Administración de las Compras 4 - Proceso de compras segunda parte

Summary

En este vídeo, se explora la segunda parte del proceso de compras, enfocándose en la recepción de requisiciones internas, análisis de proveedores y cotizaciones, y la emisión de órdenes de compra. Se destaca la importancia de la rastreabilidad y la priorización de pedidos críticos para la empresa. Además, se discuten dos enfoques para la recepción de artículos: todo a través del almacén o directamente al solicitante para control y rastreabilidad. Finalmente, se resalta la necesidad de registros adecuados y la relación con el proceso contable para asegurar el correcto seguimiento y cierre del proceso de compras.

Takeaways

• 🛒 El proceso de compras comienza con la recepción de requisiciones internas de compra o órdenes internas.
• 🔍 Se realiza un análisis de los proveedores y de las cotizaciones recibidas para seleccionar a quién comprar.
• 📝 Una vez seleccionado al proveedor, se emite una orden de compra formal.
• 🚚 Se hace seguimiento al pedido, lo que incluye rastrear el envío y registrar datos para la rastreabilidad.
• 📊 La priorización de pedidos se basa en la importancia y el impacto en la inversión y el valor entregado por la empresa.
• 🤝 Es crucial establecer una relación sólida con los proveedores para facilitar el seguimiento y el acceso a información.
• 📦 La recepción de artículos es parte del proceso que generalmente se maneja por el departamento de almacenamiento.
• 🏢 Existen dos enfoques para la recepción de material: todo pasa por el almacén o solo los artículos para producción llegan al almacén.
• 📋 Al finalizar la recepción, es fundamental mantener registros adecuados y actualizar el inventario y las cuentas por pagar.
• ⏱ La forma de iniciar el proceso de compra varía según el tipo de empresa, ya sea por decisión individual o por un sistema automatizado.

Q & A

¿Qué es el proceso de compras y cuáles son sus pasos generales?

El proceso de compras generalmente incluye recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, realizar una orden de compra formal, dar seguimiento al pedido y asegurar la rastreabilidad del mismo.

¿Qué es la rastreabilidad en el contexto del proceso de compras?

La rastreabilidad es la capacidad de rastrear el camino de un producto desde su origen hasta su destino final, registrando todos los datos necesarios para realizar dicho seguimiento.

¿Por qué es importante dar prioridad a ciertos pedidos en el proceso de compras?

Es importante dar prioridad a los pedidos que sean más importantes para la empresa, ya que pueden implicar una mayor inversión o afectar severamente al resultado o valor entregado por la empresa.

¿Cómo se debe gestionar el seguimiento de pedidos con proveedores?

Se debe establecer una comunicación sólida con el proveedor, posiblemente accediendo a información de sus sistemas o obteniendo números de contacto para preguntar sobre el estado del pedido.

¿Qué implica la recepción de artículos en el proceso de compras?

La recepción de artículos se refiere a la llegada de los pedidos a la empresa, y aunque este paso es parte del proceso de almacenamiento, es crucial para la integridad del proceso de compras.

¿Cuáles son las dos maneras específicas de recibir material en una empresa?

Una manera es que todo lo que llega a la empresa pase por el almacén, y la otra es que solo los artículos para pisos de producción o operaciones entren al almacén, mientras que otros, como papelería, sean recibidos directamente por la persona que los solicitó.

¿Qué es importante considerar al decidir cómo recibir material en la empresa?

Al decidir cómo recibir material, es importante considerar el control, la ecuación financiera y la rastreabilidad, ya que si todo entra al almacén, es más fácil saber cuándo y quién lo retira.

¿Qué se debe hacer una vez que se reciben los artículos?

Una vez recibidos los artículos, se deben mantener registros adecuados, como la entrada del producto en el inventario y la formalización del proceso mediante un sello de orden de compra.

¿Cómo se puede verificar que el proceso de compras ha finalizado correctamente?

Para verificar que el proceso de compras ha finalizado, se debe asegurar que todos los papeles estén sellados y que se haya registrado una nueva deuda en cuentas por pagar.

¿Cómo varía el inicio del proceso de compras dependiendo del tipo de empresa?

El inicio del proceso de compras puede ser disparado por una persona que toma una decisión basada en la necesidad inmediata, o puede ser automatizado por un sistema que indica cuándo realizar la compra, dependiendo de la naturaleza y operaciones de la empresa.

¿Qué tipo de empresas suelen utilizar un sistema más automatizado para el proceso de compras?

Empresas con producción en masa y planes de producción a largo plazo suelen utilizar sistemas más automatizados para el proceso de compras.

¿Qué implica tener más formalidad en el proceso de compras para una empresa?

Tener más formalidad en el proceso de compras implica un mejor seguimiento, facilidad para la auditoría y la corrección de errores, lo que a su vez puede mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de compras.

Outlines

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🛒 Proceso de Compras y Seguimiento de Pedidos

En este segmento se detalla la segunda parte del proceso de compras, iniciando con un resumen rápido de los pasos anteriores. Se menciona que es necesario recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, y luego realizar una orden de compra formal. Se enfatiza la importancia del seguimiento de pedidos, que incluye la capacidad de rastrear un producto desde su origen hasta su destino final, registrando todos los datos necesarios para la trazabilidad. Además, se discute la priorización de pedidos basados en la importancia y el impacto en la inversión y resultados de la empresa. Se sugiere la colaboración estrecha con proveedores para obtener información y asegurar el éxito de las operaciones de compras.

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📦 Recepción de Artículos y Consideraciones para el Proceso de Compras

Este párrafo se centra en la recepción de artículos y las opciones disponibles para manejar este proceso. Se describen dos métodos: uno en el que todos los artículos llegan al almacén y otro en el que solo ciertos artículos, como los destinados a producción, llegan al almacén, mientras que otros, como papelería, son recibidos directamente por quien los solicitó. Se destaca la importancia de la toma de decisiones sobre qué método emplear, basándose en control, financieras y trazabilidad. Finalmente, se menciona la importancia de mantener registros adecuados y de incrementar la deuda en cuentas por pagar como parte del proceso de finalización de la compra. También se introduce la idea de que el inicio del proceso de compra puede ser disparado por un evento específico o por un sistema automático, dependiendo del tipo de operación de la empresa.

Keywords

💡Proceso de compras

El proceso de compras es un tema central en el video, refiriéndose a la secuencia de pasos que una empresa sigue para adquirir bienes y servicios. Se menciona que incluye recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, realizar ordenes de compra y seguir el pedido. Este proceso es esencial para la operación diaria de una empresa y se destaca la importancia de su gestión eficiente.

💡Requisiciones internas

Las 'requisiciones internas' son solicitudes de compra hechas dentro de una empresa, generalmente por diferentes departamentos o unidades. En el video, se indica que el proceso de compras comienza con la recepción de estas requisiciones, que son el punto de partida para identificar las necesidades de la empresa y activar el proceso de adquisición de bienes o servicios.

💡Análisis de proveedores

El 'análisis de proveedores' es un concepto clave en el video, que implica evaluar a los proveedores potenciales basándose en criterios como calidad, precio, entrega y confiabilidad. Se destaca la importancia de este análisis para tomar decisiones informadas sobre a quién se les comprará, asegurando así la satisfacción de las necesidades de la empresa.

💡Cotizaciones

Las 'cotizaciones' son ofertas de precios que los proveedores envían a una empresa para los bienes o servicios solicitados. En el contexto del video, el análisis de las cotizaciones es un paso crucial para comparar y seleccionar el proveedor más adecuado, teniendo en cuenta factores como el costo y las condiciones de entrega.

💡Orden de compra

Una 'orden de compra' es un documento formal que una empresa envía a un proveedor para solicitar la adquisición de bienes o servicios. El video menciona la importancia de realizar una orden de compra formal una vez que se decide a quién comprar, lo que inicia la transacción y establece los términos de la compra.

💡Seguimiento de pedidos

El 'seguimiento de pedidos' es el proceso de rastrear y supervisar el progreso de una orden de compra desde su aceptación hasta su recepción. El video enfatiza la importancia de este seguimiento para garantizar que los bienes lleguen a tiempo y según lo acordado, y para poder actuar en caso de problemas o retrasos.

💡Rastreabilidad

La 'rastrreabilidad' se refiere a la capacidad de seguir y registrar el movimiento de un producto desde su origen hasta su destino final. El video destaca la importancia de la rastreabilidad para mantener un control sobre los bienes adquiridos, lo que permite a la empresa saber siempre dónde se encuentra un producto y garantizar su entrega correcta.

💡Priorización de pedidos

La 'priorización de pedidos' implica determinar qué órdenes de compra son más importantes y requieren mayor atención. El video menciona que en empresas que realizan múltiples pedidos diarios, es fundamental priorizar aquellos que tienen un mayor impacto en la inversión de la empresa o en la calidad del servicio prestado.

💡Colaboración con proveedores

La 'colaboración con proveedores' se refiere a la relación y la comunicación estrecha entre una empresa y sus proveedores. El video sugiere que es esencial trabajar en equipo con los proveedores para tener acceso a información y garantizar un flujo eficiente de bienes, lo que incluye compartir sistemas de información y mantener comunicación constante.

💡Recepción de artículos

La 'recepción de artículos' es el punto final del proceso de compras, donde los bienes adquiridos son recibidos por la empresa. Aunque el video no profundiza en este tema, señala que es importante para la integridad del proceso de compras y sugiere dos enfoques: todo lo que llega a la empresa pasa por el almacén, o solo ciertos artículos, como los para producción, llegan al almacén, mientras que otros son recibidos directamente por quien los solicitó.

💡Control de inventario

El 'control de inventario' implica mantener un registro preciso de los artículos que entran y salen de la empresa. El video menciona la importancia de registrar adecuadamente la entrada de nuevos productos en el inventario y de actualizar las cuentas por pagar para reflejar la deuda generada por nuevas facturas, lo que es crucial para la administración financiera y la trazabilidad de los bienes.

Highlights

El proceso de compras general incluye recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, y realizar ordenes de compra.

La rastreabilidad es crucial, permitiendo seguir un producto desde su origen hasta su destino final.

Es importante priorizar pedidos basados en la inversión y el impacto en el resultado de la empresa.

Se debe mantener una comunicación estrecha con los proveedores para rastrear y asegurar el envío de pedidos.

La recepción de artículos es parte del proceso de compras, aunque se trata con más detalle en otros videos.

Existen dos enfoques para la recepción de material: todo pasa por almacén o directamente a áreas específicas.

El control y la rastreabilidad son factores clave en la decisión de cómo recibir los artículos.

La recepción debe ser registrada en el inventario y debe haber un incremento en cuentas por pagar.

El proceso de compras varía según el tipo de empresa, como en reparación de vehículos donde se toma decisiones individuales.

Las PYMES suelen depender más de las personas que de sistemas automáticos para iniciar el proceso de compra.

El control en el proceso de compra es fundamental para facilitar el seguimiento y la auditoría.

Se aborda la importancia de la formalidad en el proceso de compras para facilitar la corrección de errores.

Se invita a los espectadores a dar 'me gusta' y compartir el video si les resultó interesante.

Transcripts

en esta ocasión vamos a ver la parte 2

del proceso de compras y sin más

preámbulo nos vamos a ir al siguiente

paso haciendo un resumen rápido ya vimos

que el proceso general

contempla que tienes que recibir las

requisiciones internas de compra u

órdenes internas tienes que hacer un

análisis de los proveedores un análisis

de las cotizaciones que te envían esos

proveedores y después una vez que tú

decides a quién le vas a comprar vas a

hacer una colocación de orden de compra

formal hacia ese proveedor una vez que

el proveedor lo acepta pues tienes que

darle seguimiento al pedido porque se

supone que el proveedor te lo va a

enviar y este concepto implica la

posibilidad de rastrear el camino

seguido por un producto desde su origen

hasta su destino final así como el

registro de todos los datos que permiten

realizar dicho seguimiento la

rastreabilidad implica que tú puedas

saber en todo momento dónde está lo que

compraste lo importante aquí es que si

tú eres un departamento de compras que

realiza decenas de pedidos diarios pues

obviamente tienes que darle prioridad a

aquellos que sean más importantes

aquellos que impliquen una mayor

inversión para la empresa aunque no sea

una inversión muy alta que se impliquen

una afectación severa al resultado al

valor entregado que entrega tu negocio

en el caso de que algo falle con el

proveedor a eso es a lo que le debemos

de dar seguimiento y debes de tener una

estabilidad muy precisa tienes que

apoyarte con tu proveedor tienes que

hacer equipo con ellos para que

inclusive ellos te puedan dar acceso a

información de sus sistemas o que te den

los teléfonos que necesitas tener para

poder estar preguntando dónde están o

dónde va el pedido

el siguiente paso asumiendo que todo

salió bien y que el pedido llegó a la

empresa como debería de ser pues es la

recepción de artículos y aquí no nos

vamos a meter muy detalladamente en este

proceso porque eso es parte de almacén y

ya tenemos muchos vídeos que hablan de

almacenamiento y el proceso de recepción

pero aquí lo que te puedo recomendar por

lo que te puedo decir es que hay dos

maneras específicas de recibir el

material una es que todo lo que llega a

tu empresa absolutamente todo siempre

tiene que llegar al almacén no importa

que sea aunque sea un borrador todas las

compras tienen que pasar por algo hacer

eso es lo ideal

aquí estamos asumiendo que tu empresa

tiene un almacén formal a veces esto no

sucede pero en el caso de que lo tengas

esa es una manera de cómo puedes manejar

tu proceso de compras la otra es que

solamente lleguen al almacén artículos

que son para pisos de producción o de

operaciones y en el caso de cualquier

otro artículo por ejemplo cuestiones de

papelería cuestiones de algún servicio

pues la persona que hizo el

requerimiento la requisición de compra

interna sea quien reciba directamente

ese material

lo importante aquí es que la decisión de

cuál de los dos esquemas vas a tomar no

tiene que ser tomando en cuenta

exclusivamente la idea si la flojera de

que no que flojera que vaya al almacén

mejor que lo reciba directamente la

persona que lo pidió cuando sean cosas

de oficina aquí tiene que ver con el

control tiene que ver con una ecuación

financiera de cuidar el dinero y tiene

que ver también con una cuestión de

rastreabilidad si todo entra al almacén

mucho más fácil saber en qué momento

salió y quién lo sacó del almacén si lo

recibe cualquier persona a lo mejor tú

como comprador nunca te enteras que ese

producto llegó

el último paso una vez que se recibieron

los artículos pues es tener los

registros adecuados y conejitos

adecuados nos referimos a qué mínimo se

debe de registrar en el inventario tiene

que mostrarse la entrada de ese producto

en el inventario tiene que darse una

combinación formal del proceso mediante

un sello de orden de compra por lo

general tiene que ser por el almacén o

por la persona que recibió el producto

que lo solicitó se tiene que sellar de

recibido y obviamente tiene que haber un

incremento de deuda en cuentas por pagar

no vamos a meter mucho la parte contable

pero una forma de verificar que el

proceso de compras realmente finalizó no

nada más es que todos los papeles se

sellaron sino que realmente en cuentas

por cobrar se haya registrado esa nueva

deuda esa nueva factura que se tiene que

pagar cualquier documento que aplique

este es el proceso en sí como puedes ver

no es tan complicado pero hay una

consideración importante que me gustaría

que vieras de acuerdo al tipo de proceso

es la forma que se dispara el inicio de

la compra y nos referimos al proceso de

trabajo que tú tienes en tu empresa te

voy a poner un ejemplo imagínate que tu

empresa se dedica a la reparación o

reconstrucción de automóviles o de

camiones cada vez que se llega o que te

traen un camión o un auto a reparar es

totalmente diferente lo que le puedes

comprar a un auto con respecto al otro

es totalmente diferente aquí por lo

general aunque tengas un sistema que te

ayude la decisión de en qué momento se

va a realizar la compra va a depender

mucho de una persona una persona va a

disparar el proceso y va a decir para

este auto necesita una defensa pero para

este otro necesito llantas y tiene que

haber una persona que tome la decisión

es como cuando estás también en un

restaurante y tal vez en ese día a mucha

gente se le antojó cierto tipo de pan

ves que está a punto de terminarse y

antes de que tu sistema de forma

automática te dispare que necesita más

pan

tú ya lo estás pidiendo porque ves que

ese día por alguna razón se está

consumiendo de más y no quieres o

quieres evitar que tengas algún problema

aquí el caso de que una persona disparó

el proceso

la otra es cuando por ejemplo tienes el

sistema es donde hay producción en masa

que ya tienes producción planeada con

mucha anticipación y tienes un sistema

aunque sea en excel mediante macros o

mediante fórmulas básicas o algo ya

mucho más sofisticado el sistema te va a

decir en qué momento se tiene que

realizar la compra de forma automática

inclusive el sistema realiza la orden de

compra de forma automática y la envía al

proveedor de tal manera que el comprador

lo único que tiene que hacer es

verificar el proceso fluya de manera

adecuada y por lo general lo que son las

pymes siempre van a utilizar el primer

esquema va a depender por más allá de

que tengan algún sistema va a depender

de las personas

esto implica que tienes que tener mucho

control en tu proceso y vuelvo a lo que

te recomendó en el primer vídeo entre

más formalidad manejes en tu proceso de

compra va a ser más fácil que le pueda

dar seguimiento mucho más fácil que

puedas auditar y puedas corregir

cualquier error que se te pueda

presentar

pues bien hasta aquí es el proceso de

compras lo estamos viendo una manera

general en más adelante vamos a ver cada

uno de los pasos ya de forma muy

detallada inclusive con algunos ejemplos

de formatos pero si te gustó este vídeo

por favor dale me gusta y compártelo con

aquellas personas que crees que les

puede interesar muchas gracias por tu

tiempo que le dedicaste para verlo y nos

vemos en el siguiente vídeo de la serie

hasta luego