3 Data Import Choosing the Right Tool Salesforce

Summary

Este tutorial de Salesforce enseña cómo importar datos en la plataforma usando diferentes herramientas. Se explican las opciones disponibles tanto para administradores como para usuarios finales, como el Asistente para importar datos, dataloader.io y el Data Loader. Se detalla cómo cada herramienta maneja la detección de duplicados, la asignación de propietarios de registros y la necesidad de desactivar reglas de flujo de trabajo antes de importar. Además, se ofrecen consejos sobre cómo evitar errores comunes y se sugiere donde encontrar más información y ayuda.

Takeaways

• 🔄 El **Data Import Wizard** permite a administradores y usuarios finales importar datos en Salesforce y puede manejar entre 500 y 50,000 registros dependiendo del tipo de registros.
• 💻 **Dataloader.io** es una opción gratuita para administradores, permitiendo importar o exportar hasta 10,000 registros al mes.
• 🛠️ **Data Loader** es una opción más robusta para usuarios con derechos de administrador y se puede descargar desde la página de configuración.
• 🔍 El **Data Import Wizard** puede detectar duplicados dependiendo del campo seleccionado para coincidencias, mientras que Dataloader.io y Data Loader solo coinciden en el ID de registro y no detectan duplicados de nombres o correos electrónicos.
• ⚙️ En **Data Loader** y Dataloader.io, las reglas de flujo de trabajo deben desactivarse manualmente antes de comenzar la importación de datos.
• 📤 Para exportar datos como IDs de registro, se puede utilizar tanto **Data Loader** como Dataloader.io.
• 📂 Si necesitas importar objetos que no son compatibles con el **Data Import Wizard**, como oportunidades o casos, puedes utilizar Dataloader.io o Data Loader.
• 👥 En el **Data Import Wizard** y Dataloader.io, el propietario del registro no es un campo obligatorio si no está en tu archivo de importación; el importador se convierte en el propietario. En **Data Loader**, el ID del propietario es un campo obligatorio.
• 🗂️ **Data Loader** ofrece varias opciones: insertar nuevos registros, actualizar registros existentes, combinar ambas operaciones (upsert), eliminar registros y exportarlos, incluyendo los registros eliminados suavemente.
• 🔄 Al hacer **upsert** (insertar nuevos registros y actualizar existentes en la misma operación), debes tener el ID del registro para los registros existentes para que Salesforce pueda coincidir la información actualizada con el registro correcto.

Q & A

¿Cuáles son las principales herramientas para importar datos a Salesforce mencionadas en el video?

Las principales herramientas mencionadas son el Data Import Wizard, dataloader.io y Data Loader.

¿Cuántos registros puede importar el Data Import Wizard a la vez?

El Data Import Wizard puede importar entre 500 y 50,000 registros a la vez, dependiendo del tipo de registros.

¿Cuál es el límite de registros que se pueden importar con la versión gratuita de dataloader.io?

La versión gratuita de dataloader.io permite importar o exportar hasta 10,000 registros al mes.

¿Qué herramienta se debe usar si se necesitan importar más de 50,000 registros?

Se debe utilizar Data Loader si se necesitan importar más de 50,000 registros.

¿Cómo maneja el Data Import Wizard los duplicados?

El Data Import Wizard puede detectar duplicados dependiendo del campo seleccionado para la coincidencia de datos, mientras que dataloader.io y Data Loader solo coinciden en el ID de registro y no detectan duplicados de nombres o correos electrónicos.

¿Qué sucede si el archivo de importación no incluye un campo de propietario de registro?

En el caso del Data Import Wizard y dataloader.io, si no se especifica un propietario, la persona que realiza la importación se convierte en el propietario de los registros importados. Sin embargo, en Data Loader, el ID del propietario es un campo obligatorio.

¿Qué tipos de objetos no se pueden importar usando el Data Import Wizard?

El Data Import Wizard no permite importar objetos como oportunidades o casos, para los cuales se puede usar dataloader.io o Data Loader.

¿Qué es el comando 'upsert' en Data Loader?

El comando 'upsert' permite insertar nuevos registros y actualizar los existentes en la misma operación.

¿Qué función tienen los archivos de éxito y error generados por Data Loader?

Los archivos de éxito contienen los IDs de los registros importados con éxito, mientras que los archivos de error ayudan a identificar problemas que ocurrieron durante la importación, permitiendo corregirlos y reimportar los datos.

¿Qué limitación tiene Data Loader respecto a las direcciones?

Data Loader solo reconoce un campo de dirección, por lo que si los datos de importación tienen los campos 'dirección 1' y 'dirección 2', estos deben combinarse antes de la importación.