生産性爆上げ！Notionのタスク管理を極めたい方に4つのご提案【中級者向け】

Summary

In this informative video, the speaker, Yamada, a Notion ambassador, introduces four efficient methods to streamline task management within Notion. These methods include creating routine notifications, grouping tasks by project, tracking time spent on tasks, and utilizing mobile devices effectively. The video also emphasizes the importance of reflection and offers a template for daily review to consolidate all information and reduce stress. The speaker provides step-by-step instructions, making it easy for viewers to implement these strategies and enhance their productivity.

Takeaways

• 📅 Develop a routine for task management to make it a habit and reduce the time spent on creating tasks and reminders manually.
• ⏰ Utilize templates and notifications within Notion to automate the creation of routine tasks and ensure timely reminders.
• 🔄 Create recurring tasks for periodic activities such as monthly bill payments or annual events to avoid forgetting important deadlines.
• 🎯 Group related tasks together under a project or job to streamline management and keep track of progress.
• 🔗 Use relational databases in Notion to link tasks with their corresponding projects for better organization and visibility.
• 🕒 Implement time tracking for tasks to understand how much time is spent on each and to improve future planning and efficiency.
• 📊 Use formulas and properties in Notion to calculate time spent on tasks and compare it against estimated time for better time management.
• 📱 Optimize tasks for mobile use by creating a dedicated mobile view and widget to quickly access and update tasks on-the-go.
• 🔄 Develop a system to handle task interruptions and resume work efficiently without losing track of progress.
• 🔍 Regularly review and reflect on completed tasks to learn from past experiences and optimize future task management strategies.
• 🎁 Take advantage of free resources and templates provided by Notion ambassadors and the Notion community to enhance your task management system.

Q & A

What is the main focus of the video?

The main focus of the video is to introduce four efficient methods to optimize task management for those who are already accustomed to task management systems.

Why is it important to be cautious about one's task management habits?

It is important because one might unknowingly adopt inefficient management methods and not realize they are using suboptimal practices, which can lead to wasted time and stress.

What is the first efficiency method introduced in the video?

The first efficiency method introduced is the use of routine notifications to reduce the time spent on creating tasks for recurring activities.

How can the routine notification method help save time?

By using templates and setting up recurring tasks with notifications, one can avoid the repetitive process of manually creating tasks and reduce time loss due to accumulation of small tasks.

What is the second efficiency method discussed in the video?

The second efficiency method is the creation of task groups, which helps in managing multiple tasks associated with a single project or work item more effectively.

How do buttons and database copying help in task management?

Buttons with pre-set actions can quickly create multiple tasks with one click, while database copying allows for easy maintenance and replication of task groups, making it convenient for team use and reducing manual effort.

What is the third efficiency method introduced in the video?

The third efficiency method is time tracking for tasks, which involves measuring how much time is spent on each task to improve efficiency and plan better for future tasks.

How can time tracking benefit task management?

Time tracking provides insights into how much time is spent on individual tasks, allowing for better planning, estimation, and optimization of work time, ultimately leading to increased productivity.

What is the fourth efficiency method presented in the video?

The fourth efficiency method is effectively utilizing smartphone features to manage tasks that can be done quickly during spare time, making it easier to progress with such tasks.

How can the smartphone view help in task management?

A dedicated smartphone view with filters for quick tasks allows users to easily access and complete small tasks during spare moments, thus improving overall task management efficiency.

What does the video recommend at the end for further enhancing task management?

The video recommends using a daily review page to consolidate all task-related information and perform a daily reflection, which helps in identifying areas of improvement and maintaining an efficient task management system.

Outlines

00:00

📅 Routine Notification for Efficient Task Management

The paragraph introduces a method for streamlining task management through the use of routine notifications. The speaker emphasizes the importance of recognizing potential pitfalls in task management as one becomes accustomed to it. The video aims to provide four methods to thoroughly optimize task management in Notion, helping viewers to overcome daily stressors and lead more fulfilling lives. The first method discussed is creating routine notifications to prevent time loss due to repetitive tasks and using templates to reduce the effort required to set up reminders and tasks.

05:01

📋 Task Group Creation for Work-Oriented Efficiency

This section focuses on the second method of task management efficiency, which involves creating task groups based on work-related tasks. The speaker explains that multiple tasks often stem from a single job or project, such as creating a YouTube video which involves various subtasks. The video demonstrates how to use Notion's features to group these tasks efficiently, either by creating a button that generates multiple tasks at once or by duplicating a database to maintain a record of similar tasks. This approach is particularly useful for managing projects with recurring tasks and for team collaboration.

10:03

⏱️ Time Tracking for Task Management

The third method for enhancing task management efficiency discussed in this paragraph is time tracking. The speaker highlights the importance of understanding how much time is spent on each task to effectively manage tasks. The video outlines a process for setting up time tracking within Notion, including creating properties for start and end times, and a formula to calculate the duration of tasks. The aim is to make time management more visual and tangible, allowing users to better plan and allocate their time to tasks.

15:04

📱 Leveraging Smartphones for Efficient Task Management

The fourth and final method presented in the video script revolves around the effective use of smartphones for task management. The speaker suggests creating a dedicated view within Notion for tasks that can be quickly completed during spare moments on a smartphone. The video demonstrates how to set up a mobile-friendly view and provides tips on how to access this view easily on a smartphone. Additionally, the speaker recommends creating a widget for quick access to the task management page, making it convenient to track progress on tasks during spare time.

20:06

🔄 Reflecting on Task Management for Continuous Improvement

In the concluding part of the video script, the speaker emphasizes the importance of reflection in task management. A daily reflection page is suggested as a way to consolidate all task-related information and facilitate review. The video provides a step-by-step guide on setting up this reflection page, including linking tasks, creating templates, and setting up filters. The speaker also mentions a bonus method for enhancing information management alongside task management, encouraging viewers to sign up for a free template on the official LINE account for more effective organization.

Keywords

💡Task Management

Task management refers to the process of defining, organizing, and prioritizing tasks to achieve goals efficiently. In the video, it is the central theme, with the speaker discussing various methods to optimize task management using Notion, a productivity tool.

💡Notion

Notion is a productivity application that allows users to take notes, create databases, manage tasks, and collaborate with others. In the context of the video, Notion is used as a platform to implement the discussed task management techniques.

💡Routines

Routines are regular, repetitive patterns of activity that can be used to automate and streamline daily tasks. In the video, the speaker discusses setting up routines in Notion to reduce the time spent on creating tasks and reminders.

💡Templates

Templates are pre-designed layouts or frameworks that can be used to quickly create new pages or documents with a consistent structure. In the video, the speaker uses Notion templates to create standardized task layouts for better organization and efficiency.

💡Time Tracking

Time tracking is the process of monitoring and recording the time spent on specific tasks or activities. It helps in understanding productivity patterns and improving efficiency. The video introduces a method for time tracking within Notion to optimize task management.

💡Efficiency

Efficiency refers to the ability to achieve a goal or complete a task with the minimum waste of time, effort, or resources. The video's main objective is to enhance efficiency in task management by providing strategies and techniques using Notion.

💡Notifications

Notifications are alerts or messages that inform users of new events or updates. In the context of task management, notifications can serve as reminders or updates on task status. The video explores using notifications in Notion to keep track of routine tasks and improve productivity.

💡Task Groups

Task groups are collections of related tasks that are bundled together for easier management and tracking. The video emphasizes the importance of creating task groups in Notion to streamline work processes and enhance organization.

💡Automation

Automation refers to the process of creating systems or processes that perform tasks with minimal human intervention. In the video, automation is discussed as a means to improve task management efficiency by reducing manual effort and increasing productivity.

💡Reflection

Reflection involves looking back on one's actions, thoughts, or experiences to gain insights and learn from them. In the video, the speaker encourages daily reflection as a part of task management to review progress and improve future performance.

Highlights

Introducing the concept of task management and its importance in daily productivity.

Discussing the common pitfalls of becoming too accustomed to inefficient task management methods.

Presenting four efficient methods to streamline task management using Notion.

Explaining the use of routines and notifications to automate daily tasks in Notion.

Demonstrating how to create templates for routine tasks to save time and effort.

Discussing the grouping of tasks based on work projects and the use of buttons for quick task creation.

Introducing the concept of task groups and the benefits of using databases for project management.

Explaining the maintenance and updating of manual instructions within task groups for team use.

Presenting a method for time tracking within tasks to improve efficiency and estimate task duration.

Addressing the issue of task interruptions and how to manage them effectively within the system.

Creating a time tracking mechanism with start and end timestamps for detailed task analysis.

Discussing the effective use of smartphones for managing quick tasks and the creation of a dedicated mobile view.

Introducing widgets for easy access to task management pages on mobile devices.

Providing a method for daily review and reflection on completed tasks to optimize future task management.

Sharing a free bonus template for information management to complement task management efficiency.

Announcing support for freelancers and corporations to improve project and team management.

Inviting viewers to subscribe to the channel for more practical tips on utilizing Notion in daily life.

Transcripts

どうもノーション公式アンバサダーの山田

です今回はタスク管理を極めたい方に向け

た動画です実はタスク管理って慣れてきた

頃に1番はまりやすい穴があるんですよ

最初は手間に感じていたけどだんだんと

慣れてきて少しずつタスク管理が習慣化し

てきましたそんな方こそ実は要注意で非行

率な管理方法に慣れてしまっている可能性

があるんですこれが本当に厄介で自分が

普通だと感じていることってそれが非行率

な方法でも全然気づけなくなってしまうん

ですでもご安心ください今回の動画では

ノーションのタスク管理を徹底的に効率化

するこちらの4つの方法をお伝えして皆

さんにたくさんの気づきを与えますこの

動画を見るだけで自分でも気づけなかった

日々のちょっとしたストレスを解消できて

より充実した毎日を過ごせるようになり

ますよタスク管理に慣れてきた方もっと

効率化したいと思っている方は是非最後

までご覧くださいこのチャンネルでは

あなたが持つ情報を資産に変える方法をお

届けしています終わらないタスクや

散らばった大量のメモこんな雑多な情報も

まとめてノーションで一元管理タスクは

目標へのみべメモはアイデアの種や知恵の

厳選に変わりますノーションで自分だけの

情報資産を手に入れたい方は是非

チャンネル登録をお願いしますちなみに

今回の動画は中級者向けですまだタスク

管理に慣れていない方挫折しないタスク

管理を見つけたいという方はこちらの動画

からご覧ください概要欄にURLを貼って

おきますそれでは本題に入り

ましょうまず1つ目の効率化手法は

ルーティン通知です皆さんはルーティン

作業ってありますか例えばば必ず朝8時に

やっていること毎日やらないといけない

こと平日だけやること毎月必ず25日に

やらないといけないこと毎年12月になっ

たらやること色々なスパンのルーティンが

あると思いますが忘れないように毎回メモ

したりタスクを作成したりしてませんか

ちょっとしたことの積み重ねでも積もり

積もると結構な時間ロスにつながります

そんな手間はテンプレートを機能を使って

削減しちゃいましょう実際に操作をし

ながら説明していきますまずは

データベースを作成タスク管理に最低限

必要なステータスとそれから日付を選択し

て名前は実行日としておきますあとはタグ

はいらないので削除しておきましょう最低

限のプロパティが用意できたのでまずは

右上のこちらから新規テンプレートを作成

しますまずは名前を入力します今回は毎朝

散歩としておきます実行日は今としておき

ますそしてここがポイントなんですが

ページ内に自分のメンションをつけておき

ますこうしておくことでページが作成され

た際に通知が届くようになり

はいこれでテンプレートは完成です先に他

のルーティンも用意してしまいたいので今

作成したものを複製して次は5分読書とし

ましょう同じようにあと3つぐらい追加し

ておきますはいこんな感じですねでは

ルーティンが用意できたので繰り返し設定

を行いますまずは毎朝散歩から右側の3点

コードから繰り返し設定を押して毎日を

選択しますこちらは毎朝の散歩なので日日

は1日ごとタイミングは朝7時にしておき

ましょうこれで保存します次は5分読書

これも毎日ですねただこれは隙間時間に

やりたいので時間指定は特にしなくても

いいと思いますその場合こちらの

タイミングは0時としておいて

テンプレートの日付を今ではなくて今日に

しておきましょうはいこれでオッケーです

ねこれで毎日0時に作成はされるけど時間

までは入力されなくて日付だけの設定と

なります次は仕事の振り返りですこちらは

平日だけとしたいので毎週を選択します

そうすると曜日が選択できるようになるの

で月曜日から水目近と金曜日まで選択をし

ます時間は18時としておきましょう

ちなみにこちらの毎週については2週間

ごとだったり3週間ごとっていう形で学習

で設定するっていったことは可能なんです

けれども例えば第3金曜日だけとか第1

月曜日だけといったような形で設定する

ことはできませんあくまで設定できるのは

何日起きとか何週間起きだけということに

注意しましょうでは次は家賃の支払いです

ねこちらは繰り返しは毎月と設定します

今度は開始日を支払いをしたい25日に

設定をします時間は朝の9時としておき

ましょうこうすると次は3月25に作成さ

れてその月は4月の25日に作成がされ

ます毎月同じ日付に作成されるという設定

ができるんですねただし月末固定はでき

ないので注意しましょう例えばこれを3月

31日に設定すると4月は31日がないの

で次の5月まで飛ばされてしまいます

じゃああらかじめ30日にしておくという

方法もありですがそうすると2月は飛ばさ

れてしまいますやるとしたら毎月31日の

設定をしておきつつ4月6月9月11月は

毎年1回でそれぞれ30日で設定そして2

月は毎年1回で28日に設定するという形

にするしかなさそうですでは最後大掃除

ですねこちらは年に1回なので毎年を設定

します日付は12月の29日ぐらいにして

おきましょうかこちらですねこちらも時間

指定は特にしなくていいと思うのでこれで

設定オッケーです編集をクリックして

こちらの実行日も今ではなく今日にして

おきましょうはいこんな形で繰り返し

テンプレートが設定できます月末日の指定

だったり第3土曜日といった変則的な対応

はできませんが比較的柔軟に設定すること

ができますただしこの方法だと事前に確認

することはできませんその時間になって

初めてデータが作成されて通知が来ます

少し早めに知りたいぐらいであれば例えば

ば作成時間を10分前ぐらいに設定して

おくことでいいかもしれませんが事前に

カレンダーで分かるようにしておきたいと

いった場合にはこの方法だと難しいので

カレンダーの繰り返し機能を使って登録

することをお勧めしますカレンダーを使っ

た繰り返し設定についてはこちらの動画で

丁寧に解説しています概要欄にURLを

貼っておきますので是非こちらの動画も

後ほどご覧くださいでは次に行きましょう

2つ目の効率化手法はタスクグループの

作成です先ほどは時間軸で区切った効率化

でしたが今度は仕事軸で区切った効率化

です1つの仕事案件に対して複数のタスク

が紐付きていることってよくありますよね

例えば僕の場合はYouTube動画を

作成するという1つの仕事に対してテーマ

を決める台本を書く撮影する編集する投稿

するといった感じで細分化されたタスクが

あります本当はもっと細かく管理している

んですがこれぐらいだとしても毎回タスク

を作成するのって手間ですよねでも先ほど

と違って実行日時はっていません

YouTubeの動画投稿自体は毎週して

いますが1つずつのタスクって実行す日付

は週によってバラバラなんですこのように

案件に紐付きて毎回発生するけど実行日は

その都度決めているようなタスクについて

はグループを作成しておくのがおすすめ

ですグループを作成する方法は2つあって

1つ目はボタン機能ですまずは先ほどの

こちらの例で実際に用意してみましょう

まずはボタンを作成してボタンの名前は

YouTube動画を作成するとしてます

アイコンも動画っぽいものにしておき

ましょうはいこちらでオッケーですねそう

したらアクションを追加からページを追加

データベースにはこちらのタスク管理効率

化DVを選択しますそうしたらタスクを1

つずつ設定していきましょうまずはテーマ

を決めるこちらを複製して次は台本を書く

再度複製してこんな感じで順番にタスクを

作成していきますはいこんな感じですね5

つのタスクを作成するボタンが準備でき

ましたのでこちらのボタンを押していき

ますこんな形で5つのタスクをワン

クリックで作成することができます1度

作成してしまえばボタンを押すだけですぐ

にタスクを作成することができますさらに

これを便利に使えるのがプロジェクト管理

をしている場合ですということでまずは

プロジェクトデータベースを用意します

このプロジェクト用のデータベースと

タスク管理のデータベースをリレーション

させますプラスボタンからリレーションを

選択してこちらのプロジェクトDVを選択

します双方に表示するトグルをオンにして

リレーションを追加しますはいこんな形

ですね通したこのプロジェクト

データベースにテンプレートを作成して

表示は見やすいようにサイドピークに変更

しますそうしたら先ほど作成したこの

ボタンをテンプレートの中にコピーします

はいこんな形ですねテンプレートの名前は

新規プロジェクトにしておきましょうそう

したらボタンの中の設定から別の

プロパティを編集をしてこちらの

プロジェクトDBを選択しますここでこの

ページを選択しますこれを他のタスクにも

全て設定をしてはいこんな形ですねこれで

設定完了です紐づいタスクが分かりやすい

ようにこちらのビューのリンクをコピーし

てここにリンクドビューを設定しておき

ましょうテブビューを選択しますそして

フィルターでこちらの新規プロジェクトを

設定しておきますはいこれで準備完了し

ました来週のYouTube動画を作成

するぞってなったらまず新規ボタンを押し

てプロジェクトを作成します中のページを

開いてこちらのテンプレートを選択します

そうすると先ほど用意したテンプレートが

表示されるのでYouTube動画を作成

するボタンをクリックしますそうすると

このプロジェクトに紐づいた形でタスクが

作成されます1度用意しておくだけで何回

も使うことができるのでこれ相当便利です

よねでもこのボタン運用は弱点があります

タスクがずっと変わらない場合はいいん

ですが当然中身が変更する時もありますよ

ねそんな時にこのボタンだとちょっと

メンテナンスがしづらいですボタンの編集

はちょっと分かりづらいですし一括操作も

できないので結構手間がかかるんですよね

そこでお勧めしたいのがもう1つの方法

データベースコピーですこの方法を使うと

メンテナンスは分かりやすくなりますし

このページ内に情報を残すことができる

ようになるんですんそれのどこがすごいの

と思うかもしれませんが正直明玉飛び出る

ぐらいに便利に使います特にチーム利用時

の効果は抜群です見た方がすさが伝わると

思いますので早速その方法を解説していき

たいと思いますまずはこちらのタスク

データベースを複製します最近の

アップデートでこちらの複製からデータ

なしで複製するというのが選びようになり

ましたこれもかなり便利ですね中のデータ

はコピーしないのですぐに複製も完了し

ました名前も変更しておきましょうそうし

たら先ほどと同じようにプロジェクト

データベースのテンプレートを表示して

今回もサイドピークで表示しますそうし

たらこの複製したデータベースを

プロジェクトのテンプレートに設置します

このデータベース内にタスクグループを

作成しますはいこんな感じですね先ほどの

ボタンと違って一覧で見ることができるの

でタスク名やプロパティを変更したい場合

も設定が楽ですよねさらにページ内にも

情報を入力することができますここで何の

情報を入力しておくかと言うとマニュアル

です通常タスクとマニュアルって別々に

管理してますよねでもこうやってタスクの

ページ内にマニュアルを入力できるので

一体で管理することができるんです自動で

タスクが作成されてページの中を開くと

マニュアルが抱えているこれ最高じゃない

ですか使ってみると分かりますが相当便利

ですでもまだこれだけじゃないんですよ

こちらのマニュアルも更新することって

ありますよねこのマニュアルを全て選択し

てこちらの6点ブロックからブロック

タイプの変換同期ブロックに変換します

このように同期ブロックにしておくことで

現在進行しているタスクでこのマニュアル

を更新しても大元のテンプレートにすぐに

反映されるんですこれすごさ分かりますか

ね僕だけ興奮してます大丈夫かなこちら

是非チームで利用してみてくださいマジで

マニュアル管理が相当便利になりますただ

実際に見てみないとイメージが湧きづらい

と思うので一度どんな動きをするか試して

みましょう分かりやすいようにこれまで

作成したものは1度消しておきましたそう

したらプロジェクトを新規で作成して

ページを開きます先ほどと同じように

テンプレートを選択しますそうすると

こちらのデータベースにすでにタスクが

用意されているのでこれを全て選択して下

のデータベースにドラック&ドロップで

移しますそうするとタスク一覧にも追加さ

れましたしプロジェクトとタスクも

しっかり連携されている状態になりました

さらにこちらの台本を書くページを開くと

マニュアルが表示されています例えばこの

マニュアルを今回更新したとしますはい

こんな形ですねそうして次にまた

プロジェクトを作成して同じようにページ

を開いてテンプレートを選択すこちらの

名前は新規プロジェクト2としておき

ましょう同じようにこちらのタスクを全て

選択してドラック&ドプで下に移します

そして大本額ページを開くと先ほど更新し

たマニュアルがしっかり反映された状態に

なっていますこのように大元のマニュアル

を更新しなくてもタスク内に表示されて

いるマニュアルを更新するだけで次にその

プロジェクトを作成した時には自動で

マニュアルが更新された状態で表示される

んですこれはチームで使ってみるとより

便利さが分かりますいかがでしょうかこの

データベースコピーの運用はページを移動

させる必要があるのでそこがボタンよりは

直感的に少し分かりづらいですただそこ

さえ慣れればものすごく利便性が高く使え

ますよさらにですね3月中に皆さんに搭載

されるという噂の新機能マイTaskを

使えばおそらくこのデータベース感の移動

さえいらなくなる可能性が高いですただ

ですね僕のワークスペースにもまだ来て

くれていないので今は紹介することができ

ませんマイタスクの運用については使える

ようになったら改めて詳細を解説する動画

を撮ろうと思っていますというわけで直感

的にはボタンの方が使いやすいですが

マニュアルとの一体化やメンテナンスのし

やすさを踏まえるとデータベースコピー

運用でタスクグループを作成するのが僕の

おすすめですでは次に行きましょう3つ目

の効率化手法はタスクの時間計測です効率

化をするにあたって時間の概念は欠かせ

ません1つのタスクにどれくらい時間が

かかっているのか分からないと効率化

しようがないですからね感覚で大体30分

ぐらいかなじゃ意味ないのでちゃんと数値

を見えるかしていきましょうということで

まずはよくある時間計測の仕組みを作って

いきます実費のプロパティをコピーして

開始日時と完了日時を作成していきます

そしてケス計時間を表示する数式も用意し

ましょう名前は計測時間とします数式は

デイトビトンで完了日時と開始日時の差分

を表示します表示する単位は分表示とし

ますはいこんな形ですね開始日時を入力し

て完了2も同じように入力をするとはい

こんな形で表示されましたただこれだと

時間を入力するのが手間なので時間入力用

のボタンも用意しましょうまずは

プロパティからボタンを作成します名前は

開始ボタンとしてアクションはステータス

を進行中に変更とさらに開始日置を今と

設定しますはいこんな形ですねこれで開始

ボタンを押すと今の時間が入力されました

そしてステータスも進行中になっています

ね次に完了ボタンも同じように作成します

ボタンを作成して名前は完了ボタン

アクションは同じようにまずはステータス

今度は完了ですねそしてもう1つ

プロパティを追加して今度は完了日時にし

て時間は今に設定しますはいこれで完了

ボタンもも設定が完了しました完了ボタン

を押すと完了日時が入力されてステータス

も完了になっています計測時間も1分表示

されていますねはいここまでがよくある

時間計測の仕組みだと思いますシンプルで

いい感じに使えそうに見えるんですが実際

にこれを使っていくと問題点が少なくとも

2つ発生すると思います1つ目は計測した

時間の使い道です正直時間を計測するだけ

で終わっていたらあんまり意味がないこと

が多いです皆さん作業始め寝る前にこれは

1時間で終わらせたいとかこれは3時間

ぐらいかかりそうだなとかうわこれどれ

ぐらい時間かかるか全然わかんないとか

思ってるはずなんですよねでも不思議と

それを見えるかしようとする人は少ない

ですこれは本当にもったいないせっかく

時間計測までしてるのにそれを有効活用

できていないんです有効活用できていない

ものは忙しくなるとやめてしまいやすいと

僕は思っていますなので必ず見込みを

立てるようにしましょう用意は簡単です

まずは見込み時間を入力するプロパティを

用意しましょう数値プロパティーを選択し

て名前は見込み時間としますそして差分が

表示される数式も用意しましょう数式を

選択して名前は差分とします数式は簡単で

計測時間低く見込み時間でOKですねはい

こんな形で完了ですこれで作業をする前に

見込み時間を設定しておいて実際に計測を

してみることで見込みに対してどれぐらい

かかったのかそれを確認できるようになり

ますあと大事なのが振り返りです思った

より早く追われたなサクサク進めたと思っ

たけど意外と時間かかってたこの作業好き

じゃないわなんでもいいですタスクが完了

した時点で簡単でいいので一言残しておき

ましょうこちらも用意は簡単でテキスト

プロパティにして名前を一言振り返りとし

ておけばオッケーですはいこんな感じです

ねこの振り返りが後から聞いてきますこの

振り返りの活かし方についても後ほど

詳しく説明しますではよくある時間計測の

問題点2つ目の問題点は中断ですちょっと

休憩を挟んだり急ぎの案件が入ってきたり

タスクを中断することってよくありますよ

ねでもこの仕組みだとタスクの中断には

うまく対応できないんですやるとしたら

1度タスクを完了させて再度同じタスクを

用意するといった感じですね例えばこの

タスクを開始してまだ完了してないけど

途中でちょっと中断しなきゃいけないそう

いった時この仕組みの場合はやるとしたら

1度タスクを完了させてしまって再度同じ

タスクを用意するこんな感じで対応する

しかないと思いますがこれはちょっと手間

ですよねなのでタスクを中断しても時間

計測できる仕組みを作りたいと思います

ちょっと難しい仕組みになるんですが1度

作ってしまえばずっと使えるので一緒に見

ていきましょうまず中断するためにはどう

すればいいかですがその都度時間を記録

する必要がありますよねでもこの

データベースの中だけでやろうとすると

この開始日時とか完了日時の他に中断日時

を何個も作る必要がありますしかも中断を

何回するかも分からないのでその分

プロパティを用意しなきゃいけませんその

運用ももちろん無理ではないんですが何回

中断するかも分からない状態だと

データベースの設計としては綺麗ではあり

ませんなので計測用のデータベースを用意

してリレーションで連携をさせます実際に

この下にデータベースを用意して名前は

タスクの時間計測DBとしますタグの

プロパティは消してしまってまずはタスク

データベースとのリレーションを追加し

ますこちらのタスク管理効率化DBですね

トグルをオンにしてリレーションを追加し

ますそして分かりやすいように作成日

プロパティも追加しておきましょうはい

こちらですねこのデータベースを使って

やりたいことはこうですまずは開始ボタン

を開始中段ボタンとしますそして

アクションにステップを追加してボタンを

押すごとにタスクの時間計測データベース

にページが作成されるようにしますこちら

のデータベースからタスクの時間計測DB

を選択します名前はなのでこれは削除して

しまいますそうしたらこれを上に移動させ

てまずタスクの時間計測DBにページが

追加されるそしてボタンを押したタスクに

この時間計測DBが追加されるというよう

な設定にしますこちらですね追加された

新規ページを選択しますはいこれで設定

完了です完了ボタンも同じように設定し

ましょう名前はこのままでいいのでまずは

別のステップを追加からページを追加

データベースにはタスクの時間計測DBを

選択します名前は削除して場所を上に移動

させますそしてタスクに別のプロパティを

追加してタスクの時間計測DBこちらは

追加を選択して追加された新規ページを

選択しますはいこれで完了ボタンも設定が

完了しましたまずは開始ボタンを押します

分かりやすいように名前にちょっと入力し

ておきますねこれが開始です次にもう1度

ボタンを押して1度中断させますはいこら

は中段ですねそして再度開始ボタンを押し

ますこちらは再開としておきますはい

そして最後に完了ボタンを押しますこれが

完了ですねこれでそれぞれの時間は記録

できるようになりましたあとはこのを集計

できるようになればいいですよね集計する

ためにはまずこの時間のうちどれが開始

時間でどれが終了時間なのか分かるように

する必要がありますそのための数式を作成

しましょうまずは数式プロパティを作成し

て名前は開始終了としますはい使う数式は

こんな感じで正直ちょっと難しいので

細かい説明は省いて何が行われているか

だけ説明しコメントでも書いていますが

まず連携しているタスクの何番目に時間

計測したものかをここで調べています

そして奇数なら開始偶数なら終了としてい

ますこれはつまり1回目に計測したものは

当然開始だし2回目は終了それが中段でも

完了でも1回終了時間ですよねそしてまた

3回目は開始4回目は終了という形で必ず

奇数については開始の時間偶数については

終了の時間になるという形で判定をしてい

ますこれで完了ボタンを押すと開始中段

再開完了という形でそれぞれ開始と終了が

表示されていますこれでどれが開始時間で

どれが終了時間か分かったので今度は集計

できるように日付を数値に変換しましょう

ここではタイムスタンプという数式を使い

ますもう1つ数式を追加して名前はタイム

スタンプとします数式は簡単で作成日時の

タイムスタンプを表示するこれで完了です

こちらのタイムスタンプはここに説明も

書かれていますが1970年からのミ秒が

表示されます完了してみるとこんな形です

ねこの数値を使って開始と終了の間の時間

を計算できるようにしますそのためには

開始時間をマイナスにしてあげる必要が

あります開始時間をマイナスにして開始と

終了を足してあげるとその差分だけが残る

ようになりますよねということでこの数式

をもう少し変更してあげますはいこんな形

の数式にしてあげましたこの開始と終了が

開始であれば符合がマイナス開始でなけれ

ばプラスとしてこの符号を先ほどの式に

かけるようにしましたこれで完了ボタンを

押すとこちらが開始になっているものは

タイムスタンプがマイナスになりますこれ

で集計するための数値の元はできたのであ

はタスクの計測時間を集計しますタスク

データベースのこちらの計測時間の数式

先ほどは日付の間の分を表示していただけ

ですがこちらを変更しますはい数式として

はこんな形ですねまずはタスクの計測

データベースのタイムスタンプの合計その

数値を計測ミ秒数というものに代任をして

いますそしてその計測ミリ秒数を6万で

割ることによって分表示に変換をしてい

ますこれで完了してみましょうそうすると

先ほどボタンを実行していたこの編集する

タスクこのの計測時間が2分となってい

ますねこちらの開始途中の間の1分それ

から再開と完了の間の1分これが合計され

た2分がここに表示されていますこれで

完成でもいいんですが今の現状のままだと

計測をしている間は変な数字がここに表示

されるようになってしまいます今が計測し

ているかどうかも分かりやすいようにし

たいですよねということでまずは計測中か

どうかパっと見で分かるようにします今度

はこちらのタスクデータベースに

プロパティを追加します数式プロパティを

選択して計測中の場合は砂時計が表示さ

れるようにします名前も計測中にしておき

ましょうはい数式はこんな形ですね時間

計測データベースの最後が開始なのか終了

なのか最後が開始であれば今は計測中と

いうことでこの砂時計が表示されるという

ような数式にしていますこれで完了押すと

先ほどボタンを押したものですねこちら

進行中になっているものに砂時計が表示さ

れていますこちらは1番前に持ってきて

しまいましょうそうしたらプロパティーの

アイコンも砂時計にしてしまってこちら

ですね邪魔にならないように横幅を限界

まで狭くしちゃいましょうこちらの

プロパティーの種類を1度チェック

ボックスに変換してこの横幅を1番狭くし

ますそしてサイドプロパティを編集から

種類を数式に戻しますはいこんな形ですね

そうすると数式の中身は変更する前のまま

この状態が保持されていて横幅を限界まで

狭くすることができますちょっとした小技

ですが列をすっきりさせたい時には非常に

重宝する技ですぜひ覚えておいてください

では計測時間の表示も変更してしまい

ましょうこちらの砂時計が表示されている

計測中の場合は計測時間が0になるように

変更しましょうはいこんな形ですね式は

先ほど使ったものと同じですね計測状況が

開始つまり計測中であれば0を表示して

計測中でない場合には計測ミリ秒数を6万

で割ったものを表示するという式に変更し

ましたこれで完了押すと先ほどは数値が

表示されていましたが今は計測中なので0

が表示されるようになっていますこれで

完了ボタンを押してみると砂時計が消えて

計測時間が6分と表示されましたこれで

計測の仕組みは完成したのであは開始日時

ですねここは1番最初に開始日時が入っ

たらその後更新されないようにしたいので

まずはボタンの設定を解除しちゃい

ましょうこちらのボタンのプロパティを

編集からこちらですね開始日時が今となっ

ているものこちらを削除してしまいます

はいこれでボタンを押しても開始日時が編

編集されないようになりましたそうしたら

開始日時は1回目に計測した日時を表示

するようにしたいのでプロパティを編集

から種類を日付から数式に変更します

そして数式についてはまずは時間計測

データベースこちらの1番最初のものです

ね1番最初の時間計測の作成日時こちらを

表示するようにしますこれで完了にすると

開始日時が表示されていますこちらの編集

数タスクの場合は1番下のこの開始の時間

ですね21時33分の時間が表示されてい

ますこちらの投稿するについてはこちら

ですね投稿するの1番最初の開始21時

47分が表示されています完了日時は完了

ボタンを押した時刻が入ればオッケーなの

でこのままで良さそうですこれで

プロパティは完成しましたあとはページ内

に計測時間が表示されるようにしておき

ましょうこちらの時間計測のビューを

コピーしておいてタスクカンディデータ

ベースのテンプレートを作成します新規

テンプレートを作成してタイトルは新規

タスクとしておきますページ内に先ほど

コピーしたURLを貼り付けてリンクド

VIを作成しますビューの名前は計測履歴

としておきましょう表示するプロパティは

開始終了とあと作成日時だけで良さそうな

のでそれ以外は非表示にしておきますあと

は作成された順番に並べ替えできるように

したいので新しいプロパティを追加から

IDを追加しておきますこのID自体は非

表示でいいですねあとは並べ替えをIDを

選択してはいこれで作成された順番に上

から並ぶようになりましたさらに

フィルターを設定してこのページに紐づく

ものだけ表示されるようにしたいと思い

ますこちらの新規タスクを設定しておき

ますはいこれでページ内も完成ですそうし

たらこのテンプレートをデフォルトに設定

しておきましょうこれで準備が整ったので

テストをしてみますタスクを新規作成して

まずは開始ボタンを押しますそして1度

中段をして再度開始ボタンを押します

そして今度は完了ですねはいこんな形で

いいタイミングで時間が切り替わってくれ

ました開始日は1番最初に計測をした22

時ちょうど完了日時は1番最後の22時1

分となっていますこのページの中みも見て

みましょうページの中を見てみると計測の

履歴がそれぞれ表示されていますこれで

完成でもいいんですがこのままだと必ず

ミスが起きますそれがボタンの押し忘れ

です慣れてくると減ってはきますがそれで

もボタンの押し忘れってどうしても発生し

ちゃいますよねそんなボタンの押し忘れを

なくす画期的な方法なんですが正直そんな

ものはありませんタスクを開始するとか

終了するという意思表示はあくまで皆さん

の頭の中で行われるのでそれをノーション

に自動で反映させるのはさすがに無理なん

ですじゃあどうするかですが逆転の発想で

ボタンを押し忘れてもリカバーできるよう

にしておけばいいんですそれが修正機能

です時間計測データベースに修正機能を

追加してみましょう仕組みは簡単ですまず

はプロパティを追加して日付こちらは修正

日としておきますさらにもう1つ作成日を

追加しておいてこちらの名前は自動にとし

ておきますこちらの修正日時に入力がされ

たらその日時を反映して入力がなければ

こちらの自動日時が反映されるそういった

仕組みすれば良さそうですよねということ

で元々の作成日時の名前は最終日時に変更

してしまいましょうこちらの最終日時の

プロパティをまずは数式に変更しますはい

こちらですね数式は修正時に入力があれば

修正日を選択なければ自動日時を表示

こんな形ですねこの数式でOKです試しに

修正2時を入力してみると時間で例えば

22時の30分としますはいそうすると

修正日時がそのままこちらの最終日時に

反映されています先ほどの新規タスクを

見ると時間が29分になっていますね

こちらを30分にしたのでこちらの1分

から30分までの29分がここに表示され

ていますこれで仕組みはOKのなのであは

タスクデータベース内のテンプレートも

修正をしてしまいましょうこちらから編集

を選択します見やすいようにフルページに

変換をしておきますこちらのビューに修正

日時を表示するように設定しましょう

こちらですねあは修正した場合の修正理由

を入力する項目も用意しておいた方が良さ

そうですねこの修正理由は別に使わなくて

も全然問題ないですがチームで業務などで

使う場合には必須になると思いますでは

再度テストをしてみましょう新規ページを

作成してまずは開始ボタンそして1度中段

をして再度開始ボタンを押しますそして

最後に完了ボタンはいこれでページの中を

見てみましょう全く同じ時間で4つ計測さ

れていますねここにそれぞれ修正日時を

入れてみますこちらは22時ちょうどとし

てこちらの終了は22時30分とします

はいこんな形ですねそうすると計測時間に

ついて30分計測されていますねだいぶ

長くなりましたがこれで時間計測の仕組み

は完成です時間計測が時間で簡単にできる

ようになりましたし中断もできて履歴も

見れて修正もできる仕組みが完成しました

では次に行きましょう4つ目の効率化手法

はスマホの有効活用ですタスクの中には

じっくり腰を据えてやりたいものから隙間

時間にさっとやりたいものまで様々あり

ますよねこのうち隙間時間でさっとできる

ものスマホでできるものについては専用の

チェックをつけておきますこちらのタスク

漢字データベースにチェックボックスを

用意してタイトルはスマホ用としておき

ます上から4つぐらい適当にチェックを

つけておきますあとはスマホ用のビューも

用意しておきましょう新規ビューを作成

からレイアウトはボードビューカード

サイズは小にしておきましょう分かり

やすいように列の背景色はつけておきます

ビューの名前はスマホ用タスクとしておき

ましょうプロパティの表示はボタンを完了

ボタンとそれから開始中断ボタンこちらを

表示してあとは計測中の表示も表示できる

ようにしておきましょう順番を並び替えて

こちらでオですねああは隙間時間にさっと

やるものが見れればいいので完了は見え

なくて良さそうですね進行中が左に来る

ようにしたいので並び替えを公準にして

おきますはいこれで設定は完了したので

ビューのリンクをコピーしてスマホ用の

ページを用意しますここにリンクドビュー

を設置しておきましょうはいこんな形です

ねではスマホからこのページにアクセスし

てみますはいスマホから見るとこんな形

ですすっかり説明を忘れていたんですが

こちらのスマホ用タスクのビューには

フィルターを追加しておくのがいいです

スマホ用にチェックがありこちらですね

この状態にしておくことで隙間タスクの

ものだけこちらのスマホ用のビューに表示

することができますこしたらここから実際

に時間計測もしてみましょうこちらの大

本格ボタンの開始中段ボタンを押すとこの

ように進行中に移動して砂時計が表示され

ましたそして完了ボタンを押すことで完了

のグループに移動していますこんな形で

スマホ用のページを用意しておくだけで

隙間タスクがめちゃめちゃ進みやすくなる

のでお勧めですさらにこのページ自体への

アクセスもしやすいようにウィジットも

用意しておきましょう今からお見せするの

はiOSでの操作になってしまうんですが

Androidでも同じようにwizet

の追加できるのでご安心くださいまずは

デスクトップを中押しして右上のプラス

ボタンからウィジットを追加しますこちら

の検索窓にノーションと入力をして

ノーションのアイコンを選択します

wizetはこちらの1番小さいページを

選択します長押で設定と表示されています

がこちらをワンクリックしてあげるだけで

ページの選択ができるようになりますそう

したら先ほどのページを選択しますスマホ

用タスクこんな感じでアイコンやカバー

画像も表示できるので見た目もおしゃれに

できますよ他にもよくアクセスするページ

があれば同じように

ウィジェットスミスにアクセスできるよう

になるので是非試してみてくださいここ

まで4つの効率化手法をお伝えしてきまし

たがその効果をさらに倍増させる方法が

あるので最後にその方法を紹介しますそれ

が振り返りです1日の振り返りページを

用意してそこに全ての情報を集約させます

これは見た方がイメージがつきやすいと

思うのでまずは一気に作成をしちゃいます

データベースを用意して名前はタスク管理

効率化の振り返りデータベースとします

タグのプロパティは削除してしまって日付

のプロパティを用意しますそうししたら

まずはタスクとリレーションをさせます

トグルをオンにしてリレーションを追加あ

はボタンプロパティを用意してボタンを

押した日のタスクが連携されるようにし

ます名前もタスク連携としておきます

アクションはページを編集でデータベース

はタスク管理効率化データベースを選択し

ますそしてこちらの全てのページを押して

フィルター設定を実行日が今と一致する

ものにしますそしてプロパティはタスク

管理効率化の振り返りデータベースを選択

して選択はこのページとしますはいこれで

設定完了ですあはテンプレートを作成して

ページ内にタスクを表示させたいのでまず

はタスクのリンクをコピーしておいて新規

テンプレートを作成します名前は

todayとして日付は今日としておき

ますこちらのタスクは非表示にしておき

ましょうページ内に先ほどのURLを

貼り付けてリンクドBを作成します名前は

タスクとしてプロパティは時間と一言以外

は全て非表示しちゃいましょうはいこんな

形ですねただステータスは分かった方が

良さそうなのでグプをステータスで分けて

おきましょうはいこれで良さそうです時間

の合計も見えた方が良さそうなのでこちら

の合計を追加しておきますこれで見た目は

OKなのでフィルター設定でこのページを

設定しますタスク管理効率化の振り返り

データベースでtodayですねこれを

選択しますこれでテンプレート設定は完了

したのでこのテンプレートをデフォルトに

設定しておきつつ繰り返し設定で毎日作成

されるようにしておきますこれで毎日自動

でページが作成されるようになりましたが

今回はすぐお見せするために新規でページ

を作成しますあちなみにタスクについて

実行日を全て今日にしておきましたこれで

ページの中身を開きますそうするとまだ今

の時点ではタスクが何も表示されていませ

んここでタスク連携ボタンを押すとはい

こんな形で実行日が今日になっている

タスクが全て連携されるようになりました

あとは今日のタスクを見て1日の振り返り

を行いますここで振り返りがしやすいよう

にタスクごとに一言振り返りを用意してい

ます具体的な振り返りの方法についてです

が僕のおすすめは名所各瞑想で紹介されて

いるデイリージャーナリングですここで

紹介するとめちゃめちゃ長くなってしまい

ますので興味がある方はこちらのノートを

ご覧ください今度こちらの内容についても

動画で紹介する予定ですちなみに僕はその

日の夜に振り返る派なのでそれに合わせた

設定をしましたが次の日の朝に前日の

振り返りをする場合はタスク連携ボタン内

のフィルター設定を変更する必要があり

ますプロパティを編集から先ほどのこちら

ですねアクションのフィルター条件につい

てこちらを今日にしておりましたがと一致

に変更してこちらを昨日に変更します

こんな形ですねこのように設定しておく

ことで次の日の朝に前日の振り返りをする

人についても同じように連携させることが

できます是非活用してみて

[音楽]

ください皆さんお疲れ様でしたタスク管理

を最大限効率化した後に是非セットで効率

化して欲しいのが情報管理ですいくらやる

ことが整理されていてももそれに必要な

情報が整理されていないと結局情報を探す

ことに時間がかかって非行率になって

しまいますよねそんな情報管理で悩まない

ための最強のテンプレートを用意してい

ますこれだけの特典を詰め込んでいますが

なんと公式LINEで無料で配布してい

ますご利用いただいた方からはこんなに

たくさんの感想をいただけています

たくさんの方からえボリュームすごすぎ

ませんこれが無料って何か裏があるんです

かそんな風に怪しまれてしまうので無料の

うちに間に合わなかった方はすいません

是非今のうちうちに概要欄の公式LINE

から受け取っていただくことをお勧めし

ますもう1つお知らせですフリーランス

法人向けのサポートを開始しました案件

管理がうまく進められていない議事力や

資料をいっつも探しているメンバー官の

情報共有がうまくいっていないそんな方は

是非概要欄のリンクからご連絡ください

あなたが真に注力すべきことに時間を

使えるように無駄な管理コストを徹底的に

削減いたします最後にここまで見て

いただけた方だけにプレゼントです正直

今日の内容はプレゼントするつもりはあり

ませんでした皆さんが普段使っている

ページに組み込んでいただくことに意味が

あってそのまま複製してもあまり意味が

ないと思っていたからですただここまで

説明してみて思いましたが時間計測の

仕組みはちょっと複雑で難しいです数式や

仕組みを直接見ながら必要に応じてコピー

して使っていただいた方が皆さんにとって

も便利だと思いましてテンプレートの形に

してプレゼントすることにしました公式L

で小率と入力していただければ無料で

テンプレートを受け取ることができます

日がなや漢字だと配布できないので注意し

てくださいそれでは今日の復習です今回は

タスク管理を徹底的に効率化する4つの

方法をお伝えさせていただきましたタスク

管理は毎日行うことなので少しでも非効率

なことがあるとそれが積み重なって大きな

ストレスになってしまいます今日紹介した

4つの方法全部試して取り入れる必要は

ないですがこんなやり方もあるということ

で皆さんが気づきを得てくれたら嬉しいな

と思っています日々のちょっとした

ストレスを解消してタスク管理を快適に行

えるようにしていきましょうこの

チャンネルではノーションの操作方法や

機能の解説だけではなく皆さんの生活で

実際に役に立つ具体的なノーションの活用

方法を紹介していますノーションをもっと

活用したいこれからも見逃したくないと

いう方は是非今のうちにチャンネル登録を

しておいてもらえればと思いますという

ことで今回も最後まで見ていただき

ありがとうございましたこの動画が少しで

もためになったという方はコメント欄への

感想や高評価をお願いいたしますご質問や

ご不明点も是非お気軽にコメント欄で聞い

てくださいそれではまた次の動画でお会い

しましょう神理の山田でした次は数式完全

解説やり

ます