E-Rechnung: Pflicht ab 2025! Alles was Selbstständige jetzt wissen müssen

Summary

Ab 2025 wird E-Rechnungsstellung gesetzlich vorgeschrieben. Viele Selbstständige denken, dass sie bereits elektronische Rechnungen als PDFs senden, aber ab 2025 reicht das nicht mehr aus. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder X-Rechnung vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. B2B-Rechnungen müssen ab diesem Datum in diesem Format ausgestellt werden, wobei es Ausnahmen für B2C-Transaktionen, Kleinbetragsrechnungen und Tickets gibt. Die Umstellung erfolgt schrittweise bis 2028, wobei Softwareprogramme die Hauptlast tragen. Für Selbstständige bedeutet dies, ein kompatibles Buchhaltungsprogramm zu nutzen.

Takeaways

• 📅 E-Rechnungen werden ab 2025 gesetzlich vorgeschrieben.
• 💻 Ein PDF allein wird künftig nicht mehr ausreichen; es muss ein strukturierter elektronischer Rechnungsstandard verwendet werden.
• 📜 Diese Änderung ist Teil einer EU-Initiative zur Verbesserung des Mehrwertsteuer-Berichtssystems.
• 📊 Der Standard EN 16931 wird das Format festlegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
• 📂 Gängige Formate wie ZUGFeRD oder X-Rechnung enthalten strukturierte Daten in festgelegten Positionen.
• 💼 B2B-Rechnungen müssen ab 2025 das neue E-Rechnungsformat verwenden, mit Ausnahmen für Kleinbeträge und Tickets.
• 🗓️ Es gibt eine Übergangsphase: Im Jahr 2025 und 2026 dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen verwendet werden.
• 📉 Kleine Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 € haben bis 2028 Zeit, auf das neue Format umzusteigen.
• 🤖 Softwarefirmen arbeiten daran, Rechnungsprogramme an die neuen Anforderungen anzupassen, sodass der Wechsel für Selbständige einfach sein wird.
• 📈 Es wird empfohlen, ein Buchhaltungsprogramm zu wählen, das die neuen E-Rechnungsstandards unterstützt, wie z.B. lexoffice.

Q & A

Was ist eine e-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?

Eine e-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im Format, das die EU-Norm EN 16931 erfüllt. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung enthält sie festgelegte Positionen für alle notwendigen Informationen, die maschinell verarbeitet werden können. Eine einfache PDF-Datei reicht ab 2025 nicht mehr aus.

Ab wann wird die e-Rechnung verpflichtend?

Die e-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Transaktionen verpflichtend. Es gibt jedoch Übergangsfristen bis 2027 für kleine Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro, und bis 2028 für Unternehmen mit geringeren Umsätzen.

Welche Ausnahmen gibt es von der Pflicht zur e-Rechnung?

Ausnahmen gibt es für B2C-Transaktionen, für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und für Tickets, die nicht im e-Rechnungsformat ausgestellt werden müssen.

Was müssen Selbstständige tun, um auf e-Rechnungen umzustellen?

Selbstständige müssen sicherstellen, dass sie eine Software verwenden, die e-Rechnungen im vorgeschriebenen Format erstellen und verarbeiten kann. In der Regel wird dies von den Anbietern der Buchhaltungsprogramme übernommen.

Welche Formate werden für e-Rechnungen verwendet?

Die Formate ZUGFeRD und X-Rechnung werden für e-Rechnungen verwendet. Diese Formate bestehen oft aus XML-Daten oder einer Kombination aus PDF und XML, in denen alle Rechnungsdaten in einem festen Schema organisiert sind.

Warum werden e-Rechnungen eingeführt?

E-Rechnungen werden als Teil einer EU-Initiative eingeführt, um das Mehrwertsteuerberichtssystem zu verbessern und die Buchhaltung stärker zu automatisieren. Dadurch soll die Verarbeitung von Rechnungen effizienter und standardisierter werden.

Was passiert, wenn man ab 2025 keine e-Rechnungen ausstellt?

Ab 2025 müssen B2B-Rechnungen im e-Rechnungsformat ausgestellt werden. Wer sich nicht daran hält, könnte rechtliche Konsequenzen tragen, da dies gesetzlich vorgeschrieben sein wird.

Müssen Selbstständige sofort ab 2025 e-Rechnungen ausstellen?

Es gibt eine Übergangsphase bis 2027, in der Selbstständige noch Rechnungen in den bisherigen Formaten ausstellen können. Für Unternehmen mit einem Umsatz von unter 800.000 Euro gilt diese Übergangsphase sogar bis 2028.

Welche Rolle spielen Softwareunternehmen bei der Einführung von e-Rechnungen?

Die Softwareunternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungsprogramme das neue e-Rechnungsformat unterstützen und automatisch Rechnungen im richtigen Format erstellen. Selbstständige sollten darauf achten, ein entsprechendes Programm zu nutzen.

Wie kann man e-Rechnungen empfangen?

E-Rechnungen können als normale Dateien, oft per E-Mail, empfangen werden. Solange man eine E-Mail-Adresse hat, ist man in der Lage, e-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.