ADS #4: Data Flow Diagram & Data Dictionary

Summary

This video script discusses the analysis of information systems using data flow diagrams (DFDs) to model business processes. It explains the symbols used in DFDs, such as rectangles for processes, arrows for data flow, and rectangles for external entities. The script outlines steps to create DFDs, from identifying business processes to creating context diagrams, logical diagrams, and detailed diagrams. It also covers data dictionary creation, explaining data objects and their attributes. The video concludes with a discussion on developing a data dictionary into an XML format for flexible data representation in information systems.

Takeaways

• 😀 The video discusses the analysis of information systems using data modeling, focusing on business processes with data flow diagrams (DFDs).
• 📊 A data flow diagram is a graphical representation of the flow of data through a business transaction, involving information systems, processing entities, and files as sources and receivers of data.
• 📐 Symbols used in DFDs include rectangles for processes, sharp-edged boxes for external entities, arrows for data flow, and elongated rectangles for data files.
• 📝 A data dictionary explains the data objects being transferred in a DFD, including the structure of data, detailing entities and their attributes, such as a student entity with attributes like username and password.
• 🔍 The relationship between DFDs and data dictionaries is complementary; DFDs can be explained using data dictionaries, and data dictionaries require DFDs to explain data flow processes.
• 🛠️ The steps to build a DFD include identifying business processes and external entities, creating a context diagram, developing a level 0 (logical) diagram, and then breaking it down into more detailed level 1 diagrams.
• 🔎 Errors in DFDs can occur, such as having a source to a file without a process, a process without inputs or outputs, or a direct flow from one file or entity to another without a process.
• 🖥️ Physical DFDs differ from logical ones by representing the actual implementation of a system, showing how data is physically handled, such as scanning barcodes or processing credit card payments.
• 📑 The video also covers how to develop a data dictionary from a program, describing the structure of data, elements, and storage files, and how this can be mapped into an XML format for flexible data representation in information systems.
• 🔗 An example of applying data dictionaries in XML format is provided, showing the flexibility of data representation and the potential for integration into various systems.

Q & A

What is a data flow diagram (DFD)?

A data flow diagram (DFD) is a notation for illustrating the flow of data in business transactions, involving information systems, processing entities, and files as sources and recipients of data.

What are the main symbols used in a DFD?

The main symbols used in a DFD are: 1) Circles or ovals representing business processes, 2) Sharp-edged rectangles representing external entities, 3) Arrows for illustrating data flow, 4) Rectangles for representing data stores or files.

What is the purpose of a data dictionary in a DFD?

A data dictionary explains the data elements in a DFD. It provides details about the structure, attributes, and types of data that are processed or stored in the system.

How does a context diagram relate to a DFD?

A context diagram provides a high-level overview of a system or business process in a DFD. It shows the system's interactions with external entities but does not detail the internal processes or data stores.

What is a Level 0 DFD?

A Level 0 DFD is a more detailed version of the context diagram. It breaks down the main process into multiple sub-processes, showing how data is transferred between different entities and systems.

When is it necessary to create Level 1 or higher-level DFDs?

Level 1 or higher-level DFDs are created when further detail is needed to explain complex processes. These diagrams break down Level 0 processes into smaller, more detailed sub-processes.

What are common mistakes when creating a DFD?

Common mistakes include missing processes between data sources and stores, having inputs without outputs, or having outputs without corresponding inputs. Additionally, data flow from one entity to another without a process is also incorrect.

What is the difference between a logical and physical DFD?

A logical DFD represents the conceptual flow of data, focusing on processes and data movement. A physical DFD shows the real-world implementation of the system, such as actual hardware, database structures, and specific methods of data processing.

How are DFDs validated to ensure accuracy?

DFDs are validated by checking that each process has both inputs and outputs, ensuring data flows correctly between sources, processes, and data stores. Validation also involves ensuring that each entity or file has an associated process.

What is the role of XML in data dictionaries?

XML (Extensible Markup Language) can be used to structure data from the data dictionary. It allows for flexible data representation in information systems, making it easy to exchange data between systems and platforms.

Outlines

00:00

📊 Introduction to Data Flow Diagrams and Data Dictionary

This paragraph introduces the concept of data flow diagrams (DFDs) and data dictionaries in the context of business process analysis. It explains that DFDs are a notation for the data flow in business transactions involving information systems. The paragraph outlines the symbols used in DFDs, such as rectangles for processes, external entities represented by sharp-edged boxes, arrows for data flow, and long rectangles for data stores. It also discusses the role of the data dictionary in explaining the data objects in a DFD, including the structure and attributes of data entities. An example is given where a student entity with attributes like username and password is mentioned, illustrating how these are sent to a login system.

05:03

🛠 Steps to Create a Data Flow Diagram

This paragraph outlines the steps to build a data flow diagram. It starts with identifying the business processes and external entities, followed by creating a context diagram to represent the overall system or business process. The paragraph then moves on to creating a level 0 DFD, which is a more detailed diagram showing the required files. An example is provided where a system is shown with external entities as data sources, which are then processed by the system to produce outputs sent to other entities. The paragraph also discusses the need to create even more detailed diagrams, known as level 1 DFDs, which break down the processes into finer details. The importance of checking for errors in the DFD, such as missing processes or incorrect data flows, is also highlighted.

10:05

🔍 Detailed Process Breakdown and Physical Data Flow Diagram

This paragraph delves into the detailed breakdown of processes shown in a data flow diagram. It describes how a high-level process can be further divided into more detailed sub-processes, and how these sub-processes handle data, including potential errors. The paragraph also explains the transition from a logical DFD to a physical DFD, which represents the actual implementation of the system. Examples are given to illustrate the difference between logical and physical processes, such as manual barcode scanning versus checking item prices in a transaction. The paragraph concludes with a discussion on partitioning the DFD into different modules, which are grouped based on their functionality within the system.

15:08

📘 Developing a Data Dictionary and XML Application

The final paragraph focuses on the development of a data dictionary from the previously discussed data program processes. It explains the simplicity of describing data, including the source entity's data, the data processed, and the resulting data. The paragraph introduces structured notations for describing data structures, elements, and storage files. It also covers the description of data elements, including metadata that defines the identity and characteristics of the data. An example of a form containing data elements is provided, along with a description of the storage file characteristics. The paragraph concludes with a mention of how data dictionaries can be transformed into XML format for flexible data application in information systems, with an example of XML mapping from the data dictionary. It also encourages further learning through provided tutorials or inquiries within the video description.

Keywords

💡Data Flow Diagram (DFD)

A Data Flow Diagram (DFD) is a graphical representation of data flow within a system, illustrating how data moves between processes, entities, and data stores. In the video, it is used to model business processes by showing how information flows through an information system. The DFD is central to the theme of analyzing business processes, with symbols like arrows, circles, and rectangles representing data flow, processes, and data storage.

💡Business Process

A business process refers to the series of tasks or steps involved in delivering a product or service. In the video, the business process is analyzed using the DFD, where the system's interactions with external entities, data flows, and necessary files are mapped out. This forms the foundation of understanding how data moves within an organization's operations.

💡Entity

An entity in the context of a DFD represents an external object, person, or system that interacts with the information system. Entities serve as sources or receivers of data, as seen when the video describes how entities A, B, and C either provide input data or receive output from processes in the business model. Entities help define the boundaries of the system in relation to its environment.

💡Data Store

A data store is a repository where data is held temporarily or permanently within a DFD. In the video, it is represented by a rectangle and used to depict where data is saved after being processed. For example, data processed by one part of the system may be stored in a file, ready for retrieval and use by another process later on.

💡Process

In a DFD, a process is represented by a circle or bubble, showing the transformation of data inputs into outputs. The video describes processes in detail, such as how incoming data from entities is processed and passed on to the next steps or entities. These processes are key to understanding the flow of operations in a business system.

💡Context Diagram

A context diagram is a high-level DFD that shows the system's overall interactions with external entities but does not detail internal processes or data flows. The video refers to the context diagram when explaining the first step of building a DFD, where only the main entities and their data interactions with the system are identified, without showing internal data storage or processing.

💡Level 0 DFD

A Level 0 DFD, also called a 'logical DFD,' breaks down the main processes within a system, providing more detail than the context diagram. In the video, the Level 0 DFD shows how a system is divided into smaller, more specific processes that interact with external entities and data stores. It serves as the basis for further breakdown into more detailed levels.

💡Logical DFD

A logical DFD focuses on what the system must do, modeling the flow of data without considering physical implementations. In the video, logical DFDs help describe conceptual processes, such as how data flows logically between different parts of a system, without focusing on specific technologies or hardware.

💡Physical DFD

A physical DFD describes how a system operates in reality, detailing the actual implementation of data flows, hardware, and technology used. The video contrasts this with the logical DFD, explaining that a physical DFD shows real-world processes such as barcode scanning or using payment systems, aligning more closely with how the system functions in practice.

💡Data Dictionary

A data dictionary provides a detailed description of all data elements used in a system, including their attributes, types, and relationships. In the video, the data dictionary is discussed alongside the DFD, highlighting how it complements the DFD by providing detailed information on the data entities involved, such as student or customer data.

Highlights

Introduction to analyzing information systems using data modeling, specifically focusing on business processes with data flow diagrams.

Explanation of data flow diagram as a notation for data flow in business transactions involving information systems.

Description of symbols used in data flow diagrams, including rectangles for processes, external entities as sources or receivers of data, and arrows for data flow.

Introduction to the data dictionary, explaining the data objects in a data flow diagram, including their structure and attributes.

Example of a data entity with attributes such as user name and password sent to a login system.

The complementary relationship between data flow diagrams and data dictionaries in explaining data flow processes.

Steps to build a data flow diagram, starting with identifying business processes and external entities, and then creating a context diagram.

Example of a context diagram showing a system with external entities as data sources and the system processing data to produce outputs.

Creation of a level 0 logic diagram that details the processes and files required, showing a more granular view of the system.

Example of a level 0 data flow diagram, breaking down the system into more detailed processes and showing data flow between entities and processes.

Further breakdown into a level 1 logic diagram, detailing each process from the level 0 diagram into even more detailed subprocesses.

Description of potential errors in data flow diagram creation, such as missing processes or incorrect data flow sequences.

Process of creating a physical data flow diagram, which differs from the logical one by representing the actual implementation of the system.

Comparison between logical and physical data flow diagrams, with examples of how processes are represented in physical terms.

Division of the data flow diagram into partitions, grouping processes into modules for better organization and understanding.

Discussion on developing a data dictionary from the previously created data flow diagrams, including descriptions of data structures, elements, and storage files.

Example of a structured format for data dictionary, including notations for attributes, sequences, and optional elements.

Description of metadata for data elements, including identification, type, length, validation criteria, and other characteristics.

Transformation of the data dictionary into XML format, showcasing its flexibility and applicability in information systems.

Conclusion and invitation for further learning on XML and data modeling with provided tutorials and resources.

Transcripts

hai salam jumpa Assalamualaikum

warahmatullahi wabarakatuh pada video

kali ini kita akan membahas mengenai

Analisis sistem informasi menggunakan

pemodelan data lebih tepatnya lagi kita

akan mencoba menganalisis Proses bisnis

perusahaan menggunakan data flow diagram

dan kamus data data flow diagram adalah

notasi aliran data pada transaksi bisnis

yang melibatkan sistem informasi atau

pemrosesan entitas dan berkas sebagai

sumber dan penerima data dan data yang

dialirkan Nah model The ini dapat

digambarkan dengan menggunakan

simbol-simbol seperti yang ada di gambar

itu yang pertama adalah kotak pukul atau

lingkaran untuk menggambarkan Sisi

informasinya atau proses bisnis gunung

yang kedua ada kotak yang tajam sih

pinggirannya untuk menggambarkan entitas

eksternal sebagai sumber atau penerima

dari data terus kemudian

Hai yang ketiga adalah garis panah untuk

menggambarkan aliran dari data dan yang

terakhir yang ke empat adalah persegi

panjang seperti pada gambar untuk

menggambarkan berkas yang juga bisa

menjadi sumber dan penerima dari data

Sedangkan untuk kamus data Itu

menjelaskan data yang menjadi objek

untuk dialirkan pada data flow diagram

kamus data tersebut terdiri dari

struktur data yang berisi elemen data

menjelaskan mengenai entitas data

beserta atributnya masing-masing sebagai

contoh data entitas mahasiswa dengan

atribut nama pengguna dan Sandi yang

dikirimkan ke sistem login di misalnya

Si Master

Hai dapat dilihat bahwa antara data flow

diagram dan kamus data ini memiliki

hubungan yang saling melengkapi data

dalam database diagram dapat dijelaskan

menggunakan kamus data dan kamus data

itu sendiri perlu data flow diagram

untuk menjelaskan proses dari aliran

data berikut adalah langkah-langkah

untuk membangun data flow diagram yang

pertama menentukan Proses bisnis dan

atau sisi informasi yang akan digambar

beserta entitas eksternal Proses aliran

data dan berkas-berkas yang diperlukan

Kemudian yang kedua membuat diagram

konteks untuk menggambarkan sistem atau

proses bisnis secara umum biasanya

berkas-berkas di diagram konteks belum

teridentifikasi contoh dari diagram

konteks adalah seperti gambar berikut

Hai disini terlihat sebuah sistem

memiliki entitas eksternal a&b sebagai

sumber datanya yang kemudian data itu

akan dikirimkan ke sistem tersebut untuk

diproses yang menghasilkan keluaran yang

akan dikirimkan ke entitas

Hai kemudian yang ketiga membuat diagram

logika level nol yaitu suatu diagram

yang lebih detil daripada diagram

konteks sehingga mulai terlihat gambar

dari berkas-berkas yang diperlukan

Berikut adalah contoh dari data flow

diagram level 0 seperti yang lihat

terlihat di sini sistem yang sebelumnya

tadi dipecah menjadi empat proses yang

lebih detail sehingga terlihat entitas

A1 ternyata mengirimkan datanya ke

proses pertama sedangkan entitas B

mengirimkan datanya ke proses yang ke-3

dan entitas C menerima data hasil proses

dari proses yang kedua pada gambar ini

terlihat beberapa proses yang lebih

mendetil misalnya data dari entitas a.di

diproses dan disimpan di berkas D1

terlebih dahulu dan nanti datanya akan

diambil oleh proses betiga dan

dengan data yang berasal dari B akan

diproses untuk kemudian menghasilkan

aliran data c yang akan dialirkan ke

proses nomor 4 yang keempat membuat

diagram yang lebih detil yaitu untuk

masing-masing proses yang ada di diagram

level 0 tadi akan dipecah menjadi proses

yang lebih detil nah biasanya ini

disebut sebagai diagram logika level 1

Nah sebagai contoh bisa kita lihat di

gambar berikut

khabar ini menjelaskan adanya proses

dari sebelumnya proses tiga yang dipecah

menjadi beberapa proses yang lebih detil

nah disini terlihat bahwa tadi dada tapi

yang berasal dari entitas B itu diproses

terlebih dahulu pada proses detil 3.1

yang pada saat proses itu mungkin akan

keluar yang namanya kesalahan atau error

Nah setelah selesai diproses kemudian di

disimpan terlebih dahulu di sebuah

berkas transaksi di lima nah sedangkan

pada proses detil 3.2 dia akan meminta

data dari D5 dan dari D1 yang tadi sudah

disimpan proses dataaaa dari proses satu

libtard iya untuk kemudian diproses

secara bersama-sama dan keluarannya akan

diproses oleh detil 3.3 terlebih dahulu

baru kemudian menghasilkan data yang

d-pedia yang akan dikirimkan ke proses

nomor 4

ndak di sini menjelaskan secara lebih

detil apa yang terjadi di proses nomor

tiga Nah pemecahan hingga level satu ini

sebenarnya biasanya sudah cukup untuk

menjelaskan proses fisis yang detail

pada suatu perusahaan akan tetapi pada

perusahaan yang lebih kompleks proses

bisnisnya Ada kemungkinan besar dia

perlu dipecah lagi menjadi level 2 dan

level 3 atau seterusnya tapi biasanya

untuk latihan dan dibantah gula ini

level 1 sudah cukup

Hai berikutnya langkah yang kelima atas

data flow diagram level 1 yang sudah

selesai tadi kita akan melakukan

pengecekan atas adanya

kesalahan-kesalahan atau pada saat

menggambar atau tidak nah aturan umum

dari aliran data itu adalah ada masukkan

ada proses ada a-kembar and di mana

sebelum masukkan biasanya ada Sumber

data dapat berupa entitas atau berkas

dan setelah keluaran biasanya juga yang

menerima adalah ada entitas atau

disimpan ke dalam satu berkas dan dengan

aturan umum ini maka kita bisa melihat

contoh di gambar berikut merupakan

beberapa contoh saran-saran yang mungkin

terjadi pada penggambaran data flow

diagram yang pertama misalnya di sini

ada dari sumber ke berkas tanpa ada

proses salah yang

I make salon yang kedua ada suatu proses

dengan masukkan tapi tidak ada

keluarannya sama sekali dengan yang

ketiga sebaliknya ada proses tapi tidak

ada masukkannya keluarannya ada masukkan

tidak ada yang terakhir hampir sama

dengan yang pertama tadi sekalinya dari

suatu berkas ke berkas yang lain atau

dari entitas ke entitas yang lain tanpa

ada proses ini adalah beberapa kesalahan

yang biasa terjadi pada saat

menggambarkan data flow diagram Nah

setelah selesai melakukan pengecekan

maka bisa kita lanjutkan dengan langkah

yang keenam yaitu membuat data flow

diagram fisik nah disini agak berbeda

karena dengan yang lo Cik dad data flow

diagram logika itu lebih bersifat

konseptual sedangkan data flow diagram

yang fisik itu bersifat riil sehingga

menggambarkan suatu kenyataan dari semua

elemen data dari data blog diagram yang

lo Cipta Deep

Hai sehingga apa yang terjadi

sesungguhnya nanti ketika sistem

bitterling dijalankan itu akan terlihat

sebagai contoh dapat dilihat pada gambar

berikut perbandingan antara DFD logis

dan fisik terlihat misalnya pada proses

identifikasi barang pada proses fisiknya

itu digambarkan menggunakan pemindaian

barcode secara manual sedangkan pada

proses kedua juga terlihat secara fisik

ketika melakukan pengecekan barang

pengecekan harga itu yang dicek adalah

kode barangnya untuk menerima barang

harga barang sesuai dengan kode yang

dicek tadi terus Kemudian pada proses

yang ketiga saat melakukan penghitungan

total eh terlihat secara fisik itu di

sistemnya akan dibuat suatu berkas

sementara yang berisi query untuk

menghitung total jumlah dari transaksi

tersebut

Hai dan yang terakhir pada proses yang

keempat penyelesaian transaksi juga

secara fisik dapat dilihat dari metode

pembayarannya disulut lihat akan

menggunakan bayaran apa saja Misalnya

Apakah tunai debit atau pakai kartu

kredit yang terakhir langkah yang

ketujuh adalah dengan melakukan

pembagian atas diagram DFD levisid tadi

kedalam beberapa partisi yang berbeda

nah partisi ini biasanya dikelompokkan

pada satu modul yang sama dan umumnya

itu di diagram level 0 proses yang ada

di dalam diagram level 0 ya kan bisa

menjadi satu modul tertentu akan tapi eh

tidak mungkin juga memungkinkan bahwa

proses pada diagram level 10 tadi lebih

dari satu

dua atau lebih juga bisa menjadi sebuah

modul yang dipartisi sebagai contoh bisa

dilihat digambar berikut terlihat pada

gambar tersebut pada proses pertama dan

kedua itu dijadikan satu modul Dimana

saat pelanggan untuk melakukan pesanan

modul yang sama juga akan memasukkan dan

menyimpan data pelanggan pada sistem

sehingga proses 1 dan 2 itu ternyata

bisa dijalankan pada satu modul jangan

proses yang lainnya harus dijalankan

sendiri oleh modul yang berbeda

berikutnya kita akan mendiskusikan

Bagaimana mengembangkan sebuah kamus

data dari data program yang sebelumnya

sudah kita buat prosesnya Sebenarnya

cukup sederhana kita cukup

mendeskripsikan data baik yang dimiliki

oleh entitas sumber maupun yang

dialirkan ke suatu proses serta yang

dihasilkan oleh proses tersebut yang

dialirkan ke

satu entitas tujuan atau disimpan ke

dalam satu berkas pertama kita mulai

dengan mendeskripsikan struktur dari

data kemudian dilanjutkan dengan

deskripsi dari elemen data serta

deskripsi dari berkas penyimpanan dan

deskripsi struktur data itu dapat

digambarkan dalam format terstruktur

yang diberi notasi sebagai contoh di

gambar berikut yang pertama notasi =

untuk menggambarkan isi dari suatu

entitas itu terdiri dari atribut apa

saja dan yang kedua ada tanda plus itu

untuk menggambarkan deretan atau urutan

dari atribut yang dimiliki oleh entitas

tersebut dan yang ketiga tanda kurung

pakai Kriwil ya bracket gilanya untuk

menggambarkan elemen yang nilainya itu

berulang lebih dari satu terus kemudian

yang ketiga mereka kotak untuk

Khan elemen yang nilainya alternatif

misalnya ada alternatif atau alternatif

B bisa dipilih dan yang keempat untuk

menggambarkan elemen yang nilainya

opsional dalam bentuk kurung buka dan

kurung tutup nah n contohnya misalnya

bisa terlihat di gambar berikut

Oh no other items pada yang tertera pada

gambar adalah elemen yang nilainya lebih

dari satu tadi menggunakan fret yang

Kriwil tadi terus Kemudian untuk metode

pembayaran elemen itu bernilai

alternatif sehingga di sini bisa kita

lihat di dalamnya bisa di pilih ya Eh

terus kemudian elemen tipe nama dan

tanggal kadaluarsa kartu kredit itu

adalah elemen opsional sehingga itu baru

akan muncul ketika elemen metode

pembayaran yang alternatif tadi dipilih

Yang elemen kartu kredit kalau pilihnya

tunai atau kredit maka elemen opsional

nya tidak akan muncul

Hi HPku tidak untuk deskripsi dari

elemen data itu digambarkan sebagai

suatu metadata yaitu data yang

menjelaskan data nya biasanya elemen

data ini deskripsinya dibagi berdasarkan

nomor identitas elemen nama elemen tipe

elemen panjang elemen kriteria validasi

elemen deskripsi singkatnya elemen dan

lain-lain yang menggambarkan identitas

maupun karakter it is dari satu elemen

Sedangkan untuk deskripsi berkas itu

mirip dengan deskripsi elemen data akan

tapi biasanya juga ditambahkan misalnya

kunci utama atau kunci kedua dari satu

penyimpanan data atau berkas.pdf Nah

berikut ini adalah contoh dari formulir

yang berisi elemen data

Hai yang disini dibagi menjadi tiga

yaitu yang pertama adalah identifikasi

dari elemen terus Kemudian yang kedua

adalah karakter dari elemen dan yang

dibawa sendiri adalah kriteria validasi

dari elemen data

Hai sedangkan berikut gambar ini adalah

contoh formulir dari deskripsi atas

elemen berkas penyimpanan yang

didalamnya juga ada identitas dari

elemen berkas penyimpanan serta

karakteristik dari elemen bekas

penyimpanan tersebut termasuk seperti

yang tadi sudah saya ceritakan adanya

kunci utama dan kunci kedua dari elemen

berkas penyimpanan tadi kamus data ini

dapat dikembangkan menjadi bentuk xml

atau extensible markup language yang

dapat diterapkan sebagai suatu bentuk

data yang sangat fleksibel pada sebuah

sistem informasi contoh penerapannya

terlihat seperti pada gambar berikut

pada sebelah kiri terlihat itu adalah

dalam format atau bentuk struktur kamus

data dan disebelah kanannya merupakan

pemetaan dari kamus data tersebut

menjadi bentuk format xml

yang telah berisi dengan beberapa nilai

data misalnya mahasiswa namanya siapa

dan seterusnya Eh kau disini pelanggan

nama pelanggannya siapa Arden untuk

memahami lebih dalam mengenai xml

silakan kalian bisa ikut modul tutorial

yang saya sertakan atau tanya di dalam

deskripsi video ini

b**** demikian yang dapat saya sampaikan

terima kasih atas perhatiannya sampai

jumpa di sesi berikutnya Assalamualaikum

warahmatullahi wabarakatuh