Belajar Sistem Informasi | 1. Posisi SI pada Organisasi

Summary

The video script by Fajar Pradana delves into the concept of Information Systems, highlighting their role within organizations and the supporting elements involved. It clarifies that Information Systems are not solely computer-based, providing a manual academic information system example. The script distinguishes between data, information, and knowledge, emphasizing the transformation of raw data into meaningful insights. It also explains the importance of software within these systems, their impact on organizational efficiency, and the hierarchical integration of Information Systems from operational to strategic management levels.

Takeaways

• 😀 The video discusses the concept of an Information System (IS) and its role within an organization.
• 🔍 IS is a collection of interacting elements aimed at achieving a set goal, involving four main activities: collecting, manipulating, storing, and disseminating data or information.
• 💡 The script clarifies that an Information System is not always computer-based and can be manual, using the example of a manual academic information system involving paper-based course registration.
• 📚 The difference between data, information, and knowledge is explained, with data being raw facts, information being processed data with meaning, and knowledge being a higher level of understanding derived from information.
• 👨‍🏫 The video uses the manual academic information system as an example to illustrate the cumbersome nature of non-computer-based systems and the potential for human error.
• 🖥️ It introduces Computer-Based Information Systems (CBIS) as a more efficient and effective alternative to manual systems, involving hardware, software, databases, telecommunications, and people with defined procedures.
• 🔧 The script emphasizes that software is a crucial component of an IS, acting as an intermediary between hardware and users, and requiring meticulous planning and development.
• 🏢 Information Systems are categorized based on their level within an organizational hierarchy, serving different purposes from operational support at the staff level to strategic decision-making at the top management level.
• 🛠️ The video mentions that an Information System supports various organizational processes, from day-to-day operations to long-term strategic planning.
• 🔑 The importance of software within an IS is highlighted, noting its significant role in connecting hardware with the users who operate the system.
• 📈 The script concludes by discussing the broader implications of IS in organizations, including the support it provides for efficient and effective business processes.

Q & A

What is the main topic of the video?

The main topic of the video is the concept of an Information System and its supporting elements within an organization.

What are the four main activities of an information system?

The four main activities of an information system are collecting, manipulating, storing, and disseminating data or information.

Can an information system be manual instead of computer-based?

Yes, an information system can be manual, as exemplified by a manual academic information system where students fill out a paper form called a KRS (Course Registration Card).

What is the difference between data and information according to the video?

Data is considered raw facts without any meaning, while information is a collection of data that has been processed to have meaning and value.

What is an example of a manual academic information system process described in the video?

An example is when students come to campus to fill out a KRS form, which includes their identity and planned courses, sign it, get it signed by their academic advisor, and then it is manually compiled by the academic department.

What is the higher level of information called in the video?

The higher level of information is referred to as 'wisdom' or 'knowledge,' which provides a deeper understanding or awareness beyond just information.

How does the video explain the role of software in an information system?

The video explains that software plays a crucial role as an intermediary between hardware and the people operating the information system, and it is a significant part of the system despite not working alone.

What are the components of a computer-based information system mentioned in the video?

The components of a computer-based information system include hardware, software, databases, telecommunications, and people and procedures that bind them together.

Why is the manual information system process considered cumbersome in the video?

The manual information system process is considered cumbersome because it is time-consuming, prone to human error, and difficult to manage, especially when dealing with a large number of students or data entries.

How does the video describe the role of information systems at different levels of an organization?

The video describes that information systems serve different roles at various organizational levels: operational support at the staff level, management and decision support at the middle level, and strategic decision-making at the top management level.

What is the term used in the video for information systems within an organization?

The term used in the video for information systems within an organization is Business Information System or Business Information Systems.

Outlines

00:00

📚 Introduction to Information Systems

This paragraph introduces the concept of Information Systems (IS) within an organization, explaining that they are not always computer-based and can be manual as well. The speaker, Fajar Pradana, uses the example of an academic information system where students fill out a paper-based form called KRS (Course Registration System). The process involves manual data collection, manipulation, storage, and dissemination. The paragraph also differentiates between data, information, and knowledge, emphasizing that data is raw facts that need to be processed to become meaningful information and eventually knowledge.

05:01

💼 The Role of Information Systems in Organizations

The second paragraph delves into the role of IS in organizations, highlighting that they are not just about computers and software but also involve people, procedures, and databases. It explains the difference between manual and computer-based information systems, with the latter being more efficient and effective. The speaker discusses the components of a computer-based IS, including hardware, software, telecommunications, and human elements. The paragraph also clarifies misconceptions about IS being solely software and emphasizes the importance of software as an intermediary between hardware and users in an IS.

10:04

🏢 Information Systems Across Organizational Levels

The final paragraph discusses how IS are integrated at various levels of an organization, from operational to strategic. It describes how at the operational level, IS supports day-to-day activities, such as an enterprise system for warehouse staff to input data about incoming goods. At the middle management level, IS serves as a management and decision support system, helping supervisors make informed decisions based on data from operational staff. At the top management level, IS aids in strategic decision-making by consolidating information from all organizational units, enabling top managers to make decisions such as opening new branches or recruiting staff. The paragraph concludes by summarizing the importance of IS in enhancing the efficiency and effectiveness of business processes.

Keywords

💡Information System

An information system is a collection of components that interact to achieve a set goal. In the context of the video, it refers to a system that processes data through activities such as collecting, manipulating, storing, and disseminating information. The script explains that an information system is not always computer-based, but can also be manual, as illustrated by the example of an academic information system where students fill out a form called KRS.

💡Data

Data, in the script, is defined as raw facts. It is the unprocessed input that has not yet been given meaning. The video uses the example of student names, NIM (student ID), course codes, and signatures as raw data in an academic information system. The script emphasizes that data becomes valuable when it is processed and given context.

💡Information

Information is a level above data, where raw data has been processed and given meaning. The script illustrates this by explaining that a collection of data points, such as a student's course schedule on a KRS form, becomes meaningful information when it is organized and can be used for planning and decision-making.

💡Knowledge

Knowledge, as described in the video, is a higher level of information that involves a deeper understanding or awareness. It is formed when a large amount of information is collected and synthesized to provide insights or advice, such as when an academic department uses information about class schedules to give students advice on class selection to avoid conflicts.

💡Manual Information System

A manual information system is one that operates without the aid of computers or software. The script provides the example of a manual academic information system where students physically fill out forms, which are then manually processed by academic staff. This method is described as time-consuming and prone to human error.

💡Computer-Based Information System (CBIS)

A computer-based information system, or CBIS, is an information system that utilizes computers and software to process data more efficiently. The script contrasts this with manual systems, highlighting the benefits of automation, such as reduced time and effort, and the potential for fewer errors.

💡Software

Software is a critical component of a computer-based information system, serving as an interface between hardware and the users who operate the system. The script emphasizes the importance of software in the functionality of an information system and mentions the high level of planning and effort required in software development.

💡Hardware

Hardware refers to the physical components of a computer system, which are necessary for a computer-based information system to function. While the script does not delve deeply into hardware specifics, it is implied that hardware is a foundational element that supports the operation of software and data processing.

💡Database

A database is a structured collection of data, which is a key component in an information system. The script suggests that databases are used to store and organize the data processed by an information system, making it accessible for various operations and decision-making processes.

💡Telecommunications

Telecommunications, in the context of an information system, refers to the methods and technologies used for the transmission of data and information. The script implies that telecommunications are essential for connecting different parts of an information system, especially in a networked or distributed setup.

💡Procedures

Procedures are the established methods and protocols that govern the operation of an information system. The script mentions that procedures, along with people, are integral to the functioning of an information system, ensuring that data is processed and information is disseminated in a consistent and controlled manner.

Highlights

The video discusses the concept of an Information System, its role within an organization, and its supporting elements.

Information Systems are not always computer-based; they can also be manual, as exemplified by a manual academic information system.

The four main activities of an Information System are data collection, manipulation, storage, and dissemination.

Data is raw and lacks meaning, whereas information is processed data that has been given meaning and value.

An example of data in an academic information system includes student names, NIM, course codes, and signatures.

Information is a higher level concept that combines processed data to provide understanding or awareness beyond the raw facts.

The video differentiates between data, information, and knowledge, with knowledge being a collection of information that offers deeper understanding.

Computer-Based Information Systems (CBIS) are more efficient and effective than manual systems, reducing the potential for human error.

Components of a CBIS include hardware, software, databases, telecommunications, people, and procedures.

Software plays a crucial role in an Information System, acting as an intermediary between hardware and users.

The development of software within an Information System requires meticulous planning and design.

Information Systems are categorized into manual and computer-based, with the latter offering broader capabilities.

A common misconception is that Information Systems are solely software, but they encompass a wider range of components.

Information Systems serve different organizational levels, from operational to strategic decision-making.

At the operational level, Information Systems assist staff in daily activities, such as entering warehouse inventory data.

At the management level, Information Systems support supervisory roles, providing decision support through data analysis.

Top management uses Information Systems to make strategic decisions, such as opening new branches or recruiting staff.

The video concludes by emphasizing the importance of Information Systems in making business processes more efficient and effective.

Transcripts

Hai assalamualaikum warahmatullahi

wabarakatuh saya Fajar Pradana pada

video kali ini saya akan membahas

mengenai Sistem Informasi posisi sistem

informasi pada sebuah organisasi serta

elemen-elemen pendukung pada sebuah

sistem informasi seperti biasa video ini

akan saya bagi menjadi beberapa bagian

dan semuanya akan saya masukkan ke dalam

playlist belajar dasar pengembangan

sistem informasi sistem informasi

Merupakan sekumpulan elemen-elemen yang

saling berinteraksi untuk mencapai

sebuah tujuan yang ditetapkan

elemen-elemen tersebut saling

berinteraksi untuk melakukan beberapa

aktivitas ada empat aktivitas utama yang

dirumuskan yang pertama mulai dari

mengumpulkan kemudian melakukan

manipulasi menyimpan dan menyebarkan

data ataupun informasi

hai hai

Hai sistem informasi tidak selalu

berkaitan dengan komputer sistem

informasi tidak selalu berkaitan dengan

perangkat lunak saya akan mencontohkan

bahwa sistem informasi ini bisa

dilakukan secara manual contohnya adalah

sebuah sistem informasi akademik

mahasiswa manual mulai dari mahasiswa

datang ke kampus untuk mengambil sebuah

form yang berupa selembar kertas itu

dinamakan sebagai kartu rencana studi

KRS jadi meskipun sekarang sudah

berbasis komputer namanya Tetap KRS

karena memang KRS itu bentuknya adalah

berupa kartu mahasiswa kemudian akan

mengisi identitas diri kemudian mengisi

mata kuliah yang akan direncanakan

beserta dengan jam dan waktu

pelaksanaannya kemudian setiap mahasiswa

setelah mengisi menandatangani datang ke

dosen pembimbing akademik ditandatangani

oleh dosen pembimbing akademik akan

Hai ke akademik Anda terima oleh bagian

akademik akan direkap secara manual

Tentu saja dia akan mengelompokkan

sesuai dengan apa namanya pemilihan

kelas dari setiap mahasiswa tentunya ini

akan sangat merepotkan ya mereka satu

persatu kemudian yang belum terjadi

salah input dan sebagainya kemudian

setelah berhasil dengan waktu yang cukup

lama membahas akademik akan merilis

pengumuman dari daftar nama mahasiswa

tersebut beserta dengan class yang akan

ditempuh biasanya akan ditempelkan di

papan pengumuman kemudian mahasiswa

serta dosen dapat melihat jadwal yang

akan ditempuh ya Di semester tersebut

Hai kemudian sebuah sistem informasi itu

haruslah melakukan empat proses yang

saya jelaskan di awal tadi berupa data

dan informasi maksud berupa data

kemudian sistem informasi akan

memberikan informasi yang lebih berharga

lebih bermakna hidup bagi user ataupun

pihak-pihak yang memerlukan itu jadi ada

beberapa komponen yang saya sebutkan

tadi regatta informasi dan lebih tinggi

lagi itu lebih kepada pengetahuan atau

now Let's Apa perbedaannya Yang pertama

kita berbicara masalah data-data ini

bisa dikatakan sebagai fakta-fakta

mentah jadi Sekumpulan fakta yang

sifatnya masih Raw ya dan belum memiliki

makna apapun kalau kita berkaca dari

contoh sistem informasi akademik tadi

data itu bisa disebut sebagai nama

mahasiswa NIM kode

kuliah tanda tangan nama dosen

pembimbing foto itu semuanya adalah data

mentah jadi datang mentah ini bentuknya

tidak hanya ada apa berformat number

tapi bisa juga berupa format foto lalu

berikutnya adalah informasi jadi

informasi ini lebih kepada Sekumpulan

data yang tadi tidak memiliki makna

apapun Ya hanya sebagai sebuah data

mentah setelah melakukan proses

manipulasi akhirnya Sekumpulan data itu

bisa menjadi atau memiliki sebuah makna

dan value yang lebih Sekumpulan data itu

bisa kita sebut sebagai informasi jadi

kalau kita berbicara ah informasi diuji

kasus sistem informasi akademik itu

adalah informasi mengenai KRS jadi dalam

kartu rencana studi itu sebenarnya

adalah Sekumpulan data dan di dalam

kartu tersebut adalah sebuah informasi

Sekumpulan data yang akhirnya

di sebuah informasi lebih tinggi lagi

levelnya ada yang namanya nulis-nulis

disini adalah sekumpulan informasi jadi

untuk menjadi sebuah pengetahuan berarti

kita harus mengumpulkan banyak informasi

sehingga itu akan menjadi sebuah tingkat

pemahaman yang lebih tinggi lagi atau

tingkat awareness atau tingkat kesadaran

yang lebih tinggi lagi misalnya kita

bisa mengumpulkan semua informasi

mengenai jadwal dari setiap mata kuliah

dan dari situ bagian Academy bisa

memberikan saran misalnya ketika kelas

yang dipilih oleh mahasiswa itu ternyata

sudah penuh di hari tersebut akan lebih

bisa memberikan saran bahwa ini ada

waktu yang sama namun di hari yang

berbeda jadi lebih kepada itu

pengetahuan itu sifatnya adalah

sekumpulan informasi yang sehingga

memberikan pemahaman yang lebih dari

sesuatu pihak atau dari suatu informasi

hai hai

Hai seperti yang sudah saya sampaikan

tadi bahwa sistem informasi itu tidak

melulu berkaitan dengan komputer sistem

informasi di dalam pengertiannya tidak

ada kata-kata komputer di sana Dan tidak

ada kata-kata tentang perangkat lunak

Lalu bagaimana ketika sistem informasi

ini kita mau kaitkan dengan komputer

sistem informasi ada dua yang pertama

adalah sistem informasi berbasis manual

kemudian sistem informasi berbasis

komputer atau biasa disebut sebagai CB

Yes computer Based Information System

Sistem informasi berbasis manual Tentu

saja sangat merepotkan kita tadi sudah

melihat di contoh kasus sistem informasi

akademik kemahasiswaan jika dilakukan

secara manual sangat ribet Dia sangat

membutuhkan waktu yang lama kemudian

akademik tentu sangat direpotkan dengan

begitu banyak mahasiswa jumlahnya tidak

hanya 12 tapi bisa ratusan bahkan ribuan

untuk melakukan handling a

layanan kepada mahasiswa belum lagi

ketika terjadi human error seperti salah

menginputkan class salah menginputkan eh

identitas mahasiswa tentu akibatnya akan

sangat fatal sehingga tentu terpikirkan

Bagaimana kalau sistem informasi

tersebut dilakukan secara batau bantuan

perangkat lunak atau computer computer

Based Information System tentu saja akan

lebih efisien dan lebih efektif komputer

itu cone komponen pendukungnya terdiri

dari beberapa hal mulai dari perangkat

keras perangkat lunak database

telekomunikasi dan jangan lupakan juga

ada orang dan prosedur yang mengikat

tersebut jadi sistem informasi berbasis

komputer itu sangat luas untuk

selanjutnya saya tidak akan lagi

menyebutkan computer Based Information

System tapi saya hanya menyebutkan

sebagai sistem informasi karena analogi

saya adalah di sini dan anda sudah

melihat sejarahnya berikutnya Saya akan

berbicara

kisah reformasi yang berbasis komputer

Eh komputer terdiri dari beberapa

perangkat tak dimulai dari perangkat

keras perangkat lunak telekomunikasi

basisdata orang dan prosedur yang

mengikat dari sistem informasi tersebut

semuanya itu akan saling berinteraksi

untuk melakukan MB lagi tetap sistem

informasi ada empat hal yang dilakukan

oleh computer Based Information System

yaitu mengumpulkan memanipulasi

menyimpan dan menyebarkan data maupun

informasi jadi tujuannya tetap sama

cuman perangkatnya yang berbeda kemudian

ada kekeliruan juga ketika banyak orang

menyebut bahwa sistem informasi itu

adalah perangkat lunak tidak sesuai

dengan yang saya sampaikan tadi bahwa

perangkat lunak itu adalah hanya sebuah

bagian dari sistem informasi ada

perangkat keras advace ada orang masih

ada prosedur masih SMA masih ada basis

data dan beberapa hal

siang itu perangkat lunak tidak bekerja

sendirian namun memang di dalam sebuah

sistem informasi ini perangkat lunak

memegang peranan yang sangat penting dan

sangat menentukan menurut saya Karena

perangkat lunak disini sebagai perantara

antara perangkat keras dengan orang yang

akan mengoperasikan sistem informasi

tersebut Selain itu perangkat lunak di

dalam membangun membutuhkan effort yang

sangat tinggi tidak seperti membangun

rumah yang itu akan terlihat ketika

terjadi kesalahan namun ketika membangun

perangkat lunak itu membutuhkan

perencanaan yang sangat matang video

tentang proses pembuatan perangkat lunak

atau dikenal dengan rekayasa perangkat

lunak itu sudah ada di video saya

sebelumnya jadi nanti apabila

temen-temen ingin melihat mengenai

proses rekayasa perangkat lunak linknya

akan saya cantumkan di atas di

[Musik]

Hai sistem informasi dalam organisasi

biasa disebut sebagai bisnis Information

System atau Sistem Informasi Bisnis

sesuai dengan sebuah piramida organisasi

di dalam sebuah organisasi ya kita tahu

bahwa piramida organisasi itu mulai dari

level paling bawah pelaksana sampai

level top atau pengambil kebijakan

strategis di situ akan terlihat bahwa

sistem informasi akan mengisi di setiap

lapisan Di lapisan paling bawah itu

adalah pelaksana staf pelaksana jadi

sistem informasi yang berada pada layer

tersebut adalah sistem informasi yang

sifatnya untuk membantu operasional

sehari-hari contohnya adalah enterprise

system di dalam enterprise system nanti

adalah staf pelaksana bisa memasukkan

melalui sebuah sistem informasi

data-data yang berkaitan dengan

aktivitasnya misalnya di bagian

pergudangan di situ nanti staf pelaksana

akan menginputkan misalnya barang datang

ke

termasuk kedalam gudang direkap terlebih

dahulu dimasukkan identitas dari produk

tersebut Lalu kita beranjak dari level

pelaksana masuk ke level menengah pada

level disini pada level menengah disini

adalah bagian dari seorang atau beberapa

orang yang tugasnya adalah supervisi

dari pelaksana sistem informasi yang

mengisi di level tersebut biasanya

bersifat sebagai management system

ataupun decision support system jadi

desain support system itu adalah sistem

pendukung keputusan jadi sistem

informasi nanti disini sifatnya untuk

mendukung keputusan dari a tim supervisi

tersebut misalnya berbekal dari

informasi yang diterima maupun data yang

dimasukkan oleh staf pelaksana bagian

supervisi dapat memutuskan bahwa pada

bulan ini itu akan restock produk Berapa

banyak berbekal dari data atau informasi

dari bulan-bulan sebelumnya sehingga

bisa menjamin bahwa produk tersebut

truk tidak mungkin kekurangan ataupun

tidak mungkin menumpuk di gudang jadi

itu semua sudah dibantu oleh sistem

informasi lalu kita sampai pada top

management top management disini adalah

orang-orang yang sifatnya adalah untuk

mengambil kebijakan-kebijakan strategis

bagi kepentingan organisasi tentu saja

sistem informasi yang ada di Top

manajemen di sini itu lebih kepada now

Let's manajemen semua informasi diambil

digali dari semua unit dari organisasi

bahkan seluruh cabang Akhirnya bisa

dilihat oleh top manajemen jadi nanti

topeng Ijem bisa menentukan dibantu oleh

sistem informasi Juga misalnya untuk

menentukan kebijakan strategis berupa

pembukaan cabang baru misalnya di

Kotabaru kemudian lokasi yang tepat

untuk membuka cabang baru itu ada di

daerah mana kemudian bisa juga mengambil

keputusan strategis mengenai Oh bulan

depan kita perlu rekrutmen agar proses

bisnisnya rekrutmen tenaga kerja ya

Proses bisnis dari perusahaan tersebut

atau organisasi tersebut menjadi lebih

efisien dan efektif sekian untuk video

saya kali ini mengenai Sistem Informasi

masih ada video-video berikutnya pada

video berikutnya dan terima saya akan

membahas lebih dalam mengenai fase fase

pengembangan di dalam sebuah sistem

informasi Assalamualaikum warahmatullahi

wabarakatuh