生産性爆上げ!Notionのタスク管理を極めたい方に4つのご提案【中級者向け】
Summary
TLDRIn this informative video, the speaker, Yamada, a Notion ambassador, introduces four efficient methods to streamline task management within Notion. These methods include creating routine notifications, grouping tasks by project, tracking time spent on tasks, and utilizing mobile devices effectively. The video also emphasizes the importance of reflection and offers a template for daily review to consolidate all information and reduce stress. The speaker provides step-by-step instructions, making it easy for viewers to implement these strategies and enhance their productivity.
Takeaways
- 📅 Develop a routine for task management to make it a habit and reduce the time spent on creating tasks and reminders manually.
- ⏰ Utilize templates and notifications within Notion to automate the creation of routine tasks and ensure timely reminders.
- 🔄 Create recurring tasks for periodic activities such as monthly bill payments or annual events to avoid forgetting important deadlines.
- 🎯 Group related tasks together under a project or job to streamline management and keep track of progress.
- 🔗 Use relational databases in Notion to link tasks with their corresponding projects for better organization and visibility.
- 🕒 Implement time tracking for tasks to understand how much time is spent on each and to improve future planning and efficiency.
- 📊 Use formulas and properties in Notion to calculate time spent on tasks and compare it against estimated time for better time management.
- 📱 Optimize tasks for mobile use by creating a dedicated mobile view and widget to quickly access and update tasks on-the-go.
- 🔄 Develop a system to handle task interruptions and resume work efficiently without losing track of progress.
- 🔍 Regularly review and reflect on completed tasks to learn from past experiences and optimize future task management strategies.
- 🎁 Take advantage of free resources and templates provided by Notion ambassadors and the Notion community to enhance your task management system.
Q & A
What is the main focus of the video?
-The main focus of the video is to introduce four efficient methods to optimize task management for those who are already accustomed to task management systems.
Why is it important to be cautious about one's task management habits?
-It is important because one might unknowingly adopt inefficient management methods and not realize they are using suboptimal practices, which can lead to wasted time and stress.
What is the first efficiency method introduced in the video?
-The first efficiency method introduced is the use of routine notifications to reduce the time spent on creating tasks for recurring activities.
How can the routine notification method help save time?
-By using templates and setting up recurring tasks with notifications, one can avoid the repetitive process of manually creating tasks and reduce time loss due to accumulation of small tasks.
What is the second efficiency method discussed in the video?
-The second efficiency method is the creation of task groups, which helps in managing multiple tasks associated with a single project or work item more effectively.
How do buttons and database copying help in task management?
-Buttons with pre-set actions can quickly create multiple tasks with one click, while database copying allows for easy maintenance and replication of task groups, making it convenient for team use and reducing manual effort.
What is the third efficiency method introduced in the video?
-The third efficiency method is time tracking for tasks, which involves measuring how much time is spent on each task to improve efficiency and plan better for future tasks.
How can time tracking benefit task management?
-Time tracking provides insights into how much time is spent on individual tasks, allowing for better planning, estimation, and optimization of work time, ultimately leading to increased productivity.
What is the fourth efficiency method presented in the video?
-The fourth efficiency method is effectively utilizing smartphone features to manage tasks that can be done quickly during spare time, making it easier to progress with such tasks.
How can the smartphone view help in task management?
-A dedicated smartphone view with filters for quick tasks allows users to easily access and complete small tasks during spare moments, thus improving overall task management efficiency.
What does the video recommend at the end for further enhancing task management?
-The video recommends using a daily review page to consolidate all task-related information and perform a daily reflection, which helps in identifying areas of improvement and maintaining an efficient task management system.
Outlines
📅 Routine Notification for Efficient Task Management
The paragraph introduces a method for streamlining task management through the use of routine notifications. The speaker emphasizes the importance of recognizing potential pitfalls in task management as one becomes accustomed to it. The video aims to provide four methods to thoroughly optimize task management in Notion, helping viewers to overcome daily stressors and lead more fulfilling lives. The first method discussed is creating routine notifications to prevent time loss due to repetitive tasks and using templates to reduce the effort required to set up reminders and tasks.
📋 Task Group Creation for Work-Oriented Efficiency
This section focuses on the second method of task management efficiency, which involves creating task groups based on work-related tasks. The speaker explains that multiple tasks often stem from a single job or project, such as creating a YouTube video which involves various subtasks. The video demonstrates how to use Notion's features to group these tasks efficiently, either by creating a button that generates multiple tasks at once or by duplicating a database to maintain a record of similar tasks. This approach is particularly useful for managing projects with recurring tasks and for team collaboration.
⏱️ Time Tracking for Task Management
The third method for enhancing task management efficiency discussed in this paragraph is time tracking. The speaker highlights the importance of understanding how much time is spent on each task to effectively manage tasks. The video outlines a process for setting up time tracking within Notion, including creating properties for start and end times, and a formula to calculate the duration of tasks. The aim is to make time management more visual and tangible, allowing users to better plan and allocate their time to tasks.
📱 Leveraging Smartphones for Efficient Task Management
The fourth and final method presented in the video script revolves around the effective use of smartphones for task management. The speaker suggests creating a dedicated view within Notion for tasks that can be quickly completed during spare moments on a smartphone. The video demonstrates how to set up a mobile-friendly view and provides tips on how to access this view easily on a smartphone. Additionally, the speaker recommends creating a widget for quick access to the task management page, making it convenient to track progress on tasks during spare time.
🔄 Reflecting on Task Management for Continuous Improvement
In the concluding part of the video script, the speaker emphasizes the importance of reflection in task management. A daily reflection page is suggested as a way to consolidate all task-related information and facilitate review. The video provides a step-by-step guide on setting up this reflection page, including linking tasks, creating templates, and setting up filters. The speaker also mentions a bonus method for enhancing information management alongside task management, encouraging viewers to sign up for a free template on the official LINE account for more effective organization.
Mindmap
Keywords
💡Task Management
💡Notion
💡Routines
💡Templates
💡Time Tracking
💡Efficiency
💡Notifications
💡Task Groups
💡Automation
💡Reflection
Highlights
Introducing the concept of task management and its importance in daily productivity.
Discussing the common pitfalls of becoming too accustomed to inefficient task management methods.
Presenting four efficient methods to streamline task management using Notion.
Explaining the use of routines and notifications to automate daily tasks in Notion.
Demonstrating how to create templates for routine tasks to save time and effort.
Discussing the grouping of tasks based on work projects and the use of buttons for quick task creation.
Introducing the concept of task groups and the benefits of using databases for project management.
Explaining the maintenance and updating of manual instructions within task groups for team use.
Presenting a method for time tracking within tasks to improve efficiency and estimate task duration.
Addressing the issue of task interruptions and how to manage them effectively within the system.
Creating a time tracking mechanism with start and end timestamps for detailed task analysis.
Discussing the effective use of smartphones for managing quick tasks and the creation of a dedicated mobile view.
Introducing widgets for easy access to task management pages on mobile devices.
Providing a method for daily review and reflection on completed tasks to optimize future task management.
Sharing a free bonus template for information management to complement task management efficiency.
Announcing support for freelancers and corporations to improve project and team management.
Inviting viewers to subscribe to the channel for more practical tips on utilizing Notion in daily life.
Transcripts
どうもノーション公式アンバサダーの山田
です今回はタスク管理を極めたい方に向け
た動画です実はタスク管理って慣れてきた
頃に1番はまりやすい穴があるんですよ
最初は手間に感じていたけどだんだんと
慣れてきて少しずつタスク管理が習慣化し
てきましたそんな方こそ実は要注意で非行
率な管理方法に慣れてしまっている可能性
があるんですこれが本当に厄介で自分が
普通だと感じていることってそれが非行率
な方法でも全然気づけなくなってしまうん
ですでもご安心ください今回の動画では
ノーションのタスク管理を徹底的に効率化
するこちらの4つの方法をお伝えして皆
さんにたくさんの気づきを与えますこの
動画を見るだけで自分でも気づけなかった
日々のちょっとしたストレスを解消できて
より充実した毎日を過ごせるようになり
ますよタスク管理に慣れてきた方もっと
効率化したいと思っている方は是非最後
までご覧くださいこのチャンネルでは
あなたが持つ情報を資産に変える方法をお
届けしています終わらないタスクや
散らばった大量のメモこんな雑多な情報も
まとめてノーションで一元管理タスクは
目標へのみべメモはアイデアの種や知恵の
厳選に変わりますノーションで自分だけの
情報資産を手に入れたい方は是非
チャンネル登録をお願いしますちなみに
今回の動画は中級者向けですまだタスク
管理に慣れていない方挫折しないタスク
管理を見つけたいという方はこちらの動画
からご覧ください概要欄にURLを貼って
おきますそれでは本題に入り
ましょうまず1つ目の効率化手法は
ルーティン通知です皆さんはルーティン
作業ってありますか例えばば必ず朝8時に
やっていること毎日やらないといけない
こと平日だけやること毎月必ず25日に
やらないといけないこと毎年12月になっ
たらやること色々なスパンのルーティンが
あると思いますが忘れないように毎回メモ
したりタスクを作成したりしてませんか
ちょっとしたことの積み重ねでも積もり
積もると結構な時間ロスにつながります
そんな手間はテンプレートを機能を使って
削減しちゃいましょう実際に操作をし
ながら説明していきますまずは
データベースを作成タスク管理に最低限
必要なステータスとそれから日付を選択し
て名前は実行日としておきますあとはタグ
はいらないので削除しておきましょう最低
限のプロパティが用意できたのでまずは
右上のこちらから新規テンプレートを作成
しますまずは名前を入力します今回は毎朝
散歩としておきます実行日は今としておき
ますそしてここがポイントなんですが
ページ内に自分のメンションをつけておき
ますこうしておくことでページが作成され
た際に通知が届くようになり
はいこれでテンプレートは完成です先に他
のルーティンも用意してしまいたいので今
作成したものを複製して次は5分読書とし
ましょう同じようにあと3つぐらい追加し
ておきますはいこんな感じですねでは
ルーティンが用意できたので繰り返し設定
を行いますまずは毎朝散歩から右側の3点
コードから繰り返し設定を押して毎日を
選択しますこちらは毎朝の散歩なので日日
は1日ごとタイミングは朝7時にしておき
ましょうこれで保存します次は5分読書
これも毎日ですねただこれは隙間時間に
やりたいので時間指定は特にしなくても
いいと思いますその場合こちらの
タイミングは0時としておいて
テンプレートの日付を今ではなくて今日に
しておきましょうはいこれでオッケーです
ねこれで毎日0時に作成はされるけど時間
までは入力されなくて日付だけの設定と
なります次は仕事の振り返りですこちらは
平日だけとしたいので毎週を選択します
そうすると曜日が選択できるようになるの
で月曜日から水目近と金曜日まで選択をし
ます時間は18時としておきましょう
ちなみにこちらの毎週については2週間
ごとだったり3週間ごとっていう形で学習
で設定するっていったことは可能なんです
けれども例えば第3金曜日だけとか第1
月曜日だけといったような形で設定する
ことはできませんあくまで設定できるのは
何日起きとか何週間起きだけということに
注意しましょうでは次は家賃の支払いです
ねこちらは繰り返しは毎月と設定します
今度は開始日を支払いをしたい25日に
設定をします時間は朝の9時としておき
ましょうこうすると次は3月25に作成さ
れてその月は4月の25日に作成がされ
ます毎月同じ日付に作成されるという設定
ができるんですねただし月末固定はでき
ないので注意しましょう例えばこれを3月
31日に設定すると4月は31日がないの
で次の5月まで飛ばされてしまいます
じゃああらかじめ30日にしておくという
方法もありですがそうすると2月は飛ばさ
れてしまいますやるとしたら毎月31日の
設定をしておきつつ4月6月9月11月は
毎年1回でそれぞれ30日で設定そして2
月は毎年1回で28日に設定するという形
にするしかなさそうですでは最後大掃除
ですねこちらは年に1回なので毎年を設定
します日付は12月の29日ぐらいにして
おきましょうかこちらですねこちらも時間
指定は特にしなくていいと思うのでこれで
設定オッケーです編集をクリックして
こちらの実行日も今ではなく今日にして
おきましょうはいこんな形で繰り返し
テンプレートが設定できます月末日の指定
だったり第3土曜日といった変則的な対応
はできませんが比較的柔軟に設定すること
ができますただしこの方法だと事前に確認
することはできませんその時間になって
初めてデータが作成されて通知が来ます
少し早めに知りたいぐらいであれば例えば
ば作成時間を10分前ぐらいに設定して
おくことでいいかもしれませんが事前に
カレンダーで分かるようにしておきたいと
いった場合にはこの方法だと難しいので
カレンダーの繰り返し機能を使って登録
することをお勧めしますカレンダーを使っ
た繰り返し設定についてはこちらの動画で
丁寧に解説しています概要欄にURLを
貼っておきますので是非こちらの動画も
後ほどご覧くださいでは次に行きましょう
2つ目の効率化手法はタスクグループの
作成です先ほどは時間軸で区切った効率化
でしたが今度は仕事軸で区切った効率化
です1つの仕事案件に対して複数のタスク
が紐付きていることってよくありますよね
例えば僕の場合はYouTube動画を
作成するという1つの仕事に対してテーマ
を決める台本を書く撮影する編集する投稿
するといった感じで細分化されたタスクが
あります本当はもっと細かく管理している
んですがこれぐらいだとしても毎回タスク
を作成するのって手間ですよねでも先ほど
と違って実行日時はっていません
YouTubeの動画投稿自体は毎週して
いますが1つずつのタスクって実行す日付
は週によってバラバラなんですこのように
案件に紐付きて毎回発生するけど実行日は
その都度決めているようなタスクについて
はグループを作成しておくのがおすすめ
ですグループを作成する方法は2つあって
1つ目はボタン機能ですまずは先ほどの
こちらの例で実際に用意してみましょう
まずはボタンを作成してボタンの名前は
YouTube動画を作成するとしてます
アイコンも動画っぽいものにしておき
ましょうはいこちらでオッケーですねそう
したらアクションを追加からページを追加
データベースにはこちらのタスク管理効率
化DVを選択しますそうしたらタスクを1
つずつ設定していきましょうまずはテーマ
を決めるこちらを複製して次は台本を書く
再度複製してこんな感じで順番にタスクを
作成していきますはいこんな感じですね5
つのタスクを作成するボタンが準備でき
ましたのでこちらのボタンを押していき
ますこんな形で5つのタスクをワン
クリックで作成することができます1度
作成してしまえばボタンを押すだけですぐ
にタスクを作成することができますさらに
これを便利に使えるのがプロジェクト管理
をしている場合ですということでまずは
プロジェクトデータベースを用意します
このプロジェクト用のデータベースと
タスク管理のデータベースをリレーション
させますプラスボタンからリレーションを
選択してこちらのプロジェクトDVを選択
します双方に表示するトグルをオンにして
リレーションを追加しますはいこんな形
ですね通したこのプロジェクト
データベースにテンプレートを作成して
表示は見やすいようにサイドピークに変更
しますそうしたら先ほど作成したこの
ボタンをテンプレートの中にコピーします
はいこんな形ですねテンプレートの名前は
新規プロジェクトにしておきましょうそう
したらボタンの中の設定から別の
プロパティを編集をしてこちらの
プロジェクトDBを選択しますここでこの
ページを選択しますこれを他のタスクにも
全て設定をしてはいこんな形ですねこれで
設定完了です紐づいタスクが分かりやすい
ようにこちらのビューのリンクをコピーし
てここにリンクドビューを設定しておき
ましょうテブビューを選択しますそして
フィルターでこちらの新規プロジェクトを
設定しておきますはいこれで準備完了し
ました来週のYouTube動画を作成
するぞってなったらまず新規ボタンを押し
てプロジェクトを作成します中のページを
開いてこちらのテンプレートを選択します
そうすると先ほど用意したテンプレートが
表示されるのでYouTube動画を作成
するボタンをクリックしますそうすると
このプロジェクトに紐づいた形でタスクが
作成されます1度用意しておくだけで何回
も使うことができるのでこれ相当便利です
よねでもこのボタン運用は弱点があります
タスクがずっと変わらない場合はいいん
ですが当然中身が変更する時もありますよ
ねそんな時にこのボタンだとちょっと
メンテナンスがしづらいですボタンの編集
はちょっと分かりづらいですし一括操作も
できないので結構手間がかかるんですよね
そこでお勧めしたいのがもう1つの方法
データベースコピーですこの方法を使うと
メンテナンスは分かりやすくなりますし
このページ内に情報を残すことができる
ようになるんですんそれのどこがすごいの
と思うかもしれませんが正直明玉飛び出る
ぐらいに便利に使います特にチーム利用時
の効果は抜群です見た方がすさが伝わると
思いますので早速その方法を解説していき
たいと思いますまずはこちらのタスク
データベースを複製します最近の
アップデートでこちらの複製からデータ
なしで複製するというのが選びようになり
ましたこれもかなり便利ですね中のデータ
はコピーしないのですぐに複製も完了し
ました名前も変更しておきましょうそうし
たら先ほどと同じようにプロジェクト
データベースのテンプレートを表示して
今回もサイドピークで表示しますそうし
たらこの複製したデータベースを
プロジェクトのテンプレートに設置します
このデータベース内にタスクグループを
作成しますはいこんな感じですね先ほどの
ボタンと違って一覧で見ることができるの
でタスク名やプロパティを変更したい場合
も設定が楽ですよねさらにページ内にも
情報を入力することができますここで何の
情報を入力しておくかと言うとマニュアル
です通常タスクとマニュアルって別々に
管理してますよねでもこうやってタスクの
ページ内にマニュアルを入力できるので
一体で管理することができるんです自動で
タスクが作成されてページの中を開くと
マニュアルが抱えているこれ最高じゃない
ですか使ってみると分かりますが相当便利
ですでもまだこれだけじゃないんですよ
こちらのマニュアルも更新することって
ありますよねこのマニュアルを全て選択し
てこちらの6点ブロックからブロック
タイプの変換同期ブロックに変換します
このように同期ブロックにしておくことで
現在進行しているタスクでこのマニュアル
を更新しても大元のテンプレートにすぐに
反映されるんですこれすごさ分かりますか
ね僕だけ興奮してます大丈夫かなこちら
是非チームで利用してみてくださいマジで
マニュアル管理が相当便利になりますただ
実際に見てみないとイメージが湧きづらい
と思うので一度どんな動きをするか試して
みましょう分かりやすいようにこれまで
作成したものは1度消しておきましたそう
したらプロジェクトを新規で作成して
ページを開きます先ほどと同じように
テンプレートを選択しますそうすると
こちらのデータベースにすでにタスクが
用意されているのでこれを全て選択して下
のデータベースにドラック&ドロップで
移しますそうするとタスク一覧にも追加さ
れましたしプロジェクトとタスクも
しっかり連携されている状態になりました
さらにこちらの台本を書くページを開くと
マニュアルが表示されています例えばこの
マニュアルを今回更新したとしますはい
こんな形ですねそうして次にまた
プロジェクトを作成して同じようにページ
を開いてテンプレートを選択すこちらの
名前は新規プロジェクト2としておき
ましょう同じようにこちらのタスクを全て
選択してドラック&ドプで下に移します
そして大本額ページを開くと先ほど更新し
たマニュアルがしっかり反映された状態に
なっていますこのように大元のマニュアル
を更新しなくてもタスク内に表示されて
いるマニュアルを更新するだけで次にその
プロジェクトを作成した時には自動で
マニュアルが更新された状態で表示される
んですこれはチームで使ってみるとより
便利さが分かりますいかがでしょうかこの
データベースコピーの運用はページを移動
させる必要があるのでそこがボタンよりは
直感的に少し分かりづらいですただそこ
さえ慣れればものすごく利便性が高く使え
ますよさらにですね3月中に皆さんに搭載
されるという噂の新機能マイTaskを
使えばおそらくこのデータベース感の移動
さえいらなくなる可能性が高いですただ
ですね僕のワークスペースにもまだ来て
くれていないので今は紹介することができ
ませんマイタスクの運用については使える
ようになったら改めて詳細を解説する動画
を撮ろうと思っていますというわけで直感
的にはボタンの方が使いやすいですが
マニュアルとの一体化やメンテナンスのし
やすさを踏まえるとデータベースコピー
運用でタスクグループを作成するのが僕の
おすすめですでは次に行きましょう3つ目
の効率化手法はタスクの時間計測です効率
化をするにあたって時間の概念は欠かせ
ません1つのタスクにどれくらい時間が
かかっているのか分からないと効率化
しようがないですからね感覚で大体30分
ぐらいかなじゃ意味ないのでちゃんと数値
を見えるかしていきましょうということで
まずはよくある時間計測の仕組みを作って
いきます実費のプロパティをコピーして
開始日時と完了日時を作成していきます
そしてケス計時間を表示する数式も用意し
ましょう名前は計測時間とします数式は
デイトビトンで完了日時と開始日時の差分
を表示します表示する単位は分表示とし
ますはいこんな形ですね開始日時を入力し
て完了2も同じように入力をするとはい
こんな形で表示されましたただこれだと
時間を入力するのが手間なので時間入力用
のボタンも用意しましょうまずは
プロパティからボタンを作成します名前は
開始ボタンとしてアクションはステータス
を進行中に変更とさらに開始日置を今と
設定しますはいこんな形ですねこれで開始
ボタンを押すと今の時間が入力されました
そしてステータスも進行中になっています
ね次に完了ボタンも同じように作成します
ボタンを作成して名前は完了ボタン
アクションは同じようにまずはステータス
今度は完了ですねそしてもう1つ
プロパティを追加して今度は完了日時にし
て時間は今に設定しますはいこれで完了
ボタンもも設定が完了しました完了ボタン
を押すと完了日時が入力されてステータス
も完了になっています計測時間も1分表示
されていますねはいここまでがよくある
時間計測の仕組みだと思いますシンプルで
いい感じに使えそうに見えるんですが実際
にこれを使っていくと問題点が少なくとも
2つ発生すると思います1つ目は計測した
時間の使い道です正直時間を計測するだけ
で終わっていたらあんまり意味がないこと
が多いです皆さん作業始め寝る前にこれは
1時間で終わらせたいとかこれは3時間
ぐらいかかりそうだなとかうわこれどれ
ぐらい時間かかるか全然わかんないとか
思ってるはずなんですよねでも不思議と
それを見えるかしようとする人は少ない
ですこれは本当にもったいないせっかく
時間計測までしてるのにそれを有効活用
できていないんです有効活用できていない
ものは忙しくなるとやめてしまいやすいと
僕は思っていますなので必ず見込みを
立てるようにしましょう用意は簡単です
まずは見込み時間を入力するプロパティを
用意しましょう数値プロパティーを選択し
て名前は見込み時間としますそして差分が
表示される数式も用意しましょう数式を
選択して名前は差分とします数式は簡単で
計測時間低く見込み時間でOKですねはい
こんな形で完了ですこれで作業をする前に
見込み時間を設定しておいて実際に計測を
してみることで見込みに対してどれぐらい
かかったのかそれを確認できるようになり
ますあと大事なのが振り返りです思った
より早く追われたなサクサク進めたと思っ
たけど意外と時間かかってたこの作業好き
じゃないわなんでもいいですタスクが完了
した時点で簡単でいいので一言残しておき
ましょうこちらも用意は簡単でテキスト
プロパティにして名前を一言振り返りとし
ておけばオッケーですはいこんな感じです
ねこの振り返りが後から聞いてきますこの
振り返りの活かし方についても後ほど
詳しく説明しますではよくある時間計測の
問題点2つ目の問題点は中断ですちょっと
休憩を挟んだり急ぎの案件が入ってきたり
タスクを中断することってよくありますよ
ねでもこの仕組みだとタスクの中断には
うまく対応できないんですやるとしたら
1度タスクを完了させて再度同じタスクを
用意するといった感じですね例えばこの
タスクを開始してまだ完了してないけど
途中でちょっと中断しなきゃいけないそう
いった時この仕組みの場合はやるとしたら
1度タスクを完了させてしまって再度同じ
タスクを用意するこんな感じで対応する
しかないと思いますがこれはちょっと手間
ですよねなのでタスクを中断しても時間
計測できる仕組みを作りたいと思います
ちょっと難しい仕組みになるんですが1度
作ってしまえばずっと使えるので一緒に見
ていきましょうまず中断するためにはどう
すればいいかですがその都度時間を記録
する必要がありますよねでもこの
データベースの中だけでやろうとすると
この開始日時とか完了日時の他に中断日時
を何個も作る必要がありますしかも中断を
何回するかも分からないのでその分
プロパティを用意しなきゃいけませんその
運用ももちろん無理ではないんですが何回
中断するかも分からない状態だと
データベースの設計としては綺麗ではあり
ませんなので計測用のデータベースを用意
してリレーションで連携をさせます実際に
この下にデータベースを用意して名前は
タスクの時間計測DBとしますタグの
プロパティは消してしまってまずはタスク
データベースとのリレーションを追加し
ますこちらのタスク管理効率化DBですね
トグルをオンにしてリレーションを追加し
ますそして分かりやすいように作成日
プロパティも追加しておきましょうはい
こちらですねこのデータベースを使って
やりたいことはこうですまずは開始ボタン
を開始中段ボタンとしますそして
アクションにステップを追加してボタンを
押すごとにタスクの時間計測データベース
にページが作成されるようにしますこちら
のデータベースからタスクの時間計測DB
を選択します名前はなのでこれは削除して
しまいますそうしたらこれを上に移動させ
てまずタスクの時間計測DBにページが
追加されるそしてボタンを押したタスクに
この時間計測DBが追加されるというよう
な設定にしますこちらですね追加された
新規ページを選択しますはいこれで設定
完了です完了ボタンも同じように設定し
ましょう名前はこのままでいいのでまずは
別のステップを追加からページを追加
データベースにはタスクの時間計測DBを
選択します名前は削除して場所を上に移動
させますそしてタスクに別のプロパティを
追加してタスクの時間計測DBこちらは
追加を選択して追加された新規ページを
選択しますはいこれで完了ボタンも設定が
完了しましたまずは開始ボタンを押します
分かりやすいように名前にちょっと入力し
ておきますねこれが開始です次にもう1度
ボタンを押して1度中断させますはいこら
は中段ですねそして再度開始ボタンを押し
ますこちらは再開としておきますはい
そして最後に完了ボタンを押しますこれが
完了ですねこれでそれぞれの時間は記録
できるようになりましたあとはこのを集計
できるようになればいいですよね集計する
ためにはまずこの時間のうちどれが開始
時間でどれが終了時間なのか分かるように
する必要がありますそのための数式を作成
しましょうまずは数式プロパティを作成し
て名前は開始終了としますはい使う数式は
こんな感じで正直ちょっと難しいので
細かい説明は省いて何が行われているか
だけ説明しコメントでも書いていますが
まず連携しているタスクの何番目に時間
計測したものかをここで調べています
そして奇数なら開始偶数なら終了としてい
ますこれはつまり1回目に計測したものは
当然開始だし2回目は終了それが中段でも
完了でも1回終了時間ですよねそしてまた
3回目は開始4回目は終了という形で必ず
奇数については開始の時間偶数については
終了の時間になるという形で判定をしてい
ますこれで完了ボタンを押すと開始中段
再開完了という形でそれぞれ開始と終了が
表示されていますこれでどれが開始時間で
どれが終了時間か分かったので今度は集計
できるように日付を数値に変換しましょう
ここではタイムスタンプという数式を使い
ますもう1つ数式を追加して名前はタイム
スタンプとします数式は簡単で作成日時の
タイムスタンプを表示するこれで完了です
こちらのタイムスタンプはここに説明も
書かれていますが1970年からのミ秒が
表示されます完了してみるとこんな形です
ねこの数値を使って開始と終了の間の時間
を計算できるようにしますそのためには
開始時間をマイナスにしてあげる必要が
あります開始時間をマイナスにして開始と
終了を足してあげるとその差分だけが残る
ようになりますよねということでこの数式
をもう少し変更してあげますはいこんな形
の数式にしてあげましたこの開始と終了が
開始であれば符合がマイナス開始でなけれ
ばプラスとしてこの符号を先ほどの式に
かけるようにしましたこれで完了ボタンを
押すとこちらが開始になっているものは
タイムスタンプがマイナスになりますこれ
で集計するための数値の元はできたのであ
はタスクの計測時間を集計しますタスク
データベースのこちらの計測時間の数式
先ほどは日付の間の分を表示していただけ
ですがこちらを変更しますはい数式として
はこんな形ですねまずはタスクの計測
データベースのタイムスタンプの合計その
数値を計測ミ秒数というものに代任をして
いますそしてその計測ミリ秒数を6万で
割ることによって分表示に変換をしてい
ますこれで完了してみましょうそうすると
先ほどボタンを実行していたこの編集する
タスクこのの計測時間が2分となってい
ますねこちらの開始途中の間の1分それ
から再開と完了の間の1分これが合計され
た2分がここに表示されていますこれで
完成でもいいんですが今の現状のままだと
計測をしている間は変な数字がここに表示
されるようになってしまいます今が計測し
ているかどうかも分かりやすいようにし
たいですよねということでまずは計測中か
どうかパっと見で分かるようにします今度
はこちらのタスクデータベースに
プロパティを追加します数式プロパティを
選択して計測中の場合は砂時計が表示さ
れるようにします名前も計測中にしておき
ましょうはい数式はこんな形ですね時間
計測データベースの最後が開始なのか終了
なのか最後が開始であれば今は計測中と
いうことでこの砂時計が表示されるという
ような数式にしていますこれで完了押すと
先ほどボタンを押したものですねこちら
進行中になっているものに砂時計が表示さ
れていますこちらは1番前に持ってきて
しまいましょうそうしたらプロパティーの
アイコンも砂時計にしてしまってこちら
ですね邪魔にならないように横幅を限界
まで狭くしちゃいましょうこちらの
プロパティーの種類を1度チェック
ボックスに変換してこの横幅を1番狭くし
ますそしてサイドプロパティを編集から
種類を数式に戻しますはいこんな形ですね
そうすると数式の中身は変更する前のまま
この状態が保持されていて横幅を限界まで
狭くすることができますちょっとした小技
ですが列をすっきりさせたい時には非常に
重宝する技ですぜひ覚えておいてください
では計測時間の表示も変更してしまい
ましょうこちらの砂時計が表示されている
計測中の場合は計測時間が0になるように
変更しましょうはいこんな形ですね式は
先ほど使ったものと同じですね計測状況が
開始つまり計測中であれば0を表示して
計測中でない場合には計測ミリ秒数を6万
で割ったものを表示するという式に変更し
ましたこれで完了押すと先ほどは数値が
表示されていましたが今は計測中なので0
が表示されるようになっていますこれで
完了ボタンを押してみると砂時計が消えて
計測時間が6分と表示されましたこれで
計測の仕組みは完成したのであは開始日時
ですねここは1番最初に開始日時が入っ
たらその後更新されないようにしたいので
まずはボタンの設定を解除しちゃい
ましょうこちらのボタンのプロパティを
編集からこちらですね開始日時が今となっ
ているものこちらを削除してしまいます
はいこれでボタンを押しても開始日時が編
編集されないようになりましたそうしたら
開始日時は1回目に計測した日時を表示
するようにしたいのでプロパティを編集
から種類を日付から数式に変更します
そして数式についてはまずは時間計測
データベースこちらの1番最初のものです
ね1番最初の時間計測の作成日時こちらを
表示するようにしますこれで完了にすると
開始日時が表示されていますこちらの編集
数タスクの場合は1番下のこの開始の時間
ですね21時33分の時間が表示されてい
ますこちらの投稿するについてはこちら
ですね投稿するの1番最初の開始21時
47分が表示されています完了日時は完了
ボタンを押した時刻が入ればオッケーなの
でこのままで良さそうですこれで
プロパティは完成しましたあとはページ内
に計測時間が表示されるようにしておき
ましょうこちらの時間計測のビューを
コピーしておいてタスクカンディデータ
ベースのテンプレートを作成します新規
テンプレートを作成してタイトルは新規
タスクとしておきますページ内に先ほど
コピーしたURLを貼り付けてリンクド
VIを作成しますビューの名前は計測履歴
としておきましょう表示するプロパティは
開始終了とあと作成日時だけで良さそうな
のでそれ以外は非表示にしておきますあと
は作成された順番に並べ替えできるように
したいので新しいプロパティを追加から
IDを追加しておきますこのID自体は非
表示でいいですねあとは並べ替えをIDを
選択してはいこれで作成された順番に上
から並ぶようになりましたさらに
フィルターを設定してこのページに紐づく
ものだけ表示されるようにしたいと思い
ますこちらの新規タスクを設定しておき
ますはいこれでページ内も完成ですそうし
たらこのテンプレートをデフォルトに設定
しておきましょうこれで準備が整ったので
テストをしてみますタスクを新規作成して
まずは開始ボタンを押しますそして1度
中段をして再度開始ボタンを押します
そして今度は完了ですねはいこんな形で
いいタイミングで時間が切り替わってくれ
ました開始日は1番最初に計測をした22
時ちょうど完了日時は1番最後の22時1
分となっていますこのページの中みも見て
みましょうページの中を見てみると計測の
履歴がそれぞれ表示されていますこれで
完成でもいいんですがこのままだと必ず
ミスが起きますそれがボタンの押し忘れ
です慣れてくると減ってはきますがそれで
もボタンの押し忘れってどうしても発生し
ちゃいますよねそんなボタンの押し忘れを
なくす画期的な方法なんですが正直そんな
ものはありませんタスクを開始するとか
終了するという意思表示はあくまで皆さん
の頭の中で行われるのでそれをノーション
に自動で反映させるのはさすがに無理なん
ですじゃあどうするかですが逆転の発想で
ボタンを押し忘れてもリカバーできるよう
にしておけばいいんですそれが修正機能
です時間計測データベースに修正機能を
追加してみましょう仕組みは簡単ですまず
はプロパティを追加して日付こちらは修正
日としておきますさらにもう1つ作成日を
追加しておいてこちらの名前は自動にとし
ておきますこちらの修正日時に入力がされ
たらその日時を反映して入力がなければ
こちらの自動日時が反映されるそういった
仕組みすれば良さそうですよねということ
で元々の作成日時の名前は最終日時に変更
してしまいましょうこちらの最終日時の
プロパティをまずは数式に変更しますはい
こちらですね数式は修正時に入力があれば
修正日を選択なければ自動日時を表示
こんな形ですねこの数式でOKです試しに
修正2時を入力してみると時間で例えば
22時の30分としますはいそうすると
修正日時がそのままこちらの最終日時に
反映されています先ほどの新規タスクを
見ると時間が29分になっていますね
こちらを30分にしたのでこちらの1分
から30分までの29分がここに表示され
ていますこれで仕組みはOKのなのであは
タスクデータベース内のテンプレートも
修正をしてしまいましょうこちらから編集
を選択します見やすいようにフルページに
変換をしておきますこちらのビューに修正
日時を表示するように設定しましょう
こちらですねあは修正した場合の修正理由
を入力する項目も用意しておいた方が良さ
そうですねこの修正理由は別に使わなくて
も全然問題ないですがチームで業務などで
使う場合には必須になると思いますでは
再度テストをしてみましょう新規ページを
作成してまずは開始ボタンそして1度中段
をして再度開始ボタンを押しますそして
最後に完了ボタンはいこれでページの中を
見てみましょう全く同じ時間で4つ計測さ
れていますねここにそれぞれ修正日時を
入れてみますこちらは22時ちょうどとし
てこちらの終了は22時30分とします
はいこんな形ですねそうすると計測時間に
ついて30分計測されていますねだいぶ
長くなりましたがこれで時間計測の仕組み
は完成です時間計測が時間で簡単にできる
ようになりましたし中断もできて履歴も
見れて修正もできる仕組みが完成しました
では次に行きましょう4つ目の効率化手法
はスマホの有効活用ですタスクの中には
じっくり腰を据えてやりたいものから隙間
時間にさっとやりたいものまで様々あり
ますよねこのうち隙間時間でさっとできる
ものスマホでできるものについては専用の
チェックをつけておきますこちらのタスク
漢字データベースにチェックボックスを
用意してタイトルはスマホ用としておき
ます上から4つぐらい適当にチェックを
つけておきますあとはスマホ用のビューも
用意しておきましょう新規ビューを作成
からレイアウトはボードビューカード
サイズは小にしておきましょう分かり
やすいように列の背景色はつけておきます
ビューの名前はスマホ用タスクとしておき
ましょうプロパティの表示はボタンを完了
ボタンとそれから開始中断ボタンこちらを
表示してあとは計測中の表示も表示できる
ようにしておきましょう順番を並び替えて
こちらでオですねああは隙間時間にさっと
やるものが見れればいいので完了は見え
なくて良さそうですね進行中が左に来る
ようにしたいので並び替えを公準にして
おきますはいこれで設定は完了したので
ビューのリンクをコピーしてスマホ用の
ページを用意しますここにリンクドビュー
を設置しておきましょうはいこんな形です
ねではスマホからこのページにアクセスし
てみますはいスマホから見るとこんな形
ですすっかり説明を忘れていたんですが
こちらのスマホ用タスクのビューには
フィルターを追加しておくのがいいです
スマホ用にチェックがありこちらですね
この状態にしておくことで隙間タスクの
ものだけこちらのスマホ用のビューに表示
することができますこしたらここから実際
に時間計測もしてみましょうこちらの大
本格ボタンの開始中段ボタンを押すとこの
ように進行中に移動して砂時計が表示され
ましたそして完了ボタンを押すことで完了
のグループに移動していますこんな形で
スマホ用のページを用意しておくだけで
隙間タスクがめちゃめちゃ進みやすくなる
のでお勧めですさらにこのページ自体への
アクセスもしやすいようにウィジットも
用意しておきましょう今からお見せするの
はiOSでの操作になってしまうんですが
Androidでも同じようにwizet
の追加できるのでご安心くださいまずは
デスクトップを中押しして右上のプラス
ボタンからウィジットを追加しますこちら
の検索窓にノーションと入力をして
ノーションのアイコンを選択します
wizetはこちらの1番小さいページを
選択します長押で設定と表示されています
がこちらをワンクリックしてあげるだけで
ページの選択ができるようになりますそう
したら先ほどのページを選択しますスマホ
用タスクこんな感じでアイコンやカバー
画像も表示できるので見た目もおしゃれに
できますよ他にもよくアクセスするページ
があれば同じように
ウィジェットスミスにアクセスできるよう
になるので是非試してみてくださいここ
まで4つの効率化手法をお伝えしてきまし
たがその効果をさらに倍増させる方法が
あるので最後にその方法を紹介しますそれ
が振り返りです1日の振り返りページを
用意してそこに全ての情報を集約させます
これは見た方がイメージがつきやすいと
思うのでまずは一気に作成をしちゃいます
データベースを用意して名前はタスク管理
効率化の振り返りデータベースとします
タグのプロパティは削除してしまって日付
のプロパティを用意しますそうししたら
まずはタスクとリレーションをさせます
トグルをオンにしてリレーションを追加あ
はボタンプロパティを用意してボタンを
押した日のタスクが連携されるようにし
ます名前もタスク連携としておきます
アクションはページを編集でデータベース
はタスク管理効率化データベースを選択し
ますそしてこちらの全てのページを押して
フィルター設定を実行日が今と一致する
ものにしますそしてプロパティはタスク
管理効率化の振り返りデータベースを選択
して選択はこのページとしますはいこれで
設定完了ですあはテンプレートを作成して
ページ内にタスクを表示させたいのでまず
はタスクのリンクをコピーしておいて新規
テンプレートを作成します名前は
todayとして日付は今日としておき
ますこちらのタスクは非表示にしておき
ましょうページ内に先ほどのURLを
貼り付けてリンクドBを作成します名前は
タスクとしてプロパティは時間と一言以外
は全て非表示しちゃいましょうはいこんな
形ですねただステータスは分かった方が
良さそうなのでグプをステータスで分けて
おきましょうはいこれで良さそうです時間
の合計も見えた方が良さそうなのでこちら
の合計を追加しておきますこれで見た目は
OKなのでフィルター設定でこのページを
設定しますタスク管理効率化の振り返り
データベースでtodayですねこれを
選択しますこれでテンプレート設定は完了
したのでこのテンプレートをデフォルトに
設定しておきつつ繰り返し設定で毎日作成
されるようにしておきますこれで毎日自動
でページが作成されるようになりましたが
今回はすぐお見せするために新規でページ
を作成しますあちなみにタスクについて
実行日を全て今日にしておきましたこれで
ページの中身を開きますそうするとまだ今
の時点ではタスクが何も表示されていませ
んここでタスク連携ボタンを押すとはい
こんな形で実行日が今日になっている
タスクが全て連携されるようになりました
あとは今日のタスクを見て1日の振り返り
を行いますここで振り返りがしやすいよう
にタスクごとに一言振り返りを用意してい
ます具体的な振り返りの方法についてです
が僕のおすすめは名所各瞑想で紹介されて
いるデイリージャーナリングですここで
紹介するとめちゃめちゃ長くなってしまい
ますので興味がある方はこちらのノートを
ご覧ください今度こちらの内容についても
動画で紹介する予定ですちなみに僕はその
日の夜に振り返る派なのでそれに合わせた
設定をしましたが次の日の朝に前日の
振り返りをする場合はタスク連携ボタン内
のフィルター設定を変更する必要があり
ますプロパティを編集から先ほどのこちら
ですねアクションのフィルター条件につい
てこちらを今日にしておりましたがと一致
に変更してこちらを昨日に変更します
こんな形ですねこのように設定しておく
ことで次の日の朝に前日の振り返りをする
人についても同じように連携させることが
できます是非活用してみて
[音楽]
ください皆さんお疲れ様でしたタスク管理
を最大限効率化した後に是非セットで効率
化して欲しいのが情報管理ですいくらやる
ことが整理されていてももそれに必要な
情報が整理されていないと結局情報を探す
ことに時間がかかって非行率になって
しまいますよねそんな情報管理で悩まない
ための最強のテンプレートを用意してい
ますこれだけの特典を詰め込んでいますが
なんと公式LINEで無料で配布してい
ますご利用いただいた方からはこんなに
たくさんの感想をいただけています
たくさんの方からえボリュームすごすぎ
ませんこれが無料って何か裏があるんです
かそんな風に怪しまれてしまうので無料の
うちに間に合わなかった方はすいません
是非今のうちうちに概要欄の公式LINE
から受け取っていただくことをお勧めし
ますもう1つお知らせですフリーランス
法人向けのサポートを開始しました案件
管理がうまく進められていない議事力や
資料をいっつも探しているメンバー官の
情報共有がうまくいっていないそんな方は
是非概要欄のリンクからご連絡ください
あなたが真に注力すべきことに時間を
使えるように無駄な管理コストを徹底的に
削減いたします最後にここまで見て
いただけた方だけにプレゼントです正直
今日の内容はプレゼントするつもりはあり
ませんでした皆さんが普段使っている
ページに組み込んでいただくことに意味が
あってそのまま複製してもあまり意味が
ないと思っていたからですただここまで
説明してみて思いましたが時間計測の
仕組みはちょっと複雑で難しいです数式や
仕組みを直接見ながら必要に応じてコピー
して使っていただいた方が皆さんにとって
も便利だと思いましてテンプレートの形に
してプレゼントすることにしました公式L
で小率と入力していただければ無料で
テンプレートを受け取ることができます
日がなや漢字だと配布できないので注意し
てくださいそれでは今日の復習です今回は
タスク管理を徹底的に効率化する4つの
方法をお伝えさせていただきましたタスク
管理は毎日行うことなので少しでも非効率
なことがあるとそれが積み重なって大きな
ストレスになってしまいます今日紹介した
4つの方法全部試して取り入れる必要は
ないですがこんなやり方もあるということ
で皆さんが気づきを得てくれたら嬉しいな
と思っています日々のちょっとした
ストレスを解消してタスク管理を快適に行
えるようにしていきましょうこの
チャンネルではノーションの操作方法や
機能の解説だけではなく皆さんの生活で
実際に役に立つ具体的なノーションの活用
方法を紹介していますノーションをもっと
活用したいこれからも見逃したくないと
いう方は是非今のうちにチャンネル登録を
しておいてもらえればと思いますという
ことで今回も最後まで見ていただき
ありがとうございましたこの動画が少しで
もためになったという方はコメント欄への
感想や高評価をお願いいたしますご質問や
ご不明点も是非お気軽にコメント欄で聞い
てくださいそれではまた次の動画でお会い
しましょう神理の山田でした次は数式完全
解説やり
ます
Browse More Related Video
Stop Procrastinating | 13 Best Time Management Techniques | Increase Productivity #productivityhacks
【イーロンマスク実践】現役東大生の超絶タスク管理術Notionタイムボクシングを解説【テンプレート配布】
The Perspectives Method - a BRAND NEW Way to Build in Notion!
How to Get Started with Notion (without losing your mind)
How to manage time like a TOP student
The Most Powerful Productivity App I Use - Notion
5.0 / 5 (0 votes)