Manual de Procedimientos: Definición, Objetivos y Elaboración
Summary
TLDREn este video, se explica el manual de procedimientos y su importancia en la ingeniería de calidad. Se destacan los objetivos del manual, como informar a todo el personal sobre objetivos, dependencias y responsabilidades, así como evitar duplicidades y mejorar la eficiencia. Se detallan los pasos para elaborar un manual, incluyendo definir contenido, objetivos, áreas de aplicación, responsables, políticas y describir operaciones. Se enfatiza la recopilación de información, el análisis preliminar, la integración y análisis de información, y la revisión y actualización continua del manual para adaptarse a las necesidades de la empresa.
Takeaways
- 📚 Un procedimiento es una secuencia cronológica y secuencial de tareas que definen cómo realizar un trabajo dentro de un ámbito específico.
- 📖 Un manual de procedimientos agrupa diferentes procedimientos para completar una tarea de manera uniforme, facilitando la comunicación y la ordenación en la empresa.
- 🎯 Los objetivos del manual de procedimientos incluyen informar a todo el personal sobre objetivos, dependencias, responsabilidades y políticas, así como evitar duplicidades y mejorar la eficiencia.
- 👥 Se definen áreas y aplicaciones de los procedimientos, así como quiénes son los responsables de cada acción dentro de la empresa.
- 📋 Se incluyen políticas y criterios generales de acción en el manual para facilitar la responsabilidad de las instancias involucradas.
- 🔍 Se describen paso a paso las actividades y se especifican los responsables de cada tarea y acción en el manual.
- 📊 Se utilizan formatos, diagramas de flujo y terminología técnica para clarificar los procedimientos y su ejecución.
- 🔍 La recopilación de información es crucial para evitar interpretaciones erróneas y garantizar que el manual sea útil y preciso.
- 📈 Se realiza un estudio preliminar, se elabora un inventario de procedimientos, se integra y analiza la información, y se grafican los procedimientos para su mejor comprensión.
- 🔄 La revisión, aprobación, distribución e implantación del manual es un proceso que involucra a la gerencia y requiere capacitación del personal para su correcta aplicación.
Q & A
¿Qué es un procedimiento según el guion del video?
-Un procedimiento es un documento que detalla una sucesión cronológica y secuencial de labores para realizar un trabajo dentro de un ámbito de aplicación específico.
¿Cuál es la función de un manual de procedimientos?
-Un manual de procedimientos agrupa diferentes procedimientos para completar una tarea de manera uniforme, facilitando la comunicación y ordenando las tareas de los involucrados.
¿Cuáles son algunos de los objetivos principales de un manual de procedimientos?
-Entre los objetivos más importantes se incluyen informar a todo el personal sobre objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades, políticas institucionales, evitar la duplicidad de funciones, mejorar la eficiencia administrativa y facilitar la capacitación de nuevos colaboradores.
¿Cómo se definen los objetivos al elaborar un manual de procedimientos?
-Al elaborar un manual de procedimientos, se deben definir claramente los objetivos, las áreas de aplicación, los responsables, las políticas, la descripción de las operaciones, los formatos, los diagramas de flujo y la terminología.
¿Qué etapas se deben seguir para elaborar un manual de procedimientos?
-Las etapas para elaborar un manual de procedimientos incluyen la definición del contenido y objetivos, recopilación de información, estudio preliminar, elaboración de inventario de procedimientos, integración de información, análisis, graficación, revisión y finalmente, implantación y recomendaciones para simplificación.
¿Qué es la importancia de la recopilación de información en la creación de un manual de procedimientos?
-La recopilación de información es crucial para evitar interpretaciones erróneas y garantizar que el manual contenga información específica y útil, lo que evita retraso y desperdicio de recursos.
¿Cómo se deben presentar los manuales de procedimientos según el guion?
-Los manuales de procedimientos deben presentar el logotipo, nombre de la empresa, lugar y fecha de elaboración, responsables de revisión y autorización, un índice de capítulos, y se deben diseñar en tamaño carta oficio, con métodos de reproducción en una sola cara y separadores para divisiones.
¿Qué pasos son necesarios después de elaborar el manual de procedimientos?
-Después de elaborar el manual, se requiere su revisión por la gerencia, aprobación por las áreas responsables, distribución a los ejecutivos y empleados, capacitación del personal y mantenimiento de actualizaciones periódicas.
¿Cómo se asegura la calidad de la información en el manual de procedimientos?
-Se asegura la calidad de la información a través de la revisión por la gerencia general o gerencias responsables, y la aprobación por parte de los responsables de cada área de la empresa.
¿Cuáles son las fuentes comunes de información para compilar un manual de procedimientos?
-Las fuentes comunes de información incluyen archivos de la empresa, directivos, ejecutivos, asesores y empleados, y los métodos para compilar la información pueden ser encuestas, investigación de documentos, entrevistas o observación directa.
Outlines
📚 Manual de Procedimientos: Definición y Objetivos
Este vídeo de ingeniería de calidad aborda el concepto de un procedimiento, que es una secuencia ordenada de tareas para realizar un trabajo dentro de un ámbito específico. Un manual de procedimientos es un documento que agrupa estos procedimientos para completar una tarea, con el objetivo de establecer una comunicación adecuada entre los involucrados y permitirles realizar sus tareas de manera ordenada y sistemática. Entre los objetivos del manual se destacan informar a todo el personal sobre objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales, evitar la duplicidad de funciones, mejorar la eficiencia administrativa y facilitar la capacitación de nuevos colaboradores. Para elaborar un manual, se sugiere seguir una serie de etapas que incluyen definir contenido y objetivos, áreas de aplicación, responsables, políticas, descripción de operaciones, formatos, diagramas de flujo, terminología y recopilar información. También se menciona la importancia de mantener una relación constante con las fuentes de información para evitar interpretaciones erróneas y garantizar que el manual sea útil y actualizado.
🔍 Proceso de Elaboración y Actualización del Manual de Procedimientos
El segundo párrafo del guion del vídeo se centra en el proceso de elaboración y actualización del manual de procedimientos. Se describen las etapas que incluyen la recopilación de información, estudio preliminar, elaboración de inventario de procedimientos, integración y análisis de información, graficación de procedimientos, revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables, y finalmente, la implantación del manual. Se enfatiza la necesidad de revisar el documento por la gerencia general o las gerencias responsables para verificar la integridad y veracidad de la información. Además, es crucial que los responsables de cada área aprueben el contenido antes de su impresión y distribución. Se sugiere capacitar al personal para la implementación del manual y mantenerlo actualizado a través de revisiones periódicas. El vídeo invita a los espectadores a explorar más sobre este tema a través de un artículo en la descripción y anima a suscriptores, 'me gusta' y compartir el contenido en redes sociales.
Mindmap
Keywords
💡Procedimientos
💡Manual de Procedimientos
💡Objetivos
💡Elaboración
💡Recopilación de Información
💡Estudio Preliminar
💡Inventario de Procedimientos
💡Graficar los Procedimientos
💡Revisión y Aprobación
💡Implantación
💡Actualización
Highlights
Un procedimiento es una sucesión cronológica y secuencial de labores que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito de aplicación predeterminado.
Un manual de Procedimientos agrupa diferentes procedimientos para completar una tarea de una misma forma.
El objetivo del manual de Procedimientos es establecer una comunicación adecuada a los actores involucrados.
Los objetivos del manual de procedimiento incluyen informar a todo el personal sobre objetivos, dependencias, responsabilidades y políticas institucionales.
El manual de procedimiento evita la duplicidad de funciones y sirve como indicador para detectar omisiones.
Propicia mejoras en los procedimientos vigentes para lograr mayor eficiencia administrativa.
Facilita la inducción de nuevos colaboradores y mejora el nivel de capacitación.
Para elaborar un manual de Procedimientos, se debe definir el contenido, objetivos, áreas y aplicación, y quiénes son los responsables.
Se incluyen políticas y criterios generales de acción para facilitar la cobertura de responsabilidad.
La descripción de las operaciones debe detallar paso a paso las actividades y quién es responsable de cada tarea.
Formatos y diagramas de flujo son importantes para entender la secuencia de información o documentos en el procedimiento.
La terminología técnica relacionada con el contenido y las técnicas de elaboración de los manuales es crucial.
La recopilación de información debe enfocarse en el registro de hechos útiles para el manual y evitar interpretaciones erróneas.
Los métodos para compilar información incluyen encuestas, investigación de documentos, entrevistas y observación directa.
La presentación del manual de Procedimientos debe incluir el logotipo, nombre de la empresa, lugar y fecha de elaboración, y responsables de la revisión y autorización.
El manual debe ser revisado por la gerencia general o las gerencias responsables para verificar la información y su veracidad.
El personal encargado de realizar las actividades debe ser capacitado para la implantación del manual.
Los manuales deben mantenerse actualizados mediante revisiones periódicas para adaptarse a la operación de la empresa.
Transcripts
Bienvenidos a ingeniería de calidad Hoy
les traemos un nuevo vídeo donde
aprenderemos manual de Procedimientos
definición objetivos y elaboración
un procedimiento es un documento con una
sucesión cronológica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que
constituyen la manera de efectuar un
trabajo dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación sin embargo
un manual de Procedimientos es un
documento en el que se agrupan las
diferentes procedimientos necesarios
para completar una tarea de una misma
forma teniendo como fin establecer una
adecuada comunicación a los actores
involucrados que les permita realizar
sus tareas en forma ordenada y
sistemática
es por eso que el día de hoy
aprenderemos objetivos del manual de
Procedimientos
Cómo elaborar un manual de
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este vídeo estamos aquí para transmitir
información de calidad sin más que decir
empecemos
objetivos del manual de procedimiento
entre los objetivos más importantes se
tiene da a conocer a todo el personal
involucrado los objetivos las relaciones
de dependencia responsabilidades y
políticas institucionales
evita la duplicidad de funciones y a la
vez sirve como indicador para detectar
las omisiones
propicia mejoras en los procedimientos
vigentes en Procura de una mayor
eficiencia administrativa
facilita la inducción de los nuevos
colaboradores de la institución
mejorando así el nivel de capacitación
Cómo elaborar un manual de
procedimientos para elaborar un manual
de Procedimientos se deben distinguir
las siguientes etapas a elaboración para
elaborar un manual de Procedimientos Hay
que seguir lo siguiente uno definir el
contenido objetivos se debe definir los
objetivos y esto deben ser claros pues
como se ha indicado el procedimiento es
una descripción de tareas ordenadas y en
secuencia que no llevarán a una meta
áreas y aplicación se debe definir el o
en las áreas de acción que cubren los
procedimientos
responsables se debe definir Qué
personas de la empresa se involucrarán y
quiénes son los responsables de cada
acción a realizarse
políticas en esta sección se incluyen
los criterios o lineamientos generales
de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas
instancias que participan en los
procedimientos
descripción de las operaciones
describir las actividades explicar a
detalle el procedimiento esto es
describir paso a paso lo que se debe
realizar Y quién es el responsable de
cada tarea y cada acción
formatos en esta sección se incluyen
formas impresas o digitales que se
utilizan en un procedimiento las cuales
se intercalan dentro del mismo o se
juntan como apéndices
diagramas de flujo en esta sección se
añaden los flujos que permiten saber
cuál es la secuencia de la información o
de los documentos a lo largo del
procedimiento que se
describe terminología en esta sección se
ingresa la lista de conceptos de
carácter técnico relacionado con el
contenido y las técnicas de elaboración
de los manuales de procedimiento
2 recopilación de información
los esfuerzos de recopilación deben
enfocarse en el registro de hechos que
permitan conocer y analizar la
información específica y verdaderamente
Útil para el manual pues de lo contrario
se puede incurrir a interpretaciones
erróneas lo cual va a generar retraso y
desperdicio de recursos
esta actividad exige mantener una
relación constante con las fuentes
internas emisoras de la información así
como con las áreas u organizaciones con
otra ubicación física luego seguimos con
los siguientes pasos tres estudio
preliminar en las áreas 4 elaboración de
inventario de Procedimientos 5
integración de la información 6 análisis
de la información 7 graficar los
procedimientos 8 la revisión de
objetivos ámbito de acción políticas y
áreas responsables finalmente 9
implantación y recomendaciones para la
simplificación de los procedimientos
las fuentes de información más comunes
son los archivos de la empresa o los
directivos o los ejecutivos o los
asesores y empleados
los métodos para compilar la información
son encuestas investigación de
documentos entrevistas o la observación
directa
recomendaciones generales de la
presentación la presentación de un
manual de Procedimientos es muy
importante Por lo cual hay que
considerar el logotipo nombre de la
empresa lugar y fecha de elaboración
responsables de la revisión y
autorización
índice de la relación de capítulos que
forman el manual carátula portada índice
general introducción parte sustancial
del manual diagramas y anexos
formatos de hojas intercambiables para
facilitar su revisión y actualización en
tamaño carta oficio
utilizar el método de reproducción en
una sola cara de las hojas utilizar
separadores de divisiones para los
capítulos y secciones del manual en el
caso sea físico
B revisión aprobación distribución e
implantación
una vez concluido el documento tiene que
ser revisado por la gerencia general o
la gerencias responsables para verificar
que la información esté completa que sea
veras Y no tenga contradicción
el responsable de cada área de la
empresa debe aprobar el contenido para
su impresión difusión y distribución con
los ejecutivos y empleados que deben
tener para implantar el manual se
requiere capacitar el personal encargado
de realizar las actividades
y C actualización es necesario mantener
los manuales permanentemente
actualizados mediante revisiones
periódicas a fin de tenerlos apegados a
la realidad de la operación de la
empresa Espero que toda esta información
te sirva de mucho si quieres conocer más
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