Tutorial Getting Things Done en Notion ☑️ [ + plantilla gratuita GTD para Notion paso a paso ]
Summary
TLDREn este tutorial, Laura de Arquer presenta la metodología Getting Things Done (GTD) para mejorar la productividad y la organización. Se ofrece una plantilla gratuita en Notion para aplicar GTD, que incluye cinco fundamentos claves y un enfoque en alcanzar objetivos. La plantilla permite recopilar, procesar, organizar y revisar tareas periódicamente. Se destaca la importancia de gestionar tareas rápidas y tener una vista organizada de proyectos y plazos. Además, se sugiere ocultar tareas completadas para una mejor gestión visual. El objetivo es liberar la mente de las tareas pendientes y concentrarse en la ejecución y el logro de metas.
Takeaways
- 📚 El método Getting Things Done (GTD) cambiará radicalmente la forma de trabajar y la productividad de una persona.
- 🔗 Se ofrece una plantilla gratuita en la descripción del video para implementar el método GTD en la vida diaria.
- 👩 Laura de Arquer, la presentadora, explica los fundamentos del método GTD y cómo utilizar la plantilla.
- 💡 El método se basa en liberar la mente de las tareas pendientes y almacenarlas en un lugar específico, que en este caso es la plantilla.
- 📝 El primer paso del método GTD es 'Recopilar las tareas', donde se deben anotar todas las ideas y tareas en una sola ubicación.
- 📱 Se sugiere marcar la tabla de 'Recopilar ideas o tareas' como favorita para tener acceso rápido a ella desde la barra lateral.
- ⏱ El segundo paso es 'Procesar las ideas o tareas', empezando por aquellas que toman menos de dos minutos.
- 📅 Para las ideas a futuro, se utiliza otra plantilla llamada 'Sueños e ideas locas o no tan locas' para tener una visión de los planes.
- 📋 El tercer paso es 'Organizar tus ideas o tareas', que implica categorizarlas, hacer seguimiento y establecer fechas límite.
- 🔍 Se ofrecen diferentes modos de vista para revisar periódicamente las tareas, como la vista por estado de tareas, por proyectos y el calendario de deadlines.
- 🗂 Para manejar tareas archivadas, se puede ocultar las tareas completadas utilizando filtros en la tabla.
Q & A
¿Qué es el método Getting Things Done y cómo puede cambiar mi forma de trabajar?
-El método Getting Things Done (GTD) es una técnica para la gestión de tiempo y productividad desarrollada por David Allen. Se basa en capturar todas las tareas pendientes en un lugar específico para liberar la mente y concentrarse en cumplir objetivos. El método ha ayudado a muchas personas a mejorar su productividad y eficiencia en el trabajo.
¿Dónde puedo encontrar la plantilla gratuita para implementar el método GTD en mi día a día?
-La plantilla gratuita para implementar el método GTD se encuentra en la descripción del vídeo mencionado en el script. Al hacer clic en el enlace proporcionado, podrás acceder a la plantilla y comenzar a utilizarla.
¿Cuáles son los cinco fundamentos del método GTD que se mencionan en el script?
-El script no enumera explícitamente los cinco fundamentos del método GTD, pero generalmente incluyen: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Cada uno de estos pasos es crucial para aplicar el GTD de manera efectiva.
¿Cómo se define una 'idea loca' en el contexto del método GTD?
-Una 'idea loca' en el contexto del GTD se refiere a una idea futura o un plan que aún no se ha materializado y que puede ser ambicioso o poco realista en el momento actual. Estas ideas se registran para no perderse y se evalúan más adelante para ver si son viables.
¿Por qué es importante marcar la tabla de 'recopilar ideas o tareas' como favorita en Notion?
-Marcar la tabla como favorita en Notion es importante porque permite que esta tabla aparezca primero en la barra lateral, lo que facilita su acceso rápido y permite anotar nuevas tareas o ideas sin perder tiempo, asegurando que no se olviden detalles importantes.
¿Cómo se aborda el segundo paso del método GTD, que es procesar las ideas o tareas?
-Para procesar las ideas o tareas, se inician por las tareas que requieren menos de dos minutos de dedicación, según la regla del método GTD. Estas tareas suelen acumularse, y el objetivo es completarlas lo antes posible para despejar la mente y avanzar en otras actividades más complejas.
¿Cómo se organiza una tarea en el tercer paso del método GTD?
-Organizar una tarea implica categorizarla, hacerle un seguimiento, establecer una fecha límite si es necesario, y tener un recuento correcto de las mismas. Esto se logra a través de una tabla en Notion donde se completan columnas específicas para cada tarea.
¿Qué es la 'vista Estado de tareas' y cómo se utiliza en el cuarto paso del método GTD?
-La 'vista Estado de tareas' es una de las modos de vista en Notion que permite ordenar las tareas según su estado actual, como 'por hacer', 'en proceso' o 'hecho'. Esto ayuda a los usuarios a tener una visión clara de su progreso y a priorizar sus tareas.
¿Cómo se pueden ocultar las tareas completadas en la tabla para mantener una vista general limpia?
-Para ocultar tareas completadas, se aplica un filtro en la tabla de Notion. Se accede a los tres puntos para editar elementos y se selecciona 'filter'. Luego, se crea un filtro nuevo con la categoría de 'check', indicando a Notion que muestre solo las tareas que no están completadas.
¿Qué implica el quinto paso del método GTD, 'Hacer', y por qué es importante?
-El quinto paso 'Hacer' implica la ejecución de las tareas y el cumplimiento de los objetivos. Es importante porque es la fase en la que se materializan los planes y se avanza hacia los objetivos establecidos. Este paso es crucial para la eficacia del método GTD y para la productividad personal.
¿Por qué es fundamental revisar periódicamente las tareas en el método GTD?
-Revisar periódicamente las tareas es fundamental en el método GTD porque permite ajustar y actualizar el sistema de gestión de tareas. Esto asegura que las prioridades estén alineadas con los objetivos actuales y permite identificar y abordar rápidamente cualquier tarea obsoleta o cambiada.
Outlines
📈 Introducción al Método Getting Things Done (GTD)
El primer párrafo presenta el Método Getting Things Done (GTD), enfocado en cambiar radicalmente la forma de trabajar y aumentar la productividad. Laura de Arquer, de Emprende con Notion, ofrece una plantilla gratuita para implementar GTD en la vida diaria. Se menciona que el método se basa en liberar la mente de las tareas pendientes y almacenarlas en un lugar específico, en este caso, la plantilla gratuita. Se describen los cinco fundamentos del método y se enfatiza la importancia de recopilar tareas y ideas para no perderlas y poder concentrarse en cumplir objetivos.
📝 Proceso de Implementación del Método GTD en Notion
El segundo párrafo detalla cómo utilizar la plantilla de Notion para aplicar el Método GTD. Seguidamente, se presenta el primer paso del método: recopilar las tareas en una tabla llamada 'recopilar ideas o tareas'. Se sugiere la creación de nuevas tareas y el uso de categorías para ideas futuras, como 'idea loca'. Se da un consejo sobre cómo marcar la tabla como favorita para facilitar la anotación de nuevas tareas. Luego, se procede al segundo paso del método, procesando las ideas o tareas, iniciando con las tareas de menos de dos minutos, siguiendo la recomendación de GTD. Se muestra cómo llevar a cabo tareas y cómo organizarlas en la tabla de organización de Notion, destacando la importancia de mantener el orden y cómo marcarlas como hechas.
🗓 Organización y Seguimiento de Tareas en GTD
Este tercer párrafo se enfoca en el tercer paso del método GTD: organizar las tareas. Se describe cómo categorizar, hacer seguimiento y establecer fechas límites para las tareas en una tabla de organización. Se mencionan diferentes filtros y cómo crear categorías nuevas para proyectos o acciones. Se da un ejemplo práctico de cómo se pueden asociar tareas a un proyecto específico y cómo registrarse para recordar fechas límites importantes. Además, se discute la importancia de revisar periódicamente las tareas y se presentan diferentes modos de vista en Notion para facilitar esta revisión, como la vista por estado de tareas, por proyectos y el calendario de deadlines.
🔍 Revisión Periódica y Archivado de Tareas
El cuarto párrafo continúa con el tema de la revisión de tareas, destacando su importancia para el éxito del sistema GTD. Se sugiere cómo ocultar tareas completadas utilizando filtros en la tabla de Notion para mantener una vista organizada y sin sobrecarga de información. Se describe cómo crear un filtro que muestre solo tareas no completadas y se asegura que las tareas archivadas se puedan consultar en cualquier momento. Finalmente, se presenta el quinto paso del método: hacer, que implica la ejecución de las tareas y el cumplimiento de objetivos. El párrafo concluye con una invitación a suscribirse al canal para recibir más tutoriales y recursos útiles.
Mindmap
Keywords
💡Getting Things Done
💡Productividad
💡Plantilla gratuita
💡Recopilar
💡Tareas de menos de dos minutos
💡Organización
💡Categorías
💡Fechas límite
💡Revisar periódicamente
💡Visión de tareas
💡Filtros
Highlights
El método Getting Things Done (GTD) cambiará radicalmente la forma de trabajar y la productividad de una persona.
Se ofrece una plantilla gratuita en la descripción del video para implementar el método GTD en la vida diaria.
Laura de Arquer presenta el método GTD y cómo integrarlo con Notion para mejorar la organización y la eficiencia.
El primer paso de GTD es 'Recopilar las tareas', donde se sugiere anotar todas las ideas y tareas pendientes en un solo lugar.
Se menciona la importancia de tener un lugar específico para almacenar las tareas pendientes para liberar la mente y concentrarse en las acciones.
Se puede crear una nueva tarea o idea en la plantilla de Notion mediante el botón 'New' y asignarle una categoría.
Es recomendable marcar la tabla de 'Recopilar ideas o tareas' como favorita para tener acceso rápido a ella desde la barra lateral.
El segundo paso de GTD es 'Procesar las ideas o tareas', empezando por las tareas de menos de dos minutos para evitar la acumulación.
Se puede mover una tarea a la tabla de 'Organización' después de completarla, manteniendo un orden específico.
Se describe cómo integrar ideas a largo plazo utilizando una plantilla de 'Sueños e ideas locas' para tener una visión de los planes futuros.
El tercer paso de GTD es 'Organizar tus ideas o tareas', que implica categorizarlas, establecer fechas límite y hacer seguimiento.
Se puede crear nuevas categorías y proyectos en Notion para una mejor organización de las tareas.
Se destaca la importancia de la columna 'Seguimiento' para tener un control de las tareas en proceso y las que están por hacer.
Se sugiere establecer fechas límite y recordatorios para tareas específicas para mantenerse en tiempo.
El cuarto paso de GTD es 'Revisar tus tareas periódicamente', lo cual es fundamental para mantener el sistema efectivo.
Se ofrecen diferentes modos de vista en Notion para facilitar la revisión de tareas según el estado, proyectos o fechas.
Se puede ocultar tareas completadas en la vista general mediante filtros para mantener una tabla organizada y sin sobrecarga.
El quinto y último paso de GTD es 'Hacer', que depende de la persona para cumplir con los objetivos y realizar las tareas.
Se anima a suscribirse al canal para recibir más tutoriales y plantillas gratuitas semanalmente.
Transcripts
Si todavía no conocías el método de Getting Things Done ya te aviso que te va a cambiar radicalmente
tu forma de trabajar y tu productividad. Y para que puedas implementar este método desde
ya en tu día a día tienes en la descripción del vídeo el enlace a esta plantilla gratuita y que
vamos a ver juntos en este tutorial paso a paso. Para que dejes de perder tiempo organizándote y te
centras en lo que realmente importa: que es conseguir tus objetivos.
Soy Laura de Arquer y esto es emprende con Notion. Vamos a verlo.
[Música]
Antes de enseñarte cómo funciona esta plantilla te quiero contar muy
por encima los fundamentos de este método. Y es que nada más entrar en la plantilla lo
primero que vas a ver es una explicación precisamente de qué es este método. Y
por ejemplo algunas citas de David Allen e incluso tips de cómo utilizar la plantilla.
Voy a abrir este primer desplegable, en el que ves estos cinco fundamentos que ahora en
siguiente voy a ir contando paso a paso, pero también nos sale esta descripción de Getting
Things Done en la que te explico precisamente que el método se basa en que una persona
necesita liberar su mente de todas esas tareas pendientes y guardarlas en un lugar específico.
Y este lugar específico, obviamente es esta plantilla que yo te traigo gratuita.
De este modo no es necesario recordar lo que hay que hacer,
sino que nos podemos concentrar en hacer las tareas es decir, en cumplir objetivos.
Paso 1 del método getting things done. Recopilar las tareas.
Si bajamos un poquito más por nuestra template
llegamos a una primera tabla que se llama recopilar ideas o tareas.
Este es el primer paso del método. Y quiero que pienses una cosa cuántas
veces tienes en la cabeza o se te ocurre una tarea pendiente como llamar a alguien,
enviar un email e incluso leer un artículo o una idea a futuro que piensas que quizás ahora no la
puedes realizar pero no la quieres olvidar, por si acaso en el futuro sí puedes realizarla ¿no?
Y estas ideas acabas apuntándolas en post-it, en libretas diferentes, incluso en notas del móvil,
pero al final se acaban perdiendo porque no están en un mismo lugar en el que tú las puedas revisar.
Cada una de estas tareas o ideas que tú tengas las vas a apuntar a partir de ahora aquí.
Para crear una nueva idea o tarea simplemente clicamos en New y apuntamos el nombre. Como
ya te he comentado David Allen es el creador de este método.
Esto por supuesto no es una idea realista actualmente,
pero quién saber si en el futuro podría tener una entrevista con él.
Así que en categoría le pondríamos idea loca o quizá no tan loca no lo sabemos. Aalimos
clicando fuera y creamos otra tarea. Esta sí que es una tarea realista,
y de hecho puede ser bastante rápida. Así que en categoría vamos a decir que es una tarea de menos
de dos minutos es una tarea rápida. Y ahora voy a crear algunas otras.
Incluso si yo quiero leer un artículo y no quiero olvidarlo pues también podría
crear una nota y guardarme este enlace para leerlo más adelante.
Y un consejo que te doy es que tengas esta tabla marcada como favoritos.
Para ello le abrimos la página completa, y aquí clica en la estrellita.
Esto es importante porque nos va a aparecer la primera en nuestra barra lateral.
Si no la quieres vuelve a darle a la estrella y fíjate que se quita y se pone sin problemas.
Pero esto es importante porque cuando tengas una idea rápida o
algo que no quieres que se te olvide, tanto en la versión de escritorio,
como Notion en el móvil, como en la web, es igual, siempre te aparecerá la primera
para que te sea muy fácil anotar una tarea nueva y que no se te pase nada.
Segundo paso del método. Procesar las ideas o tareas.
Vamos a procesar una a una estas tareas y para ello siempre empezaremos
por las tareas de menos de dos minutos. Esta regla no me he inventado yo. Está también
especificada en el método de Getting Things Done y en realidad si lo piensas es muy práctico,
porque son todas aquellas tareas rápidas que muchas veces se nos acumulan porque nos da
pereza ejecutarlas: quizás una simple llamada ¿no? Y se nos van acumulando.
Así que lo que hay que intentar es quitar esas tareas lo antes posible.
Cuando la tengamos hecha clicamos en estos seis puntitos y nos la llevamos a nuestra tabla de
organización. Nos saldrá este mensaje siempre en el que nos dice que la tabla tiene un sorting,
es decir, tiene un orden. Para no alterar ese orden le decimos cancelar, y ya está.
Y como ya hemos hecho esta tarea, en seguimiento de la tarea de esta
primera columna, clicaremos y marcaremos la tarea como hecha. Ves que es automático. En
cuanto hemos clicado la tarea como hecha se nos pone este listado de check azul.
Una vez procesadas las ideas de menos de dos minutos pasamos a las ideas locas, es decir,
a esas ideas a futuro. Y para ello te traigo una template que también puedes
encontrar en la descripción del vídeo que se llama: sueños e ideas locas o no tan locas,
es decir, como decíamos esos planes a futuro que no sabes si se van a poder
realizar pero que ya empiezas a tener una visualización de ellos ¿no? en tu negocio.
Entonces en estos seis puntitos y me la llevo a la plantilla de sueños e
ideas locas. Clico aquí y efectivamente esta idea a futuro se ha añadido a este listado.
Y esta es una forma de realmente tener un recuento de esas ideas,
de esa proyección que vamos teniendo en nuestro emprendimiento. Así que ahora vuelvo hacia atrás.
Y ahora ya todas estas tareas restantes podría seleccionarlas
y todas juntas llevármelas a mi siguiente tabla.
Tercer paso. Organiza tus ideas o tareas.
Organizar una tarea implica categorizarla hacerle un seguimiento, darle una fecha límite si la
tiene, en definitiva, tener un recuento de ellas correcto. Y para ello es esta tabla.
Vamos a ir ahora mismo completando columna a columna estas tareas.
Así que la primera: hacer plano de planta de vivienda de Ali,
el seguimiento sería por hacer, porque no lo he empezado.
Hacer un moodboard, pues por ejemplo podemos pensar que está en proceso.
Y sobre leer este artículo quizás no lo quiero hacer ahora,
quizá lo quiero hacer en otro momento, así que puedo aplicarle también este filtro.
La siguiente columna es la de categoría.Yy esto realmente depende de hasta qué nivel
tú quieres organizarte tus proyectos o tus acciones. Por ejemplo llamar
el asesor pues podrías tener una categoría de llamadas. En leer un artículo podríamos tener
una categoría que se llame formación. Fíjate cómo la he creado, simplemente
escribe la categoría nueva que quieras crear y clica en crear. Y ya lo tengo
en este desplegable. Y lo mismo con este proyecto. Podría crear un proyecto nuevo
que se llame vivienda de Ali, y le doy a crear. Y tanto hacer la planta como hacer el moodboard
las dos pertenecen a este proyecto, así que a las dos les voy a aplicar la misma categoría. Y
si alguna de estas acciones no podemos llevarlas a cabo porque estamos esperando a algo externo
a nosotros que no podemos controlar, esto en esta columna. Por ejemplo quizás yo no
puedo seguir haciendo el moodboard de estilo de interiores de la vivienda de Ali porque primero
debo contactar con la clienta y hacer una reunión con ella. Pues esto es lo que voy a apuntar aquí.
Y por último, la fecha límite. Es decir ¿tenemos una deadline,
una fecha límite, en la que sí o sí tenemos que haber acabado una de estas acciones?
Quizás hacer esta planta de viviendas sí que tiene una fecha límite para la cliente,
así que podríamos añadírsela. Ves que te aparece este calendario automáticamente y clicaríamos la
fecha límite. E incluso podríamos marcarnos una alarma para acordarnos, aquí donde pone remind, en
vez de no le decimos pues por ejemplo el día del evento. Y ya lo tenemos. Notion nos avisará tanto
en nuestra versión de escritorio como en el móvil, si es que tenemos la versión de móvil instalada.
Cuarto paso. Revisa tus tareas periódicamente.
Esto es fundamental. Y es que sin revisar todo este sistema no tendría sentido.
Para facilitarte este trabajo te he creado diferentes modos de vista de esta misma tabla ¿no?
Es la misma información pero vista de forma diferente.
Por ejemplo ,si venimos aquí a la vista Estado de tareas, vamos a ver las tareas ordenadas según
el estado en el que se encuentran. Pero tienes muchas otras vistas,
por ejemplo, por proyectos. Cierro aquí. Vale. En la vista por proyectos podríamos ver
por ejemplo de la vivienda de Ali qué tareas tengo pendientes solamente de este proyecto.
Tenemos también un calendario de deadlines. Si venimos aquí al mes siguiente, podemos ver
el deadline para enviar esa planta de vivienda que habíamos comentado antes.
Y ya por último el ver las tareas archivadas. Y mira voy a volver a la vista general para
explicarte que, obviamente, cuando empiezas a utilizar esta tabla con más frecuencia se te van
a acumular muchísimas tareas ya resueltas. Y obviamente tener esta cantidad de tareas
aquí en listado pues nos va a molestar para el día a día, es lógico, así que yo
lo que hago es ocultar todas estas tareas que tienen el check activado de mi vista general.
Para ello vamos a aplicar un filtro en la tabla. Ven a los tres puntitos. Siempre los
puntitos en Notion son para editar elementos. Clica donde pone filter,
porque lo que vamos a crear es un filtro, añadimos uno nuevo, y lo vamos a crear con la categoría de
check. Lo que vamos a decirle a Notion es que nos muestre solo lo que No está completado.
Y esta información no se ha borrado. Siempre la vamos a poder ver aquí en tareas archivadas.
Y ya solo nos queda el quinto paso que es Hacer.
Y esto depende enteramente de ti. Es decir cumplir objetivos y cumplir tareas.
Y ahora sólo queda que te suscribas al canal porque subo un tutorial con una plantilla
gratuita cada semana así que si esta te ha servido seguro que puedes encontrar muchos
más recursos que te vayan bien. Y nos vemos en el siguiente vídeo
[Música]
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