Gestión por Procesos, parte 3 de 3

Euskalit Kudeaketa Aurreratua

28 Sept 200904:18

Summary

TLDREl video aborda la gestión por procesos en organizaciones, destacando que no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para cumplir con la misión y visión. Se proponen cuatro pasos: definir el mapa de procesos existentes, seleccionar un proceso piloto, identificar su misión, objetivos y procedimientos, y poner en práctica la sistemática para mejorar eficacia y eficiencia. Se subraya la importancia del compromiso de la dirección, asignar recursos adecuados y evitar errores como la falta de sensibilización o implementación precipitada, para garantizar el éxito del proyecto.

Takeaways

🔄 La gestión por procesos es un medio para alcanzar la misión y visión de la organización, no un fin en sí mismo.
🗺️ Es importante definir un mapa de los procesos existentes, identificando los tipos y relaciones, pero sin obsesionarse con los detalles.
👥 El liderazgo del proceso debe estar a cargo de la dirección general, con el apoyo del equipo directivo.
🎯 Seleccionar un proceso piloto relevante y estable para aplicar la gestión por procesos, preferiblemente uno operativo.
🔍 En el proceso piloto, identificar misión, objetivos, entradas, proveedores, salidas, clientes, procedimientos y sistemática de gestión.
📊 Implementar el seguimiento y la mejora de la eficacia y eficiencia, con objetivos, indicadores y análisis de no conformidades.
🚀 Una vez validado el piloto, planificar y desplegar la gestión por procesos al resto de los procesos de la organización.
⚙️ El nuevo modelo debe pasar de una gestión departamental a una gestión por procesos con un organigrama más horizontal.
⚠️ Evitar errores como la falta de compromiso de la dirección, la falta de recursos o la implementación demasiado detallada o apresurada.
💡 La sensibilización, información y formación de las personas involucradas es crucial para el éxito del proyecto.

Q & A

¿Qué es la gestión por procesos y cómo se relaciona con la misión y la visión de una organización?
-La gestión por procesos es un modelo de gestión que ayuda a lograr la misión y la visión de una organización, no es un fin en sí mismo sino un medio para mejorar la eficacia y eficiencia.
¿Cuál es el primer paso que se sugiere seguir para implementar la gestión por procesos en una organización?
-El primer paso es definir el mapa de los procesos existentes, identificando los diferentes tipos de procesos y las relaciones entre ellos, sin obsesionarse con el detalle.
¿Quién debe liderar el primer paso de la implementación de la gestión por procesos?
-El primer paso debe ser liderado por la dirección general y apoyado por todo el equipo directivo.
¿Qué se recomienda para el segundo paso en la implementación de la gestión por procesos?
-Seleccionar un proceso piloto estable y de cierta relevancia, centrándose en uno operativo y asignando como líder del proceso al responsable del área funcional más relacionada.
¿Cuáles son las actividades clave que se deben identificar en el proceso piloto?
-Es necesario identificar la misión y objetivos del proceso, así como las entradas y salidas, proveedores, clientes, procedimientos e instrucciones y definir la sistemática de gestión, seguimiento y mejora.
¿Cómo se debe llevar a cabo el cuarto paso en la implementación de la gestión por procesos?
-Poner en práctica de forma rigurosa la sistemática definida para mejorar la eficacia y eficiencia, estableciendo y siguiendo objetivos, relaciones con clientes y proveedores, análisis de no conformidades y desarrollo de ideas de mejora.
¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar para que el proyecto de gestión por procesos tenga éxito?
-Evitar la falta de compromiso y la implicación de la dirección general, no dedicar el tiempo y recursos necesarios, montar un sistema de gestión paralelo sin utilidad, retrasar la puesta en marcha por excesivo detalle o implementar el modelo de manera brusca, y no sensibilizar, informar y formar adecuadamente a las personas involucradas.
¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para asegurar el éxito de la gestión por procesos?
-Es importante asegurar el compromiso y la implicación de la dirección, asignar tiempo y recursos adecuados, evitar la creación de sistemas paralelos innecesarios, y realizar la implementación de manera progresiva y sensibilizando y formando a los participantes.
¿Cómo se puede asegurar que la gestión por procesos no se convierta en un fin en sí mismo sino en un medio para lograr objetivos más amplios?
-Garantizar que la gestión por procesos esté siempre alineada con la misión y la visión de la organización y que se centre en mejorar la eficacia y eficiencia para lograr esos objetivos.
¿Qué política de la empresa merece destacar en relación con la gestión por procesos?
-La política de mejora continua es destacada, lo que indica un enfoque en la mejora constante y sistemática de los procesos.

Outlines

00:00

📝 Recapitulación y planificación de la gestión por procesos

Este párrafo introduce la idea de recapitular sobre lo aprendido y cómo planificar la implantación de los conceptos de gestión por procesos en la organización. Se menciona que la gestión por procesos no es un fin, sino un medio para alcanzar la misión y visión de la organización. Se subraya la importancia de seguir un modelo claro que guíe a la organización hacia sus objetivos, comenzando con la definición del mapa de procesos existentes y avanzando desde allí.

📌 Definir el mapa de procesos como primer paso

El primer paso para implementar la gestión por procesos es definir el mapa de procesos existentes, identificando los diferentes tipos y relaciones entre ellos. Aunque es esencial definir los procesos de manera precisa, no debe obsesionarse con los detalles en las primeras fases. El proceso de definición debe ser liderado por la dirección general y respaldado por el equipo directivo, destacando la importancia de no dejar fuera variables críticas.

🎯 Seleccionar un proceso piloto para la implementación

El segundo paso se centra en la selección de un proceso piloto en el que se aplicará la gestión por procesos. Se recomienda elegir un proceso estable y relevante, preferiblemente uno operativo. Además, para evitar problemas de liderazgo, el responsable del proceso piloto debería estar estrechamente vinculado con el área funcional relacionada.

🔍 Identificar misión, objetivos y proveedores del proceso piloto

El tercer paso consiste en identificar los elementos clave del proceso piloto: misión, objetivos, entradas, proveedores, salidas, clientes, procedimientos e instrucciones. También se debe definir la sistemática de gestión, seguimiento y mejora, incluyendo indicadores, reuniones y personas involucradas. Es importante mantener el rigor necesario sin caer en un exceso de documentación o detalles.

🚀 Implementar la sistemática y extenderla a toda la organización

El cuarto paso implica la puesta en práctica de la sistemática definida para mejorar la eficacia y eficiencia, a través del establecimiento de objetivos, relaciones cliente-proveedor, análisis de no conformidades y desarrollo de ideas de mejora. Una vez probado el piloto, se puede planificar su despliegue progresivo al resto de procesos de la organización, manteniendo un enfoque continuo pero sin pausa.

📉 Errores comunes a evitar en la gestión por procesos

Finalmente, se destacan los errores comunes que deben evitarse para asegurar el éxito del proyecto de gestión por procesos, tales como la falta de compromiso de la dirección, no asignar suficientes recursos, crear un sistema de gestión paralelo sin utilidad, o implementar el modelo de manera demasiado brusca o lenta. La formación y sensibilización de los involucrados es fundamental para el éxito del proyecto.

Mindmap

Keywords

💡Gestión por procesos

La gestión por procesos es un modelo de administración que busca optimizar los flujos de trabajo dentro de una organización, asegurando que cada proceso esté alineado con la misión y visión de la empresa. En el video, se menciona que la gestión por procesos no es un fin en sí mismo, sino un medio para alcanzar los objetivos organizacionales, destacando la importancia de su implementación progresiva para mejorar la eficiencia y eficacia.

💡Mapa de procesos

El mapa de procesos es una representación visual que identifica los diferentes procesos dentro de una organización y las relaciones entre ellos. Es el primer paso para implementar la gestión por procesos. En el video, se explica que es fundamental definir este mapa de manera clara, pero sin obsesionarse con los detalles, ya que lo importante en la fase inicial es centrarse en los procesos más significativos.

💡Proceso piloto

Un proceso piloto es una prueba inicial que se usa para aplicar y evaluar la gestión de procesos en un área específica antes de su implementación general. El video sugiere elegir un proceso operativo, estable y relevante para liderar esta primera fase, lo cual permitirá hacer ajustes antes de desplegarlo en el resto de los procesos de la organización.

💡Objetivos y misión del proceso

Definir los objetivos y la misión del proceso es clave para entender su propósito dentro del flujo organizacional. En el video, se señala que es necesario identificar estos elementos en el proceso piloto, además de reconocer a los proveedores, clientes, y procedimientos asociados. Esto permitirá medir su éxito y adecuación a las metas de la empresa.

💡Indicadores

Los indicadores son métricas que permiten medir el rendimiento de un proceso y evaluar su eficacia. En el video, se menciona que estos deben definirse como parte del seguimiento y mejora del proceso piloto, para asegurar que se están cumpliendo los objetivos planteados de manera rigurosa.

💡Mejora continua

La mejora continua es una filosofía de trabajo que busca constantemente optimizar los procesos y resultados a lo largo del tiempo. El video destaca la importancia de este concepto en el marco de la gestión por procesos, subrayando que uno de los objetivos principales es desarrollar ideas que permitan incrementar la eficiencia y eficacia de los procesos en marcha.

💡Liderazgo

El liderazgo en la gestión por procesos implica que los responsables de cada área funcional tomen el control de los procesos dentro de su ámbito. El video subraya que el líder del proceso piloto debe ser el responsable del área funcional más relacionada con el proceso, garantizando una mejor gestión y ejecución del plan piloto.

💡Errores comunes

Los errores comunes son aquellos fallos que pueden poner en peligro la implementación exitosa de la gestión por procesos. El video advierte sobre algunos de ellos, como la falta de compromiso de la dirección, no asignar los recursos necesarios o querer implantar el modelo de manera brusca, subrayando que evitar estos errores es crucial para el éxito del proyecto.

💡Sistema de gestión

El sistema de gestión es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos utilizados para garantizar que la organización alcance sus objetivos de manera eficiente. En el video, se menciona que el sistema de gestión debe ser útil en el día a día y no montarse de manera paralela o sin aplicación práctica.

💡Implicación del equipo

La implicación del equipo es esencial para asegurar que todos los miembros de la organización colaboren en la implementación de la gestión por procesos. El video destaca que la implicación y el compromiso de los equipos es clave para lograr los objetivos, transformando una estructura organizacional vertical en una más horizontal y colaborativa.

Highlights

La gestión por procesos no es un fin en sí mismo, sino un medio para alcanzar la misión y visión de la organización.

Definir el mapa de los procesos existentes, identificando tipos de procesos y sus relaciones, es el primer paso clave.

Es importante no obsesionarse con los detalles en las fases iniciales; trabajar con lo más significativo es suficiente.

El proceso piloto debe ser estable, relevante y preferiblemente operativo, con liderazgo claro del responsable del área funcional.

En el proceso piloto, identificar misión, objetivos, entradas, salidas, clientes, proveedores y procedimientos es fundamental.

Definir una sistemática de gestión, seguimiento y mejora, incluyendo reuniones, indicadores y análisis de no conformidades.

Poner en práctica de manera rigurosa la sistemática definida para mejorar la eficacia y eficiencia del proceso.

Tras el piloto, planificar y desplegar la sistemática de gestión en los demás procesos de manera progresiva.

Es clave evitar la gestión paralela sin utilidad práctica, dedicando tiempo y recursos adecuados al nuevo sistema.

No se debe retrasar la puesta en marcha por precisar demasiado o intentar implementar el nuevo modelo bruscamente.

La falta de compromiso de la dirección general es uno de los principales errores a evitar para el éxito del proyecto.

Es fundamental formar, informar y sensibilizar adecuadamente a las personas involucradas y afectadas por los cambios.

La mejora continua es una política central para el éxito a largo plazo de la gestión por procesos.

Aunque hubo dificultades en el camino, ahora las actividades se realizan de forma sistemática, no por favores.

La implantación exitosa de la gestión por procesos requiere una transición gradual, evitando una gestión departamental aislada.