The Ultimate Content Calendar - Create using Microsoft Lists | #efficiency365

Summary

Dieses Video zeigt, wie man mit Microsoft List, einem kostenlosen Tool, einen flexiblen, intelligenten und effizienten Inhaltskalender erstellt. Von der Erstellung von Listen und Spalten über die Dateneingabe bis hin zur Freigabe für andere Benutzer, wird gezeigt, wie man einen Kalenderansicht erstellen kann. Zusätzlich werden Funktionen wie Gruppierung, Filterung, Ansichten und Export in Excel oder Power BI vorgestellt, um die Analyse und Automatisierung von Inhaltsstrategien zu erleichtern.

Takeaways

• 📅 Eine Inhaltskalender ist für Content-Creatoren und Social-Media-Marketingler unverzichtbar.
• 📈 Sie können eine flexible, schlaue und effiziente Inhaltskalender mit Microsoft List erstellen.
• 🆓 Microsoft List war ursprünglich Teil von Office 365, ist jetzt jedoch kostenlos zugänglich.
• 🔍 Benutzer mit Microsoft-Konten haben auch Zugang zu List.
• 📝 Erstellen Sie eine leere Liste auf office.com und beginnen Sie mit der Titelspalte.
• 📋 Fügen Sie zusätzliche Spalten hinzu, um Kategorie, Inhaltstyp, Fristen, Veröffentlichungsplattformen und Verantwortliche festzulegen.
• 🌈 Wenn Spalten erstellt werden, entscheiden Sie, ob sie obligatorisch sind und ob sie farbkodiert werden sollen.
• 📝 Sie können Daten in der Liste einzeln oder in einem Raster-Format eingeben, ähnlich wie in Excel.
• 🔗 Teilen Sie die Liste, indem Sie die E-Mail-IDs anderer Personen hinzufügen und ihnen Bearbeitungsberechtigungen erteilen.
• 🔒 Um Datensicherheit zu gewährleisten, können Sie in den erweiterten Einstellungen die Bearbeitung auf die ursprüngliche Eintraagsperson beschränken.
• 📆 Um die Liste als Kalender anzuzeigen, erstellen Sie eine neue Ansicht und wählen Sie den Kalender-Modus aus.
• 🔍 Sie können die Daten gruppieren, filtern und sortieren, um sie leichter zu verwalten und zu analysieren.
• 📊 Daten können in Excel exportiert oder direkt in Power BI integriert werden, um weitere Analysen durchzuführen.
• 🤖 Mit Power Automate können Sie Automatisierungen einrichten, um bestimmte Aktionen auszulösen, wenn sich die Liste ändert.
• 📝 Wenn Sie separate Fristen für jede Social-Media-Plattform haben möchten, benötigen Sie möglicherweise zwei Listen.

Q & A

Was ist der Hauptzweck eines Content-Kalenders und warum wird er in diesem Video empfohlen?

Ein Content-Kalender hilft dabei, Inhalte effizient zu planen, zu organisieren und zu verwalten. Im Video wird er empfohlen, weil er eine strukturierte Übersicht bietet und durch die Nutzung von Microsoft Lists eine flexible und smarte Lösung ermöglicht.

Was ist Microsoft Lists und wie erhält man Zugriff darauf?

Microsoft Lists ist eine App, die ursprünglich Teil von Office 365 war, jetzt aber auch kostenlos für Microsoft-Konto-Benutzer verfügbar ist. Man erhält Zugriff darauf, indem man sich bei office.com anmeldet und unter 'Alle Apps' auf 'Lists' klickt.

Welche grundlegenden Spalten werden in einem Content-Kalender in Microsoft Lists empfohlen?

Die empfohlenen grundlegenden Spalten sind 'Content-Titel' (umbenannt aus der Standard-Titelspalte), 'Kategorie', 'Typ', 'Deadline', 'Veröffentlichungsort' und 'Verantwortliche Person'. Diese Spalten helfen dabei, den Inhalt strukturiert und übersichtlich zu organisieren.

Wie fügt man eine neue Spalte in Microsoft Lists hinzu und welche Einstellungen sollte man beachten?

Um eine neue Spalte hinzuzufügen, klickt man auf 'Spalte hinzufügen'. Es ist wichtig zu entscheiden, ob die Spalte obligatorisch ist. Wenn sie obligatorisch ist, sollte man die entsprechende Einstellung aktivieren.

Wie kann man in Microsoft Lists sicherstellen, dass nur die eigenen Einträge bearbeitet oder gelöscht werden können?

Man kann die Einstellungen in den Listeneinstellungen unter 'Erweiterte Einstellungen' anpassen. Dort kann man festlegen, dass Nutzer nur ihre eigenen Einträge sehen und bearbeiten können, was eine höhere Sicherheit bietet.

Wie erstellt man eine Kalenderansicht in Microsoft Lists und wofür ist diese nützlich?

Eine Kalenderansicht wird erstellt, indem man eine neue Ansicht hinzufügt und den Ansichtstyp auf 'Kalender' setzt. Diese Ansicht ist nützlich, um Inhalte nach ihrem geplanten Veröffentlichungsdatum visuell darzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen der Standardansicht 'Alle Elemente' und einer benutzerdefinierten Ansicht in Microsoft Lists?

Die Standardansicht 'Alle Elemente' zeigt alle Listeneinträge an. Eine benutzerdefinierte Ansicht kann hingegen speziell gefilterte, gruppierte und sortierte Einträge zeigen, die auf bestimmte Kriterien wie 'Aktive Arbeit' zugeschnitten sind.

Wie kann man Daten aus Microsoft Lists für eine tiefere Analyse exportieren?

Daten können direkt nach Excel exportiert werden, wo sie als Rohdaten oder in Form einer Pivot-Tabelle weiter analysiert werden können. Es gibt auch die Möglichkeit, die Daten in Power BI zu integrieren.

Welche Möglichkeiten bietet Microsoft Lists zur Automatisierung von Prozessen?

Microsoft Lists kann mit Power Automate integriert werden, um automatisierte Aktionen auszuführen, wie das Senden von Benachrichtigungen, wenn neue Einträge hinzugefügt oder bestehende geändert werden.

Welche Herausforderungen könnten bei der Planung von Veröffentlichungen auf mehreren Plattformen in Microsoft Lists auftreten?

Eine Herausforderung besteht darin, dass mehrere Plattformen in einer einzigen Zelle aufgelistet werden, aber nur ein gemeinsames Fälligkeitsdatum haben. Wenn unterschiedliche Fälligkeitsdaten für jede Plattform erforderlich sind, muss eine separate Liste erstellt werden, um diese Flexibilität zu ermöglichen.

Outlines

00:00

📅 Erstellen eines Inhaltskalenders mit Microsoft List

Dieses Video zeigt, wie man mit Microsoft List, einer kostenlosen App für Microsoft-Konto-Nutzer, einen flexiblen, intelligenten und effizienten Inhaltskalender erstellt. Man beginnt mit einem leeren Listen-Template, fügt dann erforderliche Spalten hinzu, wie Kategorie, Inhaltstyp, Fristen, Veröffentlichungsplattformen und Verantwortliche Personen. Es wird erklärt, wie man Spalten hinzufügt, welche Spalten obligatorisch sind und wie man Mehrfachauswahl für Plattformen ermöglicht. Auch wird gezeigt, wie man Daten in der Liste einträgt, andere Benutzer einlädt und die Bearbeitung von Daten durch sie einschränkt.

05:02

🗓️ Anzeigen des Kalenders und Erweiterte Funktionen

Nach der Erstellung des Kalenders wird gezeigt, wie man ihn im Kalender-Format anzeigen lässt, indem man eine neue Ansicht mit dem Datum der Frist als Kriterium erstellt. Es werden auch Erweiterungsmöglichkeiten wie Gruppierung, Filterung und Analyse der Daten in der Liste vorgestellt. Dazu gehört das Exportieren von Daten nach Excel für weitere Analysen oder die Verwendung von Power BI für erweiterte Visualisierungen. Des Weiteren wird auf die Möglichkeit hingewiesen, die Liste mit Power Automate zu automatisieren, um Benachrichtigungen oder andere Aktionen auszulösen, sobald der Status einer Veröffentlichung geändert wird. Schließlich wird die Notwendigkeit diskutiert, für unterschiedliche Veröffentlichungsplattformen separate Listen zu erstellen, wenn jedes Medium einen eigenen Termin hat.

Keywords

💡Content Calendar

Ein Content-Kalender ist ein Planungstool, das verwendet wird, um die Veröffentlichung von Inhalten in sozialen Medien oder anderen Kanälen zu organisieren. Im Video wird gezeigt, wie man mit Microsoft List einen Content-Kalender erstellt, der flexibel, intelligent und effizient ist. Der Content-Kalender hilft dabei, den Workflow zu strukturieren und sicherzustellen, dass veröffentlichte Inhalte den Zielgruppen entsprechend ihres Interesses und der besten Zeitpunkte erreichen.

💡Microsoft List

Microsoft List ist eine Anwendung, die ursprünglich Teil von Office 365 war und jetzt kostenlos verfügbar ist. Sie ermöglicht es Benutzern, Listen zu erstellen und zu verwalten, die für verschiedene Zwecke, wie die Erstellung eines Content-Kalenders, verwendet werden können. Im Video wird Microsoft List als Tool vorgestellt, um einen Content-Kalender zu erstellen, der flexible und benutzerfreundlich ist.

💡Office 365

Office 365 ist ein Office-Produktivitätspaket von Microsoft, das eine Vielzahl von Cloud-basierten Diensten und Anwendungen wie E-Mail, Zusammenarbeit, Dateispeicherung und Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bietet. Im Video wird erwähnt, dass Microsoft List einst ein Teil von Office 365 war, was auf seine Integration mit anderen Microsoft-Produkten und -Diensten hinweist.

💡Liste

In diesem Kontext bezeichnet 'Liste' die Grundeinheit in Microsoft List, in der Daten in Form von Zeilen und Spalten organisiert werden. Im Video wird erklärt, wie man eine leere Liste erstellt und mit verschiedenen Spalten wie 'Content Title', 'Kategorie', 'Deadline' und anderen erweitert, um einen Content-Kalender zu erstellen.

💡Spalten

Spalten in Microsoft List sind Felder, die verwendet werden, um verschiedene Arten von Informationen zu organisieren. Im Video werden Spalten wie 'Inhaltstitel', 'Kategorie', 'Deadline' und 'Verantwortliche Person' als Schlüsselelemente für den Content-Kalender verwendet, um die Struktur und den Überblick über geplante Inhalte zu gewährleisten.

💡Verantwortliche Person

Die 'Verantwortliche Person' ist ein Konzept im Video, das darauf hinweist, dass für jeden geplanten Inhalt in dem Content-Kalender eine bestimmte Person zuständig ist. Dies hilft dabei, Klarheit über die Zuständigkeiten zu schaffen und sicherzustellen, dass jeder Inhalt rechtzeitig von der zuständigen Person erstellt und veröffentlicht wird.

💡Deadline

Ein 'Deadline' ist ein vorgeschriebener Zeitpunkt, bis zu dem eine Aufgabe abgeschlossen sein muss. Im Video wird ein 'Deadline'-Feld in der Liste verwendet, um den Zeitpunkt zu planen, bis zu dem ein Inhalt veröffentlicht werden soll, und um den Fortschritt des Content-Kalenders zu überwachen.

💡Ansicht

Eine 'Ansicht' in Microsoft List ist eine Möglichkeit, die Daten in verschiedenen Formaten anzuzeigen, wie z.B. als Liste oder Kalender. Im Video wird gezeigt, wie man eine Ansicht erstellt, um den Content-Kalender in einem Kalenderformat anzuzeigen, was es einfacher macht, den Überblick über geplante Inhalte zu behalten.

💡Filter

Filter in Microsoft List ermöglichen es, Daten anhand bestimmter Kriterien zu sortieren und einzuschränken. Im Video wird erklärt, wie man Filter verwendet, um die Ansicht auf bestimmte Inhalte zu beschränken, wie z.B. nur noch 'offene' oder 'aktuell bearbeitete' Aufgaben, um den Fokus auf wichtigen Aufgaben zu legen.

💡Export

Der 'Export' bezieht sich auf die Möglichkeit, Daten aus Microsoft List in eine andere Anwendung wie Excel zu übertragen. Im Video wird erwähnt, dass man die Daten aus dem Content-Kalender exportieren kann, um sie weiter zu analysieren oder in Power BI zu visualisieren.

💡Power Automate

Power Automate ist ein Cloud-basierter Workflow-Automatisierungsdienst von Microsoft, der es ermöglicht, Prozesse zu erstellen, die Aufgaben automatisch ausführen. Im Video wird angedeutet, dass Power Automate verwendet werden kann, um Benachrichtigungen zu senden, wenn ein Inhalt im Content-Kalender veröffentlicht wurde.

Highlights

Erstellen Sie einen flexiblen, intelligenten und effizienten Inhaltskalender mit Microsoft List.

Microsoft List war einst Teil von Office 365, ist jetzt jedoch kostenlos zugänglich.

Jeder mit einem Microsoft-Konto hat Zugang zu List.

List bietet eine leere Liste mit einer Standard-Spalte 'Titel'.

Fügen Sie benutzerdefinierte Spalten hinzu, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

Wählen Sie aus, ob eine Spalte obligatorisch ist, um Datenvalidierung zu gewährleisten.

Verwenden Sie die Mehrfachauswahl-Spalte, um mehrere Plattformen in einer Spalte zu verwalten.

Fügen Sie eine 'Veröffentlichungsfrist'-Spalte hinzu, um Termine zu verwalten.

Die 'Verantwortliche Person'-Spalte kann für automatisierte Prozesse verwendet werden.

Daten können einzeln oder in einem Rasterformat eingegeben werden.

Teilen Sie den Kalender, um anderen das Eingeben von Daten zu ermöglichen.

Schützen Sie Daten, indem Sie Bearbeitungs- und Löschberechtigungen einschränken.

Erstellen Sie Ansichten, um den Kalender als solchen anzuzeigen und zu organisieren.

Gruppierung und Filterung erlauben eine effektive Datenorganisation.

Exportieren Sie Daten nach Excel für weitere Analysen oder erstellen Sie eine Pivot-Tabelle.

Integrieren Sie Power BI für eine erweiterte Datenanalyse.

Verwenden Sie Power Automate für Automatisierungsworkflows basierend auf List-Aktivitäten.

Mehrere Listen können verwendet werden, um die Flexibilität bei der Verwaltung von Inhalten zu erhöhen.

Folgen Sie dem Video, um praktische Anwendungen und Tricks für den Inhaltskalender zu erfahren.

Transcripts

Whether you are a content creator or a social media

marketer, you need a content calendar.

Usually we created in Excel or using some other apps.

But this video I will show you how to create

a flexible, smart and very efficient content calendar using Microsoft

List.

Earlier Microsoft List was a part of Office 365.

It's delays, but the good news is now free.

Microsoft Account users also have access to List, which is

great.

What is List?

You go to office.com, All apps, you'll see List.

Go there.

Create a blank list and let's start from there.

Even though the list is blank, it's not completely blank.

There is one column always there by default that's called

the Title column.

It's a text type of column and it's mandatory, so

might as well reuse it.

So just rename it as Content Title.

That is it.

But the other columns which are required, we will have

to add 1 by 1 S These are the columns

we are going to add category and type categories for.

The content type is for the type of content like

short, long.

And then we have deadline.

Of course.

Where do you want to put it?

Who is responsible for it?

So few standard columns.

But that is just a demo.

If you want, of course you can add as many

columns as you want.

How do you add a column?

Click on add column.

Now I am going to add a category.

Now I do work on Word, Excel, PowerPoint.

So those are the categories.

You may be doing work on different topics.

So you create your list.

When you create any column you have to decide is

this column mandatory or not.

If it is mandatory, enable this setting.

Whenever you add choices, colour coding is automatically done.

If you want you can customize that as well.

The next column is Where do I intend to put

or post this content?

There can be so many platforms or social media places,

so I don't want to have one column for LinkedIn,

one for YouTube, one for Twitter.

No, we want one column with a list of all

the platforms and I should be able to multi select.

That makes it more efficient.

So again it's a choice type of column with multiple

selections.

A lot done.

The next column is the deadline when you intend to

do it.

If you want you can add one more column say

actually when was it posted so you can see this

minus that did we do it on time?

But right now let us keep it simple.

The date of posting and the last column I want

to put is Person Responsible.

Now person's name you want to write.

It could be just a simple text box but if

you are in an Office 365 environment and all other

people are also a part of that group or that

tenant then we have a special type of column called

Person column where you put at the ray put the

person's name.

It will validate and that can be used for further

automation.

So now our list is ready.

How do you enter data in the list?

Two ways, one item at a time if you want.

Then click on the new item.

It creates A simplistic form, just put the data there

done.

If you want to enter like a grid like excel

then say grid view.

There you can type multiple rows 1 below another.

It will still take care of validation.

It's more familiar excel like entry.

You can use whichever method works for you.

Great.

So now how do I get other people to enter

data into it?

No problem.

Share.

Put their e-mail ID, give them edit items permission.

Done.

Edit list permission is special.

That means people who have edit list permission are like

owners of the list.

We don't want too many owners.

We want many people to add an edit data.

So give that permission, they will get a mail, they

will get a link in the mail.

When they click on the link they will be able

to do entry right there on any browser.

In fact there is a list app as well available

on mobile.

Now I know what you are thinking.

Oh multiple people are going to edit.

That means they can delete each other's data, yes?

So if you don't want that, go to that wheel

or sprocket, List Settings, Advance settings and these two simple

buttons you enable and job is done.

What are they say if this person added the three

rows, that person can edit or delete those 3 rows.

That's fair.

But that person doesn't know how many other pieces of

data are in the list.

So based on who you are, you will see only

your data.

Really good security.

Just two buttons to click.

So we got a list of content items which we

want to publish.

Great.

But now on demand, I want it to be seen

like a calendar.

Sure, that's called a view.

By default you get a view called All Items.

You can see it on top.

Next to that there is a + Click on it,

create a new view.

Basically View means how should that data look like.

Currently it's looking like a list.

Now we want it to look like a calendar.

Fine, so choose Calendar.

Now the problem is Calendar requires some column which has

a date because that is what it's going to show

on the calendar.

We have only one date column, the deadline, so choose

that and then another setting.

By default will it show weekly view or monthly view?

Most people like monthly view and click OK that's it.

The same list now is visible as a calendar.

No extra effort.

One click.

So you can switch between list and calendar instantly.

I'm sure you got the idea.

Now let's pass forward a little and say, OK, this

is all well established, people know how to use it.

So let's see grouping first.

This button allows you to group on any column.

In fact you can go to any column and say

group by this one.

Easy and effective.

This is a ad hoc grouping I am talking about.

Similarly you can filter.

There is a filter pane and in the filter pane

you can add specific columns and then it becomes sort

of an interactive filter.

But sometimes you want a predefined thing.

So in one click I want this grouping and this

filtering and this sorting order.

So I have created a view called Active work.

When I go there, in one click I only see

items which are pending published items.

Cancelled items are removed automatically and it is grouped on

category of topics.

All this happened in one click.

How?

Create a new view, customize it based on filter, sort,

group and save it.

Finally you may want to do some kind of analysis

on your own.

No problem, You can export to Excel, it will give

you raw data or directly create a pivot table you

choose and then you can analyze the data further if

you want to.

It integrates with Power BI as well if you want

to refine it further.

This itself can become a mobile app where one at

a time people can enter the data using power haps.

And if you want to automate stuff saying OK, once

this is marked as published, inform someone all that yes,

this integrates with Power Automate as well.

So in Power Automate you can say whenever a new

row is added here or when a existing row changes

then do XYZ actions.

The other problem is because we have more than one

platform in one column, I may publish today on LinkedIn

and day after tomorrow on YouTube.

That is how I have planned.

The related column is We have multiple destinations in one

cell and we have only one deadline.

So what if for each social media platform we have

a separate deadline that is not going to be supported

in our current list.

If you want that flexibility then you will need two

list.

One list gives you only the base content and the

second list is the actual content list.

How to do that is a topic for a separate

video.

I'm sure you found this useful so you know what

to do like share, subscribe, click on the bell icon.

But most importantly try it out and let me know

if you find it useful.

This is a new kind of content we are creating

where it is specific to a role or a job.

If you have any ideas in this regard, don't post

it in comments.