What is a Work Breakdown Structure - WBS? PM in Under 5

Summary

La estructura de desglose de trabajo (WBS) es una herramienta esencial en la gestión de proyectos que desglosa el trabajo en una estructura jerárquica. Se inicia dividiendo el proyecto en bloques sustanciales, que luego se desglosan en componentes principales y finalmente en tareas individuales. Se representa mediante un sistema de numeración para facilitar la comprensión en proyectos grandes. Es crucial desarrollar la WBS antes de abordar las dependencias y la secuencia de tareas, lo que permitirá crear el diagrama de Gantt. Se recomienda usar software de gestión de proyectos para proyectos grandes y rigurosos. Una buena WBS debe ser MECE (mutuamente exclusivo y completamente exhaustivo) y abarcar todas las actividades del proyecto, incluyendo la gestión. La elección entre el enfoque del Reino Unido, que se centra en actividades, y el de EE. UU., que se centra en entregables, dependerá de las preferencias del proyecto, pero es importante mantener consistencia.

Takeaways

• 📚 Un Work Breakdown Structure (WBS) es una herramienta que desglosa el trabajo en una estructura organizada.
• 🔍 El WBS articula el alcance del proyecto de manera estructurada, partiendo del proyecto completo hasta llegar a tareas individuales.
• 📊 Se recomienda desarrollar el WBS antes de considerar dependencias y secuencias para crear un diagrama de red o Gantt.
• 💡 Para proyectos pequeños, un procesador de texto como Microsoft Word puede ser útil para crear un WBS.
• 💻 En proyectos más grandes, se puede utilizar software de gestión de proyectos como Microsoft Project para capturar y numerar actividades.
• 🔑 Un buen WBS debe ser MECE (Mutually Exclusive, Completely Exhaustive), es decir, sin solapamientos y abarcando todo el trabajo del proyecto.
• 👀 No olvidar incluir las actividades de gestión de proyecto en el WBS para asegurar que se tengan en cuenta en el presupuesto y la asignación de recursos.
• 🗣️ Existe una diferencia entre el enfoque del WBS en el Reino Unido, que se centra en actividades, y en los Estados Unidos, que se centra en entregables.
• 🌐 Aunque ambos enfoques pueden dar buenos resultados, se prefiere el enfoque del Reino Unido ya que el WBS se centra en el trabajo en sí.
• 👍 Adoptar un enfoque y no mezclarlos es clave para evitar confusión y asegurar la efectividad del WBS.

Q & A

¿Qué es una estructura de desglose de trabajo (WBS)?

La estructura de desglose de trabajo (WBS) es una herramienta que desglosa el trabajo de un proyecto en una estructura organizada, partiendo desde el proyecto completo hasta llegar a tareas individuales reconocibles por los responsables de ejecutarlas.

¿Cómo se representa una WBS en una pantalla?

La representación en pantalla de una WBS puede ser útil para comprenderla, pero no es práctica para proyectos grandes, ya que rápidamente se vuelve inmanejable. En su lugar, se utiliza un sistema de numeración principal y subnumeración para actividades derivadas.

¿Cuál es el orden correcto para planificar un proyecto según la WBS?

El orden adecuado es desarrollar la WBS antes de considerar las dependencias y secuencias, lo que luego te dará tu diagrama de red y tiempos de duración para cada tarea, permitiendo crear un diagrama de Gantt.

¿Cómo se puede crear una WBS simple para un proyecto pequeño?

Para proyectos pequeños, se puede utilizar un procesador de texto como Microsoft Word para crear una WBS simple.

¿Qué tipo de software se recomienda para proyectos más grandes y rigurosos?

Para proyectos más grandes y rigurosos, se recomienda utilizar software de gestión de proyectos que permita capturar cada actividad, asignarles números de referencia únicos y crear la WBS como paso preliminar para producir el diagrama de red, la ruta crítica y el diagrama de Gantt. Herramientas como Microsoft Project están diseñadas para esto.

¿Qué significa NMCE en el contexto de una WBS y por qué es importante?

NMCE significa 'Mutuamente Exclusivo y Completamente Exhaustivo'. Es importante porque cada tarea debe ser claramente distinta de otras tareas sin superposición, y todo lo que se necesita hacer en el proyecto debe estar cubierto en la WBS.

¿Por qué es recomendable incluir una rama de gestión de proyectos en la WBS?

Incluir una rama de gestión de proyectos en la WBS asegura que no se olviden las actividades de gestión del proyecto, lo que facilita su presupuestación y asignación de recursos, garantizando que se lleven a cabo adecuadamente.

¿Cuál es la diferencia entre el enfoque de la WBS en el Reino Unido y en los Estados Unidos?

En el Reino Unido, la WBS se escribe como un conjunto de actividades o tareas (verbos), mientras que en los Estados Unidos se desglosa el trabajo desglosando los entregables o productos del proyecto. Aunque ambos enfoques pueden dar resultados correctos, el video prefiere el enfoque del Reino Unido porque se centra en desglosar el trabajo.

¿Por qué no se debe mezclar los enfoques de WBS del Reino Unido y los Estados Unidos?

Mezclar los enfoques puede llevar a la confusión y a una gestión del proyecto menos eficiente. Es mejor adoptar un enfoque y aplicarlo consistentemente.

¿Por qué la WBS es una herramienta esencial que muchos gerentes de proyectos no aprovechan?

La WBS es una herramienta poderosa que permite articular completamente el alcance de trabajo de un proyecto, pero a menudo es descartada o no se le da el uso que merece, lo que puede resultar en proyectos mal definidos o mal gestionados.