What is Document Management?

Summary

Este video explica cómo un sistema de gestión documental (DMS) puede optimizar los procesos empresariales y mejorar la eficiencia. A través de ejemplos prácticos, como la gestión de pedidos y la aprobación de facturas, se destaca cómo el DMS centraliza documentos en un archivo digital accesible desde cualquier lugar y en cualquier formato. También se muestra cómo la automatización y la integración con otros sistemas pueden ahorrar tiempo y recursos, garantizar la seguridad de los documentos y mejorar el servicio al cliente, todo mientras se cumple con los requisitos legales de conservación de documentos.

Takeaways

• 😀 Un sistema de gestión documental (DMS) ayuda a optimizar los procesos empresariales y ahorrar tiempo y dinero.
• 😀 Los documentos empresariales son clave para el éxito, pero su manejo puede ser lento y costoso si no se gestionan adecuadamente.
• 😀 Un DMS centraliza todos los documentos, tanto en formato digital como en papel, en un archivo electrónico accesible desde cualquier lugar.
• 😀 Con un DMS, los empleados pueden acceder a los documentos rápidamente usando palabras clave predefinidas o una búsqueda completa por tecnología.
• 😀 La integración de un DMS en la infraestructura empresarial mejora la eficiencia de los procesos, reduciendo tiempos de espera y aumentando la transparencia.
• 😀 El uso de un DMS agiliza la respuesta al cliente, ya que los documentos necesarios se pueden encontrar y acceder de manera rápida y sencilla.
• 😀 Los documentos se almacenan y organizan automáticamente en el DMS mediante procesos de digitalización, que pueden ser completamente automáticos o parcialmente manuales.
• 😀 Los documentos escaneados, como facturas o cartas, pueden ser indexados automáticamente con términos clave para facilitar futuras búsquedas.
• 😀 Los correos electrónicos se almacenan automáticamente en el DMS y se indexan con palabras clave como el remitente, destinatario y asunto.
• 😀 Un DMS protege los documentos contra daños por fuego o agua, y permite el acceso rápido y fácil durante años, ayudando a cumplir con los períodos legales de retención de documentos.
• 😀 La implementación de un DMS no cambia los flujos de trabajo dentro de la empresa, sino que los digitaliza para hacerlos más rápidos, seguros y eficientes.

Q & A

¿Cuál es el problema principal que enfrentan las empresas con la gestión de documentos?

Las empresas enfrentan dificultades debido al manejo manual de documentos, que puede ser lento y propenso a errores. Los documentos se almacenan en diferentes ubicaciones y formatos, lo que dificulta su recuperación rápida cuando se necesita.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos (DMS) y cómo puede ayudar a una empresa?

Un DMS es una herramienta que permite almacenar, organizar y acceder a documentos de forma electrónica. Mejora la eficiencia, reduce el tiempo de búsqueda de información y facilita el acceso a documentos desde cualquier lugar.

¿Qué ventajas ofrece un DMS para el servicio al cliente y la relación con los socios comerciales?

Un DMS mejora la atención al cliente al proporcionar acceso rápido a la información necesaria, lo que permite responder a consultas de manera más rápida y eficiente. Esto aumenta la satisfacción del cliente y fortalece las relaciones comerciales.

¿Cómo puede un DMS ayudar a acelerar el proceso de aprobación de facturas?

Con un DMS, las facturas se gestionan electrónicamente, lo que permite a los empleados aprobarlas de manera digital desde cualquier lugar. Además, el proceso es transparente, y el estado de la factura puede ser seguido por todos los involucrados, lo que reduce retrasos y errores.

¿Qué sucede si un empleado encargado de un documento está fuera de la oficina y el documento es necesario?

Sin un DMS, el proceso se detiene si el documento está con un colega ausente. Con un DMS, los documentos están disponibles electrónicamente para todos los empleados autorizados, lo que asegura la continuidad del proceso sin importar la ubicación del personal.

¿Cómo se digitalizan los documentos físicos con un DMS?

Los documentos en formato físico, como facturas o cartas, se escanean y luego se les asignan palabras clave para facilitar la búsqueda. Este proceso puede ser automatizado parcialmente o totalmente, dependiendo del volumen de documentos.

¿Qué tipo de documentos se pueden almacenar y gestionar con un DMS?

Un DMS puede almacenar documentos en varios formatos, como papel, correos electrónicos, archivos de Word, PDF, imágenes y videos. Todos estos documentos se almacenan en una 'carpeta' electrónica centralizada, accesible por los empleados autorizados.

¿Qué significa que un DMS sea 'integrable' con otras infraestructuras empresariales?

Un DMS puede integrarse con otros sistemas empresariales, como software de contabilidad o programas de procesamiento de documentos, lo que permite almacenar y gestionar los documentos automáticamente desde esos sistemas, optimizando los flujos de trabajo.

¿Qué beneficios adicionales tiene un DMS en términos de espacio y seguridad?

Un DMS ahorra espacio físico al eliminar la necesidad de almacenar documentos en papel. También mejora la seguridad al proteger los documentos contra daños por fuego o agua y facilita la creación de copias de seguridad.

¿Cómo ayuda un DMS a cumplir con los períodos de retención legal de documentos?

Un DMS permite gestionar los documentos de acuerdo con las normativas legales de retención, asegurando que los documentos sean archivados y accesibles durante el tiempo requerido por la ley, evitando multas o problemas legales.