¿QUE SOFTWARE O PROGRAMA DE CONTABILIDAD ELEGIR?

Summary

En este video, se discute la importancia de elegir el correcto software contable para profesionales autónomos y cómo impacta en la eficiencia y legalidad de la gestión financiera. Se enfatiza la necesidad de probar diferentes sistemas antes de adquirir una licencia, considerando factores como ser multiusuario, multimoneda, y tener niveles de seguridad adecuados. Además, se sugiere tener en cuenta la capacidad de realizar respaldos, ajustes por inflación, y la integración con otros sistemas de gestión. El video también destaca la importancia de un soporte técnico sólido y la flexibilidad del software para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

Takeaways

• 😀 Es importante elegir el software de contabilidad adecuado al iniciar como contador independiente o al crear una empresa propia.
• 💼 La compra de software de contabilidad no es un gasto, sino una inversión en la eficiencia y profesionalismo de la práctica contable.
• 🔑 No se recomienda utilizar software de contabilidad de forma exclusiva en línea, ya que esto puede generar dependencia y riesgos en la gestión de la información.
• 📊 El software debe ser multiusuario, multidivisa y multiempresa, adaptándose a la expansión y a las necesidades cambiantes de la empresa.
• 🛡 La seguridad de los datos es crucial; el software debe contar con niveles de usuario y administrador para proteger la información de la empresa y de los clientes.
• 📁 Es fundamental que el software permita realizar respaldos y archivar información de manera segura y a largo plazo.
• 📈 El software debe ser capaz de realizar ajustes por inflación y manejar tasas de cambio para estados financieros precisos.
• 💻 Se prefiere que el software sea compatible con múltiples sistemas operativos, no solo con Windows, para mayor accesibilidad y uso.
• 📊 Los reportes generados por el software deben ser fácilmente exportables a formatos como Excel, PDF o Word, y deben incluir libros diarios, estados financieros y flujos de efectivo.
• ⚙️ La flexibilidad del software es esencial; debe permitir la personalización del plan de cuentas y la automatización de asientos contables, al mismo tiempo que se mantenga fácil de parametrizar y usar.

Q & A

¿Qué tipo de software contable se recomienda para profesionales autónomos recién comenzando?

Se recomienda adquirir un software contable en lugar de utilizar hojas de cálculo como Excel, ya que a largo plazo, el software contable es una inversión valiosa para la eficiencia y seguridad de los datos.

¿Por qué no es aconsejable utilizar solo Excel para la contabilidad de una empresa?

Aunque Excel es atractivo por su familiaridad y la posibilidad de usar macros, su capacidad es limitada a corto y mediano plazo, especialmente cuando se trata de manejar múltiples clientes o requerimientos más complejos.

¿Cuáles son las características clave que un software contable debería tener según el guion?

Un software contable adecuado debe ser multiusuario, multimoneda, capaz de manejar múltiples empresas, tener niveles de seguridad claros y permitir la parametrización y generación de reportes en diferentes formatos.

¿Por qué es importante que el software contable sea multiusuario?

Es necesario para adaptarse al crecimiento de la empresa, permitiendo que múltiples usuarios accedan y trabajen en el sistema de acuerdo con sus roles y permisos.

¿Qué significa que el software contable sea 'multimoneda' y por qué es importante?

El ser 'multimoneda' permite al software manejar diferentes tipos de moneda, lo cual es esencial para trabajar con clientes o realizar transacciones internacionales.

¿Cuál es la recomendación sobre la ubicación de los datos en el software contable?

Se sugiere tener el software instalado localmente en las computadoras de la empresa en lugar de depender completamente de soluciones en línea, para mantener el control y la privacidad de la información.

¿Qué nivel de seguridad debe tener un software contable y por qué?

Debe tener niveles de seguridad que incluyan al menos permisos de usuario y administrativo, para proteger la información financiera y permitir solo el acceso adecuado a diferentes áreas del sistema.

¿Por qué es recomendable que el software contable permita la parametrización y generación de reportes especiales?

Esto permite adaptar el software a las necesidades específicas de la empresa y simplifica el proceso de generación de reportes financieros y fiscales.

¿Qué ventajas tiene un software contable que funcione en diferentes sistemas operativos como Windows y macOS?

Ofrece flexibilidad y accesibilidad, permitiendo que los profesionales contables trabajen en diferentes entornos y dispositivos sin restricciones.

¿Cuál es la importancia de la integración entre el software contable y otros sistemas de la empresa, como administración o recursos humanos?

La integración adecuada asegura que los datos se compartan y se actualicen de manera efectiva entre diferentes módulos, mejorando la eficiencia y reduciendo el riesgo de errores.

¿Qué soporte técnico es esencial al adquirir un software contable y por qué?

Es crucial tener un soporte técnico confiable para resolver problemas o fallos inesperados, garantizando la continuidad y productividad en la operación contable.

Outlines

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💼 Selección de Software Contable para Profesionales Autónomos

El primer párrafo aborda la decisión crítica que enfrentan los profesionales contables al comenzar su propio negocio. Se discute la importancia de adquirir un sistema contable en lugar de utilizar hojas de cálculo, ya que esto último puede generar problemas legales y de gestión a largo plazo. Se enfatiza la ventaja de probar software contable gratuito en línea antes de adquirir una licencia, y se sugiere que el software sea capaz de manejar múltiples usuarios, monedas y empresas, así como contar con niveles de seguridad adecuados para proteger la información de los clientes.

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🔐 Seguridad y Características del Software Contable

Este párrafo se centra en las características esenciales que debe tener el software contable para satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento. Se mencionan la capacidad para manejar múltiples usuarios y niveles de seguridad, la importancia de realizar respaldos de información y la flexibilidad para adaptarse a diferentes contextos, como la inflación o la gestión de múltiples monedas. Además, se destaca la necesidad de que el software pueda generar informes en diferentes formatos y sea compatible con diferentes sistemas operativos.

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🛠 Flexibilidad y Soporte Técnico del Software Contable

El tercer párrafo enfatiza la flexibilidad del software contable para adaptarse a los requerimientos específicos de una empresa, como la capacidad de cambiar el plan de cuentas predeterminado. Se abordan la importancia del soporte técnico y la facilidad de uso del software, sugiriendo que los profesionales contables deben capacitarse para parametrizar y utilizar al máximo el sistema. También se menciona la integración con otros sistemas de administración y recursos humanos, y se aconseja a los profesionales contables realizar una inversión informada en un software que les permita automatizar eficientemente sus procesos contables.

Keywords

💡Software de contabilidad

El software de contabilidad es un programa informático diseñado para gestionar y procesar transacciones financieras de una empresa. En el video, se discute la importancia de elegir el software de contabilidad adecuado para profesionales autónomos y cómo esta elección no es solo un gasto, sino una inversión estratégica para la eficiencia y la expansión de su negocio.

💡Licencia

Una licencia en el contexto del video se refiere a los derechos legales adquiridos para utilizar un software de contabilidad. Se menciona que es crucial adquirir una licencia legalmente para evitar problemas a largo plazo, subrayando la diferencia entre adquirir una licencia y simplemente descargar un sistema sin autorización.

💡Multiusuario

El término 'multiusuario' se refiere a la capacidad de un software de contabilidad de ser utilizado por múltiples usuarios simultáneamente. El video enfatiza la importancia de este atributo, ya que permite que una empresa en crecimiento pueda incorporar nuevos empleados sin problemas, cada uno con roles y accesos definidos dentro del sistema.

💡Multimoneda

La capacidad de un software de contabilidad para manejar múltiples monedas es crucial para empresas que operan en diferentes países o realizan transacciones internacionales. El video destaca cómo este atributo permite a los contadores gestionar cuentas en diferentes divisas, adaptándose a las necesidades cambiantes del negocio.

💡Multiempresa

Este concepto indica la habilidad del software de contabilidad para gestionar las finanzas de varias empresas a la vez. El video sugiere que, a medida que un contador autónomo crece su clientela, el software debe poder adaptarse para manejar múltiples conjuntos de libros contables por cliente.

💡Niveles de seguridad

Los niveles de seguridad en un software de contabilidad refieren a los diferentes permisos y accesos que se pueden asignar a los usuarios. El video explica la necesidad de tener controles de acceso estratégicos para proteger la información financiera y permitir que los usuarios tengan acceso solo a las áreas del sistema que les son necesarias para su trabajo.

💡Respaldos

Los respaldos son copias de seguridad de los datos que se realizan para protegerlos en caso de pérdida o daño. El video enfatiza la importancia de realizar respaldos regulares de la información contable y de tener mecanismos para recuperar datos en caso de una emergencia, subrayando la importancia de la protección de la información para los contadores.

💡Ajustes por inflación

En contextos de alta inflación, como se menciona en el video, los software de contabilidad deben ser capaces de realizar ajustes en los estados financieros para reflejar correctamente el valor de los activos y pasivos. Esto es crucial para países con economías en hiperinflación, donde el valor de la moneda cambia rápidamente.

💡Integración

La integración en el software de contabilidad se refiere a la capacidad de que diferentes módulos o sistemas trabajen juntos sin problemas. El video destaca la importancia de que los datos de un sistema de administración, por ejemplo, se sincronicen correctamente con los módulos contables para garantizar la precisión y la eficiencia en la gestión financiera.

💡Soporte técnico

El soporte técnico es la asistencia proporcionada por los proveedores de software para resolver problemas técnicos o para brindar capacitación en el uso del software. El video subraya la importancia de contar con un soporte técnico confiable, ya que cualquier herramienta informática puede tener fallos y es fundamental tener acceso a asistencia cuando sea necesario.

Highlights

Se discute sobre qué software contable utilizar para trabajar de manera independiente.

Se menciona la importancia de adquirir una licencia legal para el software contable.

Se recomienda probar sistemas contables con pruebas gratuitas antes de adquirir una licencia.

Excel puede ser atractivo para manejar cuentas con pocos clientes, pero no es ideal a largo plazo.

Se sugiere invertir en software de contabilidad como una inversión en lugar de un gasto.

Se aconseja tener el software contable instalado en hardware propio en lugar de todo en línea.

Se destaca la necesidad de software multiusuario para crecer la empresa.

Se menciona la importancia de manejar múltiples monedas en el software contable.

Se debe tener en cuenta la capacidad del software para manejar múltiples empresas.

Se habla sobre la importancia de niveles de seguridad en el software para proteger la información.

Se recomienda verificar la capacidad del software para realizar respaldos y reportes.

Se sugiere que el software contable permita realizar ajustes por inflación en países afectados.

Se debe poder emitir estados financieros en diferentes monedas además de la moneda funcional.

Se destaca la necesidad de que el software sea flexible para adaptarse a diferentes entornos operativos.

Se menciona la importancia de que los reportes del software sean compatibles con formatos comunes como Excel y PDF.

Se debe verificar la integración del software contable con otros sistemas de la empresa.

Se aconseja que el software contable sea fácil de parametrizar y adaptar a las necesidades específicas.

Se destaca la importancia del soporte técnico para resolver problemas con el software contable.

Se sugiere que el software no sea demasiado complejo para evitar futuros problemas de manejo.

Transcripts

hola bienvenidos a la clase

podemos hablar sobre qué software

contable utilizar cuándo van a trabajar

de manera independiente autónoma cuando

ustedes se deciden a crear su propia

empresa contable si o trabajar con una

firma personal

ustedes como contador es la duda que

surge es compró un sistema contable

compró software de contabilidad invierto

en la licencia lo manejo a través de

excel la respuesta muy personal muy

personal es evidentemente desde el punto

de vista legal derecho de autor derechos

de licencia

adquieran una licencia contable no es

que me voy a bajar un sistema y lo voy a

comenzar a trabajar eso les trae

problemas en el mediano y en el largo

plazo pruebe sistemas contables hay

pruebas gratuitas

en internet de empresas que se dedican

en la elaboración de software y prueben

los y una vez que los han probado

adquieren la licencia

porque les digo esto al principio excel

si manejan macros les puede resultar

pues bastante atractivo es el mismo

sistema que estamos acostumbrados a

utilizar desde muy jóvenes

y pues en un primer momento se lleva a

tener 123 clientes podría servir me pero

en el mediano y largo plazo excel se

queda corto entonces yo les recomiendo

personalmente adquirir invertir eso no

es un gasto para ustedes como

profesionales autónomos sino que es una

inversión invertir en software de

contabilidad

y muy personalmente opino que ese

software no lo tengan totalmente en

línea sino que ustedes lo puedan manejar

dentro de su empresa dentro de sus

computadoras de su hardware no todo en

línea porque si todo lo manejan en línea

la información

termina siendo un poco de la empresa

dueña del software no sé si me siguen

yo registra todo y todo va a la red

hacia la parte de los dueños de el

software que yo adquirió para una

licencia pero la tengo todo en internet

el momento de internet se cae en el

momento que la empresa del dueño de

software me dice voy a aumentar el fin

mensual que me tienes que pagar para

seguir llevando la contabilidad de tus

clientes y si no la pagas lo pierdes la

información digamos que no hay mucha

garantía de que la información les

pertenezca únicamente a ustedes entonces

aunque existen leyes de protección de

datos

muy personalmente opino que tengan

ustedes el software instalado en las

computadoras con las cuales van a

trabajar sus clientes no todo en la red

eso es algo personal porque toda la red

genera en el mediano plazo problemas

luego qué características tiene que

tener el software ser multi multi que

multiusuario ustedes al principio

empiezas trabajando solos pero creces si

son buenos en el trabajo que hacen

crecen y necesitan contratar personal y

ese personal es un usuario para el

sistema contable entonces tiene que ser

obligatoriamente desde el principio

multiusuario tiene que ser multi moneda

porque ustedes trabajan bajo en la

humanidad funcional local del país donde

están

pero pueden tener que trabajar en un

determinado momento con otras monedas

por ejemplo aquí manejamos euro pero

también manejamos dólares para muchas

empresas es algo común o trabajan

pesos pero también dólares o tienen que

hacer conversiones de moneda extranjera

entonces tiene que ser multi moneda y

también básico y fundamental tiene que

ser multi empresa porque ustedes

arrancan con un cliente pero ustedes lo

que quieren es tener muchos clientes

para que su propio negocio sea próspero

sí por otra parte tiene que tener por

niveles de seguridad sí igual que cuando

trabajamos básicamente windows que

tenemos nivel usuario nivel

administrativo y el nivel administrativo

tiene los controles absolutos de todo

puede observar cómo se trabaja

a nivel usuario y el usuario tiene

ciertos niveles o rangos de uso no

observa todo sino que se les permite el

uso de ciertas áreas del programa sí y a

medida que la empresa es más grande esto

ya no les digo por ejemplo si ustedes

manejan 34 clientes sino empresas que

manejan programas como sabe aquí el

nivel de seguridad administrativo

usuario es súper delicado si un empleado

trabaja en el módulo de cuentas por

pagar solo debería tener acceso a

trabajar revisar ver y obtener reportes

y respaldo de cuentas por pagar no tiene

por qué tener responsabilidades vista y

manejo de otras áreas o departamentos

como recursos malos como fiscal como

cuentas por cobrar nada que ver si

entonces verifiquen antes de adquirirlo

a niveles de seguridad usuario

administrativo que existan contraseñas

para esos niveles si ustedes tienen que

pensar en resguardar la información si

otra cosa muy importante también en

respaldos de la información no solamente

dentro de el sistema sino que también

puedan emitir reportes y esos reportes

puedan llevarlos o archivar los por

ejemplo en discos duros externos en

servidores externos para proteger la

información cuánto tiempo proteger la

información hoy en día con la capacidad

de almacenamiento que tienen nuestras

computadoras yo les recomendaría es

infinita es decir no es que a los 4 años

van a destruir la información porque no

les ocupa espacio desde el punto de

vista informático y es mejor tener

archivado guardado y respaldado

la información del cliente desde que

ustedes son los contadores de esa

entidad si otro parámetro muy importante

es que realice por ejemplo

ajustes tipo donde existen países

ejemplo venezuela que hay inflación

hiperinflación que pueda realizar esos

ajustes que ustedes para mí rigen por

ejemplo índice de precios al consumidor

se determine un factor inflacionario y

esto permite hacer los estados

financieros ajustados por inflación

también que ustedes parámetros en las

tasas de cambio y puedan emitir estados

financieros en otras monedas distintas a

las monedas funcionales que manejan en

el país donde están que tenga centros de

costos sí que pueden automatizar

asientos contables que son mecánicos mes

a mes por ejemplo la depreciación por

ejemplo la nómina pero a la vez que sea

flexible y ustedes puedan revisar esos

asientos que son automáticos y que se

repiten déjame espero que ustedes puedan

hacer las correcciones pertinentes que

realicen los cierres anuales automáticos

y eso es muy importante que ustedes

introduzcan determinados datos y que les

calculé también por ejemplo las

depreciaciones si estos son aspectos

básicos que tienen que tener todos

software de contabilidad muy importante

que pueda manejarse bajo ambiente

windows y no solamente bajamente windows

bajo line porque es personas que son

expertas elaño para las computadoras que

son de tipo las macs debe poder trabajar

con todos este tipo de ambientes es muy

importante que los reportes sí que los

asientos contables se puedan se puedan

emitir o se puedan dirigir hacia windows

ambiente windows hablamos de que los

reportes puedan ser leídos e impresos en

excel en pdf en word ser que la salida

del reporte

se ha dirigido hacia los programas que

ya tenemos instalados en nuestras

computadoras y otra cosa importante es

que mínimo nos emita los libros diarios

los mayores de comprobación que nos

limita también todos los estados

financieros

el estado de cáncer y perdido hasta dos

resultados malas en general y hay hoy en

día también software de contabilidad que

nos emiten flujos de efectivo y que si

los parámetros amos bien nos emiten los

estados de movimiento de patrimonio las

notas evidentemente las preparamos

nosotros manualmente porque eso requiere

análisis cualitativo de la información

contable si es muy importante que el

sistema contable que adquieran sea

flexible en el plan de cuentas que

ustedes puedan cambiar el plan de

cuentas que trae de forma predeterminada

y lo adapten a los requerimientos del

país donde se encuentran y lo adapten

también a los requerimientos propias de

la empresa para la cual ustedes están

prestando el servicio sí y otra cosa que

el soporte técnico esté disponible

siempre porque recuerden que es una

herramienta mecánica

en cualquier momento puede fallar y si

falla ustedes requieren un soporte

técnico tengan claro el que existe

asegúrese de que existe el soporte

técnico de software que van a adquirir y

no se compliquen la vida adquiriendo un

software muy complicado sofisticado que

ustedes a la larga no manejen o que

ustedes inviertan una cantidad excesiva

en un software muy complejo que

realmente no les va a servir o no le van

a sacar todo el provecho necesario en

las operaciones del día a día si al

final ustedes tienen que saber

parametrizar ese sistema ese software

entonces tienen que entrenarse un poco

adquirir un paquete que incluye no

solamente la instalación del software y

el asegurarse de que el software corre

bien de que marcha bien haciendo pruebas

preliminares antes de llevar la

contabilidad formal y ustedes vean como

usted parametrizar por ejemplo pida

que ustedes si quieren o necesitan

reportes especiales cortes de

inventarios cortes de activo fijo y

preparación de planillas de impuestos si

verifiquen que cuando les están para mí

expresando el sistema esos reportes

estén incluidos y aprendan un poco

también como es la parametrización para

no tener que estar llamando también el

soporte técnico todo el tiempo porque

evidentemente esos son unos honorarios

que les van a cobrar en un principio va

a ser normal pero posteriormente con las

prácticas ya ustedes van a saber lo que

tienen que hacer si tienen un software

de contabilidad y adquieren por el

tamaño de la empresa que van a manejar

software de recursos humanos software de

administración verifiquen que las

integraciones se hacen adecuadamente que

por ejemplo una factura que se carga

desde el software administrativo está

alimentando correctamente lo que es el

asiento de diario

por la factura de ventas que van a

registrar si esa factura que se carga en

administración cuentas por cobrar se

integra correctamente y genera

correctamente el asiento contable de

ventas el asiento contable de devolución

en ventas de descuento en ventas si a

manera de ejemplo

entonces

es una decisión importante que tienen

que hacer es una inversión importante

que van a realizar al principio cuando

van a comenzar a trabajar de manera

autónoma pero es algo necesario hoy en

día que ya las contabilidades no se

llevan a mano sino que se llevan ya de

manera automatizada es una herramienta

que les va a ayudar que no debería ser

un dolor de cabeza para ustedes como

contables sino todo lo contrario una

herramienta de ayuda cualquier duda o

comentario por favor me lo dejan acá

abajo un gran saludo y hasta la próxima

clase chao

[Música]

ah

sí