilità di accedere a tutta

una serie di informazioni che vanno ad

arricchire No la mia attività prima di

tutto posso Vabbè Ovviamente sempre è

modificare il titolo posso aggiungere

delle note posso decidere diciamo qual è

lo stato di avanzamento di questa

attività Cioè se non è ancora iniziata

Se in progress Se invece è completata

posso definire una priorità posso

definire anche delle attività che si

ripetono nel tempo questa è una

funzionalità molto carina e poi a fini

diciamo anagrafici posso anche decidere

di specificare la data in cui deve

iniziare questa

attività come la data di scadenza la

dudate di cui parlavamo prima oltre a

questa molto carino ho la possibilità di

specificare una ulteriore categoria

abbiamo detto che

il Bucket di fatto è una prima

categorizzazione della categoria della

dell'attività che voi potete decidere di

creare a vostro piacimento vedrete

nell'utilizzo di planner nella vostra

quotidianità che è molto utile andare a

settare queste Label queste Label sono

una sorta di sottocategoria che su cui

anche potete fare una un inserimento

multipla e che vengono rappresentate da

queste iconcine colorate in queste Sì

playsolder colorati e che è molto

importante potete modificare Quando

volete lui all'inizio vi da tutta una

serie di Label con il nome del colore Ma

come vedete

non avete diciamo limiti a modificarle e

mettere la Label che preferite in questo

caso io ho messo il colore rosso per

un'attività che decido che è importante

oppure ho messo altri esempi per

specificare il tipo di attività

all'interno del mio progetto ok E qui

nel senso potete veramente sbizzarrirvi

non c'è non c'è veramente limite se non

il numero massimo di questi colori

quindi per esempio state attenti quando

Scegliete il tipo di informazione che

volete assegnare a queste Label colorate

perché per esempio se decidete di non so

assegnare il nome del cliente No per

fare una gestione delle attività su più

clienti no magari di un dipartimento di

di marketing di sviluppo quello che

volete e sappiate che man mano che vi

aggiungono Vi si aggiungono clienti qui

dovete diciamo continuare a modificare

no Le Label di tutte di tutte queste

legate a tutti questi colori e dopo un

po' finiscono non si possono aggiungere

quindi Queste sono fisse

altro altra opzione invece quella di

legare queste queste Label a

informazioni come appunto non so la

priorità che va beh c'è qui però in

questo modo possiamo mettere no più

attenzione sul sull'attività oppure

Appunto su specifiche sottocategorie di

attività del mio progetto Ok in questo

caso io la segno come importante e

l'assegno Anche su su branding vedete

che la selezione della sottocategoria

può essere anche multipla la cosa bella

è che ogni aggiornamento che io faccio

alla mia attività viene reso Vedete qui

sotto disponibile in tempo reale anche

per tutti i miei colleghi

oltre a queste informazioni ho la

possibilità ovviamente di aggiungere

degli allegati e qui ci sono alcune

prime integrazioni che planner ha con

gli altri strumenti di Microsoft 365 per

cui è vero che da una parte posso fare

l'uplode di allegati dal mio computer o

magari linkando una risorsa esterna una

risorsa pubblica un sito quello che

volete oppure posso prendere dei file

che sono presenti all'interno di teams e

voi qui Mi direte quale teams no quale

gruppo teams io posso utilizzare per

recuperare i file Ecco qui diciamo

anticipiamo un argomento che poi

tratteremo anche tra un po' che è il

legame che planner era con teams di

fatto quando create un nuovo piano

all'interno di planner State creando

anche un gruppo Microsoft 365 Dove

andrete poi a mettere i membri che

dovranno collaborare con voi all'interno

di planner ecco di questo gruppo può

essere utilizzato anche come un gruppo

teams e come sapete ogni gruppo Tim sta

sotto un sito sharepoint dove poi andate

a mettere i vostri file Questo è un po'

il giro

poi ho la possibilità di aggiungere

commenti alle mie attività e questo è

perfetto per fare una collaborazione no

attiva in tempo reale sulle attività di

progetto con con tutti i miei colleghi e

far sì che tutti siano a conoscenza di

quello che ci sia scambiato Magari con

uno specifico collega che sta seguendo

una specifica attività e infine ho la

possibilità di aggiungere una sorta di

lista di sotto attività

e quindi

lui la chiama checklist e qui posso

andare a mettere tutte le scritte che

voglio devo fare quella questa altro

e così via ok

È molto carino la possibilità di come

vedete aggiungere o meno questa lista di

sotto attività direttamente nella

preview della mia della mia attività

all'interno della board questo perché è

carino perché Innanzitutto tutti vedono

il dettaglio completo della mia attività

quindi il titolo e poi le sotto attività

e soprattutto posso andare a smarcarle

direttamente all'interno della board

senza aprire il dettaglio dell'attività

e questo è molto molto utile Ok

ritorniamo all'interno della della mia

del mio dettaglio dell'attività e

vediamo che questa checklist è carina

perché Innanzitutto vedo visivamente

quelle sono le attività completate e

quelle No ho una una barra che poi mi fa

vedere anche in maniera grafica

l'avanzamento di questa checklist quindi

di questo è sotto attività che

solitamente è molto utile e infine posso

gestire anche una sorta di ordinamento

vedete E se metto la manina in queste in

questi puntini è possibile spostare le

attività in alto o in basso

all'interno della Card io posso anche

decidere di vedere altre tipologie di

contenuti perché per esempio

se metto delle note

ho la possibilità di

far visualizzare queste note all'interno

della card al posto che la mia checklist

E questa non esclude l'altra vedete

Quindi o ho le note Oppure ho la card o

le checklist ok

sempre questa preview viene anche

diciamo arricchita potenzialmente da gli

allegati che andrete a mettere c'è la

possibilità di dire di mettere nella

preview della card magari l'immagine che

viene allegata oppure la preview del

documento che viene allegato alla vostra

attività qui a vostra scelta serve

Queste sono tutte diciamo impostazioni

che servono per facilitare la lettura

della board è da persone che a cui non

sono state assegnate queste attività ok

l'assegnazione dell'attività come ho

fatto prima porta poi l'invio di email

quindi la persona che riceve quindi

l'assegnatario riceve l'attività a suo

carico riceve anche un messaggio email e

molto importante nel caso in cui ci

siano delle due date Quindi mettiamo una

dodate a domani Io ricevo anche una mail

di reminder da planner che mi dice

Guarda che in questa settimana c'è hai

un'attività in scadenza Ok e questo è

molto molto utile

bene Andiamo avanti e vediamo un altro

argomento che riguarda sempre il nostro

prodotto di gestione delle attività che

riguarda le visualizzazioni Eh sì perché

come vi dicevo la board principale con

le attività non è l'unico modo in cui

voi potete presentare le attività

all'interno di planner ma ce ne sono

diversi altri vediamole nel dettaglio

allora punto numero 1 la board può

essere raggruppata e filtrata in diverse

maniere il raggruppamenti come dicevo

All'inizio li trovate quassù in alto a

destra e hanno una valenza veramente

molto molto importante perché

innanzitutto se faccio un

raggruppamento per progresso

Accedo a quella che nel nella

metodologia agile si chiama canban board

cioè

una board dove io vedo a Colpo d'occhio

chi sta facendo cosa e soprattutto Quali

sono le attività in corso e quelle

completate vedete ho Tre Colonne una con

le attività non completate una con le

attività in corso e una con le attività

completate e qui il concetto è che

quando magari ci sono attività che non

sono iniziate la persona la può prendere

in carico l'attività e poi spostarla in

in progress Ok e questo è proprio quello

che fa la camm board un altro

raggruppamento molto utile è ovviamente

l'assegnazione Quindi io vedo anche in

questo caso a Colpo d'occhio è il carico

di attività che è stato messo nelle

varie persone che lavorano con me a

questo piano di attività ok

altro raggruppamento molto utile è la

dudate vedete a Colpo d'occhio Quali

sono le attività che sono in ritardo e

quali sono le attività che devono essere

completate

a breve lui qui ti fa vedere tomorrow ma

appare anche la prossima settimana nel

caso in cui ci siano delle attività che

che

scadono nella settimana prossima un

altro raggruppamento molto importante è

per Label Ok come vi dicevo potete

taggare le vostre attività con le Label

che preferite E con questo

raggruppamento vedete al Colpo d'occhio

è questa categorizzazione quindi riesco

a vedere per esempio nel mio caso tutte

le attività che sono molto importanti

oppure tutte le attività che devono

essere seguite da il gruppo di persone

che nel mio progetto si occuperà del

branding del sito Questo è un esempio di

un planner che serve a gestire no un

progetto di rifacimento di un sito nuovo

ovviamente è solo un esempio ok

poi abbiamo altri due visualizzazioni

molto utili che sono qua su in alto e

sono un po' le visualizzazioni

principali perché finora abbiamo

semplicemente raggruppato quelle che

sono le attività presenti nella board se

facciamo clic su charts Accedo a questa

area Dove vedo un grafico con tutte le

attività divise per stato così riesco a

capire Insomma se ci sono attività in

corso e oppure no E soprattutto riesco a

capire quante sono le attività

completate rispetto al totale poi vedo

questa stessa diciamo categorizzazione

però per Bucket e per priorità e

soprattutto veda in maniera grafica chi

sta facendo cosa E qual è il suo

Progress quindi in questo caso Questo è

il mio utente e qui vedo che lui ha

un'attività in corso e poi ne ha

completate tante perché ne ha completate

sei qui sulla destra ho sempre abbiamo a

disposizione La Lisca la lista di Task

in questo caso raggruppata per Label ok

un'ultima visualizzazione utile che vi

volevo poi far vedere È la

visualizzazione schedule schedule ci

permette di visualizzare tutte quelle

attività che hanno una data di scadenza

all'interno di un'interfaccia con con un

layout a calendario ok E il calendario

lo posso vedere per

settimana o per mese e questo diciamo

riporta un po'

l'utilità per tutte quelle persone che

vengono magari dalla gestione

progettuale in modalità waterfall cioè

Avete visto Now planner ci permette di

gestire attività

in modalità Jail questa modalità diciamo

è vabbè non è nuova però

ha sostituito invece un'altra

metodologia che era quella no del gantt

quindi è un'attività che inizia a una

certa data e che finisce ad un'altra

data e un'attività che può avere più o

meno per gli accessori Ecco in questo

caso invece come vedete qui le attività

non vengono gestite per

per lo più per perdate no data di inizio

data di fine ma c'è una gestione agile

No per categorie e così via Ecco e la

visualizzazione schedule invece ci

riporta un po' a appunto a una

schedulazione no quindi ci copre quella

necessità di avere

delle attività segnate per delle

specifiche Date ok Molto molto semplice

vediamo quindi andiamo avanti e vediamo

come il nostro caro planner Si integra

con gli altri strumenti di Microsoft 365

e vediamo la sua prima integrazione che

è quella con teams Ok vi dicevo che

appunto ogni volta che create un

un nuovo planner all'interno del vostro

Microsoft 365 di fatto lui crea un

gruppo Microsoft 365 ok Questo non è del

tutto vero però adesso lo andiamo nel

dettaglio anche di questo

Questo è il gruppo che sta dietro al

planner che abbiamo visto prima e come

vedete è la prima integrazione che

planner mi mette a disposizione con

teams è quella di avere l'accesso a

queste stesse attività direttamente

all'interno dei teams e questo è il

classico caso d'uso di planner

all'interno dell'azienda Cioè faccio un

progetto da gestire creo il gruppo di

progetto su teams così che le persone

possono

mandarsi le le chat al posto di mandarsi

le solite 100.000 email durante il

progetto avere un punto unico dove

salvare i file di progetto salvare le

note di riunioni o con la Wiki o con

OneNote e poi usare planner per gestire

le attività di progetto ok E qui Sfrutta

appieno il concetto di teams a platform

quindi

all'interno di un'unica piattaforma che

appunto è teams io riesco sia a chattare

con i miei colleghi sia Non lo so

accedere alla in specifico su in alto

nell'iconcina Sia ad accedere al gruppo

di lavoro al mio gruppo di progetto e

tramite planner gestire le attività ok

e questo è molto molto utile se uso poi

planner all'interno di teams planner mi

aiuta e mi invia anche delle specifiche

notifiche quando qualcuno mi assegna un

Task o quando ho la la

un'attività in scadenza e questo

ovviamente è molto utile è sempre per lo

stesso concetto non mi muovo mai da

teams e ricevo la notifica quassù

nell'aria Activity ok E qui di fatto ho

esattamente le stesse funzionalità che

abbiamo visto in un'interfaccia un po'

più

semplificata che però comunque mi

permette di raggruppare i Task con gli

stessi raggruppamenti che abbiamo visto

prima fare filtri con la stessa modalità

che abbiamo visto prima e accedere poi a

le nostre visualizzazioni Ecco l'unica

differenza

principale è che la visualizzazione di

planner all'interno di teams ha una

visualizzazione in più che è la

visualizzazione a lista quindi questa è

molto molto carina e molto utile per

vedere insomma una sorta di

visualizzazione tabellare no Excel like

tutte le attività Quali sono in scadenza

chi le deve fare levare le ebel e così

via ok E questa diciamo è l'integrazione

principe mi dicevo poi prima che quando

creo un planner no si crea un gruppo

Microsoft 365 questo è vero Ma in realtà

è vero al 90 per cento perché comunque

su ogni gruppo Microsoft 365 Io ho la

possibilità di aggiungere Tab questi Tab

all'interno di questi Tab io posso

mettere un nuovo piano e di fatto in

quei gruppi in cui io ho già aggiunto

come Tab il mio piano originale del

gruppo teams vado semplicemente a

aggiungere un nuovo piano quindi di

fatto ogni gruppo Microsoft 365 può

può avere uno o più piani al suo interno

Ok questa è quello che che vi sto

dicendo adesso c'è la possibilità o di

creare un nuovo piano oppure di

utilizzare il piano già esistente

all'interno del gruppo che viene creato

in automatico quando viene creato il

gruppo Microsoft 365 Ok

l'ultima integrazione che poi planner ha

con con teams è la possibilità di

accedere a una persona l'app che si

chiama tasks by planner and to do in cui

io Accedo fondamentalmente in un punto

unico a tutti le attività e a tutti i

piani a cui Io partecipo Ok è

fondamentalmente una sorta di Dashboard

per gestire in un punto unico le

attività assegnate a me quindi è una

parte personale e per quello che si

chiama tasks by planner into do Perché

di fatto è un'applicazione personale in

teams che ci permette di vedere le

attività che sono assegnate a me nei

piani a cui Io partecipo Ma anche le mie

attività personali che io mi gestisco

all'interno di to do ok

bene Andiamo avanti e vediamo un'altra

integrazione che è quella che Microsoft

planner ha con sharepoint sharepoint

sapete è lo strumento di Microsoft 365

che ci permette da una parte di fare il

la gestione documentale e

l'archiviazione di file dall'altra di

creare portali Intranet e soprattutto

anche di gestire magari aree per

specifici dipartimenti specifici

progetti e così via E questo è proprio

quello che fa il team site sharepoint Ok

quando si crea un nuovo gruppo Microsoft

365 Quindi quando ci crea un nuovo

planner e così via E come vi dicevo

viene creato anche un sito sharepoint da

poter utilizzare per le persone che

partecipano a questo gruppo e qui

l'integrazione che abbiamo possibile tra

sharepoint scanner è quella di

aggiungere una specifica webpart che si

chiama appunto planner Eccola qua che mi

permette di visualizzare tutte le

attività che ci sono all'interno di uno

specifico piano in modalità board oppure

per pubblicare all'interno del sito uno

dei recap dati dai nostri grafici quindi

posso avere tutti i grafici che nella

che sono gli stessi che sono presenti

nella visualizzazione charts che abbiamo

visto prima oppure anche grafici

specifici e questo è utile perché se io

voglio fare un sito di progetto in cui

magari ho anche un'attività di

comunicazione quindi uso le pagine di

sharepoint per pubblicare aggiornamenti

posso utilizzare queste questo

componente per aggiungere al mio

aggiornamento magari testuale anche le

attività che sono presenti in planner ok

benissimo per chi di voi vuole

approfondire

planner in tutte le sue funzionalità ma

soprattutto

per Quelle aziende che vogliono fare una

formazione a tappeto di planner per la

gestione delle attività di progetto ai

propri colleghi Ok Noi abbiamo un corso

specifico che potete accedere

dall'indirizzo Office 365 Italia.com lo

trovate qua su in alto su formazione

video corso Office 365 è un videocorso

quindi una formazione in Learning che vi

diciamo permette di formare tutti i

colleghi in azienda nell'utilizzo

dettagliato di planner all'interno di

teams con anche casi di uso reali e i

casi d'uso appunto sono un po' i

classici quindi usare planner per la

gestione progetto usare planner come per

esempio scadenziario o magari un po' più

avanzati batteria appunto per

collaborare con persone esterne alla

nostra azienda Quindi con il fornitore

di turno il cliente di turno oppure un

esempio molto carina e utilizzare

planner per valutare no le idee che

magari vengono condivise da colleghi in

azienda a un gruppo che di solito le

risorse umane ma perché no la cosa vale

anche per tanti altri tipologie di

dipartimenti all'interno dell'azienda

benissimo grazie per essere rimasti qui

con me fino adesso Spero che sia stato

utile e ci vediamo alla prossima