PM9: Komunikasi dalam Organisasi

Summary

This video covers the ninth session of organizational communication in introductory management, led by Rosana RI. The session discusses key concepts of communication, defining it as a process of sharing meaning through messages and symbols. It highlights the elements of communication, which involve people, shared meaning, and symbols. Various forms of communication are examined, including interpersonal and network communication, along with formal and informal channels. The session also explores formal communication systems like transaction processing and personal technology tools such as email and fax. The session concludes with reminders for class engagement.

Takeaways

• 📚 The lesson focuses on communication in organizations, specifically in the context of introductory management (lecture 9).
• 📖 Communication is defined as a process where someone conveys a message or meaning to another through symbols.
• 👥 Communication involves three key elements: multiple people, shared meaning, and the use of symbols.
• 💬 Non-verbal cues like winking or giving flowers can serve as symbols in communication.
• 🗣️ Communication types are divided into two: interpersonal communication (verbal or written) and network communication.
• 💻 Written communication includes letters, emails, and faxes, while verbal communication happens through speech.
• 📡 Network communication involves patterns such as chain messages or comprehensive announcements in organizations.
• 📊 Four communication patterns in organizations are formal paths, authority from hierarchy, job specialization, and information ownership.
• 🏢 Formal communication uses organizational legitimacy, like when a sub-district head contacts a village head about work.
• 💼 Informal communication happens without strict hierarchies, and personal information systems include tools like computers, fax machines, and emails.

Q & A

What is the definition of communication according to the speaker?

Communication is defined as a process where someone tries to convey understanding or a message to another person through symbols.

What are the three main elements of communication mentioned?

The three main elements are: involving people, sharing meaning, and using symbols.

Why is it important that communication involves more than one person?

Communication requires at least two people because it is a process of sharing meaning, which cannot occur in isolation.

How does the speaker define ‘sharing meaning’ in communication?

Sharing meaning involves conveying ideas or messages that hold significance, even if they are non-verbal, such as a wink.

What role do symbols play in communication?

Symbols, like gestures or objects, convey specific meanings and are a fundamental part of communication beyond just spoken or written words.

What are the two main forms of communication discussed in the lecture?

The two main forms are interpersonal communication and network communication.

What is interpersonal communication, and how is it categorized?

Interpersonal communication occurs between two people and is divided into verbal communication (spoken words) and written communication (such as emails and letters).

What is network communication, and how is it utilized in organizations?

Network communication involves structured patterns, such as formal chains of command, used to relay messages throughout an organization.

What are the four communication patterns discussed in relation to organizations?

The four patterns are formal pathways, hierarchical authority, job specialization, and ownership of information.

What is the difference between formal and informal communication in an organization?

Formal communication follows set pathways and hierarchy, while informal communication is more flexible, occurring without strict adherence to organizational structure.

Outlines

00:00

📢 Introduction to Communication in Organizations

The speaker greets the audience with a traditional Islamic greeting and sets a positive tone, wishing for blessings and ease in everyone's lives. The topic of the session is 'Communication in Organizations,' part of an introductory management course. The speaker, Rosana RI, explains that they will be using a management textbook by Prenada publisher to explore the definition and elements of communication. Communication is defined as the process of conveying meaning or a message using symbols. The speaker emphasizes that communication involves three key elements: people (it always involves more than one person), shared meaning (not just spoken words but nonverbal cues like winking), and the use of symbols (gestures or objects can also communicate meaning).

05:00

🔄 Types of Communication in Organizations

The speaker introduces two types of communication: interpersonal and networked communication. Interpersonal communication occurs between individuals and can be either verbal (spoken) or written (e.g., emails or faxes). Networked communication, on the other hand, involves communication chains, such as when information is passed along from one division to another, like in an assembly line. The speaker explains the importance of structured communication in organizations and how different divisions work together by passing information along in a relay, ensuring efficient collaboration.

10:02

📊 Patterns and Formality in Organizational Communication

This section dives into four specific patterns of communication within organizations: formal channels, authority in the organizational hierarchy, job specialization, and ownership of information. Formal communication occurs when people in authority, like a district head (camat), communicate through official channels. Authority in the hierarchy ensures communication follows specific ranks. Job specialization leads to different departments, such as marketing and finance, having their own communication methods. Finally, ownership of information means that individuals within an organization have specific knowledge based on their roles, which shapes how they communicate internally compared to outsiders.

📠 Information Systems and Communication Tools

In this section, the speaker discusses the role of formal information systems, such as transaction processing systems and management information systems, in organizational communication. These systems are structured to handle communication in a standardized way, supporting decision-making and operations. The speaker also talks about personal technology tools like computers, fax machines, phones, and webcams, which facilitate communication on a more personal level. These tools are widely used for sending emails, making phone calls, and exchanging other forms of communication, playing a crucial role in modern-day organizational management.

🔔 Conclusion and Call to Action

The speaker wraps up the lesson on communication in organizations, reminding viewers that this was part of the 9th session of the introductory management course. They encourage viewers to subscribe to the channel, leave comments with their class and name, and activate notifications by hitting the bell icon. The session ends with an Islamic farewell, asking for forgiveness in case of any mistakes.

Keywords

💡Komunikasi

Communication is defined in the video as a process in which an individual attempts to convey meaning or messages to others, often through symbols. It is a fundamental theme throughout the video, which explains how communication takes various forms, such as verbal and non-verbal, and involves multiple participants. For example, the speaker describes how communication can be a wink, which is a non-verbal form.

💡Sharing Meaning

Sharing meaning is a key component of communication, involving the process where individuals convey and interpret messages in a way that makes sense to both parties. This can occur through symbols, gestures, or words. In the video, examples like winking or giving a rose are used to illustrate how communication can take place even without words, implying a shared understanding between the sender and receiver.

💡Simbol

Symbols refer to any gesture, object, or representation that carries specific meaning in communication. The video provides examples such as winking, or giving a sword or rose, which serve as symbolic acts with particular meanings depending on the context. The use of symbols is essential in communicating ideas and emotions beyond spoken words.

💡Komunikasi Interpersonal

Interpersonal communication refers to the direct exchange between two or more people. The video highlights interpersonal communication as one of the forms of communication, involving both verbal (spoken) and non-verbal (written) forms. Examples include face-to-face discussions or sending emails, where interaction occurs between individuals outside of oneself.

💡Komunikasi Jejaring

Network communication involves exchanging messages across structured connections or groups within an organization. The video explains this type of communication as something often occurring in a structured manner, such as relay messages, where information flows from one person to another systematically, e.g., within different organizational divisions.

💡Jalur Formal

Formal channels in communication refer to the use of official authority or legitimacy to convey messages within an organization. The video provides the example of a sub-district head (camat) communicating with village heads (lurah) using their official titles to ensure the legitimacy of the communication, highlighting how formal structures help maintain an organized flow of information.

💡Otoritas dari Hirarki Organisasi

Organizational hierarchy authority involves the levels of power that determine communication flows within an organization. According to the video, hierarchical differences in management influence how communication is built, such as a letter moving through different levels of authority before approval, which ensures adherence to organizational structure.

💡Spesialisasi Jabatan

Job specialization refers to different roles within an organization, which affects communication patterns. The video explains that each department, such as marketing or finance, has distinct communication needs and patterns based on their specific functions, leading to variations in the ways communication is carried out within different specialized sections.

💡Komunikasi Formal

Formal communication is a structured process where information is conveyed through pre-defined channels following established protocols. The video distinguishes formal communication from informal communication, explaining that it is organized, follows a set system, and often involves management-approved information flows, such as transaction processing systems.

💡Teknologi Informasi Personal

Personal information technology refers to tools and devices used for personal communication and information exchange. In the video, examples such as computers, fax machines, and mobile phones are provided, showing how these technologies facilitate personalized communication, such as sending an email or fax, which plays a crucial role in modern organizational communication.

Highlights

Introduction to organizational communication in the context of management studies.

Definition of communication as the process where a person attempts to convey understanding or a message through symbols.

Key elements of communication: involving multiple people, sharing meaning, and using symbols.

Examples of non-verbal communication include gestures like winking and the symbolism of objects such as flowers.

Two types of communication: interpersonal communication and network-based communication.

Interpersonal communication is divided into verbal (spoken) and written communication.

Network communication includes patterns such as chain messages or all-inclusive messages, often seen in organizations.

Four communication patterns in organizations: formal channels, hierarchical authority, job specialization, and information ownership.

Formal communication channels use legitimacy, such as a district head using formal authority to communicate with local leaders.

Hierarchical authority affects communication patterns, with communication often needing to follow specific organizational levels.

Job specialization leads to different communication patterns across departments, such as marketing vs. finance.

Information ownership impacts communication, with internal members having different access compared to external parties.

Difference between formal and informal communication: formal communication follows organizational structure, while informal communication does not.

Formal information systems include transaction processing systems, management information systems, and executive information systems.

Personal information technology tools include computers, fax machines, cell phones, and webcams, used for more personalized communication.

Transcripts

Halo assalamualaikum warahmatullahi

wabarakatuh Halo semuanya Selamat pagi

gimana kabarnya hari ini semoga kita

senantiasa dilimpahi keberkahan dalam

hidup kita dimudahkan segala urusan kita

diijabah doa-doa baik kita amin oke Hari

ini kita akan belajar mengenai

komunikasi dalam organisasi dalam

pengantar manajemen pertemuan ke-9

bersama saya Rosana RI dan saya akan

menggunakan buku pengantar manajemen

yang diterbitkan oleh penerbit prenada

ya ketika kita akan membahas suatu topik

tertentu pasti akan kita mulai dari

definisi terlebih dahulu gitu ya

definisi dari komunikasi komunikasi itu

lo pasti jadi Komunikasi itu

didefinisikan sebagai proses dimana

seseorang berusaha untuk memberikan

pengertian atau pesan kepada orang lain

melalui pesan simbol

Oke gitu ya jadi dia adalah proses

seseorang untuk memberikan pengertian

atau pesan intinya sebenernya seperti

itu Nah elemen-elemen Komunikasi itu ada

tiga Yang pertama adalah Komunikasi itu

pasti melibatkan orang-orang jadi nggak

cuman satu orang gitu ya jadi pasti 234

gitu jadi dia melibatkan orang-orang

yang nggak cuman satu itu ya yang kedua

itu adalah cheering mining jadi dia

Shark snow tuyang apa ya mempunyai makna

kayak gitu eh bisa jadi dia bukan

kata-kata itu tapi ada maknanya gitu ya

Misalnya eh memberikan kedipan mata itu

adalah sebuah bentuk komunikasi gitu

karena pasti ada artinya gitu mungkin

Kalian sering juga mengedipkan mata pada

teman nah hal-hal semacam itu sebenarnya

itu kan sharing mining ada

ini ya gitu Meskipun tidak terucap itu

kan yang ketiga itu melibatkan

simbol-simbol itu jadi kadang ada sebuah

simbol Kayak misalnya ya tadi

mengedipkan mata gitu atau kalau jawaban

dahulu gitu Eh kau lihat film-film

perang dan lain sebagainya Itu kalau

misalnya ditantang untuk perang itu ada

dikasih hadiah pedang itu artinya

menantang untuk perang terus beda lagi

kalau misalnya orang dikasih bunga mawar

itu artinya apa kayak gitu kan pernah

enggak dikasih bunga mawar gitu kan itu

artinya apa mawar merah artinya apa

a'marona putih harinya Poma warna kuning

artinya apa dan lain sebagainya itu ke

sebenarnya simbol itu sebenarnya sebuah

komunikasi itu jadi Komunikasi itu

Enggak cuman percakapan Dan sbgnya itu

enggak C Komunikasi itu yang jelas itu

adalah melibatkan orang-orang jadi lebih

dari satu orang gitu ya terus dia pasti

sharing mining itu ya atau

share sesuatu yang mempunyai makna dan D

juga melibatkan kadang simbol-simbol

jadi enggak harus kata-kata kata-kata

itu gak simbol itu ya tapi eh pembelian

barang atau gesture tubuh itu juga

simbol-simbol sebenernya kayak gitu ya

jadi elemen Komunikasi itu ada tiga kita

akan belajar mengenai bentuk komunikasi

jadi bentuk komunikasi itu ada dua yang

pertama adalah komunikasi interpersonal

yang kedua adalah komunikasi dalam

berbagai bentuk jejaring komunikasi gitu

ya kita mulai dari yang pertama terlebih

dahulu yaitu Kemukakan komunikasi

interpersonal komunikasi the person

lainnya adalah komunikasi antara satu

orang dengan orang yang lainnya kayak

gitu ya interpersonal jadi diluar diri

dia kaya gitu terus kemudian komunikasi

interpersonal yaitu dibagi menjadi dua

yaitu komunikasi lisan atau

verbal dan juga komunikasi tulisan gitu

ya Dan ini biasanya dalam bentuk surat

terus Eh email atau surat elektronik dan

lain sebagainya file faksi itu ya ya itu

adalah tulisan gitu sementara alisan ya

pasti yang melalui pengucapan pengucapan

terus kemudian komunikasi dalam bentuk

jejaring Komunikasi itu jadi ini ada

pola-pola tertentu itu saling kalian

pernah mendengar mungkin pesan berantai

itu ya atau pesan menyeluruh untuk

semuanya gitu ya dan lain sebagainya Nah

itu adalah komunikasi dalam bentuk

jejaring Komunikasi itu kadang

komunikasi di dibentuk hal demikian

misalnya pesan berantai Sakya ke kamu

nanti kamu ke siapa lagi ke siapa lagi

itu dan itu seringkali ada tujuan-tujuan

seperti itu gitu ya dalam organisasi

juga seperti itu kadang misalnya kita

sudah membagi DJ

kisi divisi kemudian setelah divisi

misalnya meproduksi itu selesai maka dia

komunikasinya ke divisi yang finishing

gitu finishing selesai ke packaging dan

lain sebagainya Nah itu ada pola-pola

tertentu itu gitu ya Jadi bukan untuk

semuanya tapi bikin berantai atau

komunikasi yang menyeluruh untuk

semuanya dan istrinya ini ada pola-pola

tertentu itu adalah yang kedua ini

komunikasi dalam bentuk jejaring

komunikasi mengenai pola komunikasi di

sini ada empat pola komunikasi yang akan

kita bahas yang pertama adalah jalur

formal yang kedua adalah otoritas dari

hirarki organisasi yang ketiga adalah

spesialisasi jabatan dan yang keempat

adalah kepemilikan akan informasi kita

mulai bahas satu persatu terlebih dahulu

yang pertama adalah jalur formal jeruk

yang dimaksud jalur formal dalam

itu adalah penggunaan legitimasi formal

dalam organisasi untuk melakukan

komunikasi dalam organisasi jadi dia

menggunakan legitimasi secara formal

untuk berkomunikasi contohnya adalah

ketika seorang camat Ingin berkomunikasi

dengan Lurah kayak gitu ya kalau

misalnya hal-hal yang akan dibahas itu

adalah hal-hal yang berkaitan dengan

pekerjaannya maka dia akan menggunakan

legitimasi dia sebagai seorang camat

untuk menghubungi lurah-lurah nya kayak

gitu Nah itu adalah jalur formal nah

beda lagi kalau misalnya Ingin

berkomunikasi personal ya kalau personal

sip Pak lurahnya namanya sih Ah gitu ya

Pak camatnya namanya si B yaitu antara a

dan b kalau nggak ada urusan tentang

pekerjaan ya dia tidak akan menggunakan

jalur formal ya biasa saja seperti itu

kita ya

Hai yang kedua adalah otoritas dari

hirarki organisasi jadi perbedaan

tingkatan tingkatan manajemen dalam

organisasi itu akan menentukan pola

komunikasi yang akan dibangun gitu

karena ada hirarki organisasi kemarin

kita udah bahas yang mengenai struktur

organisasi bahwa akan ada

tingkatan-tingkatan didalam organisasi

sehingga itu akan membuat kepala

komunikasi harus sesuai dengan

hierarkinya contohnya nih kalau misalnya

kita mau mengajukan surat ke ikan

misalnya ya harus melalui dulu kepala

bagian dulu tadi oleh kepala bagian eh

di baru acece kita kan nanti setelah AC

baru akan dinaikkan gede kan gitu Jadi

ada jalur jalurnya atau ada Hitler

artinya gak bisa langsung ke atas kayak

gitu ya yang ketiga itu adalah

spesialisasi jabatan jadi adanya

spesialisasi jabatan

Hai yang menghasilkan beberapa

Departemen atau bagian yang berbeda

dalam organisasi dapat menyebabkan pola

komunikasi yang dibangun itu juga

berbeda-beda gitu misalnya Departemen

pemasaran itu pola komunikasinya mungkin

akan beda dengan departemen keuangan dan

lain sebagainya gitu alurnya seperti apa

dan lain sebagainya Itu per

departemennya karena mereka yang lebih

tahu kebutuhan mereka tentang komunikasi

itu kayak gitu ya terus kemudian yang ke

empat itu adalah kepemilikan akan

informasi dan mereka yang berada dalam

suatu organisasi umumnya itu lebih

mengetahui dan menguasai berbagai

informasi yang terkait dengan bagiannya

dibandingkan mereka yang berasal dari

luar bagian sehingga pola komunikasi

yang ada di dalam organisasi itu yang

memiliki organisasi itu pasti akan

berbeda dengan orang-orang yang tidak

memiliki organisasi tersebut jadi eh

kepemilikan hak

informasi itu akan membuat pola

komunikasinya juga berbeda seperti itu

dua sebenarnya jadi ada komunikasi

formal dan komunikasi informal kalau

komunikasi informal itu komunikasi yang

dilakukan antara berbagai pihak maupun

berbagai bagian dalam organisasi yang

biasanya tidak secara kaku atau tidak

melalui tingkatan-tingkatan yang

berkeliaran qinergy yang tadi sudah

dijelaskan yaitu ya tapi disini kita

akan membahas mengenai komunikasi formal

dan di sini ada sistem informasi formal

eh Jadi kalau sistem informasi formal

itu kan emang sudah disusun itu ya jadi

eh sudah melalui pemrosesan yang sesuai

standarnya dan disini resistor informasi

formal itu ada contohnya sistem

pemrosesan transaksi itu ya ketika

memproses suatu transaksi itu langsung

sistem informasinya yang membantu kita

terus kemudian sistem informasi

manajemen sistem pendukung pengambilan

keputusan sistem informasi eksekutif

sistem jaringan internal sistem pintar

dan lain sebagainya Itu adalah sistem

informasi formal kayak gitu Terus yang

kedua kita juga akan membahas teknologi

informasi yang bersifat personal Nah

kalau yang bersifat personal itu banyak

sekali alat-alat yang bisa digunakan

contohnya adalah komputer mesin fotocopy

mesin fax telepon seluler webcam eh dan

produktif teknologi informasi lainnya

itunya yaitu lebih personal gitu ketika

kita mengirim email terus kemudian kita

mengirim fax gitu ya terus kita

menelepon dan sbgnya Nah itu adalah yang

bersifat personal

Hai materi kita jadi pengantar manajemen

pertemuan ke-9 seperti biasa jangan lupa

subscribe jangan lupa komen dengan

menuliskan kelas nama dan ini dan jangan

lupa untuk bunyikan lonceng gitu aja

dari saya maaf bila banyak salah-salah

kata lo billahitaufiq wassalamu'alaikum

warahmatullahi wabarakatuh