Demotoso NAV BLP Ablage

Summary

In diesem Video wird der automatisierte Datei- und Dokumentenmanagementprozess in einem ERP-System (Navision) mit der Elo BLP (Business Logic Platform) erklärt. Der Prozess umfasst das Erstellen von Bestellungen, das Drucken und automatische Archivieren von Dokumenten sowie das Einfügen von Metadaten. Besonders betont wird die Integration von Outlook zur Dateiverwaltung per E-Mail und die Nutzung von vorab konfigurierten Regeln. Auch die einfache Handhabung von Office-Dokumenten und die effiziente Indexierung werden vorgestellt, um eine nahtlose Dokumentenablage mit stets aktuellen Informationen zu gewährleisten.

Takeaways

• 😀 Der ERP-System-Client muss als Administrator gestartet werden, um das System korrekt zu initialisieren.
• 😀 Nach der ersten Nutzung des Systems wird die ERP-Datenbank auf dem Server montiert und initialisiert.
• 😀 Dokumente wie Auftragsbestätigungen werden automatisch über ein virtuelles Druckumfeld oder als PDF verarbeitet und gespeichert.
• 😀 Das System kann automatisch Dokumente anhand von Metadaten identifizieren und ordnungsgemäß ablegen, ohne auf den gesamten Inhalt der Druckausgabe angewiesen zu sein.
• 😀 Dokumente werden im ELO-System archiviert, mit Referenzen zum Kunden und zur Bestellung, und können leicht wiedergefunden werden.
• 😀 Ein Workflow wird ausgelöst, um Dokumente zur technischen und kommerziellen Genehmigung weiterzuleiten, sobald sie im System gespeichert sind.
• 😀 Dokumente können direkt aus Outlook oder anderen Office-Anwendungen wie Word und Excel archiviert werden, wodurch die manuelle Arbeit minimiert wird.
• 😀 Die systemseitige Identifizierung von Kunden und Aufträgen stellt sicher, dass keine Fehler bei der Eingabe von Kundennummern oder Auftragsinformationen gemacht werden.
• 😀 Nutzer können Dokumente einfach kategorisieren, indem sie vorab konfigurierte Vorlagen und Regeln verwenden, die eine effiziente und fehlerfreie Archivierung ermöglichen.
• 😀 Das System ermöglicht eine vollständige und präzise Dokumentation durch automatische Erfassung und Indexierung von Metadaten, was eine schnelle und fehlerfreie Ablage gewährleistet.

Q & A

Was ist das Ziel des automatisierten Ablageprozesses, der im Video beschrieben wird?

Das Ziel des Prozesses ist es, Dokumente aus dem ERP-System (Navision) automatisch zu archivieren, indem sie in einem zentralen Elo-Archiv abgelegt und mit relevanten Metadaten versehen werden, um die manuelle Arbeit zu minimieren.

Wie wird das ERP-System (Navision) initialisiert, um den Prozess zu starten?

Das ERP-System wird durch das Starten des D J 20 über die Administratoren-Rechte initialisiert, was zur Montage und Initialisierung der Datenbank auf dem Server führt. Dies muss beim ersten Mal gemacht werden.

Was passiert, nachdem ein Verkaufauftrag im ERP-System erstellt wurde?

Nachdem ein Verkaufauftrag erstellt wurde, wird die Bestellbestätigung gedruckt. Dieser Druckausgang löst die automatische Archivierung und Indexierung des Dokuments im Elo-System aus, wobei es mit wichtigen Metadaten verknüpft wird.

Welche spezifischen Vorteile bietet das System in Bezug auf die Dokumentenverwaltung?

Das System bietet eine automatisierte Dokumentenverwaltung, bei der Dokumente ohne manuelle Eingriffe abgelegt werden. Es erkennt die Dokumententypen, fügt Metadaten hinzu und ordnet sie den entsprechenden Bestellungen und Kunden zu.

Wie wird das Dokument im Elo-System verarbeitet und gespeichert?

Das Dokument wird automatisch in das Elo-Archiv übertragen, mit Metadaten wie der Bestellnummer und dem Kundennamen versehen, und es wird in verschiedenen Bereichen des Archivs abgelegt, z.B. in der Kundenakte und der Bestellakte.

Was sind die Besonderheiten des virtuellen Druckens und der Dokumentenverarbeitung im beschriebenen Szenario?

Im beschriebenen Szenario wird ein virtueller Drucker verwendet, um Dokumente als PDFs zu speichern. Diese PDFs werden dann automatisch verarbeitet und mit den notwendigen Metadaten im Elo-Archiv abgelegt, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Wie hilft das System bei der Vermeidung von Fehlern bei der Dokumentenablage?

Das System verhindert Fehler, indem es automatisch die richtigen Kundendaten und Bestellinformationen aus den vorab definierten Feldern abruft. So wird sichergestellt, dass keine falschen Kundennamen oder Bestellnummern eingegeben werden.

Welche Rolle spielt die Middleware (Elo BLP) in diesem Prozess?

Die Middleware (Elo BLP) ist dafür verantwortlich, die Dokumente nach der Erkennung des Bestelltyps und der Metadaten zu verarbeiten. Sie verbindet verschiedene Anwendungen und ermöglicht eine automatische Dokumentenablage durch eine benutzerfreundliche, grafische Konfiguration.

Wie funktioniert die Integration von Outlook in den automatisierten Ablageprozess?

Die Integration von Outlook ermöglicht es, Dokumente, die per E-Mail empfangen werden, direkt in das Elo-System zu importieren. Das System liest die Domaininformationen der E-Mail, identifiziert den Kunden und fügt die E-Mail als Dokument in die passende Kundenakte ein.

Wie wird die Dokumentenablage nach dem Erstellen und Verarbeiten von Büro-Dokumenten wie Word und Excel gehandhabt?

Büro-Dokumente wie Word oder Excel können einfach per Rechtsklick in das Elo-System abgelegt werden. Das System erfasst automatisch die relevanten Metadaten und speichert die Dokumente in den richtigen Akten, basierend auf vordefinierten Ablage-Regeln.