6 Conciliacion de inventarios

Jaime Aguilar García

6 Sept 202004:57

Summary

TLDREl proceso de conciliación de inventarios es crucial para sincronizar las diferencias entre los sistemas ERP y WMS en una empresa. Se identifican cinco momentos clave: la compra registrada en ERP sin la llegada de mercancías al almacén, la recepción y ubicación de mercancías, el seguimiento de la ubicación con 'slot hing', la asignación de mercancías al área de despacho y la mercancía en tránsito tras ser cargada. La conciliación es esencial para minimizar la merma y garantizar la rastreabilidad interna de las mercancías.

Takeaways

🔍 La conciliación de inventarios es esencial en empresas que utilizan dos sistemas diferentes: ERP para administración y finanzas, y WMS para gestión de entradas, salidas y ubicación de mercancías en el almacén.
🛒 El primer momento de conciliación ocurre cuando una compra se registra en el ERP pero la mercancía aún no ha llegado al almacén.
📦 El segundo momento es cuando la mercancía llega al almacén y puede estar en la área de recepción o en cuarentena por alguna inconsistencia.
📍 El tercer momento de conciliación es el proceso de 'slotting', donde se verifica la ubicación exacta de la mercancía dentro del almacén mediante el código de barras.
🚚 El cuarto momento se da cuando la mercancía está en el área de despacho pero no ha sido cargada al camión, lo que significa que no está disponible para la venta.
🚛 El quinto momento de seguimiento de la mercancía es cuando ya se ha cargado al vehículo y está en tránsito hacia su destino.
📉 Un objetivo clave en la gestión de inventarios es minimizar la merma, lo que requiere un conocimiento preciso de la ubicación de la mercancía en todo momento.
🔄 La conciliación de inventarios ayuda a identificar y solucionar diferencias entre los sistemas ERP y WMS, asegurando la precisión en la gestión de inventarios.
🏢 La rastreabilidad interna de la mercancía es crucial para la eficiencia del almacén, permitiendo seguir el flujo de las mercancías desde la recepción hasta su envío.
⏱ La conciliación de inventarios es un proceso continuo que debe adaptarse a los cambios en el estado de la mercancía, como la llegada de nuevos envíos o la preparación para el envío.

Q & A

¿Qué es la conciliación de inventarios y por qué es importante en las empresas?
-La conciliación de inventarios es el proceso de comparar y ajustar la cantidad de mercancías registrada en el sistema ERP con la cantidad física en el almacén. Es importante para minimizar la diferencia entre los registros y la realidad, lo que ayuda a evitar pérdidas y a mejorar la eficiencia operativa.
¿Cuál es la función principal del ERP en la gestión de inventarios?
-El ERP es un software que maneja la parte administrativa y el control financiero de las empresas, incluyendo el registro de compras y ventas, pero no directamente la ubicación física de las mercancías en el almacén.
¿Qué es el WMS y cómo se diferencia del ERP en cuanto a la gestión de inventarios?
-El WMS (Warehouse Management System) se encarga de las entradas, salidas y ubicación de las mercancías dentro del almacén. Se diferencia del ERP en que el WMS gestiona la logística y el almacenamiento físico de las mercancías, mientras que el ERP se centra en la administración y el seguimiento financiero.
¿Cuándo ocurre la primera conciliación de inventarios según el guion?
-La primera conciliación de inventarios ocurre cuando los compradores realizan una compra que se registra en el ERP, pero la mercancía aún no ha llegado al almacén.
¿Qué sucede si la mercancía llega tarde al almacén y no se acomoda inmediatamente?
-Si la mercancía llega tarde y no se acomoda, puede quedar en el área de recepción o en el área de cuarentena, lo que requiere una segunda conciliación para identificar su ubicación exacta.
¿Qué es el 'slot hing' y cómo se relaciona con la conciliación de inventarios?
-El 'slot hing' es el proceso de controlar la posición exacta de una mercancía dentro del almacén mediante el registro del código de barras en los racks. Es parte de la tercera conciliación de inventarios para asegurar que la mercancía esté en su lugar correcto.
¿Cuál es el propósito de la cuarta conciliación de inventarios mencionada en el guion?
-La cuarta conciliación de inventarios se realiza cuando la mercancía ha sido acomodada en el área de despacho pero no se ha cargado al camión, lo que significa que la mercancía ya no está disponible para la venta y debe ser descontada del inventario.
¿Qué significa 'merma' en el contexto de la gestión de inventarios y por qué es importante minimizarla?
-La 'merma' se refiere a la pérdida de mercancías, ya sea por robo, daños o errores en la gestión. Minimizar la merma es importante para mantener la eficiencia y reducir los costos en la operación del almacén.
¿Cómo se rastrea la mercancía una vez que ha sido cargada en un vehículo y se ha ido en ruta?
-Cuando la mercancía ha sido cargada en un vehículo y se ha ido en ruta, se considera que está en tránsito. Este momento es parte del seguimiento de inventarios y se realiza para garantizar la rastreabilidad de la mercancía hasta su destino final.
¿Qué estrategias se pueden implementar para mejorar la conciliación de inventarios y reducir las diferencias entre los sistemas ERP y WMS?
-Para mejorar la conciliación de inventarios y reducir las diferencias entre ERP y WMS, se pueden implementar estrategias como la integración de sistemas, el entrenamiento de personal, la automatización de procesos y la realización de conciliaciones periódicas y precisas.

Outlines

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📈 Proceso de Conciliación de Inventarios

El primer párrafo explica la importancia de la conciliación de inventarios en las empresas que utilizan dos sistemas de software distintos: ERP y WMS. El ERP maneja la administración y el control financiero, mientras que el WMS se encarga de la gestión de entradas, salidas y ubicación de mercancías en el almacén. A menudo, estos sistemas presentan diferencias en la cantidad de inventarios, lo que requiere una conciliación para identificar y resolver estas discrepancias. Se describen cinco momentos clave en la conciliación: 1) cuando una compra se registra en el ERP pero la mercancía aún no ha llegado al almacén; 2) cuando la mercancía llega pero no se ha ingresado en el almacén; 3) la ubicación de la mercancía dentro del almacén mediante el proceso de 'slot hing'; 4) la mercancía en el área de despacho que no se ha cargado aún; y 5) la mercancía que ya se ha cargado en un vehículo y está en tránsito. El objetivo de la conciliación es minimizar la merma y garantizar la rastreabilidad de la mercancía en todo momento.

Mindmap

Keywords

💡Conciliación de inventarios

La conciliación de inventarios es el proceso de comparar y ajustar los registros de inventario de dos sistemas diferentes para asegurar que ambos reflejen la misma cantidad de productos. En el video, se menciona que es importante realizar esta conciliación porque los sistemas ERP y WMS, que se utilizan en la administración de empresas, a menudo tienen diferencias en la cantidad de inventario registrada. Esto es crucial para minimizar la merma y asegurar que los inventarios sean precisos.

💡ERP

ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) es un software que gestiona múltiples aspectos de una empresa, incluyendo la administración y el control financiero. En el guion, se destaca que el ERP es el sistema que registra las compras antes de que las mercancías lleguen al almacén, lo que puede causar diferencias con el inventario físico en el almacén.

💡WMS

WMS (Sistema de Gestión de Almacén) es otro tipo de software mencionado en el video, que se enfoca en el manejo de las entradas y salidas de mercancías, así como en la ubicación de las mismas dentro del almacén. La conciliación entre el ERP y el WMS es esencial para que las cantidades de inventario sean coherentes en ambos sistemas.

💡Mercancía pendiente de entrega

Este término se refiere a las mercancías que han sido registradas en el ERP como compradas, pero aún no han llegado al almacén. En el video, se utiliza este concepto para ilustrar una de las primeras etapas de conciliación de inventarios, donde se identifican las diferencias entre lo que el sistema indica y lo que realmente está en el almacén.

💡Área de recepción

La área de recepción es el lugar en el almacén donde se reciben las mercancías. En el contexto del video, se menciona que las mercancías llegan a esta área pero no necesariamente son acomodadas inmediatamente, lo que puede causar diferencias en la conciliación de inventarios.

💡Inconsistencias en la mercancía

Las inconsistencias en la mercancía se refieren a cualquier problema o error con las mercancías recibidas, como daños o productos no conformes. Estas situaciones se mencionan en el video como un motivo por el cual las mercancías pueden ser ubicadas en el área de cuarentena, afectando así la conciliación de inventarios.

💡Área de cuarentena

El área de cuarentena es un espacio designado en el almacén para las mercancías que presentan problemas y no pueden ser almacenadas con el resto de los productos. En el video, se indica que las mercancías en cuarentena son parte de la conciliación de inventarios, ya que deben ser identificadas y contabilizadas correctamente.

💡Slot hing

Slot hing es el proceso de controlar y registrar la ubicación exacta de las mercancías dentro del almacén a través de la lectura de códigos de barras. Este concepto es crucial para la conciliación de inventarios, ya que permite saber en qué posición se encuentra cada artículo y asegurar que los registros del sistema sean precisos.

💡Mercancía asignada al clic

La mercancía asignada al clic se refiere a los productos que han sido reservados para una venta específica y, por lo tanto, ya no están disponibles para otras ventas. En el video, se menciona que cuando una mercancía es asignada, se descuenta de los inventarios disponibles, lo que es un punto importante a considerar durante la conciliación.

💡Mercancía en trance

La mercancía en trance es aquella que ha sido cargada en un vehículo y está en tránsito hacia su destino. En el contexto del video, se destaca la importancia de rastrear y conciliar estas mercancías, ya que aunque ya no están en el almacén, forman parte de la cadena de suministro y del inventario total de la empresa.

Highlights

Importancia de la conciliación de inventarios en las empresas.

Uso de dos software diferentes: ERP y WMS.

Diferencias entre ERP y WMS en la cantidad de inventarios.

Momento de conciliación cuando la compra se registra en ERP pero no llega al almacén.

Mercancía pendiente de entrega como primer momento de conciliación.

Segundo momento de conciliación: mercancía llega al almacén y puede estar en recepción o en cuarentena.

Identificación de la ubicación de la mercancía en el almacén.

Tercera conciliación: registro del código de barras para ubicar la mercancía en el almacén (slot hing).

Cuarto momento de conciliación: mercancía acomodada en área de despacho pero no cargada en el camión.

Mercancía en área de despacho no disponible para venta hasta que se cargue.

Quinto momento de rastreo: mercancía en el vehículo y en tránsito.

Objetivo de la conciliación de inventarios: minimizar la merma.

Rastreabilidad interna como herramienta para ubicar la mercancía.

Posibilidades de no entrega de mercancía por parte del proveedor.

Mercancía puede estar en descarga, cuarentena, almacén, despacho o en tránsito.