从零开始入门Zapier:与ChatGPT双剑合璧,手把手教程让你进入AI与自动化新纪元 | 回到Axton
Summary
TLDR本视频介绍了自动化工具Zapier,它通过连接6000多个应用系统,帮助用户简化重复性任务,提高工作效率。通过创建Zap,用户可以在无需编程知识的情况下,快速构建自动化工作流程。视频通过三个实际案例,展示了如何使用Zapier同步Google Tasks与Notion、利用ChatGPT分析邮件内容并创建Notion任务,以及根据Google表单输入创建并分配任务。此外,还比较了Zapier与另一自动化工具Make的不同特点,为观众提供了选择合适的自动化解决方案的参考。
Takeaways
- 🚀 通过Zapier自动化平台,可以将日常使用的应用程序连接起来,创建自动化工作流程,提高效率。
- 🔄 Zapier拥有6000多个应用系统集成,被200万企业用户信赖,支持创建自定义的自动化流程。
- 📅 通过Zapier,可以将Google Tasks中的任务自动同步到Notion中,实现任务管理的集中化。
- 📧 利用Zapier和ChatGPT的结合,可以自动从邮件中提取任务,并添加到Notion任务管理系统中。
- 🤖 AI可以辅助创建Zapier工作流程,但手动创建通常更有效,AI可能产生不准确的触发器。
- 📋 在Zapier中,每个自动化流程称为一个Zap,由Trigger(触发器)和Action(动作)两部分组成。
- 🔗 通过Zapier的Path功能,可以根据不同的条件创建多条分支路径,实现复杂的自动化流程。
- 📝 通过Google表单和Zapier的集成,可以根据用户选择的服务类型创建不同的任务并分配给相应的负责人。
- 💬 与Make相比,Zapier操作更简单,集成的应用更多,但Make提供更多可操作功能和API访问能力。
- 💰 根据实际需求选择Zapier或Make,Zapier支持的应用集成更多,但价格可能不同。
- 📈 通过Zapier的自动化,可以节省每天处理重复单调任务的时间,专注于更有创意和价值的工作。
Q & A
Zapier是什么?
-Zapier是一个自动化平台,拥有6000多个应用系统的集成,允许用户无需任何编程知识,通过构建自定义的自动化工作流程来整合他们日常使用的应用系统。
使用Zapier有什么好处?
-使用Zapier可以节省处理重复单调任务的时间,让用户可以将这些时间用于更有创意和价值的工作上,从而提高工作效率。
如何创建一个自动化的工作流程(Zap)?
-创建一个Zap涉及两个主要部分:Trigger(触发器)和Action(动作)。首先,用户需要选择一个事件作为Trigger来启动工作流程,然后选择一个或多个Action来响应这个触发器。
Zapier如何帮助提高团队合作和项目管理效率?
-Zapier通过自动化日常任务和流程,减少了团队成员在繁琐任务上的时间投入,使得他们可以专注于更重要的事情,从而提高了团队合作和项目管理的效率。
Zapier支持中文吗?
-Zapier本身目前不支持中文,但是它的操作和集成的应用系统主要涉及的并不是很复杂的英文单词,用户可以跟着指导一步步学会它的基本操作。
Zapier和Make有什么不同?
-Zapier相对操作简单,集成的应用多(6000多个),适合需要简单方便使用的用户;而Make则提供更多可操作的功能和直接调用API的能力,但集成的应用较少(约1000个),适合愿意深入定制和折腾的用户。
创建Zap时遇到的常见问题有哪些?
-用户可能会遇到配置错误、触发器不精确或动作设置不正确等问题。使用AI功能自动创建Zap时,还可能出现AI提供的触发器或动作不准确的情况。
如何使用Zapier自动处理电子邮件和社交媒体?
-用户可以通过设置电子邮件或社交媒体应用为Trigger,然后定义如自动回复消息、发布内容等Action,来实现电子邮件和社交媒体的自动化处理。
在Zapier中如何利用AI功能?
-Zapier的AI功能可以帮助用户自动规划和创建Zap,尤其是在处理复杂的工作流程时,AI可以提供预设的触发器和动作建议,简化配置过程。
Zapier的免费版本提供哪些功能?
-Zapier的免费版本提供基本的自动化功能,允许用户创建Zap,但可能有关于Zap的数量、执行次数和更新频率的限制。详细功能和限制依据最新的Zapier政策而定。
Outlines
🚀 自动化工作流程的介绍与Zapier平台
本段落介绍了Zapier这个自动化平台,它集成了6000多个应用系统,被200万企业用户信赖。Zapier不仅是一个应用程序,而是一个改变工作和生活方式的自动化平台。无需编程知识,用户可以在几分钟内构建定制的自动化工作流程,整合日常使用的应用程序,如电子邮件、社交媒体、日历等,从而提高效率,专注于重要事务。
🔧 如何创建和测试Zapier中的自动化流程
详细解释了如何在Zapier中创建和测试自动化流程。首先,介绍了Zapier中的基本概念Trigger和Action,并通过一个实际的例子——将Google Task中的任务同步到Notion中,演示了创建Zap的步骤。包括选择Trigger事件、连接Google账号、选择任务列表、配置Action动作、连接Notion账号、选择数据库和创建任务等。同时,强调了测试的重要性,确保配置正确无误。
🤖 利用AI创建Zapier自动化流程的尝试
探讨了利用AI创建Zapier自动化流程的可能性。首先,提出了AI创建Zap的基本概念,并通过一个简单的提示测试了AI创建的效果。然而,发现AI创建的Zap存在一些问题,如需要设置的字段缺失、流程不符合预期等。指出AI虽然可以帮助规划流程,但在很多情况下,手动创建可能更为有效。
📧 集成ChatGPT到自动化工作流中
展示了如何将ChatGPT集成到自动化工作流中,以处理来自领导的邮件并提取任务。通过创建一个Zap,当收到新邮件时,首先判断邮件是否来自领导,然后使用ChatGPT分析邮件内容并提取行动项,最后将这些任务自动添加到Notion的任务系统中。这个过程避免了阅读冗长邮件的时间浪费,同时确保及时完成领导交办的任务。
: 处理谷歌表单数据并创建任务的复杂自动化流程
介绍了一个复杂的自动化流程,该流程从谷歌表单获取用户输入数据,根据用户选择的产品或服务类型创建相应的任务,并分配给不同部门的人执行。通过创建多个分支(Path)来处理不同的服务类型,并在Notion中为每种类型创建任务并分配给相应的负责人。这个流程提高了任务处理的效率和准确性。
📊 Zapier与Make的比较及总结
对Zapier和Make两个自动化工具进行了比较和总结。Zapier类似于苹果系统,操作简单,集成应用多;而Make则类似于安卓系统,功能更强大,可以进行更多自定义操作,包括直接调用API。选择哪个工具取决于个人需求和对功能的需求。同时提到了两者的价格差异和Zapier在应用集成方面的优势。
Mindmap
Keywords
💡Zapier
💡自动化
💡效率
💡触发器(Trigger)
💡动作(Action)
💡集成
💡AI
💡ChatGPT
💡Notion
💡Google Tasks
💡电子邮件
Highlights
平均每天我们花费超过两小时的时间处理重复单调的任务,这些时间可以用来进行更有创意、有价值的工作。
Zapier是一个自动化平台,拥有6000多个应用系统的集成,被200万的企业用户所信赖。
Zapier不仅仅是一个App,它是一个改变你工作和生活方式的自动化平台。
Zapier允许用户在几分钟内构建出定制的自动化工作流程,无需编程知识。
Zapier可以整合你的电子邮件、社交媒体、日历,到自动处理你的文件和数据。
Zapier的核心功能可以通过三个由浅入深的实用案例来演示。
Zapier的每个自动化流程称为一个Zap,通过创建Zap可以连接日常使用的应用程序。
Zapier的基本操作包括选择Trigger(触发器)和Action(动作)来构建自动化工作流。
通过Zapier,可以将Google Task上的任务与Notion进行同步,提高任务管理效率。
Zapier支持通过AI来创建自动化流程,但手动创建通常更有效。
结合ChatGPT,可以创建自动化流程自动从邮件中提取任务并添加到Notion。
Zapier可以处理多个分支的自动化流程,根据不同条件创建不同的任务。
Zapier的更新添加了AI功能,并优化了编辑界面,使其更加直观。
Zapier与Make相比,Zapier更简单易用,而Make提供更多可操作的功能和API访问。
Zapier支持的应用和集成远远多于Make,适合大多数用户的需求。
Zapier和Make的价格不同,用户应根据实际需求选择合适的自动化工具。
Axton通过实战演示如何使用Zapier和AI提高工作效率和自动化商业价值。
Transcripts
你知道嗎?平均每天我們會花費掉超過兩個小時的時間
來處理完成重複的單調的任務
而這些時間呢
其實完全可以用來進行更有創意、更有價值的工作
那麼想像一下
如果有一種方式呢
讓所有的這些瑣碎的
但是又必須要做的事情
必須要做的任務能夠自動化的完成
那我們的效率該會有多高呢?
那這就是我今天要給大家介紹的一個神奇的工具
Zapier
這是一個擁有6000多個應用系統的集成
被200萬的企業用戶所信賴的一個自動化平台
這也是當初啊
ChatGPT 剛剛開始推出插件的時候
首批插件之一
Zapier 並不僅僅只是一個 App
這是一個改變你工作和生活方式的自動化的平台
它可以把你日常使用的應用系統
連接在一塊兒
而不需要任何編程的知識
你就可以在幾分鐘之內
構建出定制的自動化的工作流程
從整合你的電子郵件
社交媒體
日曆
到自動處理你的文件和數據
Zapier 可以讓你的工具來為你服務
而不是讓你花費很多的時間去折騰你的工具
你就可以騰出時間來
專注於真正的重要的事情
那今天呢
我就會通過三個由淺入深的實用的案例
來給大家演示一下 Zapier 的核心功能
和怎麼樣簡單快速的去創建自動化的流程
隨著咱們逐步的解鎖 Zapier 的強大功能
你就會看到
不管是優化團隊的合作
提高項目的管理效率
還是簡化日常的任務
Zapier 都能給你提供強大的支持
來吧,咱們準備開始
我是 Axton
帶你用實戰解鎖 AI 與自動化的商業價值
訂閱我的頻道並且打開小鈴鐺
讓 AI 成為你手中真實的力量
好,首先我們來到 Zapier 的網站
咱們可以通過郵箱
或者你的谷歌賬號
Facebook 和 Microsoft 的賬號來進行註冊
那簡單起見
我就先用谷歌賬號註冊一下
好,輸入郵箱之後
它會有個調查表問你一些問題
大家根據自己的情況選擇就 OK 了
好,第一次註冊成功
它會送你14天的免費體驗
Zapier 的專業版本
大家可以在14天當中嘗試一下
Zapier 能不能滿足你的需求
另外 Zapier 本身它目前不支持中文
不過沒有太大關係
這些並不是很複雜的一些英文單詞
而且你可以跟著我來一步一步的
咱們從零開始學會它的基本操作
是沒有問題的
Zapier 裡面
它每一個自動化的流程
叫做一個 Zap
我們實際上要做的事情
就是創建一個一個的 Zap
那每一個 Zap
就可以把我們日常所使用的一些應用
給它聯合起來
形成一系列的自動化的工作流
創建 Zap 可以手動創建
那另外就是可以通過 AI 來進行創建了
那我們的第一個例子
先從最簡單的開始
我們就創建一個簡單的
兩個步驟的一個工作流
首先我們手動創建
然後我們再去看一下
由 AI 來自動創建出來的這個 Zap
會是一個什麼樣的情況
好,我們首先來演示的一個任務
就是把 Google Task 上面的任務
和我們的 Notion 進行同步
那為什麼這麼做呢?
很多小夥伴會和我一樣
使用 Notion 來管理自己的日常項目
比如我的整個創作過程
包括其中的自動化的流程
就是由 Notion 來進行管理的
所以日常的一些任務
都會記錄在 Notion 上面
但是 Google Task
它又作為一個輕量級的一個任務管理的應用
平時我們添加一些任務等等
非常的方便
手機端操作也很方便
要比 Notion 要輕量的很多
所以一般的一些任務
我們就可以先記錄在 Task 上
記錄之後通過自動化的流程
它自動的去同步到我的 Notion 裡面去
這樣就保證你不管在哪裡
記錄的任務的項目
它最終都可以匯集到一起
也許你不用 Google Task
你可能會使用 Microsoft 的 Todo
或者 Things 這樣的第三方的應用
都可以把你日常隨手記錄下來的這些代辦事項
最後匯總在一起進行管理
好,我們主要的目的就是通過這個例子
來了解一下 Zapier 它的基本的操作和概念
我們首先演示的
就是在 Google Task 裡面創建任務之後
這個任務會自動的同步到 Notion 的任務裡面去
好,首先我們要創建一個 Zap
同樣我們忽略 AI 這個部分
點擊創建一個 Zap 之後
它默認就會給你給出兩個主要的部分了
一個叫做 Trigger,一個叫做 Action
這就是在 Zapier 裡面最基礎的兩個概念
什麼是 Trigger 呢?
就是什麼事會觸發你的這個工作流程開始執行
比如按我們的例子來說
當我們的 Google Task 上面出現了一個新的任務的時候
它就會觸發我的整個工作流
所以在 Google Task 上新增加一個任務
就是 Trigger,就是觸發器
Action 就是我這個工作流程它要做哪些操作
當一個事件發生
觸發了整個工作流程之後
那麼我要做什麼
在我們的例子當中就是
我要把 Google Task 這個新增加的任務
給它同步到 Notion 當中去
這個動作就叫做 Action
所以我們整個的一個自動化的工作流
總是從 Trigger 觸發開始的
事件先發生才會啟動我們的整個的一個工作流程
好,首先我們先來配置 Trigger
那這邊我們所需要的 App 就是 Google Task
好,Google Task
在右邊就是我們配置 Google Task 的具體的過程
首先我們要選擇什麼事件來觸發我們的整個工作流程呢
我們就選擇一個新的任務,新的 Task
好,點擊繼續
那這時候我們就需要 Zapier 跟我們的 Google 帳號連接起來
它才能去訪問我們的 Google Task
這邊我們點擊登錄
好,連接完成之後我們點擊繼續
那這時候我們就需要選擇一個 Google Task 裡面的列表
任務列表
好,為了大家看起來方便
我就在瀏覽器的左邊打開了我的 Google Task
目前 Task 是空的
我們先給它,我們先創建一個 Task 的 List
好,待會我們的新任務就添加到這裡面
然後到 Zapier 這邊來
它首先就是要我們選一個 Task List
OK,這樣我們就看到了我們剛才新創建的 Demo
好,我們就選 Demo
然後繼續
當配置工作完成之後
Zapier 就給你提供了一個測試的功能
你就可以用來測試一下你的 Trigger 配置的合適不合適
點擊測試之後
好,它說沒有 Task 發現
那我們還是先創建一個
這樣就保證它的測試能夠正常的完成
好,然後我們再重新測試
好,那如果你的配置都是正確的
它就可以正常的取到你的 Task 當中的任務
那這個沒有問題
所以我們就點擊繼續
那接下來就是要選擇 Action 了
當這個事件發生触发之後
你下一個動作要是做什麼
這就是 Action
我們的 Action 是要把 Google Task 裡面新創建的任務
添加到 Notion 裡面去
好,所以我們首先要找到 Notion
把任務添加到我的 Notion 的任務資料庫裡面
所以這個事件
我們就是需要添加一個資料庫的 Item
資料庫的項目
點擊繼續
那同樣我們這邊需要連接 Notion 和 Zapier
好,Notion 成功連接之後
我們點擊繼續
這時候我們就需要選擇數據庫
好,那我的任務數據庫
在 Note 裡面
我們就選它就 OK
然後就需要選擇這條記錄的名字
這個名字我們就是來自於 Google Task 的
所以我們就選這是 Google Task 的 Title
就是我們要添加到 Notion 裡面任務的名稱
是否需要包括時間
咱們先空下不用那麼複雜
AI 這是我的 Notion 系統裡面的功能
我們不用空下
優先級你可以給它一個默認的優先級
比如我們就先取個中
負責人你可以選你的 Notion 裡面團隊當中的任意一個成員
比如我就先選我吧,Axton
好,這邊因為我把筆記和我的任務在一起管理
所以我這邊有一個類別需要選一下
Content 內容這一塊
我們可以把我們的 Google Task 裡面的 Note 添加到這裡面來
當然今天我們同樣
我們先都空下這些我們先不用那麼複雜
我們只需要簡單的把這個流程先完成
好,我們繼續
那這時候我們配置完了
同樣我們需要進行測試
我們就可以把這個步驟進行一下測試
用我們剛才從 Google Task 裡面拿到的樣本的數據
好,我們點擊測試
這邊顯示一個數據庫的項目已經發送到 Notion 裡面了
那我們就去 Notion 那邊看一下新的任務有沒有創建成功
好,這邊是我的 Notion,點擊任務
好,這時候我們就可以看到這邊有一個新的任務了
就是今天講 Zapier
因為它是沒有分配日期
所以它列在右邊這個地方
這跟我們 Google Task 裡面的任務是一樣的
說明這個整個配置的流程是沒有問題的
測試正常
我們就可以把這個 Zap 發布
發布就意味著這個 Zap 可以在網絡上運行了
它可以開始正常的工作了
這時候回到 Zapier 的主頁
我們就可以看到在這邊我們有一個正在運行的 Zap
當然這個當時沒起名字
我們給它起一個名字
Task to Notion 就 OK 了
這時候我們就在 Google Task 裡面創建一個任務
然後看一看這個任務能不能自動的同步到 Notion 當中去
進入到 Google Task 這邊
我們添加一個新的 Task
好就一個就 OK
然後我們去 Notion 那邊看一下它什麼時候能出來
好現在出來了
測試 Task 任務
就是我們剛才在 Google Task 裡面建立的這個任務
接下來給大家演示一下 AI 創建 Zap 的效果
我們先簡單的給它一個提示
看看效果怎麼樣
它已經創建好了
我們可以直接測試一下
點 Try it 之後
它來到的還是這個編輯頁面
這邊有三個警告
說明你需要去做一些干涉了
有三個錯誤
主要就是設置一些必須要的一些字段
我們先關掉
在 Trigger 這邊點不開
這有可能是它的編輯器的一個 bug
同樣我們其實從這個流程上也能看出問題來了
它並不是按照我想像的這個過程在運作
它需要去創建一個 Page 在 Notion 裡面
然後去 Update 我的一個 Database 的 Item
並不是去創建一個新的 Database 的 Item
當然這也有可能就是我剛才的提示
寫得不夠詳細
我們就不繼續演示它的這一步了
實際上在我的使用當中
AI 它可以幫助你把你的整個的一個流程
先幫你規劃出來
但是在很多情況下
它並不如你手動直接創建來得更有效
而且由於 AI 它本身的幻覺
它有可能會給你給出一些根本就不存在的事件触发器
以上這是最簡單的一個流程了
工作流
接下來我們把 ChatGPT 引入到我們的自動化工作流裡面
來演示一個稍微複雜一點的流程
接下來咱們模擬一個場景
假設你有一個喜歡聊天
而且有點囉嗦的領導項目經理
並且把它添加到我們的 Notion 的任務管理系統裡面去呢
這時候就是 AI ChatGPT 出場的時候了
我們就創建這麼一條流程
當我們收到一封來自領導的郵件之後
由 ChatGPT 對郵件的內容進行分析
提取出當中需要你做的任務
然後把這些任務項目自動的添加到我們的 Notion 的任務系統裡面去
這樣既避免了你浪費太多的時間去閱讀冗長的郵件
又可以保證你能及時的完成項目經理交給你的任務
好
我們就來創建這麼一個 ZAP
創建一個新的 ZAP
那 Trigger 肯定就是你收到一封郵件
這邊用 Gmail 來
當我們收到了一個新的郵件
同樣他需要連接你的 Gmail 的賬號
好
賬號連接完成之後呢
就是下一步了
選擇你的信箱
那就 inbox 收件箱
然後繼續
同樣我們可以測試一下這個 Trigger
他會取出你收件箱當中的一封郵件來進行測試
好
這邊他取出了郵件
那 OK
我們就繼續
那第二步呢
就是我們需要判斷這個郵件是不是你的領導發過來的
我們就需要加一個判斷過程
那在 ZAP 裡面判斷就是 filter
我們加一個過濾器
在什麼情況下才繼續呢
肯定是領導發來的郵件
我們才會繼續
那就是 from
from name
當然更保險起見的是用 from 郵箱會更準確
我們先 from name 吧
然後名稱文本包含
比如說我待會會用 Axton 的我的另外郵箱發郵件
那我就包含 Axton
好
這邊是可以加很多條件的
我們暫時先使用一條
繼續
那他這邊就說呢
基於你的測試數據
你這個 ZAP 是不會執行的
因為這個測試數據當中
他的發信人是谷歌
不是 Axton
他沒有符合我的條件
那沒有關係
我們繼續
確定了領導發過來的郵件之後呢
我們就需要 ChatGPT 來幫忙了
ChatGPT 來去幫忙
提出其中的 action
action 就是你的執行項目
那麼這邊就選 ChatGPT
那 ChatGPT 我們經常用到的是什麼呢
就是 conversation
同樣他需要連接你的 ChatGPT 的賬號
那實際上就是說你需要給他一個 ChatGPT 的 API Key
如何獲取 API Key
只要我們到 openAI 的 billing setting 裡面就可以
然後在下方 API Key 創建一個
創建一個 API Key
copy 過來
copy 過來
然後放到他這裡面
繼續
OK 連接成功
然後我們 continue
這時候我們就需要給他 user message
也就是我們的 prompt 提示
那我們肯定需要手寫提示了
因為一封郵件當中啊
領導給你的任務可能會有很多條
並不僅僅是一條
那多條任務的處理呢
相對來說就複雜一些
所以我們為了簡單起見
我們只讓他返回一條任務就可以了
我們主要是演示這個過程
如果你真需要這樣複雜的過程的話
你可以訂閱我的頻道
關注我的後續的一些視頻
或者購買我的自動化課程
今後我也會更新 Zapier 相關的一些內容都可以
那我們就在這邊先簡單的寫一下
請提取以下文本當中最重要的一條
action item 行動項目
只要返回 action item 就行了
那這個項目呢
我們就給他從 email 頭添加 body plain
就是純文本的郵件的內容
好
我們就 body plain 就 OK
模型
當然 GPT-4會更加準確
我們選 GPT-4
好
其他我們可以都空下
不用去管他
如果你需要更精細化的去控制 ChatGPT 呢
你需要更好的去微調你的 prompt
user message
以及你還需要去加入 assistant message
也就是這邊給這個助手的一些指導
甚至你有可能去調節 temperature
溫度參數
top p 這些參數
同樣我們在這邊就不過多涉及這些細節
如果你關心這些細節呢
我的課程當中也都講過
也都講得很細緻了
好
我們繼續
我們可以簡單測試一下
那這時候呢
我們可以看到 assistant 已經返回了內容
也就是說 ChatGPT 已經完成了他的任務
他給出的結果呢
就是檢查你的賬戶的 activity
說明整個配置是沒有問題的
但是我們現在不能 publish
我們還不能發布
因為我們最後還需要一個步驟
我們還需要把它返回的結果呢
添加到我們的 Notion 的數據庫裡面
所以呢
我們還需要再增加一個給 Notion 數據庫添加任務的步驟
就跟我們剛才演示的步驟類似了
然後我們就直接點擊這邊的加號
我們還需要添加一項步驟
那這個步驟呢
就是 Notion
我們這已經有了
Notion 的事件一樣
我們是創建一個數據庫的項目
那因為之前已經連接過 Notion 了
所以你就不用再進一步的連接
繼續
action 也是同樣
我們找出我們的數據庫
Note 數據庫
名稱呢
name 呢
就是我們的任務
我們就是來自於 ChatGPT 的回答
應答
OK 就是 Reply
就是這條
那這就是我們要添加的任務
同樣其他我們先忽略
不管
以及類別
我們還是需要設成項目任務
OK
其他我們可以先都不管
直接繼續
然後再測試一下
好
它的測試步驟呢
就把剛才 ChatGPT 的返回
給加入到 Notion 裡面
我們去看一下 Notion 裡有沒有
OK
已經有了
加入到這個未分配任務裡頭來了
好 那說明這個整個的 ZAP 流程配置是沒有問題的
我們就可以把它 Publish 發佈了
Gmail 還不能 connect 到 ChatGPT
那這塊我們需要處理一下
好
因為 Gmail 不允許直接連接到 ChatGPT
所以我們把它 Gmail 的內容
通過 Google Task 來做了個中轉
我們看行不行
好
這邊可以發佈
那我就給我的 Gmail 郵箱發一封測試郵件
看看最終的效果
我們先看一下
這邊任務是沒有的
好
這是一封項目經理
很喜歡聊天的項目經理發出來的一封郵件
裡面包含著項目經理希望你做的一些任務
首先根據我們的 ZAP 的流程
收到郵件之後
郵件的內容應該會先顯示在你的 Task 裡面
Task 是做一個中轉
然後呢
再交給 ChatGPT 去進行提取其中的行動項目
那我們就等待一下
看他什麼時候出現在這個 Task 裡面
好
來了
這就是剛才那份郵件的內容在 Task 裡面了
那我們的 ZAP 就應該去調用 ChatGPT
把裡面的第一條最重要的一個行動項目提取出來
然後創建到 Notion 裡面
OK
Notion 裡面這邊已經出來了
好
組織一次會議
讓大家再明確一下項目的目標和方向
我們看看跟領導的要求一致不一致
領導的要求
最近天氣很不錯呀
等等等等
我覺得我們還是要再開一個會議來討論一下項目的目標和方向
也許你可以幫我組織一下這個會議
OK
整個流程是沒有問題的
這就是一個稍微複雜一些的 ZAP
把 ChatGPT 也集成到了我們整個的工作流程裡面
同時呢
也演示了如果出現像類似於這種情況
那 Gmail 他不能直接去跟 ChatGPT 這樣的 APP 進行連接的話
我們通過什麼樣的辦法來進行中轉
把數據給他傳遞過去
接下來給大家演示的就是一個更為複雜的流程
他會涉及到多個分支的處理
這個場景就是我們從谷歌表單上獲取用戶的輸入數據
然後根據用戶所選擇的不同的產品類型或者服務類型
來創建出相應的任務
並且把這個任務分配給不同的部門不同的人去執行
好
那這裡有一個表單
就是向我預約一對一諮詢或者訂製服務的一個表單
這個表單裡面就有很多用戶需要填寫的信息
然後關鍵就是這邊的服務類型
因為這邊我可以提供四種服務
那麼我可能就需要根據用戶所選擇的不同的服務類型
來交給不同的人去處理
那這樣的自動化的流程怎麼來做呢
給大家一步一步演示一下
同樣我們創建一個新的 ZAP
那 Trigger 就是谷歌表單
我們谷歌表單有新的提交
用戶有提交新的谷歌表單
谷歌表單有一個新的提交
同樣連接我們的谷歌賬號
那這時候我們就需要選擇我們是用哪一個表單
這邊我只有這一個表單
同樣我們測試一下 Trigger
測試一下這個触发器
好
這邊他就會取出一個以前的數據
就是一個測試數據
沒有問題
我們就繼續下一步
那接下來我們就需要處理分支了
我們需要根據不同的服務類型
來把它創建成 Notion 的任務
並且分配給不同的人去執行
而處理分支在 Zapier 裡面就是 Path
好
我們先選第一個路徑
第一個路徑的規則
那每一個路徑
我們就需要設定它的規則
在什麼情況下通過這條路徑來進行
好
我們需要選這個 Form 裡面的服務類型
服務類型
我們選文本包含就可以
然後包含什麼呢
我們可以簡單一些
比如我們從這邊就給他 copy
Prompt Engineering
只要沒有重的就可以
那麼如果是 Prompt Engineering 的問題
我們就把它交給某個人去處理
那這邊是因為測試數據裡面就沒有那個項目
所以他肯定是顯示
他是不符合要求的
但是沒有關係
我們可以繼續
好
然後通過之後
這個 action
同樣我們就是在 Notion 裡面創建一個新的任務
這跟之前的操作都是一樣的
那為了演示簡單的名稱
我們這邊就隨便給他從服務類型提取就行了
那實際使用過程當中
還是建議大家從用戶提交的這些信息裡面
去提取出有意義的名稱來
這樣我們看起來會一目了然
好
這邊我就簡單一些把服務類型來作為名稱
同樣其他我們先空下
然後關鍵是負責人
這邊我們就可以測試兩個人了
一個 Axton 一個 realAxton
那麼 Axton 就來處理
比如說 Prompt Engineering 這個的任務
類別是任務
其他我們都空下
好
那這一部分呢
就沒有問題了
接下來呢
就是第二個流程
當用戶選擇了其他的服務類型
我們就演示兩個路徑
第二條路徑
我們還是選服務類型
然後服務類型裡面包含什麼呢
我們來包含自動化系統搭建吧
當然穩妥一些
你可以全部拷貝下來
當符合這個條件的時候呢
我們就把這個任務交給另外一個人去處理
這樣就是同樣就是在 Notion 當中創建一個任務
那區別呢
就是分配的人不一樣
所以我們可以直接把那邊這個 copy 過來就可以
這個我們可以不要
然後把它複製一份
拿過來
拿到這邊來
然後修改一下
因為主要的變化就是在負責人這邊
這裡的負責人呢
我們就給他改成 RealAxton 換一個人
好
其他都一樣
那由於我們只需要兩個 Path 就可以了
當然實際使用當中
你需要為你的每一個服務類型都創建一個 Path
我們先用兩個來作為例子
創建完成之後
我們就可以直接發布
那這時候呢
我們就完成了這個流程了
我們先來測試一下
這邊我們就都隨便輸一下
為了節省時間呢
我們就直接把這兩個服務類型全部選中
我們看他是不是相應的創建出了兩個任務
提交
然後我們打開 Notion 看看會不會出現
待會創建的任務
這時候出現了兩個任務
剛才我們忘了改名字了
沒有關係
我們打開看一下
那這條任務呢
就是分配給了 Axton
然後我們再來看下一條任務
下一條任務就是分配給了 RealAxton
這就說明我們的這個自動化流程工作是正常的
那你只需要把這個名稱給他區別開
那就可以拿去實際的應用了
好
我們來簡單總結一下 Zapier
Zapier 在最近的更新當中
添加了 AI 的功能
同時也對他的編輯界面進行了優化
比如我們剛才演示的多路徑的處理
那這種圖形化的展示界面
就比以前的方式要看起來直觀很多
那我頻道的老朋友們可能知道
我的自動化的主力工具呢
不是 Zapier
是 Make
這就是 Make
我的主要使用的自動化的工具是 Make
那 Zapier 和 Make
它最大的區別在哪裡呢
好
那簡單來說呢
我們就可以把 Zapier 當作是 Apple 蘋果系統
而把 Make 呢
當作是安卓系統
為什麼這麼說呢
因為 Zapier 他操作起來
包括跟其他應用的集成配置起來呢
相對來說要簡單
但是 Make 集成的 App 呢
會有更多可操作的功能
甚至可以直接去調用 API 訪問
這就是二者在使用方面一個最大的區別
如果你願意去折騰
那 Make 可以做更多的事情
如果你想省事
Zapier 呢
用起來會更加的簡單方便
當然另外還有一個比較重要的一點
就是他們的價格是不一樣的
同時呢
Zapier 支持的 App 和應用的集成呢
要遠遠多於 Make
Zapier 目前號稱集成了6000多個 App
而 Make 我之前了解的是1000多個左右吧
當然具體要選哪一個呢
根據你自己的實際的需求來決定
沒有一個人會同時使用到幾千個 App
好今天的分享就到這裡
我是 Axton
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讓 AI 成為你手中真實的力量
咱们下期再见
他會經常的給你發郵件
那麼我們怎麼樣去自動的提取出這個郵件當中
項目經理所需要你完成的一些任務
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