Curso Word - Capitulo 7, Combinar Correspondencia
Summary
TLDREn este tutorial, se explica cómo utilizar la función de combinación de correspondencia en Word para crear y personalizar documentos para múltiples destinatarios. Aprende a generar cartas a partir de una plantilla y una base de datos, reemplazando marcadores con información específica de cada cliente. Se detallan los pasos para crear una lista de clientes, insertar datos en un documento y corregir errores antes de finalizar la combinación. Se enfatiza la importancia de guardar el documento original y la base de datos para futuras referencias y uso.
Takeaways
- 😀 El video enseña cómo generar documentos de correspondencia masiva en Word, útil para empresas que necesitan enviar cartas a múltiples clientes.
- 📝 Se asume que el usuario tiene una base de datos de clientes, pero se muestra cómo crear una lista de clientes desde cero si es necesario.
- 💼 Se explica cómo personalizar columnas en una lista de clientes, lo que incluye detalles como nombres, apellidos, identificación y números de contacto.
- 🔍 Se detalla el proceso de reemplazar marcadores en una plantilla de carta con datos de la base de datos para personalizar cada documento.
- ✉️ Se resalta la importancia de finalizar y combinar la correspondencia antes de editar los documentos individuales para asegurar la correcta generación de los mismos.
- 🖋️ Se sugiere la corrección de errores en el documento original antes de volver a generar los documentos para que los cambios se apliquen a todos.
- 🖥️ Se menciona la posibilidad de utilizar Microsoft Access para gestionar la base de datos, aunque también se ofrece la opción de editar la lista directamente desde Word.
- 📑 Se enfatiza la necesidad de guardar el documento original y la base de datos en lugares seguros, ya que son fundamentales para la creación de documentos masivos.
- 🖨️ Al finalizar el proceso, el usuario puede guardar e imprimir los documentos individuales, que en este ejemplo son cartas personalizadas.
- 🗂️ Se aconseja revisar y resaltar los datos importantes en las cartas, como nombres y números de identificación, para mejorar la presentación y legibilidad.
Q & A
¿Qué es la combinación de correspondencia en Microsoft Word?
-La combinación de correspondencia es una herramienta en Microsoft Word que permite crear múltiples documentos a partir de una plantilla y una lista de destinatarios, como cartas personalizadas para cada cliente de una empresa.
¿Por qué se usaría la combinación de correspondencia en lugar de crear documentos individuales a mano?
-Se usaría para ahorrar tiempo y esfuerzo al tener que crear documentos para un gran número de personas, como cartas para 100 clientes, ya que automatiza el proceso y evita la necesidad de crear cada uno a mano.
¿Cómo se inicia el proceso de combinación de correspondencia en Word?
-Se inicia seleccionando la pestaña 'Correspondencia' y haciendo clic en 'Iniciar combinación de correspondencia', donde se indica que se van a crear cartas y se selecciona la lista de destinatarios.
¿Qué es una base de datos en el contexto de la combinación de correspondencia?
-Una base de datos es una lista organizada de información, como nombres, direcciones y números de identificación, que se utiliza para personalizar los documentos en la combinación de correspondencia.
¿Cómo se crea una nueva lista de clientes en Word?
-Se crea un nuevo documento, se personalizan las columnas según las necesidades, se ingresan los datos de los clientes y se guarda la lista, que luego se utiliza en la combinación de correspondencia.
¿Qué campos son comunes para incluir en una lista de clientes para la combinación de correspondencia?
-Los campos comunes incluyen nombre, apellido, dirección, número de identificación y teléfono, que luego se utilizan para personalizar los documentos.
¿Cómo se insertan los campos de la base de datos en la plantilla de carta en Word?
-Se utilizan los marcadores de campo en la plantilla de carta, como 'nombre', 'apellido' y 'cédula', que luego se reemplazan automáticamente con los datos de la base de datos al finalizar la combinación.
¿Qué significa 'finalizar y combinar' en el proceso de combinación de correspondencia?
-Es el paso donde Word crea un nuevo documento para cada entrada de la base de datos, combinando la plantilla con los datos de la lista para generar los documentos finales.
¿Cómo se corrigen errores en los documentos individuales generados por la combinación de correspondencia?
-Se abren los documentos generados, se realizan las correcciones necesarias y se guardan los cambios. Al volver a ejecutar la combinación de correspondencia con la plantilla corregida, se actualizan todos los documentos con los cambios.
¿Cómo se resalta la información en los documentos generados para hacer que los datos importantes se destaquen?
-Se seleccionan los campos en los documentos y se aplican estilos como negrilla, cursiva o subrayado para resaltar la información, como el nombre o la cédula del destinatario.
Outlines
📄 Introducción a la combinación de correspondencia en Word
El video comienza explicando el concepto de combinar correspondencia en Word, ideal para empresas que necesitan enviar documentos personalizados a múltiples clientes. Se menciona un escenario hipotético donde una empresa tiene 100 clientes y desea enviarles cartas individuales. Se sugiere que no es práctico crear manualmente 100 cartas, sino que se debe utilizar una función de Word para generar automáticamente múltiples documentos. Se da un ejemplo de una carta con marcadores que se reemplazarán con información de una base de datos.
🔍 Creando una lista de clientes y personalizando columnas
El video continúa con la creación de una lista de clientes, que puede ser una nueva lista o basarse en una ya existente. Se muestra cómo personalizar columnas en la lista, eliminando información innecesaria y agregando campos relevantes como cédula, dirección, teléfono y campo de estudio. Se ingresan datos de ejemplo para ilustrar cómo se llenaría la lista con información de estudiantes, incluyendo detalles como nombres, apellidos, cédulas y números de teléfono.
📝 Reemplazo de marcadores y creación de documentos
Se explica cómo reemplazar los marcadores en la carta por los campos de la base de datos, como el nombre, apellido, cédula y dirección. Se detalla el proceso de hacer clic en 'Finalizar y combinar' y seleccionar 'Editar documentos individuales' para revisar y ajustar cada documento generado. Se menciona la creación de un nuevo documento que contiene todas las cartas generadas y cómo se pueden corregir errores antes de guardar los documentos finales.
🖋️ Personalización y finalización de la correspondencia
El último párrafo aborda la personalización de los documentos, como resaltar el nombre y la cédula del destinatario para mejorar la presentación de la carta. Se sugiere cómo se pueden aplicar diferentes estilos y formatos para mejorar la apariencia de los documentos. Finalmente, se habla sobre la importancia de guardar el documento original y la base de datos como archivos valiosos para futuras referencias y uso. El video concluye con una invitación a los espectadores para que dejen comentarios con sus dudas y un recordatorio de suscribirse y calificar el contenido.
Mindmap
Keywords
💡Combinar correspondencia
💡Base de datos
💡Campos
💡Personalizar
💡Plantilla
💡Correspondencia
💡Automatización
💡Destinatarios
💡Editar documentos individuales
💡Guardar lista de direcciones
Highlights
Introducción al tema de combinar correspondencia en Word para automatizar el envío de documentos a múltiples destinatarios.
Explicación de la eficiencia en la generación de correspondencia para 100 clientes en comparación con hacerlas manualmente.
Importancia de la automatización en empresas públicas, como la generación de recibos de servicios públicos.
Proceso para crear una carta de ejemplo en Word que contendrá información personalizada para cada destinatario.
Uso de marcadores en la carta para indicar dónde se insertarán los datos de la base de datos.
Selección de la pestaña Correspondencia y uso del comando 'Iniciar combinación de correspondencia' para configurar la tarea.
Elegir el tipo de documento que se va a generar (cartas, sobres, recibos, fichas) y configurar el tamaño del documento.
Selección de una lista de clientes existente o creación de una nueva lista para la base de datos.
Personalización de las columnas en la lista de clientes, eliminando y agregando campos según las necesidades de la carta.
Inserción de datos en la lista de clientes, como cédula, nombre, apellido, dirección, teléfono y técnica de estudio.
Guardar la base de datos como un archivo separado, lo que permite su edición y actualización fuera de Word.
Reemplazo de los marcadores en la carta por los campos correspondientes a los datos de la base de datos.
Finalización de la combinación de correspondencia y creación de un documento nuevo con las cartas individuales.
Revisión y corrección de errores en los documentos individuales antes de finalizar la combinación.
Importancia de resaltar los datos personales en las cartas para mejorar la presentación y legibilidad.
Opciones para aplicar formato adicional a los documentos, como cambiar fuentes, agregar tablas y resaltar información.
Instrucciones para guardar y almacenar de manera segura el documento original y la base de datos para futuras generaciones de correspondencia.
Conclusión del tutorial y oferta de respuesta a dudas o sugerencias de temas para futuras sesiones.
Transcripts
hola muchachos Espero que tengan un muy
buen día o una excelente noche en este
capítulo de War vamos a ver un tema muy
muy interesante es el famoso combinar
correspondencia bueno Qué es eso vamos a
suponer que usted tiene una empresa y en
esa empresa tiene usted 100 clientes
cierto Entonces usted quiere enviar una
carta para cada Cliente por ejemplo
señor fulano de tal bla bla bla bla bla
cierto 100 cartas distintas usted no se
va a poner a hacer 100 carticas una por
una de destinada a cada persona no la
idea no es que se ponga a hacer esa
tarea se demorará que una semana un día
completo Bueno un tiempo determinado por
ejemplo imaginémonos 1000 cartas Sí o
sea usted no puede hacer una por una es
o bueno de poder puede pero no debería
sí Imagínese una empresa pública que
haga recibos los famosos recibos donde
llega la luz eh la correspondencia Sí
ellos no se van a poner a hacer uno por
uno a todos los usuarios de toda la
ciudad no pueden hacer eso lo que hacen
es algo automático que genere
automáticamente todos los
documentos Esto es lo que vamos a
aprender a hacer en Word algo que me
genere todos los documentos que yo
necesite sean 10 100 1000 1 millón los
que usted
necesite muy bien entonces lo primero
que vamos a hacer es crear la
carta la cual va a contener Pues todos
estas todas estas personas no Por
ejemplo yo voy a abrir
Word y ya tengo preparada una
carta que se
llama esta sí en donde están las rayitas
es donde va a contener las personas Sí
yo hice las rayitas pues como para
mostrarles a ustedes de que ahí va no
quiere decir de que tiene que ir con las
rayitas no me refiero que aquí pues va
un nombre aquí va una profesión
apreciado nombre apellido identificado
bueno acá en Colombia es una cédula en
otros países será un ID o ni No sé lo
que manejen Eh bueno en resumen esta
carta es para como indicar a la persona
de que la base de datos de la del
instituto está esto sí que si está bien
haga casomiso o si está mal por favor
acérquese a las oficinas llámenos para
poder corregir estos datos es un solo es
un ejemplo no hay ningún inconveniente
sí eh la idea Cuál es pues generar las
cartas a los diferentes usuarios o los
los los clientes o en este caso
estudiantes Sí muy bien entonces ya
tengo la carta que en este caso es esta
ustedes diseñarán su carta o pueden
descargar esta carta en la descripción
del video si quieren seguir el mismo
ejemplo ya el siguiente paso es
indicarle a Word
Dónde está la base de datos Cómo hací
que una base de datos Qué es eso pues
dónde están los clientes sí podemos
crear una nueva lista de clientes o
podemos basarnos en una lista ya creada
sí obviamente una empresa Pues lo más
recomendable es que ya tenga una base de
datos de los clientes Por lo cual no
tengan que volverla a escribir pero para
este caso vamos a hacer de cuenta de que
hasta ahorita se va a realizar esto en
la empresa Por lo cual vamos a hacerlo
desde cero muy
bien Listo ya con la carta creada lo que
vamos a hacer sería ir a correspondencia
esta pestaña es completamente nueva
nunca la hamos manejado y acá dice
iniciar combinación de correspondencia
Sí yo puedo iniciar para una
carta vale lo único que se hizo fue como
actualizar indicando de que el documento
se va a realizar son cartas no sobres no
recibitas no fichas sino tamaño carta
ahora seleccionar destinatarios podemos
encontrar una lista existente digamos de
que esta Lista pues me pedirá el ve de
Access me pedirá puede ser de My sequal
Bueno no sé qué otra base de datos pueda
aceptar pero la el rango de bases de
datos que acepta pues Office es mucho No
es grande en este caso vamos a escribir
una nueva
lista Sí él me crea pues unos unas
columnas por defecto que en este caso
son completamente innecesarias
Sí vamos a darle personalizar columnas
por ejemplo tratamiento tratamiento De
qué me sirve si estamos hablando de
estudiantes entonces personalizar
columnas y voy a quitar
tratamiento nombres apellidos voy a
quitar
Eh nombre organización campo dirección
un campo dirección
dos qué más tenemos provincia o Estado
no la necesitamos vamos a tener cuenta
que es un instituto local por decirlo
así código postal tampoco Bueno aquí es
que empecemos a eliminar todo teléfono
privado vamos a
eliminarlos Ciudad no creo que sea O sí
dejemos ciudad pueden venir de otra
ciudad igual en este caso lo que hicimos
aquí fue ya tenemos como una lista
predefinida nos está pidiendo nombre
apellido cédula creo que sigue dirección
y teléfono Pero bueno vamos a mirar
nombre apellido ciudad que digamos
ciudad es dirección vamos a eliminar O
cambiar nombre
digámosle
dirección dirección vamos a
agregar cédula de ciudadanía que es cc
en
Colombia vamos a agregar
teléfono y falta algo muy importante que
es técnica está estudiando
H técnica
coloquemos listo vamos a dejar estos
datos voy a darle
aceptar y acá se modificaron nombre
apellido dirección cc teléfono sí Esto
no se puede modificar de lugar muy bien
miremos acá personalizar columnas cc
subir Ah aquí s vea cédula nombre
apellido dirección teléfono y técnica
muy bien la cédula siempre como es un
dato primario es un dato que no se
repite lo ideal es que siempre esté de
primeras Ahora aquí empezamos a ingresar
datos por ejemplo la cédula 1 2 3 4 5 6
7 89 el nombre va a ser dustin Hurtado
Ah bueno dustin apellido Hurtado
dirección coloqué mosle
Colombia teléfono x
XX muy bien
aquí tenemos un dato pero pues
obviamente una base de datos es más
amplia no o una lista de de de datos
entonces nueva entrada y continúo 1 2 3
4 5 6 7 8 1 7 80 nombre Óscar
rotado dirección Colombia teléfono
zzz muy bien nueva entrada y puedo
continuar si ve entonces La idea es que
pues ustedes hagan una lista pues un
poquito más larga yo voy a hacer de tres
datos voy a
hacer vamos a quitar este y acá vamos a
colocar un dos vamos a colocar acá no sé
Carlos
Carlos Hurtado
también Colombia y el teléfono va a ser
así bueno digamos nuestros compañeros o
herman los
venezolanos venezolanos
Venezuela hablar escribir Es un poco
difícil créame Ah faltó la técnica vea
entonces coloquemos acá técnico en
sistemas sistemas al de aquí técnico en
mantenimiento mantenimiento
y coloqué otro que sea
diseño gráfico muy bien voy a hacer voy
a hacer n más con tres con tres datos no
más voy a agrandar esto acá un poquito
eso es voy a hacerlo solo con tres Pues
porque con los tres me sirve el ejemplo
no ustedes van a hacerlo con cco 10 los
que ustedes quieran ingresar ahí es
completamente válido solo Síganme los
siguientes pasos porque si no todo esto
será en vano a ver vuelvo y explico esto
que estamos haciendo acá es crear una
base de datos sí la base de datos no
queda O sea no queda dentro del
documento es una base de datos ella va a
quedar afuera por lo cual cuando yo le
diga aceptar él me tiene que votar una
lista o una ventana de guardar lista de
direcciones o guardar la base de datos
Qué estamos haciendo acá no estamos
guardando ese
documento estamos guardando es la lista
que creamos en en este caso una lista de
tres de tres filas sí voy a guardarlo no
sé en escritorio por ejemplo voy a
colocarle base de
datos guardar cuando yo guardo esa base
de datos por defecto de una vez se
inserta el documento por eso se me
habilitan estas opciones Y si yo voy a
escritorio por acá voy a tener un
archivo
llamado base de datos Ah se fue a buscar
no importa me sirve base de datos Aquí
está Sí entonces Vuelvo y repito creamos
la base de datos Y esa base de datos
solo contiene tres filas si yo abro esta
base de datos Pues me va a mostrar el
las filas en Access no sé si sea
conveniente pues lo voy a abrir usar Ah
no lo reconoce
automáticamente vamos a ver si lo
reconoce por acá Bueno si ustedes
quieren inténtenlo
ahorita pues se complicó acá pero esto
es un archivo de Access sí Se supone que
cuando ustedes abran en Access va a
aparecer una tabla solo con tres
filas completamente fácil ustedes pueden
modificarlo desde aquí eh editar lista
Aquí están los tres archivos Aquí está
mi base de datos le puedo dar edición y
puedo seguirla editando sí no no
necesitan Access para Us que ustedes
digan Uy no pero es que aquí se complicó
esto porque es que me metió Access y yo
no sé manejar Access no tiene
absolutamente nada que ver y eso no es
una excusa usted puede seguir
modificando la base de datos a partir de
Word porque a partir de Word la creamos
Sí aún así incluso usando
una una lista existente usted puede
editarla también a través de de esta
ventana sí de editar lista de
destinatarios Bueno ahí me extendió un
poco Listo ya insertamos entonces eh la
base de datos con sus respectivas
columnas ahora lo que voy a hacer es
reemplazar todas estas rayitas
por los datos que deberían ir ahí por
ejemplo una cartica formal normalmente
tiene señor digamos acá en este caso dos
Hurtado O sea qué llevo aquí nombre y
apellido insertar campo
combinado nombre
espacio apellido el espacio es
importante si no me queda dos sin
Hurtado me queda todo pegado y la idea
es que est la separación no muy
bien aquí vamos a colocar la
técnica Sí en apreciado lo mismo
apreciado doado identificado con bla bla
bla bla bla lo que es una carta formal
nombre
espacio
apellido muy bien un espacio n más ahora
la cédula lo mismo todo lo mismo vamos a
reemplazar todo
esto quería pausar y mostrarles ya hecho
todo pero sé que algunos van a tener
alguna dificultad o algo entonces lo
mejor es que lo haga directamente
ustedes viendo aquí por ejemplo nombre
las borrar las rayitas Y colocar
nombre
[Música]
apellido No estoy borrando las rayas
porque al colocar el
campo se me reemplaza no ve se reemplaza
aut amente y aquí borro esa rachita con
suprimir me ubico el principio y doy un
espacio
dirección voy a borrar la
rayita dirección cuál dejamos acá
dirección pensé que habamos dejado
ciudad y
teléfono sí nótense que esto no tiene
ciencia eh Ya insertamos los datos ya
están los datos ahí aquí no me va a
decir Óscar no me va a decir nada O sea
a no ser que yo le dé finalizar terminé
Pero por ahora me va a mostrar el campo
que va ahí sí y así está perfecto muy
bien ya después de haber hecho esto que
yo acabo de hacer que es insertar los
campos lo que voy a hacer sería
indicarle a a Word de que ya terminé ya
lo hice muéstreme cómo queda el
documento Entonces le voy a ir a
finalizar y combinar y voy a ir a editar
documentos individuales cuando le doy en
documentos individuales él me va a decir
cuántos el actual desde o todos sí en
este caso le voy a dar todos y le voy a
dar aceptar lo recomendable Es que le
den todos y ya no hay problema aceptar
él me crea un documento nuevo vea que
hay otro documento se llama cartas uno y
en este documento tenemos señor dotin
Hurtado técnico en sistemas apreciado
dostin urtado identificado con cédula
tal eh
la base de datos los siguientes nombre
apellido cédula dirección teléfono Acá
hay un error Por ejemplo me quedó pegado
esto ustedes dicen bueno corrijamos
hagamos un espacio bueno papá aquí
abajito me creó el otro documento y acá
abajito otro documento si tienen 1000
documentos son 1000 errores que van a
aparecer entonces usted no me va a
corregir esto Aquí vamos a cerrar este
documento le voy a decir que no quiero
guardar y desde el original voy a
corregirlo al corregir el original
cuando vuelva a finalizar él me va a
crear todos los documentos y me los va a
corregir pues me los va me los va a dar
ya
corregidos vea apellido y todos están
corregidos
listo entonces Vuelvo y repito ustedes
no van a corregir estos documentos por
ejemplo Acá hay un salto de línea muy
grande sí un interlineado entonces voy a
cerrar no guardar voy a seleccionar esto
le voy a indicar sin espacios puede
seramos hablado que podíamos por acá
quitar espacio después del párrafo y
darle 1.0 y ahí está lo mismo
correspondencia finalizar editar
aceptar listo
peré Uy Se
bloqueó aquí está
muy bien vea si ve que Ya apareció
pegadito ya después de corregir usted
los errores ortográficos venimos a la
presentación por ejemplo esos son datos
pero están ahí como perdidos La idea es
que como que resalten los datos por
ejemplo cuando usted le envían una carta
del
banco normalmente usted Bueno una carta
de cualquier otro lado algunos no están
suscritos a un banco no sé para que
sirva El ejemplo eh cuando dice
apreciado y sale su nombre y apellido
viene resaltado viene negrilla Sí para
resaltarlo Igualmente su cédula vamos a
hacer
esto voy a venir acá y mucho cuidado
cuando yo le doy clic él me muestra como
si estuviera seleccionado eso es falso
él me me está
subrayando lo que es el campo nombre
pero la selección es distinta vea s que
es más oscura entonces verifiquen que
esté completamente seleccionado y luego
le vamos a dar negrilla
completamente seleccionado y luego
negrilla ahí le di negrilla al puntico
Pero eso no se va a notar igual para
todos Sí si quieren colocarle un
subrayado si quieren colocarle una
cursiva si quieren cambiar el tipo de
fuente todo es completamente válido
pueden aplicar todos los temas
anteriores para este documento si
quieren agregar una tabla aquí en vez de
estos archivos así de estos datos así
una tabla Ay hijo de madre Z una tabla
pueden hacerlo no hay ningún
inconveniente voy a darle enter a ver si
se puede sí se puede queda
perfecto y acá vamos a colocar el nombre
y
apellido
resaltado y creo que
terminamos correspondencia finalizar
editar documentos
individuales
aceptar otra vez
Aquí está villavicencia febrero 6 del
2015 señor do sin urtado técnico en
sistemas apreciado sin urtado
identificado bla bla bla bla bla si ve
Aquí está todo negrilla resaltado los
datos en negrilla que es al fin y al
cabo lo que
necesitamos si tienen alguna pregunta o
alguna duda les recuerdo que pueden
hacerla en los comentarios no hay ningún
inconveniente espero Pues de que esto
quede claro obviamente ustedes lo pueden
guardar imprimir en realidad son tres
archivos que quedan que es el final sí
que son las 1000 cartas Las 100 cartas
en este caso son solo tres el
final el original que es el editable
esto es apreciado o sea esto tienen que
guardarlo como si fuera un tesoro Sí
porque este documento con este documento
es el que ustedes van a crear miles
Entonces Por lo cual es muy Preciado
tienen que guardarlo muy bien obviamente
en el caso de la empresa no si es si
están siguiendo Este ejemplo pues bueno
lo guardan ahí en en la carpeta donde
llevan los demás ejemplos Sí y aparte de
eso tenemos Entonces el archivo que es
la base de datos sí que es la que
contiene los destinatarios o los los
clientes o estudiantes en este caso
véalo acá base de datos
listo son tres archivos que van a
guardar Y pues con esto básicamente
terminamos Aparentemente Este es el el
capítulo final de Word no tengo otro
capítulo para ofrecer a no ser que
tengan alguna duda o algún tema que no
haya explicado Y requieran pues el tema
pues yo creo otro capítulo para ustedes
no hay ningún inconveniente Yo por mí no
tengo ningún problema por eso
el La idea inicial era crear un
conocimiento compartido y pues eso es lo
que se está logrando Muchísimas gracias
a todos ya me está sonado el celular
Espero que tengan un muy buen día o una
excelente noche y Comenten todas sus
dudas Recuerden que mi nombre es dostin
Hurtado califiquen el video o suscríbase
eso me alienta a continuar créame que sí
que estén muy bien Hasta luego
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