Planejamento estratégico para condomínios (plano diretor)
Summary
TLDRThe video script discusses the importance of strategic planning in condominium management. It emphasizes that while large companies often use strategic planning to prepare for long-term goals, this practice is less common in condominiums but can greatly benefit their governance. The speaker, an experienced corporate administrator with a background in finance and strategic management, aims to simplify the concept for the audience. The script outlines a three-step approach: conducting a thorough assessment of the condominium's current state, identifying both physical and legal/financial needs, and understanding the residents' desires for the community. It also highlights the value of involving administrative staff, forming relevant committees, and consulting with residents to prioritize improvements. The process concludes with a strategic plan that outlines actionable steps, sets clear expectations, and engages future board members to ensure continuity and progress for the condominium.
Takeaways
- 📈 **Strategic Planning in Condominiums**: The importance of strategic planning for long-term preparation and to build upon short-term actions.
- 🏢 **Complexity and Perception**: Initially, strategic planning may seem sophisticated and complex, causing some to shy away from it.
- 👥 **Involvement of Stakeholders**: Engaging the community and administrative structure, such as the board and sub-board members, enriches decision-making.
- 🔍 **Diagnostic Approach**: Start with a thorough assessment of the current situation, including physical inspection and financial and legal evaluations.
- 👷 **Maintenance and Interventions**: Addressing physical maintenance needs and interventions is a key part of strategic planning.
- 💰 **Financial and Legal Considerations**: Understanding financial, accounting, and legal aspects is crucial for strategic planning.
- 🗣️ **Resident Input**: Consulting with condominium residents to understand their desires and priorities for improvements.
- 📝 **Prioritization and List Making**: Creating a prioritized list of improvements based on resident input and administrative insights.
- ⏱️ **Time Horizon**: Setting a realistic time frame for the strategic plan, focusing on achievable goals within that period.
- 📋 **Documentation and Communication**: Documenting the strategic plan and communicating it clearly to residents to manage expectations.
- 🔗 **Commitment Across Terms**: Ensuring continuity by involving future board members in the planning process to maintain the condominium's evolution.
Q & A
What is strategic planning in the context of condominium management?
-Strategic planning in condominium management involves preparing for long-term goals by understanding the current situation, identifying necessary actions, and setting up a sequence of steps that build upon each other to achieve a larger plan over time.
Why is strategic planning important for a condominium?
-Strategic planning is crucial for a condominium because it helps in optimizing management, ensuring the community evolves, and addressing both physical maintenance needs and administrative, financial, and legal issues in a structured manner.
What are the benefits of implementing strategic planning in a condominium?
-The benefits include improved governance, better resource allocation, a clear vision for the future, and the ability to commit future administrators to ongoing projects and improvements.
What is the first step in strategic planning for a condominium?
-The first step is conducting a thorough diagnosis, which involves assessing the current state of the condominium, including physical inspections and evaluations of financial and legal aspects.
How can a condominium's residents contribute to the strategic planning process?
-Residents can contribute by participating in surveys or open discussions where they express their desires, needs, and concerns about the condominium, which can then be prioritized and considered in the strategic plan.
What is the role of a condominium's administrative structure in strategic planning?
-The administrative structure, including the board and possibly formed committees, plays a vital role in enriching decision-making, providing insights into the condominium's situation, and generating new ideas for improvement.
How can a condominium's management ensure the continuity of strategic plans across different administrators?
-By creating a clear and detailed strategic plan that outlines the steps and timeline for various projects, and by involving future administrators in the process, ensuring they understand and agree with the plan's objectives.
Why is it important to set a timeline for the strategic plan?
-A timeline is important to manage expectations, prioritize tasks, allocate resources effectively, and provide a clear roadmap for achieving the condominium's long-term goals.
How can a condominium's management communicate the strategic plan to its residents?
-Through transparent communication, such as holding meetings to present the plan, sharing updates regularly, and providing clear explanations of what will and will not be done, and why.
What is the significance of simplifying complex concepts in strategic planning?
-Simplifying complex concepts helps make strategic planning more accessible and understandable for all stakeholders, ensuring that everyone is on the same page and can contribute effectively to the process.
How can a condominium management involve external experts in the strategic planning process?
-By consulting with professionals such as lawyers for legal evaluations, financial experts for budgeting, and technical specialists for physical assessments of the condominium's infrastructure.
What is the recommended approach to handling the numerous suggestions and requests from condominium residents during strategic planning?
-By asking residents to prioritize their suggestions, focusing on the top three most important issues or improvements they would like to see, which helps to streamline the planning process and focus on the most critical needs.
Outlines
📈 Strategic Planning in Condominiums
The first paragraph introduces the topic of strategic planning in condominiums, emphasizing its importance for long-term preparation and decision-making. It discusses the common misconception that strategic planning is complex and intimidating, which can deter people from engaging in it. The speaker shares their experience with implementing strategic planning in a company and suggests that a similar approach can benefit condominium management. The paragraph also outlines the speaker's qualifications and their commitment to simplifying complex concepts for the audience.
🏗️ Assessing and Prioritizing Needs
The second paragraph delves into the process of strategic planning within a condominium. It highlights the importance of conducting a thorough assessment of the current situation, including physical inspections and financial and legal evaluations. The paragraph also stresses the need to understand the residents' desires and expectations for the condominium. It suggests forming administrative committees to enrich decision-making and to gather a comprehensive list of issues and improvements that need to be addressed.
🗓️ Creating a Strategic Plan
The third paragraph outlines the steps for creating a strategic plan for the condominium. It emphasizes the need to identify prerequisites for different actions and to establish a sequence for implementing improvements. The paragraph also discusses the importance of consulting with residents to understand their priorities and desires for the condominium. It suggests conducting an open survey to gather residents' feedback and then narrowing down the list to the top three priorities per resident to streamline the decision-making process.
🤝 Engaging Residents and Setting Expectations
The fourth paragraph focuses on the importance of clear communication with residents throughout the strategic planning process. It advises on setting realistic expectations by being transparent about what can and cannot be accomplished. The paragraph also discusses the role of the condominium board in guiding the strategic planning process and ensuring continuity by involving future board members. The speaker shares their goal of improving the quality of life for condominium residents and reducing the stress associated with managing a condominium.
Mindmap
Keywords
💡Strategic Planning
💡Condominium Management
💡Certification ISO
💡Diagnosis
💡Resource Allocation
💡Stakeholder Engagement
💡Maintenance
💡
💡Financial and Legal Assessment
💡Residents' Needs and Wants
💡Committee Formation
💡Expectation Management
Highlights
The importance of strategic planning in condominiums to prepare for long-term goals and costs
Strategic planning is often complex and intimidating, causing some resistance initially
The benefits of strategic planning are applicable to optimizing condominium management
The speaker has extensive experience in strategic planning and aims to simplify complex concepts
Strategic planning involves collecting information about the current situation and environment
Conducting a thorough inspection of the condominium to assess its physical condition
Identifying both visible and hidden issues in the condominium, such as financial and legal matters
Understanding the needs and desires of the condominium residents is a key part of strategic planning
Forming committees for different areas like maintenance, landscaping, etc. can enrich decision-making
Conducting surveys to gather residents' feedback and prioritize their top 3 concerns or desires
Eliminating duplicates and organizing the list of issues and desires into negotiable and non-negotiable items
Setting a realistic timeline of 3 years for the strategic plan and adjusting the scope accordingly
Presenting the strategic plan to the condominium assembly for discussion and approval
Communicating clearly with residents about what will and won't be done to manage expectations
Involving the next board members in the planning process to ensure continuity and commitment
The ultimate goal is to improve the quality of life for both the condominium residents and the board members
Strategic planning promotes a more organized, efficient and less stressful management approach
The speaker emphasizes the importance of clear communication, setting realistic goals and involving all stakeholders
Transcripts
e hoje a gente vai conversar um pouco
sobre planejamento estratégico no
condomínio planejamento estratégico uma
coisa que a maioria das empresas as bem
consolidadas as gigantes Com certeza
todas as utilizam como uma forma de
tentar se preparar da melhor forma
possível para o custo para o médico
longo prazo né é uma vez que as ações
que você faz no curto prazo tendem a ser
uma construção daquilo que você pretende
num prazo mais longo então isso aí
bastante importante envolver empresa e
também importante no condomínio mas é
muito pouco praticado e dentro da minha
experiência corporativa e o que conduzir
esse processo da empresa onde eu
trabalhava eu vi aqui assim logo que a
gente implantou o planejamento
estratégico havia uma aura assim de
sofisticação de complexidade de uma
coisa difícil
e as pessoas repeliam um pouco isso
porque era assim muito cheia de processo
realmente uma empresa tem que ser um
pouco mais complexo tem que ver e
estruturado você desdobra aquilo e
várias outras coisas que eu não vou
entrar nesse tipo de detalhe aqui agora
mas como o meu público principal aqui
nesse canal são de condomínios que estão
buscando otimizar sua gestão não se
transformarem em condomínios que tem o
certificação ISO alguma coisa assim
prometeu uma gestão legal que funciona
bem né E também partindo do pressuposto
que dentro desse canal eu tenho uma
premissa simplificar aquilo que a
complexo eu quero trazer para vocês aqui
uma ideia de planejamento estratégico
Quais são os benefícios que eu enxergo o
benefício que eu estou colhendo aqui e
que são perfeitamente aplicáveis para
você também tá eu poderia para vocês já
me conhecem os que não conhecem Eu Sou
administrador de empresas suas Finanças
tem uma certificação específica e gestão
estratégia então assim eu tenho uma boa
vivência com isso e eu poderia aqui
soltar assim palavras lindas como método
de Kaplan Neca balas ficou a cargo da
gente falar colocar dashboard de gestão
à vista tem coisas lindas de morrer mas
elas não vão significar muita coisa se
você não entendeu o conceito tá e a
gente não vai entrar nessa as
ferramentas mais complexas não a gente
vai ficar no simples menos simples que
funciona eu sou uma adepta ferrenha do
simples que funciona e é isso que eu
pretendo entregar aqui para você tá bom
dentro de um condomínio o que que é o
planejamento estratégico é basicamente
você coletar
as informações sobre o ambiente onde
você está
Qual é a sua situação atual né E quem
fez o meu curso o quem tá fazendo meu
curso sabe que eu começo logo faz um
diagnóstico dá uma passeada aí pelo
condomínio vários lugares onde ninguém
vai na máquina na casa de máquinas dos
Elevadores vai reservatórios de água vai
naqueles lugares assim que ninguém vai
ao lado de um de um técnico para fazer
uma avaliação e saia de lá com uma ideia
muito clara de qual é a situação seu
primeira primeira questão é essa fazer
um diagnóstico né a segunda questão é
você
unir isso daí né que são as necessidades
prementes com outras necessidades que
não tem a ver com esse passeio pelo
condomínio São aqueles levantamentos que
se precisa fazer
financeiros e jurídicos uma série de
questões que podem estar envolvidos aí
no seu condomínio e que não são muito
visíveis para os moradores eles não
estão muito enxergando isso é só força
como síndico colocar na mesa Aí essa
realidade tão as coisas mais físicas
digamos assim de manutenções
intervenções que são ser feitas as
questões financeiras contábeis jurídicas
fiscais essas todos precisam ser
colocado sair também e um terceiro uma
Terceira Dimensão vamos chamar assim que
são os uma das pessoas o que elas querem
fazer né porque a gente não pode
simplesmente tocar o condomínio como uma
coisa eu fazer sempre o mínimo do mínimo
do mínimo e vamos levando aí só com água
fora do pescoço a cabeça fora da água
desculpe
e pronto entendeu tem que ter mais um
tempero seu quando muita que evoluir
essa minha visão né tem que melhorar e
isso é um Desafio porque muitas vezes
o que precisa ser feito no seu
condomínio Diga a maioria das vezes não
todas
e o que precisa ser feito no condomínio
não é algo que você vai conseguir fazer
nem sozinho e nem no seu mandato
e isso vai ter que se estender por
outros eu como é que você compromete os
próximos síndicos a tocarem isso que
você está começando agora
planejamento estratégico E é isso que eu
quero que você entenda tá a ideia do
plano estratégico é não apenas o seu
organizar as ações
os recursos e tudo mais em direção a um
plano maior que é feito de etapas que
você faz uma coisa que é pré-requisito
para outra que é pré-requisito para os
que eu tenho que pisar volta se você não
fizer isso aquela outra coisa não vai
acontecer porque ficou faltando isso
esses tão grande vai tratar é justamente
para a gente ver isso mas também para
implementar melhorias coisas boas por
conta dessa para consertar coisa para
melhorar também o condomínio e quem faz
o meu curso também já sabe né se Quais
são as questões patrimoniais e de
valorização de é que eu tiro tudo mais
que a gente conversou bastante lá eu
convido você você quiser link lá na
minha vida
então como é que você faz essa lista de
coisas que e para discussão né uma lista
de itens a serem abordados
para que você comece a trabalhar na
direção de realizá-los como é que você
faz isso bem eu te falei tem que tem
duas dimensões uma que é só sua e Talvez
algumas outras poucas pessoas da
estrutura administrativa do seu
condomínio o subsíndico conselho buscar
alguns conselhos que você pode ter
formado Eu também recomendo esse lá no
posto e você formar um conselho de obras
um conselho de jardinagem enfim
conselhos que forem pertinentes aí do
seu condomínio com seu do esporte de pet
de criança de atividade para não sei não
sei depende mas eu recomendo que você
forma esses comitê justamente porque
você enriquece a sua tomada de decisão
se enriquece o seu conhecimento sobre a
situação que tá ali e obviamente que
novas ideias que você sozinho não teria
começam a sorrir não recomendo está pela
parte é esse diagnóstico que é mais seu
e das pessoas das estruturas nos trechos
do prédio Quais são as é
que nem todo mundo tá vendo mas que
precisam ser abordados financeiras
contábeis fiscais manutenção etc de 777
e a outra coisa é mas só os sons dos
moradores dos condomínios que as pessoas
querem ao longo do tempo aí ver
realizado naquele Condomínio tudo bem a
primeira parte é isso aí né de você
fazer esses levantamentos para ver o que
que precisa fazer e começar a entender
quais seriam os passos para resolver
esses problemas quais seriam os
orçamentos quais seriam os laudos né
para resolver essas coisas e você vai
contar não apenas com esses parceiros
seus aí da estrutura administrativa do
prédio como também alguns fornecedores
né então por exemplo você tem problema
no elevador para você entender
exatamente qual o problema do elevador o
que precisa fazer para consertar e
quanto vai custar vai ter que chamar a
gente e aí fica a dica você as pessoas
chama empresas que venham para oferecer
uma proposta de realizar aquilo dali a
gente tem Total interesse fazer isso e
ao fazer isso eles vão te entregar
obviamente um laudo nem que seja
primário Mas eles vão entregar você vai
entender muito melhor qual é a dimensão
daquela situação mesma coisa no jurídico
chama o seu advogado para que uma pessoa
faz uma avaliação o que que tava pronto
uma vez você tem isso uma piada vamos
passar para outra parte ou o Correios em
paralelo tem problema nenhum que a
consultar os seus condôminos sobre o que
que eles querem para o condomínio e aí
fica uma dica que eu dei até lá no
perfil do Instagram é de como fazer isso
vê-se assim que funciona vamos imaginar
que você faz uma consulta lá para os
condôminos
perguntando assim uma pergunta aberta tá
o que você gostaria de ver feito nesse
condomínio
que as se você quer aqui para o
condomínio
e é
provavelmente a resposta respostas que
virão serão
em grande volume
Provavelmente você receber muitas
propostas de muitas ideias muitas
queixas de que está quebrado aquilo tá
sendo Advance assado a cor daquele muro
que tá trincado porque o cano porque a
vaga porque eu não sei o que cada um vai
dar vai despejar
assim todas as suas queixas dos seus
desejos seus pedidos afinal de contas e
abriu essa porta né ele tá apenas
atendendo o seu convite e aí imaginemos
que um apartamento ou uma casa mãe para
você dez itens o outro manda 15 o outro
manda 27 outro manda três outro mas não
sei o que você vai ter um uma quantidade
tão grande de coisas tão grande coisa
que vai ficar no mínimo bem trabalhoso
você navegar nesse mar as coisas que vão
chegar para você tá minha primeira dica
justamente isso faça uma consulta para
os condôminos
e dizendo a eles que você gostaria de
receber deles dentro de uma escala de
prioridades que eles vão decidir qual é
a qual critério Tá três coisas somente
três tá então assim pensa em tudo que
você que você acha importante fazer aqui
no condomínio em qualquer esfera em
qualquer dimensão seja o que for pensa
em três coisas que para vocês são as
mais importantes que precisam acontecer
aqui nesse condomínio e me manda essas
três
ao fazer isso você já tá eliminando um
monte de outras coisas que a pessoa
diria mas ela não foi convidada a dizer
todas as outras apenas três Então ela já
faz a triagem para você recebe o
material muito mais
denso muito mais fácil de manusear
isso também vai te permitir fazer o que
mais tarde a gente vai ver aqui que é
você cruzar e esses itens cada uma do
33333 não tem a dúvida que haverá vários
itens desses que são coincidentes que o
apartamento um falou e o 2 também o
trecho e o quatro cinco seis sete todos
falaram você já vai eliminando se a
gente não assentou a sua lista final
daquilo que os condôminos esperam de
você e vem implementado no condomínio já
diminuiu bastante já já faz escritor o
seu trabalho muito bem agora você tem os
elementos que Você levantou em campo né
de coisas físicas jurídicas contábeis
financeiras certo e tem o que os
moradores dos condomínios
disseram para você que eles querem
pronto você já tem a sua lista de coisas
que serão trabalhadas no seu
planejamento estratégico tá pronto não
está pronto
o passo seguinte é você justamente
eliminar essas duplicidades da lista que
você recebeu dos moradores aonde você e
sem itens pronto só vou ficar com uns 20
e tudo é muito repetido E aí você tem
uma lista de coisas aqui que né que são
importantes e outras que são os desejos
e isso vai gerar uma lista que tem
basicamente duas classificações assim
negociáveis porque elas têm que ser
feitas né exemplo tem um monte de
pendência jurídica tem umas ações
trabalhistas o a caixa d'água tá para
romper a fissura por tão grande que ela
vai romper isso assim esse é o tipo da
coisa que você leva para Assembleia para
dar notícia Vitória eu vou fazer porque
tem que fazer. Aí negociável não tô aqui
discutindo a vai gerar uma lista das
coisas inegociáveis
é uma lista das coisas que você julga
importantes né Que É O Que Você levantou
ali não é assim então gente não vai ter
tanta gravidade acho que você julga
importantes expõe seus motivos e a lista
das coisas que os moradores querem Essa
é a lista que depois que você fizesse a
triagem e com os devidos lados devidos
orçamentos levar para para sua
Assembleia não é porque isso Sérgio pô
já é para fazer um orçamento assim o
orçamento para eliminar Você tem uma
ideia mais ou menos porque não tenha
dúvida que uma das coisas que vai ser
perguntado durante a discussão mas isso
aqui é a custar quanto nós estamos
falando de quanto essa pergunta vai
surgir Então nesse momento eu não
preciso de um orçamento Preciso né Essa
é uma reunião Onde vocês vão fazer um
levantamento Geraldo O que é que tem
para fazer para vocês definirem o que é
que vocês querem fazer definir os copos
de tempo em quanto tempo vocês pretendem
fazer isso tu vai vir um monte de coisas
não vai dar fazer tudo ou vai dar para
fazer tudo se o seu Horizonte até for
para ajudar exames que eu não recomendo
tá é muito
em 10 anos para fazer tudo mas o seu
Horizonte tempo Três anos então eu
Ajuste o tamanho da sua lista é uma
função também do tempo que vocês
pretendem definir esse plano de longo
prazo aí tá bom uma vez feito feita essa
lista você tá preparado para essa
reunião convoca Assembleia expõe isso
tudo que acabou de falar é interessante
você mostrar também fotos desse passeio
que você fez aí no seu condomínio
filmagem se você tem os laudos a mão Se
alguém perguntar você tem para entregar
Oi e a partir daí você vai conduzindo e
levando a votação para as quais são os
itens que entram nesta falta né no
planejamento estratégico do condomínio e
o passo seguinte uma vez aprovado né
tudo em ata tudo bonitinho é você dar
ciência aos moradores de que daquela
lista girante O que vocês vão fazer
pretendem fazer no prazo de X anos é
isso aqui é isso aqui
Oi e o resto nós não faremos por
enquanto E por que que eu tô dizendo
isso eu fiz até um vídeo tá lá no
Instagram também isso é basicamente para
você
ajustar as expectativas
e todo mundo quer tudo aquilo que eles
propuseram
é mas se você não der uma resposta Clara
para elas de que agora nós não vamos
fazer isso que você pediu
Provavelmente você vai ser abordado na
garagem vai ser abordado no playground
vai ser abordado no elevador vem cá
aquele negócio da lista que eu mandei
como é que tá aquilo vai sair quando
Poxa então tempo aí tá esperando
eu quero evitar justamente gente
planejamento é liberdade comunicação
também é liberdade momento que você diz
o que vai fazer diz que não vai fazer e
Deixa claro para todo mundo é só
trabalhar tendência que tenha muito
menos cobrança muito menos ansiedade
muito menos pressão e é isso que eu
quero para você o ponto isso o tempo
todo nas vezes na assim nos pontos nas
postagens que eu faço nas dicas você é
maestro você não é carregador de piano
então tudo que você fizer no sentido de
aceitar a sua é a forma aquela Holly
tranquila sem a necessidade da sua
intervenção direta simplesmente porque
todo mundo já sabe o que fazer o que
esperar já tá tudo mais ou menos
organizado isso vai melhorar muito a sua
qualidade de vida como síndico que mora
dentro do seu condomínio e esse é o meu
principal foco aqui nesse nesse canal é
falar com síndico os moradores eu quero
que você tenha qualidade de vida aí no
lugar onde você exerce essa função e
onde você não é um funcionário é isso tá
então nós vamos aí desse planejamento
estratégico eu espero que isso tenha te
ajudado que você possa colocar isso em
prática tá Para que não apenas você tem
um encadeamento de ações que faz
cientista contribua sempre com próximo
passo Mas também que você contribua o
que você comprometa os próximos cincos
com um plano que ele provavelmente vou
tô durante Assembleia Portanto ele ele é
participe daquilo ali ele concorda com
aquilo ali já cria justamente uma
e essa dos próximos candidatos assim que
você já sabe o que que eles vão fazer já
sabem problemas já vão ter tão casamento
em tu tá tudo encaixado só tocar E com
isso você garante que o seu condomínio
continue evoluindo
independentemente do estilo do próximo
cinco que vai suceder beleza Olha se
você gostou desse vídeo se você achou
legal Dá o seu like aí tá esse é o
momento dá um líquida clica aí nesse
nesse joinha e se inscreve nesse canal
porque aqui tá a todo momento eu vou
estar postando alguma coisa que assim
com o intuito real de ser útil para você
seja aplicável que possa realmente te
ajudar de alguma forma tá e compartilha
também se você gosta desse tipo de
conteúdo e conhece gente que também
gosta compartilha com a galera e com
certeza eles vão se beneficiar bastante
tá bom até o próximo vídeo
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