What is a Work Breakdown Structure - WBS? PM in Under 5
Summary
TLDRLa estructura de desglose de trabajo (WBS) es una herramienta esencial en la gestión de proyectos que desglosa el trabajo en una estructura jerárquica. Se inicia dividiendo el proyecto en bloques sustanciales, que luego se desglosan en componentes principales y finalmente en tareas individuales. Se representa mediante un sistema de numeración para facilitar la comprensión en proyectos grandes. Es crucial desarrollar la WBS antes de abordar las dependencias y la secuencia de tareas, lo que permitirá crear el diagrama de Gantt. Se recomienda usar software de gestión de proyectos para proyectos grandes y rigurosos. Una buena WBS debe ser MECE (mutuamente exclusivo y completamente exhaustivo) y abarcar todas las actividades del proyecto, incluyendo la gestión. La elección entre el enfoque del Reino Unido, que se centra en actividades, y el de EE. UU., que se centra en entregables, dependerá de las preferencias del proyecto, pero es importante mantener consistencia.
Takeaways
- 📚 Un Work Breakdown Structure (WBS) es una herramienta que desglosa el trabajo en una estructura organizada.
- 🔍 El WBS articula el alcance del proyecto de manera estructurada, partiendo del proyecto completo hasta llegar a tareas individuales.
- 📊 Se recomienda desarrollar el WBS antes de considerar dependencias y secuencias para crear un diagrama de red o Gantt.
- 💡 Para proyectos pequeños, un procesador de texto como Microsoft Word puede ser útil para crear un WBS.
- 💻 En proyectos más grandes, se puede utilizar software de gestión de proyectos como Microsoft Project para capturar y numerar actividades.
- 🔑 Un buen WBS debe ser MECE (Mutually Exclusive, Completely Exhaustive), es decir, sin solapamientos y abarcando todo el trabajo del proyecto.
- 👀 No olvidar incluir las actividades de gestión de proyecto en el WBS para asegurar que se tengan en cuenta en el presupuesto y la asignación de recursos.
- 🗣️ Existe una diferencia entre el enfoque del WBS en el Reino Unido, que se centra en actividades, y en los Estados Unidos, que se centra en entregables.
- 🌐 Aunque ambos enfoques pueden dar buenos resultados, se prefiere el enfoque del Reino Unido ya que el WBS se centra en el trabajo en sí.
- 👍 Adoptar un enfoque y no mezclarlos es clave para evitar confusión y asegurar la efectividad del WBS.
Q & A
¿Qué es una estructura de desglose de trabajo (WBS)?
-La estructura de desglose de trabajo (WBS) es una herramienta que desglosa el trabajo de un proyecto en una estructura organizada, partiendo desde el proyecto completo hasta llegar a tareas individuales reconocibles por los responsables de ejecutarlas.
¿Cómo se representa una WBS en una pantalla?
-La representación en pantalla de una WBS puede ser útil para comprenderla, pero no es práctica para proyectos grandes, ya que rápidamente se vuelve inmanejable. En su lugar, se utiliza un sistema de numeración principal y subnumeración para actividades derivadas.
¿Cuál es el orden correcto para planificar un proyecto según la WBS?
-El orden adecuado es desarrollar la WBS antes de considerar las dependencias y secuencias, lo que luego te dará tu diagrama de red y tiempos de duración para cada tarea, permitiendo crear un diagrama de Gantt.
¿Cómo se puede crear una WBS simple para un proyecto pequeño?
-Para proyectos pequeños, se puede utilizar un procesador de texto como Microsoft Word para crear una WBS simple.
¿Qué tipo de software se recomienda para proyectos más grandes y rigurosos?
-Para proyectos más grandes y rigurosos, se recomienda utilizar software de gestión de proyectos que permita capturar cada actividad, asignarles números de referencia únicos y crear la WBS como paso preliminar para producir el diagrama de red, la ruta crítica y el diagrama de Gantt. Herramientas como Microsoft Project están diseñadas para esto.
¿Qué significa NMCE en el contexto de una WBS y por qué es importante?
-NMCE significa 'Mutuamente Exclusivo y Completamente Exhaustivo'. Es importante porque cada tarea debe ser claramente distinta de otras tareas sin superposición, y todo lo que se necesita hacer en el proyecto debe estar cubierto en la WBS.
¿Por qué es recomendable incluir una rama de gestión de proyectos en la WBS?
-Incluir una rama de gestión de proyectos en la WBS asegura que no se olviden las actividades de gestión del proyecto, lo que facilita su presupuestación y asignación de recursos, garantizando que se lleven a cabo adecuadamente.
¿Cuál es la diferencia entre el enfoque de la WBS en el Reino Unido y en los Estados Unidos?
-En el Reino Unido, la WBS se escribe como un conjunto de actividades o tareas (verbos), mientras que en los Estados Unidos se desglosa el trabajo desglosando los entregables o productos del proyecto. Aunque ambos enfoques pueden dar resultados correctos, el video prefiere el enfoque del Reino Unido porque se centra en desglosar el trabajo.
¿Por qué no se debe mezclar los enfoques de WBS del Reino Unido y los Estados Unidos?
-Mezclar los enfoques puede llevar a la confusión y a una gestión del proyecto menos eficiente. Es mejor adoptar un enfoque y aplicarlo consistentemente.
¿Por qué la WBS es una herramienta esencial que muchos gerentes de proyectos no aprovechan?
-La WBS es una herramienta poderosa que permite articular completamente el alcance de trabajo de un proyecto, pero a menudo es descartada o no se le da el uso que merece, lo que puede resultar en proyectos mal definidos o mal gestionados.
Outlines
📚 Introducción a la Estructura de Desglose del Trabajo
El primer párrafo explica qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS). Se describe como una herramienta principal para articular el alcance de un proyecto de manera estructurada. Se menciona que se parte del trabajo total del proyecto, desglosándolo en bloques sustanciales, y luego se desglosa cada bloque en sus componentes principales hasta llegar a las tareas individuales más pequeñas. Se destaca la importancia de representar visualmente la WBS, pero también se señala que para proyectos grandes, se utiliza un sistema de numeración para actividades y subactividades. Además, se sugiere que la WBS debe ser互斥 y exhaustiva (NCE), es decir, que cada tarea debe ser claramente distinta y no debe haber sobreposición, y que abarque todo lo necesario para el proyecto. Se insiste en incluir las actividades de gestión del proyecto en la WBS para no olvidarlos al presupuestar y asignar recursos. Finalmente, se menciona la diferencia entre el enfoque del Reino Unido y el de Estados Unidos en la creación de la WBS, con una preferencia por el enfoque del Reino Unido que se centra en las actividades en lugar de en los productos finales.
🌐 Comparación de Enfoques en la WBS
El segundo párrafo profundiza en la diferencia entre el enfoque del Reino Unido y el de Estados Unidos en la creación de la WBS. En el Reino Unido, la WBS se escribe como un conjunto de actividades o tareas, mientras que en Estados Unidos se centra en desglosar los productos o entregables del proyecto. Se argumenta que ambos enfoques pueden dar buenos resultados, pero el presentador prefiere el enfoque del Reino Unido porque se centra en el trabajo en sí mismo, lo que es más coherente con la creación de un Gantt chart y una red de actividades. Se aconseja no mezclar ambos enfoques para evitar la confusión. El vídeo termina con una llamada a la acción para que los espectadores den like, se suscriban y activen la notificación para recibir actualizaciones de nuevos videos.
Mindmap
Keywords
💡Work Breakdown Structure (WBS)
💡Scope
💡Mutually Exclusive and Completely Exhaustive (MECE)
💡Project Management
💡Principal Activities
💡Sub numbering system
💡Gantt Chart
💡Network Chart
💡Product Breakdown Structure (PBS)
💡Project Management Software
Highlights
工作分解结构(Work Breakdown Structure, WBS)是将项目工作分解成结构化形式的主要工具。
WBS以高度结构化的方式明确项目范围。
WBS从整个项目工作开始,逐步分解成大块,再细分为更小的组成部分。
分解过程持续进行,直至达到层次结构中的最底层,形成单个任务或活动。
WBS的可视化表示有助于理解,但在大型项目中不实用。
实际应用中,通过编号和子编号系统来组织WBS。
WBS是项目规划的起点,先于依赖关系和序列的考虑。
在小项目中,可以使用文字处理工具如Microsoft Word创建简单的WBS。
大型项目应使用项目管理软件来创建WBS。
有效的WBS应满足MECE原则,即互斥且完全穷尽。
WBS应包括所有管理项目所需的任务和活动。
项目管理活动应作为WBS的一个主要工作流或工作领域。
WBS有助于预算编制和资源分配,确保项目管理工作得到适当的预算和资源。
英国和美国在WBS的方法上有所不同,但两种方法都能得到正确的结果。
英国方法侧重于活动或任务的分解,而美国方法侧重于可交付成果或产品的分解。
选择一种WBS方法并坚持使用,避免混合使用两种方法。
WBS是一个简单而强大的工具,许多项目经理忽视了它的应用。
WBS有助于全面阐述工作范围。
Transcripts
in this video I want to answer the
question what is a work breakdown
structure or WB s well breakdown
structure is quite simply at all that
breaks the work down into a structure
let's say a little bit more about this
though the work breakdown structure is
the principle tool that articulates a
scope on our project and it does so in a
highly structured way at its simplest we
take the entire work of the project the
project itself and we break that down
into a number of substantial chunks we
then take each of those chunks of work
and we further break it down into its
principal components and each of those
principal components gets further broken
down until we end up at the lowest level
of the hierarchy with individual tasks
or activities that the person who will
carry them out recognizes as a single
coherent task that they fully understand
now the representation I've put on the
screen is very useful for understanding
a work breakdown structure and but it's
absolutely rubbish for representing it
across a large project it will just
rapidly get out of hand and so what we
actually do is we number across the
principal activities and then for each
thing that flows from those activities
we give it a sub numbering system and so
we end up with a comprehensive list of
every activity that needs to be done of
this scope of the project and the proper
way to plan projects is to develop your
work breakdown structure before you
start thinking about dependencies and
sequence which will of course give you
your network chart or elapsed times for
each of the tasks which will allow you
to draw up your Gantt chart
the best way to produce a simple work
breakdown structure if you're working on
a small project is with a word processor
tool like Microsoft Word if on the other
hand you're working on a larger more
rigorous project then you will no doubt
have some form of project management
software that will allow you to capture
every activity allocate unique reference
numbers to them and create your work
breakdown structure as a preliminary
step to producing your network chart
your critical path and your Gantt chart
tools such as Microsoft Project are
designed to do this a good work
breakdown structure will be nice M C e
and that stands for mutually exclusive
and completely exhaustive that is to say
mutually exclusive each task is clearly
distinct from each other tasks there is
no overlap between the tasks and
completely exhaustive means that
everything you need to do on your
project is covered on your work
breakdown structure the thing that many
project managers miss out of their work
breakdown structure are all the tasks
and activities concerned with managing
the project so as a matter of habit I
will always create one work stream one
major area of work on my work breakdown
structure labeled project management
that way I capture all the tasks it
takes to manage the project and then
when I start budgeting the project and
allocating resources I have those tasks
ready to budget and resource and that
ensures that I don't forget the project
management activities and I've got the
budget and the resources to carry them
out properly and I'm going to end with
what is sometimes perceived as a bit of
a rant it's about the difference between
the u.k approach to work breakdown
structures on the one hand and the us
approach on the other
neither is right
but here's the rant bit one of them is a
little bit more right than the other so
in the UK our work breakdown structure
is written as a set of activities or
tasks if you're a linguist then you can
think of them as written with verbs the
u.s. approach is to break down the work
by breaking down the deliverables or the
products for your project so at the top
level you have the completed project and
at subsequent levels below you have more
and more detailed descriptions and
smaller components of the products that
you need to create in the UK we would
call that a product breakdown structure
both of them will give you the right
results so why do I prefer the UK
approach well because it's a work
breakdown structure that breaks down the
work if you want to product breakdown
structure and oftentimes you will then
you can create a product breakdown
structure in parallel and because a
Gantt chart and a network shot are about
activities to me it makes more sense to
develop a work breakdown structure in
terms of activities or work but which
ever approach you choose to adopt my tip
is to adopt one approach and not to try
to mix the two that way lies madness
so a work breakdown structure is a
simple powerful tool that far too many
project managers put to one side and
don't apply it's a tool that enables you
to fully articulate your scope of work
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