Mooc-MejPro-Matriz-responsabilidades

jamgupv

12 Mar 201307:02

Summary

TLDREl video enseña a crear una matriz de responsabilidades para gestionar tareas y actividades. Se sugiere empezar con una lista de tareas y nombres de las personas implicadas, eligiendo un formato de matriz y asignando responsabilidades y fechas. Se usan símbolos para indicar roles como responsables principales ('p'), colaboradores ('c') e informantes ('I'). Se destaca la importancia de equilibrar la carga de trabajo y ajustar la participación al grupo. También se menciona la posibilidad de adaptar el formato a las necesidades del grupo.

Takeaways

📝 Aprender a usar la matriz de responsabilidades para gestionar tareas y actividades.
🌪️ Crear una lista de tareas utilizando técnicas como la tormenta de ideas.
👥 Identificar a los miembros del equipo y posibles colaboradores externos.
📊 Elegir el formato de la matriz de responsabilidades que mejor se adapte al proyecto.
📅 Asignar fechas y plazos para cada tarea considerando la capacidad y disponibilidad de los miembros.
🔑 Utilizar códigos y signos en la matriz para indicar roles como 'responsable' (P), 'colaborador' (C) e 'informante' (I).
➕ Marcar con un signo más aquellos colaboradores con un poco más de responsabilidad.
📋 Incluir celdas en blanco para tareas donde no interviene ciertos miembros del grupo.
🔢 Realizar un recuento de las tareas asignadas a cada persona para asegurar una distribución equitativa.
🔄 Adaptar el formato de la matriz a las necesidades específicas del grupo y a la información que se desee rastrear.

Q & A

¿Qué es una matriz de responsabilidades y cómo se utiliza en un proyecto de mejora?
-Una matriz de responsabilidades es una herramienta que muestra una lista de actividades o tareas, permite asignar responsabilidades y fechas, y comprueba el grado de avance del trabajo de un grupo. Se utiliza para organizar y monitorear el progreso de las tareas en un proyecto de mejora.
¿Cómo se inicia el proceso de crear una matriz de responsabilidades?
-El proceso comienza creando una lista de tareas, utilizando técnicas como la tormenta de ideas o cualquier otro método que se desee. También se identifican los nombres de las personas que pueden participar en el desarrollo de esas tareas.
¿Por qué es importante identificar a las personas que participarán en un proyecto?
-Es importante para asegurar que todos los miembros del equipo de mejora y, si es necesario, personas externas o departamentos, conozcan sus roles y sean capaces de colaborar en el proyecto de manera efectiva.
¿Qué se considera al elegir el formato de la matriz de responsabilidades?
-Al elegir el formato, se debe tener en cuenta la información que se desea registrar, como la prioridad de las tareas, las fechas de finalización, quién es responsable de cada tarea y el estado actual de cada tarea.
¿Cómo se asignan las responsabilidades y fechas a las tareas en la matriz?
-Se asignan teniendo en cuenta la capacidad de las personas para realizar las tareas y su disponibilidad o carga de trabajo actual. Se utilizan signos o códigos para indicar la responsabilidad principal, colaboración y suministro de información.
¿Qué simboliza la letra 'P' en la matriz de responsabilidades?
-La letra 'P' indica que la persona que encabeza la columna tiene la responsabilidad principal de que la tarea se realice según lo planificado y se cumplan las fechas asignadas.
¿Qué representa la letra 'C' en la matriz?
-La letra 'C' identifica a la persona que colabora en la realización de la tarea, aunque no sea la responsable principal.
¿Cuál es el significado de la letra 'I' en la matriz de responsabilidades?
-La letra 'I' marca que la persona es quien suministrará información, una forma específica de colaboración que generalmente implica una intervención más breve.
¿Qué se entiende por 'subespecialista' en el contexto de la matriz de responsabilidades?
-Un 'subespecialista' es alguien cuya colaboración es un poco más que la de un colaborador normal pero que no alcanza la responsabilidad principal, y se marca con un signo más al lado de la 'C'.
¿Cómo se aborda la posibilidad de que haya celdas en blanco en la matriz?
-Las celdas en blanco indican que hay tareas en las que algunas personas no intervienen, lo cual es normal y depende de la distribución de responsabilidades y habilidades dentro del grupo.
¿Cómo se puede utilizar la matriz de responsabilidades para evaluar la equidad del trabajo en un grupo?
-Las últimas filas de la matriz se utilizan para hacer un recuento de las tareas asignadas a cada persona como responsabilidad principal o como colaboradores, lo que permite ver si la participación del grupo es equilibrada y si se ajusta a la capacidad y disponibilidad de cada miembro.
¿Cómo se pueden personalizar las matrices de responsabilidades según las necesidades del grupo?
-Se pueden personalizar agregando o modificando columnas para incluir información específica, como la prioridad de las tareas, el estado de programación, participantes adicionales o cualquier otra dimensión que se desee controlar.
¿Por qué podría ser útil utilizar una matriz de responsabilidades adaptada para grupos más grandes?
-Una matriz adaptada puede ser útil para grupos más grandes porque permite una mayor visibilidad y organización sin la limitación de espacio que podría presentarse con matrices más tradicionales, especialmente cuando se trabaja con herramientas digitales como tableros o pantallas grandes.

Outlines

00:00

📈 Creación y Uso de una Matriz de Responsabilidades

En este vídeo se explica cómo utilizar una matriz de responsabilidades para gestionar tareas en un grupo. Se comienza por crear una lista de actividades, utilizando técnicas como la tormenta de ideas, y se identifican las personas que pueden participar, incluyendo miembros del equipo y posiblemente personas externas. Se elige un formato para la matriz, asignando personas y fechas a cada tarea teniendo en cuenta su capacidad y disponibilidad. Se describen los códigos utilizados para marcar las responsabilidades en la matriz: 'P' para la persona principal responsable, 'C' para colaboradores y 'I' para informantes. Además, se menciona cómo se pueden ajustar estas marcas para indicar un grado de responsabilidad adicional. Se sugiere que es posible que haya celdas en blanco, lo que indica que algunas personas no están involucradas en ciertas tareas. Finalmente, se explica cómo se pueden utilizar estas matrices para revisar y equilibrar la distribución de responsabilidades dentro del grupo.

05:00

📊 Variaciones en la Matriz de Responsabilidades

Este párrafo explora diferentes formatos de la matriz de responsabilidades según las necesidades del grupo. Se mantiene la lista de tareas en la primera columna, pero se añaden columnas adicionales para registrar información como prioridad, fechas de finalización, responsables y estado de las tareas. Se sugiere que se pueden agregar más columnas según sea necesario, como para incluir participantes o informantes. Este enfoque es especialmente útil para grupos más grandes, ya que evita la sobrecarga de información y mantiene la visibilidad. Se enfatiza que el formato de la matriz debe adaptarse a las necesidades específicas del grupo y la información que deseen rastrear, y que la flexibilidad es clave para su éxito en la gestión de proyectos.

Mindmap

Keywords

💡Matriz de Responsabilidades

La Matriz de Responsabilidades es una herramienta utilizada para organizar y asignar tareas dentro de un proyecto, indicando claramente quién es responsable de cada actividad y sus plazos. En el video, se utiliza para mostrar cómo asignar responsabilidades y fechas a las tareas y para verificar el avance del trabajo del grupo.

💡Tormenta de Ideas

La tormenta de ideas es un método para generar una gran cantidad de ideas en un corto período de tiempo, usualmente en un entorno colaborativo. En el script, se sugiere usar la tormenta de ideas para crear una lista de tareas inicial para el proyecto.

💡Responsabilidad Principal

La responsabilidad principal se refiere a la persona que tiene la obligación de asegurar que una tarea se realice según lo planeado y se cumplan los plazos. En el video, se marca con una 'p' en la matriz cuando una persona es el responsable principal de una tarea.

💡Colaboración

La colaboración implica la participación activa de los miembros del equipo en la realización de una tarea, aunque no sean los responsables principales. En el script, se identifica con una 'c' en la matriz a quienes colaboran en la tarea, pero no tienen la responsabilidad principal.

💡Suministro de Información

El suministro de información es una forma específica de colaboración en la que una persona provee datos o detalles necesarios para una tarea, pero no es la responsable de su ejecución. En el video, se representa con una 'I' en la matriz.

💡Participación Equilibrada

La participación equilibrada se refiere a una distribución justa de las responsabilidades entre los miembros del equipo, asegurando que la carga de trabajo sea manejable para todos. El script menciona el uso de las últimas filas de la matriz para verificar si la participación es equilibrada.

💡Carga de Trabajo

La carga de trabajo describe la cantidad de tareas o responsabilidades que una persona tiene que manejar. En el video, se destaca la importancia de tener en cuenta la disponibilidad y la sobrecarga de trabajo al asignar tareas a las personas.

💡Estado de las Tareas

El estado de las tareas indica el progreso de cada actividad, como 'en espera', 'iniciada', 'a punto de terminar' o 'completada'. En el script, se sugiere incluir esta información en la matriz para realizar un seguimiento eficiente del avance del proyecto.

💡Prioridad

La prioridad es un concepto que se refiere a la importancia relativa de una tarea en comparación con otras dentro de un proyecto. El script sugiere incluir la prioridad de las tareas en la matriz para ayudar a la planificación y enfoque del equipo.

💡Formato de la Matriz

El formato de la matriz es la estructura que se utiliza para organizar la información en la Matriz de Responsabilidades. El video ofrece ejemplos de diferentes formatos que pueden ajustarse según las necesidades del grupo y la información que deseen mostrar para el seguimiento de las tareas.

💡Seguimiento de Tareas

El seguimiento de tareas es el proceso de supervisar el progreso de las actividades asignadas y asegurar que se completen a tiempo. En el video, la matriz de responsabilidades se presenta como una herramienta clave para realizar este seguimiento y ajustar los planes si es necesario.

Highlights

Aprender a usar la matriz de responsabilidades para gestionar actividades y tareas.

Crear una lista de tareas utilizando técnicas como la tormenta de ideas.

Identificar nombres de personas que pueden participar en el desarrollo de las tareas.

Elegir el formato de la tabla o matriz de responsabilidades adecuada.

Asignar responsabilidades y fechas a las tareas considerando la capacidad y disponibilidad de las personas.

Utilizar signos o códigos para marcar responsabilidades principales y colaboraciones.

La letra 'p' marca la responsabilidad principal de una persona por una tarea.

La letra 'c' identifica a colaboradores en la realización de una tarea.

La letra 'I' se utiliza para personas que suministran información específica.

El signo '+' indica un poco más de responsabilidad en un colaborador.

Es posible tener celdas en blanco para tareas donde no interviene ciertos miembros.

Las últimas filas pueden usarse para recuento de tareas asignadas a cada persona.

Verificar la equidad de la participación y la capacidad de los miembros del grupo.

Adaptar el formato de la matriz a las necesidades y objetivos del grupo.

Incluir variables adicionales como prioridad, fecha de finalización y estado de la tarea.

Añadir columnas para participantes, informantes u otras dimensiones relevantes.

El formato de la matriz puede ser personalizado según el tamaño del grupo y las necesidades de seguimiento.

El uso de una matriz de responsabilidades es esencial para el seguimiento de tareas en proyectos.