Medidas de cuidado y control documental

Summary

El Archivo General de la Nación de Colombia presenta recomendaciones para preservar documentos durante la pandemia de COVID-19. Se destacan medidas de sensibilización del personal y usuarios, control de acceso a personas vulnerables, higiene de manos, uso de equipos de protección personal y desinfección de superficies. Los documentos manipulados deben pasar por cuarentena, y se recomienda el uso de tecnologías para reducir la interacción física. Además, se detalla la correcta manipulación de soportes documentales y la inspección de instalaciones para garantizar la preservación de los archivos sin dañar los materiales con desinfectantes.

Takeaways

• 🧼 La importancia de la sensibilización del personal sobre las medidas de prevención y conservación documental durante la pandemia.
• 🚪 Restricción de ingreso a personas vulnerables como mayores de 60 años, mujeres embarazadas y personas con condiciones preexistentes.
• 💻 Recomendación de uso de tecnologías de la información para reducir la asistencia física a los archivos y bibliotecas.
• 🩺 Implementación de un filtro sanitario en la entrada de las entidades para verificar el uso de protección personal y medir la temperatura corporal.
• 🖐️ Lavado de manos constante, especialmente después de manipular documentos, ir al baño o tocar superficies de contacto frecuente.
• 🧤 Uso de guantes de nitrilo para la manipulación de documentos, desinfectándolos con alcohol al 70% entre actividades.
• 📦 Aislamiento de documentos en áreas especiales durante el tiempo de permanencia del virus en diferentes superficies antes de manipularlos.
• 🧹 Incremento de la frecuencia de limpieza y desinfección en las áreas de trabajo, estanterías y superficies de uso común.
• 📄 Manipulación de documentos asumiendo que están contaminados, manteniendo una cuarentena de 15 días si no han sido manipulados recientemente.
• 🎥 Soportes audiovisuales y digitales deben ponerse en aislamiento por 9 días antes de su almacenamiento definitivo.

Q & A

¿Qué medidas de cuidado y control documental se recomiendan durante la pandemia de COVID-19?

Se recomienda sensibilizar al personal y a los usuarios sobre las medidas de control institucionales para preservar y acceder a los documentos, y proteger la salud de los usuarios y trabajadores.

¿Cuáles son las consideraciones de gestión para interactuar con el público durante la pandemia?

Se sugiere desarrollar actividades para interactuar con el público a través de tecnologías de la información y establecer un plan para difundir información de los repositorios documentales.

¿Qué precauciones se deben tomar al ingresar a un lugar que alberga documentos?

Establecer un filtro sanitario a la entrada con personal capacitado para verificar elementos de protección personal, temperatura corporal y distanciamiento entre las personas.

¿Qué elementos de protección personal se deben usar al manipular documentos?

Se deben usar tapabocas, guantes y bata. También se puede considerar el uso de gafas de seguridad o careta en caso de manipular documentos de alta circulación.

¿Cuál es la importancia del lavado de manos y qué insumos se deben proporcionar al personal?

El lavado de manos es crucial para evitar el contagio. Se debe garantizar el suministro de agua, jabón, toallas de papel y alcohol en gel con una concentración mínima del 60%.

¿Cuál es la persistencia del coronavirus en diferentes superficies y qué se debe hacer con los documentos?

El coronavirus puede permanecer en distintas superficies por diferentes periodos. Se recomienda aislar los documentos teniendo en cuenta los tiempos de permanencia del virus.

¿Cómo se debe realizar la limpieza y desinfección de áreas donde se guardan los documentos?

Primero se debe realizar un barrido y una limpieza, y luego aplicar un desinfectante. Es importante no salpicar las unidades de conservación y tener precaución con el agua.

¿Qué precauciones deben tomarse al manipular documentos dentro de una entidad?

Lavarse las manos, usar gel antibacterial, tapabocas, guantes desechables y no tocar la cara. Además, mantener una distancia de al menos dos metros de otras personas.

¿Qué se entiende por 'cuarentena' de los soportes documentales y cómo se debe gestionar?

Los soportes documentales manipulados por varias personas deben pasar por un área de cuarentena o aislamiento, donde permanecen por un tiempo específico antes de regresar a sus estantes.

¿Cómo se deben manipular los soportes audiovisuales y digitales durante la pandemia?

Los soportes audiovisuales y digitales como discos compactos, casetes y USB deben ser aislados por nueve días y desinfectados antes de almacenarlos definitivamente.

¿Qué es la inspección de instalaciones y qué aspectos deben cubrir durante la pandemia?

Se debe asignar un equipo para inspeccionar las instalaciones donde reposan los archivos, revisando el funcionamiento de sistemas hidráulicos, eléctricos y de control de condiciones ambientales, así como la presencia de plagas y humedad.