Gestión de las Comunicaciones

Dirección de Gestión del Talento Humano-Capacitación
23 May 201912:27

Summary

TLDREn este módulo sobre gestión de la comunicación en proyectos, se enfatiza la importancia de los canales, documentos y métodos de comunicación necesarios. Los gerentes de proyecto dedican entre el 70 y el 80% de su tiempo a comunicar de manera efectiva, tanto vertical como horizontalmente. Se discuten tipos de comunicación formal e informal, y la necesidad de que tanto el emisor como el receptor asuman responsabilidad en la claridad del mensaje. Se destacan dos pasos clave: definir los canales de comunicación y asegurar su cumplimiento a lo largo del proyecto, subrayando la relevancia de informes de desempeño y documentación formal para gestionar cambios.

Takeaways

  • 😀 La comunicación es crucial en la gestión de proyectos, ocupando entre el 70 y 80% del tiempo de los gerentes de proyecto.
  • 📞 Existen diferentes tipos de comunicación: formal (escrita y verbal) e informal, cada una con su propio contexto y uso.
  • 🔄 La responsabilidad de la comunicación recae tanto en el emisor como en el receptor, con un 50% de responsabilidad para cada uno.
  • 🚧 Se deben identificar y gestionar las barreras de comunicación, como diferencias culturales, malentendidos y problemas tecnológicos.
  • 📊 Es fundamental definir los canales de comunicación, especificando quién es el emisor, quién es el receptor y cuál es el mensaje.
  • 📅 La planificación de la comunicación debe incluir detalles como el momento y la forma en que se llevará a cabo.
  • 📝 Los informes de desempeño son esenciales para mantener a todos los interesados informados sobre el estado del proyecto.
  • 🔍 Las solicitudes de cambio deben manejarse de manera formal, ya que pueden impactar en el alcance, cronograma y presupuesto del proyecto.
  • 💻 La tecnología actual permite una comunicación más efectiva y en tiempo real, facilitando el trabajo en equipo, incluso a larga distancia.
  • 🤝 La comunicación no se limita a palabras; incluye también la paralingüística y la forma en que se presenta la información.

Q & A

  • ¿Cuánto tiempo invierten los gerentes de proyecto en comunicación?

    -Los gerentes de proyecto invierten entre el 70% y el 80% de su tiempo en comunicarse con otros.

  • ¿Qué tipos de comunicación se mencionan en el módulo?

    -Se mencionan dos tipos de comunicación: formal e informal, que pueden ser escritas o verbales.

  • ¿Cuál es la importancia de la retroalimentación en la comunicación?

    -La retroalimentación es crucial para asegurar que el mensaje se haya entendido correctamente, tanto para el emisor como para el receptor.

  • ¿Qué se entiende por 'ruidos' en el contexto de la comunicación?

    -Los 'ruidos' son barreras que impiden que el mensaje se comunique de manera efectiva, como diferencias culturales o tecnológicas.

  • ¿Cuáles son las dos tareas principales para gestionar la comunicación en un proyecto?

    -Las dos tareas son definir los canales de comunicación y asegurarse de que se cumplan durante la ejecución del proyecto.

  • ¿Qué tipos de documentos se sugieren como canales de comunicación?

    -Se sugieren informes de desempeño, actas de reuniones y cualquier otro documento necesario para la comunicación del proyecto.

  • ¿Por qué es importante documentar las solicitudes de cambio en un proyecto?

    -Documentar las solicitudes de cambio es esencial para gestionar adecuadamente las modificaciones al alcance, cronograma y presupuesto del proyecto.

  • ¿Qué se debe considerar al elegir el método de comunicación?

    -Se debe considerar el interlocutor, el contenido de la comunicación y la situación específica para seleccionar el método más adecuado.

  • ¿Qué tipo de informes se recomienda hacer durante la ejecución del proyecto?

    -Se recomienda realizar informes de desempeño de forma semanal, quincenal o mensual para monitorear la salud del proyecto.

  • ¿Cómo puede la tecnología mejorar la comunicación en los proyectos?

    -La tecnología puede facilitar la comunicación a través de herramientas audiovisuales y de colaboración en línea, permitiendo interacciones más efectivas y rápidas.

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