Mooc-MejPro-Matriz-responsabilidades
Summary
TLDREl video enseña a crear una matriz de responsabilidades para gestionar tareas y actividades. Se sugiere empezar con una lista de tareas y nombres de las personas implicadas, eligiendo un formato de matriz y asignando responsabilidades y fechas. Se usan símbolos para indicar roles como responsables principales ('p'), colaboradores ('c') e informantes ('I'). Se destaca la importancia de equilibrar la carga de trabajo y ajustar la participación al grupo. También se menciona la posibilidad de adaptar el formato a las necesidades del grupo.
Takeaways
- 📝 Aprender a usar la matriz de responsabilidades para gestionar tareas y actividades.
- 🌪️ Crear una lista de tareas utilizando técnicas como la tormenta de ideas.
- 👥 Identificar a los miembros del equipo y posibles colaboradores externos.
- 📊 Elegir el formato de la matriz de responsabilidades que mejor se adapte al proyecto.
- 📅 Asignar fechas y plazos para cada tarea considerando la capacidad y disponibilidad de los miembros.
- 🔑 Utilizar códigos y signos en la matriz para indicar roles como 'responsable' (P), 'colaborador' (C) e 'informante' (I).
- ➕ Marcar con un signo más aquellos colaboradores con un poco más de responsabilidad.
- 📋 Incluir celdas en blanco para tareas donde no interviene ciertos miembros del grupo.
- 🔢 Realizar un recuento de las tareas asignadas a cada persona para asegurar una distribución equitativa.
- 🔄 Adaptar el formato de la matriz a las necesidades específicas del grupo y a la información que se desee rastrear.
Q & A
¿Qué es una matriz de responsabilidades y cómo se utiliza en un proyecto de mejora?
-Una matriz de responsabilidades es una herramienta que muestra una lista de actividades o tareas, permite asignar responsabilidades y fechas, y comprueba el grado de avance del trabajo de un grupo. Se utiliza para organizar y monitorear el progreso de las tareas en un proyecto de mejora.
¿Cómo se inicia el proceso de crear una matriz de responsabilidades?
-El proceso comienza creando una lista de tareas, utilizando técnicas como la tormenta de ideas o cualquier otro método que se desee. También se identifican los nombres de las personas que pueden participar en el desarrollo de esas tareas.
¿Por qué es importante identificar a las personas que participarán en un proyecto?
-Es importante para asegurar que todos los miembros del equipo de mejora y, si es necesario, personas externas o departamentos, conozcan sus roles y sean capaces de colaborar en el proyecto de manera efectiva.
¿Qué se considera al elegir el formato de la matriz de responsabilidades?
-Al elegir el formato, se debe tener en cuenta la información que se desea registrar, como la prioridad de las tareas, las fechas de finalización, quién es responsable de cada tarea y el estado actual de cada tarea.
¿Cómo se asignan las responsabilidades y fechas a las tareas en la matriz?
-Se asignan teniendo en cuenta la capacidad de las personas para realizar las tareas y su disponibilidad o carga de trabajo actual. Se utilizan signos o códigos para indicar la responsabilidad principal, colaboración y suministro de información.
¿Qué simboliza la letra 'P' en la matriz de responsabilidades?
-La letra 'P' indica que la persona que encabeza la columna tiene la responsabilidad principal de que la tarea se realice según lo planificado y se cumplan las fechas asignadas.
¿Qué representa la letra 'C' en la matriz?
-La letra 'C' identifica a la persona que colabora en la realización de la tarea, aunque no sea la responsable principal.
¿Cuál es el significado de la letra 'I' en la matriz de responsabilidades?
-La letra 'I' marca que la persona es quien suministrará información, una forma específica de colaboración que generalmente implica una intervención más breve.
¿Qué se entiende por 'subespecialista' en el contexto de la matriz de responsabilidades?
-Un 'subespecialista' es alguien cuya colaboración es un poco más que la de un colaborador normal pero que no alcanza la responsabilidad principal, y se marca con un signo más al lado de la 'C'.
¿Cómo se aborda la posibilidad de que haya celdas en blanco en la matriz?
-Las celdas en blanco indican que hay tareas en las que algunas personas no intervienen, lo cual es normal y depende de la distribución de responsabilidades y habilidades dentro del grupo.
¿Cómo se puede utilizar la matriz de responsabilidades para evaluar la equidad del trabajo en un grupo?
-Las últimas filas de la matriz se utilizan para hacer un recuento de las tareas asignadas a cada persona como responsabilidad principal o como colaboradores, lo que permite ver si la participación del grupo es equilibrada y si se ajusta a la capacidad y disponibilidad de cada miembro.
¿Cómo se pueden personalizar las matrices de responsabilidades según las necesidades del grupo?
-Se pueden personalizar agregando o modificando columnas para incluir información específica, como la prioridad de las tareas, el estado de programación, participantes adicionales o cualquier otra dimensión que se desee controlar.
¿Por qué podría ser útil utilizar una matriz de responsabilidades adaptada para grupos más grandes?
-Una matriz adaptada puede ser útil para grupos más grandes porque permite una mayor visibilidad y organización sin la limitación de espacio que podría presentarse con matrices más tradicionales, especialmente cuando se trabaja con herramientas digitales como tableros o pantallas grandes.
Outlines
📈 Creación y Uso de una Matriz de Responsabilidades
En este vídeo se explica cómo utilizar una matriz de responsabilidades para gestionar tareas en un grupo. Se comienza por crear una lista de actividades, utilizando técnicas como la tormenta de ideas, y se identifican las personas que pueden participar, incluyendo miembros del equipo y posiblemente personas externas. Se elige un formato para la matriz, asignando personas y fechas a cada tarea teniendo en cuenta su capacidad y disponibilidad. Se describen los códigos utilizados para marcar las responsabilidades en la matriz: 'P' para la persona principal responsable, 'C' para colaboradores y 'I' para informantes. Además, se menciona cómo se pueden ajustar estas marcas para indicar un grado de responsabilidad adicional. Se sugiere que es posible que haya celdas en blanco, lo que indica que algunas personas no están involucradas en ciertas tareas. Finalmente, se explica cómo se pueden utilizar estas matrices para revisar y equilibrar la distribución de responsabilidades dentro del grupo.
📊 Variaciones en la Matriz de Responsabilidades
Este párrafo explora diferentes formatos de la matriz de responsabilidades según las necesidades del grupo. Se mantiene la lista de tareas en la primera columna, pero se añaden columnas adicionales para registrar información como prioridad, fechas de finalización, responsables y estado de las tareas. Se sugiere que se pueden agregar más columnas según sea necesario, como para incluir participantes o informantes. Este enfoque es especialmente útil para grupos más grandes, ya que evita la sobrecarga de información y mantiene la visibilidad. Se enfatiza que el formato de la matriz debe adaptarse a las necesidades específicas del grupo y la información que deseen rastrear, y que la flexibilidad es clave para su éxito en la gestión de proyectos.
Mindmap
Keywords
💡Matriz de Responsabilidades
💡Tormenta de Ideas
💡Responsabilidad Principal
💡Colaboración
💡Suministro de Información
💡Participación Equilibrada
💡Carga de Trabajo
💡Estado de las Tareas
💡Prioridad
💡Formato de la Matriz
💡Seguimiento de Tareas
Highlights
Aprender a usar la matriz de responsabilidades para gestionar actividades y tareas.
Crear una lista de tareas utilizando técnicas como la tormenta de ideas.
Identificar nombres de personas que pueden participar en el desarrollo de las tareas.
Elegir el formato de la tabla o matriz de responsabilidades adecuada.
Asignar responsabilidades y fechas a las tareas considerando la capacidad y disponibilidad de las personas.
Utilizar signos o códigos para marcar responsabilidades principales y colaboraciones.
La letra 'p' marca la responsabilidad principal de una persona por una tarea.
La letra 'c' identifica a colaboradores en la realización de una tarea.
La letra 'I' se utiliza para personas que suministran información específica.
El signo '+' indica un poco más de responsabilidad en un colaborador.
Es posible tener celdas en blanco para tareas donde no interviene ciertos miembros.
Las últimas filas pueden usarse para recuento de tareas asignadas a cada persona.
Verificar la equidad de la participación y la capacidad de los miembros del grupo.
Adaptar el formato de la matriz a las necesidades y objetivos del grupo.
Incluir variables adicionales como prioridad, fecha de finalización y estado de la tarea.
Añadir columnas para participantes, informantes u otras dimensiones relevantes.
El formato de la matriz puede ser personalizado según el tamaño del grupo y las necesidades de seguimiento.
El uso de una matriz de responsabilidades es esencial para el seguimiento de tareas en proyectos.
Transcripts
en este vídeo Vamos a aprender a usar la
matriz de responsabilidades para mostrar
una lista de actividades o tareas poder
asignar responsabilidades y fechas y
comprobar el grado de avance del trabajo
del
grupo lo que necesitamos para ello es
empezar creando una lista de tareas para
lo cual podemos utilizar la tormenta de
ideas o cualquier otro método eh que
queramos e necesitamos también los
nombres de las personas que pueden
participar en el desarrollo de esas
tareas normalmente todos los miembros de
nuestro equipo de mejora eh participarán
Y también es posible que identifiquemos
personas externas o departamentos
externos que podemos necesitarlos en
algún momento puntual para que
participen en alguna de las tareas lo
siguiente es elegir el formato de la
tabla o matriz de responsabilidades Y
por último lo que haremos es asignar
personas y fechas a cada una de las
tareas y para ello Tendremos que tener
en cuenta eh la capacidad de las
personas para poder realizar dichas
tareas y al mismo tiempo la
disponibilidad o sobrecarga de trabajo
que tengan las diferentes personas vamos
a verlo con un
ejemplo en la primera de las columnas
tenéis el listado de las actividades o
tareas que tiene que realizar el grupo y
en la primera de la fila a partir de la
segunda columna tendríamos las personas
eh que pueden participar aquí tenéis las
iniciales de las cuatro personas que
hemos identificado que pueden participar
en este proyecto de de
mejora la última columna nos la
reservamos para anotar las fechas o el
periodo de fechas en el cual tenemos
previsto que se realice la
tarea en estas celdas centrales donde se
cruza una tarea con los diferentes
personas que pueden realizarla vamos a
usar una serie de signos o códigos que
tenéis descritos en la leyenda
marcaremos con una p cuando la persona
eh que encabeza la columna tiene una
responsabilidad principal es decir es el
responsable de que la tarea se haga en
el modo que tenemos previsto y se
cumplan las fechas que teníamos también
asignadas o en cualquier caso es el
responsable de solicitar al grupo una
modificación de las fechas o una
modificación de los requisitos de la
tarea o una división de la tarea en
subtareas o una agregación de la tarea
en otras de las que tenemos
identificados en el proyecto la c nos va
a identificar que la persona que está
como encabezado de la columna colabora
en la realización de esta tarea y con
una I marcaremos eh que la persona lo
que va a realizar es suministrar
información realmente suministrar
información es una forma especial o
específica de
colaboración pero la las separamos de la
c puesto que es una intervención mucho
más breve Y probablemente estas sí se
puedan utilizar con personas externas al
grupo que vamos a consultar para
solicitar datos información o lo que
necesitemos que luego será procesado
tratado o elaborado con más detalle por
las personas que tienen asignadas una c
o una
p si en algún caso alguna de estas
personas colaboradoras tuviera un
poquito más
de responsabilidad sin llegar a ser la
responsabilidad principal eh lo que
marcarías es con un signo más al lado de
esta C de modo que sabemos Quién es el
responsable Quiénes son los
participantes Y si dentro de los
participantes hay alguien que es un
poquito especial que es como el subesp
lo marcarías con un con un signo más
como podéis observar es posible que haya
celdas en blanco es decir que hay
determinadas tareas donde algunas
personas del grupo no
intervienen también podría darse el caso
que existan personas del grupo que no
tengan ninguna p en su columna o que no
tengan ninguna c o ninguna I en este
caso eh se cumple para la tercera de las
columnas y para la segunda que no tienen
eh Perdón la para la segunda Solo que no
tiene ninguna
Eh tarea asignada como como información
pero podría distribuirse estas letras de
forma totalmente diferente de hecho Las
dos últimas filas nos sirven para hacer
un recuento de la cantidad de tareas que
tiene cada una de las personas como
asignadas como como responsabilidad
principal o como colaboradores de modo
que podemos ver si la participación del
grupo es equilibrada o por lo menos si
se ajusta a la disponibilidad Y
capacidad que tienen los diferentes
componentes del grupo en el proyecto o
tareas que que hemos
identificado existen otros formatos de
hecho podéis
o o realizar los formatos que que os
parezcan más adecuados para cumplir los
objetivos que que tengáis en el grupo
por ejemplo en esta otra distribución
seguís teniendo en la primera columna
las tareas pero a continuación lo que
tenemos son varias columnas cada una de
ellas con diferentes eh variables o o
diferente información que nos interesa
registrar por ejemplo aquí
identificarías la prioridad que tiene
esta tarea para los objetivos del grupo
la fecha en la que queremos tenerlo
completado la personas que es
responsable de que la tarea se complete
en esta fecha y el estado en que tenemos
la tarea por ejemplo en espera
iniciada a punto de terminar o
completada Aunque aquí os mostramos
solamente cinco columnas podríamos
Añadir más columnas por ejemplo
participantes informantes o cualquier
otra dimensión que nosotros nos interese
normalmente son dimensiones que hacen
referencia al Estado de programación de
nuestras tareas
este formato podría ser interesante por
ejemplo cuando tuviéramos Eh muchas
personas en en nuestro grupo de modo que
hacer utilizar el formato anterior que
ahora os vamos a mostrar de nuevo
generara demasiadas columnas y
perdiéramos la visibilidad De todas
formas si estamos trabajando con grupos
de seis s máximo ocho nu o 10 personas
esto tampoco es un problema porque
tampoco tenemos que restringir noos a
formatos de papel pequeño o a pantallas
pequeñas si estamos usando una TR o una
dos o una acero podemos reflejar tantas
columnas como nos haga falta sin tener
esta restricción del espacio por lo
tanto el hecho de este formato
este original que hemos puesto o
cualquiera que se os ocurra va a ser más
en función de las necesidades que
detecté vosotros como grupo y Cuál es la
información que queréis Mostrar para
hacer el seguimiento de las
tareas en este momento deberíais ser
capaces de poder crear una matriz de
responsabilidad para vuestros proyectos
cs
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