Logística del proceso de compra - Gestión de Compras y Almacén

Summary

La maestra Marina Quintero, docente de la Universidad Tecnológica de Nayarit, imparte un curso sobre la logística del proceso de compra en la carrera de gastronomía. Expone que, ante la contingencia sanitaria, es esencial quedarse en casa y manejar adecuadamente la logística de compras. Detalla nueve etapas clave, desde el reconocimiento de necesidades hasta el mantenimiento de registros, para asegurar una gestión eficiente de la adquisición, almacenamiento y envío de materiales, crucial para la operatividad de los establecimientos.

Takeaways

• 📚 La logística del proceso de compra es fundamental para la gestión estratégica de la adquisición, traslado y almacenamiento de materiales.
• 🔍 La etapa 1 es el reconocimiento de una necesidad, donde se identifican los requerimientos de cada área o departamento de la empresa.
• 📝 En la etapa 2, se describe con precisión los materiales, productos o servicios requeridos, incluyendo fecha, folio, departamento y detalles específicos.
• 🛒 La etapa 3 se centra en la selección de posibles fuentes de aprovisionamiento, estableciendo una lista de empresas que comercializan los productos necesarios.
• 🔎 La etapa 4 es el análisis de las cotizaciones, donde se determina el precio y se negocia con el objetivo de obtener productos de calidad a un costo óptimo.
• ✍️ La etapa 5 implica la preparación de la orden de compra, un documento que compromete al proveedor y a la empresa a cumplir con las condiciones pactadas.
• 🕒 La etapa 6 es el seguimiento y expedición, asegurando que las órdenes de compra se entreguen en tiempo y forma.
• 🔍 La etapa 7 es la excepción e inspección de artículos, donde se verifica la calidad y conformidad de los productos recibidos.
• 💼 La etapa 8 es la liquidación de facturas y pago, donde se certifican las facturas y se procesa el pago, siempre y cuando concuerden con la orden de compra.
• 📋 La etapa 9 es el mantenimiento de registros, donde se documentan y archivan todas las órdenes de compra y se recopilan datos importantes para un control eficiente del proceso de compras.

Q & A

¿Quién es la profesora Marina Quintero y qué materia imparte?

La profesora Marina Quintero es docente de la Universidad Tecnológica de Nayarit y imparte la materia de Gestión de Compras y de Almacén en la carrera de Gastronomía.

¿Cuál es la definición de logística según el guion?

La logística se define como el proceso de administrar estratégicamente la adquisición, traslado y almacenamiento de los materiales, siendo parte del proceso de la cadena de suministro que planifica, implementa y controla el flujo y almacenamiento eficiente de bienes y servicios.

¿Cuántas etapas tiene la logística según la presentación?

La logística tiene nueve etapas.

¿Qué se debe hacer en la primera etapa de la logística del proceso de compra?

En la primera etapa, el reconocimiento de una necesidad, donde cada área o departamento de la empresa debe conocer sus requerimientos individuales y cuándo se necesitan los materiales, lo que lleva a una requisición de material al departamento de compras.

¿Qué información es indispensable incluir en las requisiciones de materiales?

En las requisiciones de materiales es indispensable incluir la fecha, folio, departamento que la emite, cuenta a la que se cargará, descripción específica del material, fecha en la que se requiere el material, instrucciones de embarque especial y la firma de quien autoriza la requisición.

¿Cuál es el propósito de la tercera etapa, selección de las posibles fuentes de aprovisionamiento?

El propósito de esta etapa es establecer una lista de empresas que comercializan los diferentes productos según las necesidades de la organización y seleccionar los proveedores más adecuados.

¿Qué se analiza en la cuarta etapa del proceso de logística?

En la cuarta etapa, se analiza el documento de cotizaciones para establecer el valor de los productos o servicios y se utiliza en una negociación para determinar el precio que se pagará por la adquisición.

¿Qué documento compromete al proveedor a respetar las condiciones pactadas en la negociación?

La orden de compra es el documento que compromete al proveedor a respetar las condiciones pactadas en la negociación.

¿Qué es importante asegurar en la sexta etapa del proceso de logística?

En la sexta etapa, es importante asegurar que las órdenes de compra sean entregadas en tiempo y forma, y dar seguimiento a las compras desde su envío hasta su recepción.

¿Cuál es el objetivo de la inspección de artículos en la séptima etapa?

El objetivo de la inspección de artículos es asegurar la recepción adecuada de los materiales y verificar que los productos enviados por los proveedores cumplan con las características solicitadas.

¿Qué sucede con las facturas si no concuerdan con la orden de compra?

Si la factura no concuerda con la orden de compra, se regresará al proveedor para su corrección.

¿Qué se debe hacer al finalizar todas las etapas del proceso de logística?

Al finalizar todas las etapas, se debe completar los registros del departamento de compras, lo que permitirá reunir información sobre el registro de las órdenes de compra y su estado, así como copias de todas las órdenes de compra archivados numéricamente.