The One MISTAKE Everyone is Making with SharePoint

Summary

Jonathan Edwards d'Integral nous guide dans l'utilisation efficace de SharePoint, une partie du paquet Microsoft 365. Il met en lumière les erreurs courantes lors du déplacement ou du stockage des documents et propose des solutions pour une meilleure organisation. Il souligne quatre raisons clés pour éviter l'utilisation d'un seul site SharePoint pour toutes les données d'une entreprise : la sécurité, l'intégration avec Microsoft 365 Groups, l'archivage des données et la gestion du partage externe. Edwards encourage les entreprises à réfléchir à leur mise en œuvre de SharePoint pour une meilleure efficacité et sécurité.

Takeaways

• 😀 Jonathan Edwards de Integral explique que de nombreuses entreprises gèrent incorrectement les documents dans SharePoint.
• 🔒 La sécurité est un problème majeur lorsque toutes les données d'une entreprise sont stockées dans un seul site SharePoint, car cela complique la gestion des permissions.
• 📚 Il est recommandé de configurer la sécurité au niveau du site SharePoint, avec des sites dédiés par département ou par projet.
• 💼 Microsoft 365 Groups offre des fonctionnalités au-delà de SharePoint, incluant des listes de diffusion, des calendriers et des outils de planification.
• 👥 Lorsqu'un groupe Microsoft 365 est créé, un site SharePoint correspondant est automatiquement créé, offrant des outils de collaboration intégrés.
• 🗃️ L'archivage des données est une raison supplémentaire d'avoir plusieurs sites SharePoint, permettant de gérer efficacement les anciens fichiers sans les afficher constamment.
• 📅 Créer un site SharePoint pour un projet spécifique et l'associer à un Microsoft Team permet une gestion simple des archives une fois le projet terminé.
• 🤝 Le partage externe est une fonctionnalité importante de SharePoint, mais elle doit être utilisée avec précaution pour éviter de partager accidentellement des informations sensibles.
• 🚫 L'histoire racontée met en garde contre les risques liés au partage externe non contrôlé d'un document entier avec des parties extérieures.
• 🌐 SharePoint fait partie de la suite Microsoft 365 et est utilisé pour stocker des documents partagés au sein d'une entreprise.
• 📈 Pour une gestion efficace de SharePoint, il est essentiel de considérer l'implémentation de plusieurs sites pour différents départements ou projets.

Q & A

Quel est le nom de la personne qui présente la vidéo et de l'entreprise pour laquelle elle travaille?

Le nom de la personne qui présente la vidéo est Jonathan Edwards et il travaille pour Integral.

Quel est le rôle d'Integral dans le cadre de Microsoft 365?

Integral aide les entreprises du monde entier avec Microsoft 365 et leur sécurité informatique.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles SharePoint pour stocker des documents?

SharePoint fait partie de la suite Microsoft 365 et permet aux entreprises de stocker des documents partagés.

Qu'est-ce qu'un SharePoint site et comment est-il comparé dans le script?

Un SharePoint site est un espace de stockage pour des documents et d'autres éléments comme des listes Microsoft, des vidéos et des images. Il est comparé à un seau ou un conteneur dans le script.

Qu'est-ce qu'une bibliothèque de documents dans SharePoint et comment est-elle décrite dans la vidéo?

Une bibliothèque de documents est un espace spécifique pour stocker les documents de l'entreprise, décrit comme un classeur dans la vidéo.

Quels sont les quatre principaux problèmes liés à l'utilisation d'un seul SharePoint site pour toutes les données d'une entreprise?

Les quatre problèmes sont la sécurité, l'utilisation de groupes Microsoft 365, l'archivage des données et le partage externe.

Pourquoi la sécurité est-elle un problème majeur lorsque toutes les données sont déplacées vers un seul SharePoint site?

Chaque SharePoint site est un conteneur de sécurité distinct et il est recommandé de définir la sécurité au niveau du site, ce qui devient chaotique lorsqu'il contient toutes sortes de données sensibles.

Quels sont les avantages de créer un groupe Microsoft 365 pour une équipe spécifique?

Créer un groupe Microsoft 365 offre plus que juste un site SharePoint; il inclut également une liste de distribution de courriels, un calendrier de groupe, un planificateur Microsoft et un OneNote pour la prise de notes partagées.

Pourquoi est-il important de considérer l'archivage des données lors de l'implémentation de SharePoint?

L'archivage permet de ne pas avoir à afficher tous les fichiers et dossiers datant de plusieurs années tous les jours, tout en les maintenant accessibles si nécessaire.

Quel est le risque lié au partage externe des données lorsqu'elles sont toutes stockées sur un seul SharePoint site?

Le risque est que les données puissent être partagées accidentellement avec des parties externes sans restriction, ce qui peut entraîner des problèmes de confidentialité.

Quel conseil donne Jonathan Edwards pour éviter les problèmes liés à l'utilisation d'un seul SharePoint site?

Jonathan Edwards recommande d'avoir plusieurs sites SharePoint, chacun dédié à un département ou un projet spécifique, pour faciliter la gestion de la sécurité et du partage des données.