Project Management Lifecycle: Execution and Control

Summary

La fase de Ejecución y Control en la gestión de proyectos IT es crucial para la construcción y entrega de los resultados del proyecto. En esta etapa, el equipo gestiona la comunicación con las partes interesadas, realiza pruebas de aceptación, maneja adquisiciones y gestiona riesgos, problemas y cambios. El objetivo es asegurar que los entregables cumplan con los requisitos del cliente y obtener la aprobación formal del usuario. Esta fase, que suele ser la más larga, concluye cuando los entregables cumplen con los criterios de aceptación establecidos.

Takeaways

• 😀 La fase de ejecución y control es la más larga del ciclo de vida de la gestión de proyectos, centrada en la construcción de entregables y pruebas de usuarios.
• 😀 Esta fase comienza después de la aprobación de los planes del proyecto y la asignación de los recursos necesarios para ejecutar las tareas.
• 😀 Se realizan actividades clave como la comunicación del estado del proyecto a los interesados y la gestión de adquisiciones de bienes y servicios.
• 😀 El primer paso de la fase es la realización de una reunión de inicio con todos los participantes para alinear expectativas, responsabilidades y el cronograma del proyecto.
• 😀 Es fundamental realizar un seguimiento regular del progreso mediante informes de estado que resuman logros, actividades futuras y riesgos abiertos.
• 😀 La gestión de riesgos y problemas es esencial, manteniendo registros actualizados de riesgos y un registro de problemas con acciones correctivas.
• 😀 El proceso de gestión de cambios incluye la evaluación y aprobación de solicitudes de cambio, que se documentan en un registro específico.
• 😀 La actividad de la gestión de adquisiciones implica seleccionar proveedores y garantizar que los bienes y servicios sean entregados a tiempo y con la calidad requerida.
• 😀 Durante esta fase, se observa el rendimiento del proyecto a través de pruebas de usuario o revisiones independientes para asegurar que los entregables cumplen con los requisitos establecidos.
• 😀 La fase concluye con la firma de aceptación de los entregables por parte del cliente o de un evaluador independiente, indicando que el proyecto ha cumplido con los objetivos definidos.
• 😀 El enfoque de la fase de ejecución y control es mantener el proyecto dentro del presupuesto y cronograma, asegurando la calidad y la satisfacción del cliente mediante una gestión efectiva de las tareas y cambios.

Q & A

¿Cuál es el objetivo principal de la fase de Ejecución y Control en la gestión de proyectos IT?

El objetivo principal es construir los entregables del proyecto, realizar pruebas con el usuario y obtener la aceptación formal del trabajo realizado, asegurando que los entregables cumplan con los criterios establecidos en el plan del proyecto.

¿Qué sucede al inicio de la fase de Ejecución y Control?

Al inicio de esta fase, se realiza una reunión de inicio para informar al equipo sobre el alcance, las expectativas y los objetivos de la fase. Esto asegura que todos los miembros comprendan sus responsabilidades y los plazos de entrega.

¿Cuáles son las principales actividades de la fase de Ejecución y Control?

Las principales actividades incluyen la realización de la reunión de inicio, la gestión de las comunicaciones del proyecto, la gestión de las adquisiciones, la gestión de riesgos e incidencias, la gestión del cambio y la observación por parte del usuario.

¿Qué documentos se deben generar durante la fase de Ejecución y Control?

Durante esta fase se generan varios documentos clave como los informes de estado, el registro de riesgos, el registro de incidencias y el registro de cambios.

¿Qué incluye un informe de estado típico del proyecto?

Un informe de estado típicamente incluye un resumen del estado del proyecto, logros semanales, actividades futuras, una lista de problemas abiertos, y una lista de riesgos identificados o en curso.

¿Cómo se gestionan las adquisiciones en esta fase?

La gestión de adquisiciones se lleva a cabo eligiendo proveedores adecuados, ejecutando la compra de bienes y servicios, y asegurando que estos se entreguen a tiempo y cumplan con los niveles de calidad acordados.

¿Qué es el registro de riesgos y qué información contiene?

El registro de riesgos es un documento que registra todos los riesgos identificados en el proyecto. Contiene detalles sobre la probabilidad e impacto de los riesgos, las estrategias de mitigación y los signos de advertencia que indican su posible ocurrencia.

¿Cómo se gestionan los cambios en el proyecto?

Los cambios se gestionan a través de un proceso formal de gestión de cambios, en el cual se documentan las solicitudes de cambio, se evalúan por una Junta de Control de Cambios y se aprueban o rechazan antes de ser implementados.

¿Por qué es importante realizar pruebas de observación con los usuarios al final de la fase de Ejecución y Control?

Es importante realizar pruebas de observación con los usuarios para verificar que los entregables cumplen con los requisitos establecidos. Este paso asegura que el proyecto haya alcanzado los objetivos previstos y facilita la firma de aceptación formal.

¿Qué significa obtener un 'sign-off' formal del proyecto?

Obtener un 'sign-off' formal significa que el usuario o el revisor independiente han evaluado los entregables y han confirmado que cumplen con los criterios de aceptación del proyecto, lo que marca la finalización exitosa de esta fase.