CLASE 4/13 curso MS PROJECT

Summary

En esta clase de planificación de proyectos con MS Project, se abordan aspectos clave como la creación y programación automática de tareas, el establecimiento de duraciones y unidades de trabajo, y el uso del análisis experto para calcular la duración más probable de las tareas. Se explora cómo utilizar distintas unidades de medida, como días, horas, semanas y meses, y cómo ajustar las duraciones según la experiencia y el análisis de expertos. Además, se enseña cómo aplicar el análisis Perth para ponderar las duraciones optimistas, esperadas y pesimistas, lo que facilita la planificación precisa en proyectos complejos.

Takeaways

• 😀 El curso de planeamiento con MS Project se enfoca en la creación de tareas, duraciones y unidades de trabajo, así como en el análisis experto para estimar la duración más probable de las tareas.
• 😀 En MS Project, las tareas se programan de manera manual por defecto, pero se recomienda programarlas automáticamente para que el software calcule fechas de inicio, fin y reasignación de recursos.
• 😀 Es importante tener en cuenta que MS Project permite configurar las tareas en diferentes unidades de medida como días, horas, semanas, minutos o meses, según las necesidades del proyecto.
• 😀 Al establecer la duración de las tareas, el programa descarta los días no laborables del calendario y solo cuenta los días laborables para calcular la duración de las tareas.
• 😀 MS Project siempre trabaja con horas internamente, incluso si las duraciones de las tareas se especifican en otras unidades como días, semanas o meses.
• 😀 La gestión de duraciones en MS Project se puede personalizar cambiando las unidades de medida (días, horas, semanas, minutos, meses), pero siempre es recomendable mantener las unidades coherentes a lo largo del proyecto.
• 😀 El análisis experto o 'program evaluation review technique' (PERT) ayuda a estimar la duración más probable de las tareas mediante tres estimaciones: optimista, esperada y pesimista.
• 😀 El análisis PERT asigna un mayor peso a la duración esperada de una tarea (4 veces más) en comparación con la estimación optimista y pesimista (1 vez cada una).
• 😀 Los coeficientes en el análisis PERT pueden ajustarse según la experiencia de los especialistas que hacen las estimaciones. Esto permite darle más peso a las opiniones de los expertos con mayor experiencia.
• 😀 Se puede modificar la fórmula de PERT para adaptarla a diferentes escenarios, asignando coeficientes distintos y calculando la duración más probable de la tarea de manera más ajustada a la realidad del proyecto.

Q & A

¿Por qué es importante programar las tareas automáticamente en Microsoft Project?

Es importante programar las tareas automáticamente porque el programa puede recalcular fechas de inicio y fin, reasignar recursos y ajustar costos. Si se programan manualmente, cualquier cambio debe realizarse de manera manual, lo cual puede generar inconsistencias y errores en las dependencias entre tareas.

¿Cómo se puede establecer la duración de una tarea en diferentes unidades de tiempo en Microsoft Project?

Microsoft Project permite establecer la duración de las tareas en diferentes unidades de tiempo, como días, horas, semanas, minutos y meses. Solo es necesario escribir el número de unidades y agregar el sufijo correspondiente, como 'h' para horas, 's' para semanas, 'min' para minutos, y 'ms' para meses.

¿Qué sucede con los días no laborables cuando se establece la duración de una tarea?

Los días no laborables, como los domingos, no se cuentan al establecer la duración de las tareas. Microsoft Project solo contabiliza los días laborables, y cuando la duración incluye un fin de semana, el cálculo se ajusta al siguiente día laborable.

¿Cómo calcula Microsoft Project las duraciones de las tareas internamente?

Microsoft Project siempre calcula las duraciones internamente en horas, aunque el usuario puede configurar las tareas en días, horas, semanas, minutos o meses. Los cálculos internos siempre se realizan en base a horas, independientemente de la unidad visualmente seleccionada.

¿Qué es el análisis PERT y cómo ayuda en la estimación de duraciones de tareas?

El análisis PERT (Program Evaluation Review Technique) ayuda a estimar la duración más probable de una tarea mediante tres estimaciones: la duración optimista, la duración esperada y la duración pesimista. A través de un promedio ponderado, se calcula la duración más probable, dándole mayor peso a la duración esperada.

¿Cómo se realiza el cálculo del promedio ponderado en el análisis PERT?

El cálculo del promedio ponderado en el análisis PERT se realiza utilizando la fórmula: (Duración optimista + 4 * Duración esperada + Duración pesimista) / 6. Esto permite obtener una estimación más realista de la duración de una tarea, dando más importancia a la duración esperada.

¿Qué sucede si se quiere modificar el peso de las duraciones en el análisis PERT?

En el análisis PERT, es posible modificar el peso de las duraciones dependiendo de la experiencia de los especialistas. Si se desea dar más peso a la duración pesimista, por ejemplo, se puede cambiar la fórmula asignando un mayor valor al coeficiente correspondiente a la duración pesimista.

¿Es recomendable usar decimales en las duraciones estimadas para las tareas en Microsoft Project?

No se recomienda usar decimales en las duraciones estimadas porque resulta difícil hacer un seguimiento preciso de las tareas en fracciones de días. Es mejor redondear las duraciones a números enteros para que las estimaciones sean más claras y fáciles de gestionar durante el proyecto.

¿Qué importancia tiene la experiencia del planificador al estimar las duraciones de las tareas?

La experiencia del planificador es crucial al estimar las duraciones de las tareas, ya que una persona con más experiencia puede hacer estimaciones más precisas basadas en su conocimiento previo. Sin embargo, si no se cuenta con suficiente experiencia, el análisis PERT es una herramienta útil para obtener estimaciones más confiables.

¿Por qué se recomienda usar el análisis PERT si el planificador no tiene mucha experiencia?

El análisis PERT es útil para planificadores sin mucha experiencia, ya que proporciona un marco estructurado para estimar la duración de las tareas. Al incluir tres estimaciones diferentes (optimista, esperada y pesimista), el análisis permite tener en cuenta posibles imprevistos y factores inciertos en el proyecto, lo que ayuda a obtener una estimación más precisa y realista.