Making and Taking Simple Telephone Message
Summary
TLDRThis video focuses on learning English in a fun and engaging way, with Nanda guiding viewers through important phrases for making and receiving business phone calls. It covers professional etiquette in handling calls, including how to introduce oneself, take and leave messages, and connect calls in a business environment. Nanda explains key expressions and examples in both English and Bahasa, making it easy for learners to understand. The lesson emphasizes the importance of clear communication, proper tone, and professional behavior during phone interactions, especially in business contexts.
Takeaways
- π Prepare necessary materials like notebooks and tools before starting your English lessons.
- π£οΈ The lesson focuses on professional phone call etiquette, particularly for business situations.
- π When making a business call, introduce yourself and state the purpose clearly.
- π€ Use a friendly and polite tone when answering business calls; avoid letting the phone ring more than three times.
- π’ Always mention the company name when answering a business call so the caller knows they've reached the correct place.
- β If the intended recipient of the call is unavailable, provide a clear reason and offer to take a message.
- βοΈ When taking a message, gather key details such as the caller's name, phone number, time, and the message itself.
- β³ Use polite phrases like 'hold the line' or 'one moment please' when asking the caller to wait.
- π For connecting calls, use formal phrases like 'I will connect you now' or 'you will be connected to extension...'.
- π© If you're unable to reach someone, leave a phone message with clear instructions for a return call.
Q & A
What is the main purpose of the video?
-The main purpose of the video is to teach viewers how to communicate effectively over the phone in a business setting using English.
What should viewers prepare before starting the lesson?
-Viewers should prepare a notebook, writing tools, and their English textbook to help support their learning during the lesson.
What is the recommended way to start a business phone call?
-When making a business phone call, it is recommended to state your identity and the purpose of your call clearly and concisely, for example, 'Hello, my name is Nanda. Iβd like to speak to Ms. Sarah.'
Why is it important to answer business calls promptly?
-It is important to answer business calls promptly to demonstrate professionalism and respect for the caller, as business calls are usually important. Calls should not ring more than three times before being answered.
How should you greet someone when answering a business phone call?
-When answering a business phone call, you should use a formal greeting and state the name of your company, such as 'Good morning, Bakti Idhata Vocational High School. How can I help you?'
What should you do if the person the caller is trying to reach is unavailable?
-If the person is unavailable, you should politely inform the caller with a reason, such as 'Iβm sorry, Ms. Sarah is in a meeting at the moment.' Then, you can ask if they would like to leave a message.
What key information should be collected when taking a message?
-When taking a message, it's important to collect the caller's name, their phone number, the time of the call, and the content of their message, and relay it promptly.
What phrase can be used to ask someone to wait while connecting a call?
-To ask someone to wait while connecting their call, you can say phrases like 'Could you hold the line, please?' or 'One moment, please. Iβll check if they are available.'
How can you professionally connect a caller to another person in the company?
-You can professionally connect a caller by saying, 'I will connect you now' or 'You will be connected to extension 123 shortly.'
What should you do if you can't reach the person and need to leave a message instead?
-If you can't reach the person, you should leave a message using a phrase like, 'Please tell Ms. Sarah that I called and ask her to return my call at this number: 0857 40111.'
Outlines
π Introduction to English Learning and Business Phone Etiquette
In this segment, the speaker begins by welcoming viewers to the video, encouraging them to prepare with notes and materials for the lesson on English. The focus is on learning English in a fun way through animation. After a brief reminder to pray according to oneβs faith, the speaker introduces the topic of taking and leaving simple phone messages in a business context. They emphasize the importance of professionalism when speaking on the phone, especially in international companies, and introduce expressions to make business phone calls. Examples are provided for starting a phone conversation with a clear introduction and stating the purpose of the call.
π How to Receive and Handle Business Phone Calls
This part focuses on how to properly receive business phone calls. The speaker stresses the importance of answering calls promptly, ideally within three rings, as business calls are often urgent. The use of formal greetings and mentioning the company's name when answering is recommended to assure the caller they have reached the correct place. Several examples are provided, showcasing professional greetings in English. Additionally, handling calls in companies with multiple phone lines or departments is discussed, along with appropriate phrases for connecting the caller to the right person.
Mindmap
Keywords
π‘Making a phone call
π‘Answering a phone call
π‘Taking a message
π‘Professional tone
π‘Leaving a message
π‘Holding the line
π‘Connecting a phone call
π‘Identifying the caller
π‘Business communication
π‘Phone etiquette
Highlights
The video begins with a greeting and emphasizes the importance of learning English in an engaging and fun way through animations.
Before starting the lesson, students are reminded to prepare a notebook, writing tools, and relevant English textbooks.
A brief moment of prayer is encouraged before the learning session, respecting each student's individual faith.
The lesson focuses on making and taking phone calls in English, particularly in a business setting.
When making a business phone call, it's important to keep the conversation brief and clear, stating your identity and the purpose of the call.
Examples are provided on how to introduce yourself when calling, such as 'Hello, my name is Nanda, Iβd like to speak to...' followed by the purpose of the call.
Students are encouraged to answer phone calls politely and professionally, with specific attention to tone of voice.
It's recommended to answer business calls within three rings to maintain professionalism.
Formal greetings and identifying the company name are necessary when answering business calls, ensuring the caller knows theyβve reached the correct line.
If the intended recipient is unavailable, provide clear reasons and offer to take a message.
Examples of polite ways to request message details, such as 'Would you like to leave a message?' and 'Can I take down your message?' are included.
It's essential to collect the caller's name, contact information, and the time of the call accurately when taking a message.
When asking the caller to hold the line, use phrases like 'Please hold the line,' or 'One moment, Iβll check if they are available.'
Instructions are given on how to connect a caller to the correct extension or department.
The video concludes with an example dialogue of a business phone call, reviewing key terms and strategies.
Transcripts
yo yo waalaikum warahmatullahi
wabarakatuh Welcome to my video kita
belajar bahasa Inggris lagi bareng with
Nanda belajar bahasa Inggris kali ini
pasti tetap bisa lepas dengan menarik
dan menyenangkan melalui animasi yang
udah bisa anda buat nanti Oke Sebelum
kita belajar kalian harus DP dulu nih
buku catatan alat tulis dan buku bahasa
Inggris yang mendukung kalian untuk
belajar Sebelum kita belajar alangkah
baiknya kita berdoa sesuai agama dan
kepercayaan masing-masing Berdoa dimulai
Oke waktunya belajar cek assalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh suday Wilona
about taking and leaving simple phone
message Bagaimana sih cara berbicara
lewat telepon dalam
kondisi tertentu khususnya dalam situasi
bisnis menggunakan bahasa Inggris
walaubagaimanapun pada saat berbicara lo
telepon dalam situasi bisnis kita harus
dapat melakukannya secara profesional
ketika kita bekerja di sebuah perusahaan
internasional atau perusahaan Dimana
tempat kita bekerja memiliki Mitra
perusahaan asing dan kita bertugas untuk
menerima sebuah panggilan telepon yang
masuk show jadi kita sudah harus tahu
dong dengan istilah-istilah atau
ungkapan-ungkapan tertentu yang sering
digunakan dalam percakapan bisnis lewat
telepon nah yang pertama yang akan kita
bahas adalah making a phone call
ungkapan ini mungkin digunakan bukan
pada saat kita menerima panggilan
telepon yang masuk tapi ungkapan ini
digunakan pada saat kita ingin membuat
sebuah Panggilan telepon kepada orang
lain dalam situasi bisnis pada saat kita
ingin melakukan panggilan telepon
lakukanlah dengan singkat dan jelas ya
enggan menyebutkan identitas dan maksud
dari tujuan kita mengapa melakukan
panggilan
tersebut Hello my name is Nanda it like
to speak to me Sarah Please Hello nama
saya Nanda Saya ingin berbicara dengan
Maisarah Hello ayam Nanda from Bakti
idhata vocational High School maestik
tumis arah Halo saya Nanda dari SMK
Bakti idhata Bolehkah saya berbicara
kepada misral This is Nanda calling from
Baghdad a vocational high school school
is picture the sales manager Please elo
ini Nanda yang menelepon dari SMK Bakti
idhata Bisakah saya berbicara kepada
manajer penjualan oke itu tadi beberapa
contoh kalimat yang bisa kamu gunakan
ketika kamu ingin membuat panggilan
telepon ya silahkan kamu pilih mau
menggunakan kalimat yang mana aja oke
sekarang yang kita bahas adalah ensuring
a phone call karena kita nggak bisa
melihat lawan bicara pada saat kita
sedang menelepon jadi satu-satunya yang
kita andalkan adalah suara kita sehingga
kita harus gunakan nada
suara yang bersahabat dan sopan saat ada
panggilan telepon masuk dan telepon
berdering sebaiknya kita tidak
membiarkannya terlalu lama telepon
tersebut berdering Jangan biarkan
telepon berdering lebih dari tiga kali
karena telepon bisnis merupakan sebuah
panggilan yang sangat penting jangan
membuat orang lain menunggu ya Selain
itu gunakanlah kalimat sapaan yang
formal dan sebutkan nama perusahaan yang
menjawab sebuah panggilan yang masuk
supaya orang yang menelepon tahu bahwa
dia menelpon nomor yang benar Oke ini
bisa anda berikan contoh ungkapan
kalimat ya yang bisa kamu gunakan ketika
kamu mau menjawab teleponku tenun Bakti
idhata vocational High School Can i help
you selamat siang dengan SMK Bakti
idhata Ada yang bisa saya bantu Hello
SMK Bakti idhata vokasional school home
a hope you Hello dengan SMK Bakti idhata
bagaimana saya dapat membantu kamu Good
morning banget
revocation high school my name is Nanda
What can I do for you Selamat pagi
dengan SMK Bakti idhata Nama saya Nanda
Ada yang bisa saya bantu Hello Bakti
idhata vocational High School homeadore
call Hello dengan SMK Bakti idhata
kepada siapa panggilan kamu ingin
disambungkan nah ungkapan ini biasanya
digunakan pada perusahaan yang memiliki
beberapa saluran telepon tambahan untuk
masing-masing divisinya well Yang
sekarang kita bahas selanjutnya adalah
theking open message pada saat penelepon
tidak berhasil menghubungi orang yang
dimaksud tugas kita sebagai penerima
telepon adalah memberitahu bahwa orang
yang di tuju sedang tidak dapat menerima
panggilan telepon tersebut dengan
memberikan alasan-alasan tertentu yang
jelas Berikut ini adalah contoh ungkapan
ungkapan dari theking open message ya am
sorry misal raison meeting at this
moment by afnizar ah sedang rapat saat
ini I'm sorry Mr Handoko is not in the
day Maaf Pak Handoko hari ini tidak Mas
I am afraid mestica is not indofish
time.she hawatir Ibu tiga tidak berada
di kantor saat ini am sorry at-tabrizi
isn't able to enter Your Call his busy
right now maaf Saya khawatir dia tidak
dapat menerima panggilan telepon kamu
Dia sedang sibuk sekarang Nah setelah
memberitahu bahwa orang yang dituju
tidak dapat menerima panggilan telepon
yang masuk tugas orang tua telepon
selanjutnya adalah menanyakan apakah si
penelepon ingin meninggalkan pesan atau
tidak dengan menggunakan contoh ungkapan
seperti berikut ini muncul like to leave
a message apa kah kamu ingin
meninggalkan pesan mie air right down
your message Bolehkah saya menuliskan
pesan kamu lucu like me to tell him or
her that you could Apakah kamu ingin
saya memberitahunya bahwa kamu menelepon
nah pastikan saat menerima pesan kita
memperoleh data-data seperti nama
penelpon nomor telepon yang dapat
dihubungi waktu dan isi dari pesan yang
diberikan kemudian sampaikan pesan
sesegera mungkin selain
ungkapan-ungkapan tersebut yang tadi
sudah Mister dijelaskan Kita juga harus
tahu ungkapan-ungkapan yang lain yang
digunakan pada saat menelepon dalam
situasi bisnis seperti holding the line
ungkapan ini digunakan pada saat kita
meminta penelpon supaya menunggu atau
menahan panggilannya contoh ungkapan
kalimat yang bisa digunakan seperti ini
ya khusyuk holder lain please Bisakah
kamu menahan salurannya one moment
please l check if he or she is available
Mohon tunggu sebentar ya Saya akan cek
Apakah dia ada Just a moment please
mohon tunggu sebentar kultur hold on
please Bisakah kamu menunggu sebentar
maksud dari menahan saluran artinya
menunggu sebentar dengan tidak menutup
teleponnya ya next yang akan kita bahas
adalah connecting a phone call ungkapan
ini digunakan untuk menyambungkan
penelpon dengan orang yang dituju
Berikut ini adalah kalimat-kalimat
ungkapan koneksi ke Poncol yang
menggunakan ya ayo pujb saya akan
menyambungkan kamu white Midnight Please
you will be connected to extension 13
Mohon tunggu sebentar sekampung akan
disambungkan ke saluran 123 surel
connect you to him or her now Tentu saya
akan menyambungkan kamu kepada dia
sekarang lazis jangan kita bahas adalah
leaving a phone message ungkapan ini
digunakan saat kita tidak berhasil
menghubungi orang yang kita tuju sebagai
gantinya kita Meninggalkan pesan di
telepon pada orang yang ingin kita
hubungi kita dapat menggunakan ungkapan
berikut untuk Meninggalkan pesan telepon
ya Kenneth elne mesara datai could
Bisakah kamu menyampaikan kepada misrah
bahwa saya menelepon Yes wushu Please
tell her misnan dacourt ya Bisakah kamu
memberi tahunya bahwa mist Anda
menelepon Please tell me Sarah Cukai me
at Zero Ed five-seven fozzy ro
Hai one Tolong sampaikan kepada misrah
supaya menelpon saya ke nomor 0857 40111
Please tell him or her blablabla let him
or her now that blablabla kucuri main
him or her about blablabla Nah di sini
Kamu isi ya pesannya ingin kamu
sampaikan Oke selesai sudah misalnya
menjelaskan materinya sekarang kalian
bisa cek ya contoh dialog berikut ini CQ
Daud Hello good morning I am Nanda from
Infinity kurs my eyes picture misal
Please good morning Miss tanda Bakti
idhata vocational High School Club You
Hold the Line please LC Kismis arah is
in her office Oke thank you thanks for
holding the line is Nanda Ayu connect It
To Me Sarah now thank you oke Desa for
me then
watching Don't forget to like Comment
and subscribe see you in the next video
wassalamu'alaikum warahmatullahi
wabarakatuh
Browse More Related Video
MATERI INTRODUCING ONESELF AND OTHERS
'Pleased to meet you' β Introductions in business settings | Business of English #1 | ABC Australia
50 PHRASES IN BUSINESS ENGLISH
Leaving and Taking Phone Message | Materi Bahasa Inggris Kelas 11 SMA & SMK.
Learn Mix & Match technique to start Speaking English | English Speaking Course - Day 2
Brilliant Customer Service - How to Impress your Customers! - Chapter 3
5.0 / 5 (0 votes)