【保存版】牛乳屋がGoogle Workspaceを使いこなすとこんな仕組みになる。AppSheetの仕組みも公開します!!
Summary
TLDRこのスクリプトは、Google Workspaceを活用した牛乳屋さんのビジネス改善事例を紹介しています。DXの重要性と、牛乳屋さんが直面していた課題から、Google Workspaceを活用して効率化を図ったプロセスが詳細に説明されています。スプレッドシートを使ったデータ集約、Google Formを使った簡単なデータ入力、スプレッドシート間の連動、Googleサイトを使ったマニュアル作成、そしてApps Scriptを使った業務効率化が取り上げられています。これらの事例は、Google Workspaceを活用してビジネスプロセスを改善する効果を示唆しています。
Takeaways
- 📅 Google Cloud NEXT 東京 2023で牛乳屋さんのDX事例が紹介されました。
- 🚀 牛乳屋さんのビジネスには多くの課題があり、DXはその解決策となりました。
- 📋 Google Workspaceを活用して、牛乳屋さんの業務を効率化しています。
- 🔢 スプレッドシートが業務の集約ポイントとして活用され、リアルタイムでのデータ管理が可能に。
- 📝 Google Formを使用して、現場スタッフが簡単に情報を入力できるようにしています。
- 🔗 複数のスプレッドシートが連動し、一元化されたデータ管理を実現しています。
- 📊 タイムライン機能を使って、プロジェクトの進捗を可視化しています。
- 🔍 Googleサイトをポータルサイトとして活用し、必要なマニュアルや情報を一元的に管理しています。
- 📱 アップシートを使用して、モバイルでの業務効率化が実現されています。
- 🛢 ガソリンカードの管理もアプリ化され、データの蓄積と分析が簡単になりました。
- 🔄 自動化と連携がベースのスプレッドシートは、業務効率化の重要なツールとなっています。
Q & A
Google Workspaceを利用してどのような業務効率化を実現しましたか?
-Google Workspaceを利用して、牛乳屋さんの業務効率化を実現しました。具体的には、スプレッドシートを使用して各種情報を集約し、Googleフォームでデータの収集を簡素化し、Googleサイトをポータルサイトとして活用しました。また、Apps Scriptを用いて各種業務を自動化しました。
スプレッドシートでどのような情報を集約していますか?
-スプレッドシートで集約している情報には、財務の数字、スタッフの営業実績、車両の事故履歴、プロジェクト管理、ToDoリスト、人事評価、給養データなどがあります。これらの情報を一つの場所で管理することで、業務の効率化と可視化が図られました。
Googleフォーム是如何帮助收集数据的?
-Googleフォームを使用することで、現場のスタッフが簡単にデータを入力できるようになりました。例えば、営業活動の記録や事故の情報、休暇の申請などをスマートフォンで選択して送信するだけでデータの収集が完了します。これにより、スタッフのITリテラシーに関係なくデータの入力が容易となり、業務の効率化が実現されました。
Google Apps Scriptの活用でどのような業務を自動化しましたか?
-Google Apps Scriptを使用して、例えば顧客からの変更要求を受け付ける際の処理や、ガソリンカードの使用管理などを自動化しました。これにより、手動での作業が減り、業務の効率化と精度が向上しました。
Googleサイトをポータルサイトとしてどのように活用しましたか?
-Googleサイトを会社のポータルサイトとして活用し、必要なマニュアルや手続きの説明を一元化しました。これにより、スタッフが必要な情報を迅速にアクセスできるようになり、業務の効率化が図られました。
Google Workspaceの利用でどのような課題を解決しましたか?
-Google Workspaceの利用により、紙での記録や手動でのデータ入力などによる無駄な業務が減り、業務の効率化が実現されました。また、情報の一元管理により、必要な情報を迅速に取得できるようになり、業務の可視化も向上しました。
Google Workspaceを利用する際の予算はどのくらいでしたか?
-予算の節約を目的として、Google Workspaceを利用しました。既にGmailとGoogleカレンダーを使用していたため、追加料金を払うことなく、Google Workspaceの他の機能を活用することができました。
Google Workspaceのスプレッドシートで使用している関数や機能について教えてください。
-スプレッドシートでは、各種データを自動的に集約するための関数や、タイムライン機能を使用してプロジェクトの進捗を可視化する機能、また、ダッシュボードを作成してTodoリストを管理するなどの機能を活用しています。
Google Workspaceの活用で牛乳屋さんのDXにどのような影響がありましたか?
-Google Workspaceの活用により、牛乳屋さんのDXに大きな影響がありました。業務プロセスのデジタル化により、無駄な作業が減り、効率が向上し、データの可視化が図られました。これにより、ビジネスの迅速な対応や戦略の立案ができ、競争力が向上しました。
Google Workspaceを利用した牛乳屋さんの事例を他業界に適用することは可能ですか?
-はい、Google Workspaceを利用した牛乳屋さんの事例は他業界にも適用可能です。Google Workspaceが提供する機能は、様々な業務効率化に役立つものであり、業界を問わず幅広い用途で活用できます。
Google Workspaceを利用して牛乳屋さんでの具体的な業務効率化の例を教えてください。
-牛乳屋さんでの業務効率化の例としては、営業活动的をスプレッドシートで管理することで、誰がいつ、どこでどのように働いたかをリアルタイムで把握することができました。また、Googleフォームを使用して顧客からの変更要求を受け付けることで、手動での記録やデータ入力を無駄にすることができ、効率的に対応することができました。
Outlines
📣 Google Workspaceを活用した牛乳屋さんのビジネス改善
この段落では、Google Workspaceを活用して牛乳屋さんのビジネスを改善する方法について説明されています。2023年11月に開催されたGoogle Cloud NEXT 東京での登壇に基づき、牛乳屋さんの現在のシステムを公開し、Google Workspaceとアシスタントをどのように活用して課題を解決したかを共有します。特にDX(デジタルトランスフォーメーション)の重要性と、それが牛乳屋さんのビジネスにどのように影響を与えたかが強調されています。
📋 Google Workspaceを活用した効率的な業務管理
この段落では、Google Workspaceを活用して牛乳屋さんの業務管理を効率化する方法が紹介されています。Googleフォームとスプレッドシートを使って、現場スタッフが簡単に情報を入力できるようにし、データの収集や可視化がスムーズに行われます。また、Googleホームを利用して、休暇や出勤管理を簡素化し、業務の効率化を図っています。Google Workspaceの機能を最大限活用することで、誰でも簡単に業務を管理できるシステムが構築されています。
🚚 牛乳屋さんの物流管理とGoogle Apps Scriptによる自動化
この段落では、Google Apps Scriptを使って牛乳屋さんの物流管理を自動化する方法が説明されています。顧客からの変更要求や配送管理など、様々な業務をスムーズに行うために、専用のアプリケーションを開発しています。例えば、ガソリンカードの使用管理や配送車両の走行距離を追跡し、効果的な燃料使用を確認できるようにしています。これらの自動化技術を活用することで、業務効率が大幅に向上し、ミスや無駄を減らすことができました。
Mindmap
Keywords
💡Google Workspace
💡デジタル化
💡Google スプレッドシート
💡Google フォーム
💡Google ホーム
💡プロジェクト管理
💡データ可視化
💡業務効率化
💡Google Apps Script
💡DX
Highlights
Google Workspaceを活用した牛乳屋さんのビジネスモデル紹介
2023年11月にGoogle Cloud NEXT 東京で登壇し、その内容を共有
DX(デジタルトランスフォーメーション)の重要性と牛乳屋さんの課題
Google Workspaceを活用して解決した牛乳屋さんの問題点
スプレッドシートを使った情報集約とリアルタイムデータの活用
Google Formを使った簡単なデータ入力方法
スプレッドシート間の連動と自動化
Googleサイトを使ったマニュアルの作成と活用
業務効率化に向けたApps Script(Google Apps Script)の使用
顧客の変更要求をスムーズに管理するApps Scriptアプリケーション
ガソリンカードの使用管理をApps Scriptで効率化
Google Workspaceが提供するビジネスの柔軟性と拡張性
Google Apps Scriptとスプレッドシートの連携によるデータ自動化
Google Homeを使った休暇管理システムの構築
プロジェクト管理とタスク追跡のためのスプレッドシートの使い方
Google Workspaceの活用による無駄な業務の削減
Google Apps Scriptを使った業務プロセスの自動化
Transcripts
はい皆さんこんにちはクカの時間でござい
ますギネさん社長の西です今日もよろしく
お願いします今日はGoogle
workspace特別版やりたいと思い
ます牛乳屋さんの今の仕組みを皆さんに
公開したいと思います実は2023年11
月1516で東京ビッグサイトで
GoogleCloudNEXT東京と
いうイベントで私実は登壇したんですねで
そこで話をした内容これを買いつまんで
ですね今日は皆さんに大開していきたいと
思います今の牛乳屋さんの仕組み
Googleworkspace及びアシ
を活用してどういう仕組みになってるのか
これリアルな事例を皆さんに共有しますの
で是非次のビジネスに役立てていただけれ
ばと思いますそれでは本編スタート
[音楽]
ですはいえそれでは本編スタートしていき
たいと思いますGoogle
workspaceアッシーを活用した
牛乳屋さんの今の仕組みこれは
GoogleCloudNEXT東京
2023で共有した内容になりますさ今回
ポイントになるのはですねこのDXがどう
とか牛乳屋さんの背景がどうとかそれは
ですね別動画で用意してますのでそちらを
ご参照いただけばと思いますさ実際に資料
を皆さんにお見せしながらお話をしていき
たいと思いますので早速画面をご覧
くださいはいえそれでは画面をご覧
いただいていますGoogle
workspace活用した牛乳さんの
仕組みということで実は絶対できるDX
っていう動画を私別で出してるんですねで
そこにはDXの本質とか牛乳屋さんで何が
課題だったのかここを集約してますので
是非そちらをご覧くださいで元々牛乳屋
さんにはいろんな課題があって利益率から
人の採用から無駄業務とかいろんなことが
あったんですねで特にDXはマストだった
んですDXしない限り何も始まらないって
いうのが元々の原点だったんですねこれ見
ていただくと今から10年前の表になるん
ですね実際に紙で掲示して数字を貸化し
たりとかそれから営業日報代わりに何時
から何時まで働いて制約何件だったみたい
なことも全て紙集計でやっていたっていう
背景があるんですなので最初から綺麗に
デジタル化してたわけじゃないんだって
ことを皆さんご認識くださいで使ってた
ツールも先に渡っていたんですねでそれを
どうしようかなと自分はいろんなツールが
あっても大丈夫なんですがいろんな
メンバーに使ってもらうってことを考える
とできる限りシンプルにする必要があるん
ですねそしてあんまりお金かけたくない
ですよねいろんなツール契約してお金持っ
てかれるよりもなるべくお金をかけたくな
いっていうところでたまたま使ってたのが
GmailとGoogleカレンダーなん
ですなんで私はもうGooglelaab
Google大好きというところから入っ
てるんじゃなくて本当にたまたま使って
たらGoogleworkspace便利
だったねじゃこれをDXにどう活用できる
かまそういう状況だったということをご
理解いただけるといいと思いますさあ実際
にどんな形になったかと言うと牛乳屋さん
の期間システムとGoogle
workspaceこれだけになったん
ですね期間システムは絶対になくならない
です例えば買系とか請求所入金発行前金
システムとの連動とかいろんな期間
システムがありますよねそこはどうしても
大体は聞きません一方でそれ以外の補助
業務は全てGoogleワクスを使おうっ
ていうのがこれまさに今のうちの牛さんの
仕組みになっていますさあここからがです
ね本編未公開なんですねあの実際の例皆
さんにお伝えしていきたいと思いますで
まずはやっぱりスプレッドシートなんです
まず1つ目全ての情報の集約場所リアル
タイムで貸化できるのこれスプレッド
シートなんですねこれあの実際にイベント
でもお話ししたんですけど
MicrosoftのExcelだ
やっぱり難しいんですこれちょっと実際に
実例もお見せしていきたいと思いますはい
でまずスプレッドシートはもうフロント
からバックこれフロントオフィスバック
オフィスっていう概念なんですけども財務
の数字のところから実際に営業どうやった
かとそこまで全ての数字を統合して可視化
してるのがこのスプレッドシートなんです
なんでうち本当にスプレッドシートをもう
ガチガチに使っているんですね財務の数字
スタッフの営業実績とか車が事故を起こし
た時の履歴とかプロジェクト管理とかです
これtodoの管理もこちらでやってい
ます車内の人事評価給養データ全て
スプレッドシートで実はやっちゃっている
んですねなので実際にですねその情報を見
たいと思ってますさあポイントなのは
スプレッドシートでいろんな情報を集める
じゃないですかでも集めるのに入れる人は
誰かって言うと実際に現場のスタッフさん
だったりすることが多いんですね例えば
70歳を超えてるおじいちゃんのスタッフ
とかえ若い主婦の女性とかITリテラシー
がバラバラな人たちなんですねということ
はその人たちがいかに簡単に入れてもらう
かこれポイントになってきますそこで使っ
たのがGoogleformなんですね
Googleform入れて営業活動が
終わったら入れてください事故起こして
しまったら入れてください会社を血沈する
前に入れてくださいこれだけなんですね
ポイントになるのはスマホで選択するだけ
にしてるんですGoogleHomeに
アクセスしてスマホで自分の名前と入力を
選択して送信したらもうデータの収集は実
は終わりなんですねデータを送ってる何か
書いてるっていう感覚がスタッフさんに
そもそもないような状態をしないと本当に
広がっていかないってことなんですねさあ
実際に画面を見ていただきたいと思います
さあこれ実際の生の例です見せていき
ましょうはいこれちょっと今ご覧いただく
とスプレッドシートにデータは集計して
ますGoogホームがあって休みたいと
思った時に休暇日を入れて血筋化有給化を
選択しますで自分の名前を選択をして血筋
の理由をチェックを入れて送信をするん
ですねでこれだけなんですねでこの
GoogleHome自体は送信されると
どこに行くかと言うとスプレッドシートに
自動で転記がされますで自動で転記された
データを元に関数を組んで1つのシートに
まとめているだけなんですねさっき見て
いただくと分かると思うんですけどこの
体調不は元々0だったものがリアルタイム
で1位になりましたそして名前を変えて
あげるとデータが引っ張れるっていうだけ
なんですねなんでやってることは
スプレッドシートに情報を集約させて関数
で連動させてるこれだけなんですなので誰
でもできる仕組みにしてるのがこの1つ目
ですさ2つ目はスプレッドシートと
スプレッドシートの連動なんですねこれね
めちゃくちゃいいと思います見ていただく
と1つのスプレッドシートではなくて実は
うちの会社いろんなスプレッドシートを
使っていますポイントになるのが入力する
スプレッドシートはいくつもあります見る
べきスプレッドシートは1つしかないって
ことなんですねご覧いただくと経理の
支払いの実績店舗の件数などの実績集金と
か未集金ま牛乳さんやってるといろんなお
客さんに集金しなきゃいけないんですね
それができてる人できてない人そういう
実績をいろんなところでまとめます
ポイントなのは経理の担当者は経理の入力
用のシートジムのアルバイトの方たちは
店舗の件数実績を入れるためのシート店長
が未集金集金の実績のシート入れてるだけ
なんです入力はそれぞれただのシートだけ
があるんですねただいくつものシートを
管理者として1つに統合してデータが
見れるようになっていますさあこれがうち
でリアルで使っているものですね宅配事業
の実績なんですねで上の方にあるのがです
ねこれジムの人たちが入れたものが可視化
されて下の売上利益実績っていうのがあり
ましたねこれは経理の担当者が入れたもの
がそのまま反映されてるわけなんですでも
入れてる人たちはあんまり意識をしてい
ないんですね入れているシートをたまたま
連動してこっち側で1つにまとめてみる
こういう仕組みができるのがGoogle
workspaceのスプレッドシートの
いいところですそれから別立てで
プロジェクト管理について皆さんに共有し
ていきたいと思いますこれリアルな例なの
でお見せしていきますはいよくtodo
管理とかいろんなリストありますよねこれ
シンプルなんですタスクと担当者開始終了
ステータスですステータスを変えて色を
変えるってのは当たり前なんですが
Googleスプレッドシートのタイム
ラインの機能を使ってですねこのように
横断的に貸化をしていくんですねなので今
案件がどういう状況なのか何ができてない
のか誰がどのぐらいボってるかっていうの
を担当者別でタイムラインで表示をしたり
それからこの中の状況でですねタスクの
ボリュームみたいなのも見たいですよね
その場合はダッシュボードという形で今の
todolistの中から人別でこれ情報
持ってきてるだけですこれまさにサムIF
関数とかを使ってやっているだけなんです
ねこれで貸化をすることもでき
るってことも改めて皆さんにお伝えできれ
ばと思ってますはいでここが私の肝入りの
ですがGoogleサイトなんですね
Googleサイトは1つの入り口で誰も
が迷わない世界を作れるのがこの
Googleサイトですよってよく言って
ますまさに会社のポータルサイトとして
活用してくださいねとで特に何で実現すれ
ばいいかまさにマニュアルなんですねあの
サイトに沿って必ず手順を実施しましょ
うっていう風なタイプと必要な時に簡単に
アクセスしましょうっていうサイトの活用
2パターン実はありますマニュアルって
いうのはほとんど使われないんですPPF
で200枚あって300枚あっても作った
人だけが満足してるんですね本当に必要な
のは必要な時にアクセスができるかこれが
ポイントになってきますで今回はですね
この牛乳屋さんのポータルサイト簡単な例
を作ってますので皆さんに共有していき
たいと思いますはいでこれギニアさんの
ポータルのサイトですね例えばスタッフ
さんが事故を起こして怪我をしてしまった
という場合はですねポータルサイトで事故
怪我って検索をするんですねそうすると
マニュアルが出てきて上から下に順番に
作業をしていって仮に電話が必要であれば
電話をクリックして電話するこんな仕組み
なんですね検索をして上から順番になえれ
ばその業務ができるようにすることが
ポイントになってきます同じように配達の
準備の仕方もそうですね出社から配達準備
まで上から順番に自分たちの作業をそれ
通りにやればその業務が完結することに
よって何が起きるかというと店長これどう
すればいいですかっていうのがなくなるん
ですねGoogle検索は実は誰でもやっ
てるんですこれは本当に目した方でも若い
方でもGoogleの検索Yahooの
検索っていうのはみんなしてるんですよね
なのでGoogleサイト上でも同じよう
に配達事故とか営業実績入れ方みたいな形
で検索をしてもらえれば本当に必要な情報
が得られるこういう設計でサイトを作って
あげるとめちゃくちゃいいと思いますさあ
それでは最後にアップシートですえ実は私
のYouTubeの動画でもアップシート
の使い方みたいなものこれから皆さんに
どんどんどんどん共有をしていく準備を整
いていますこのアップシート実際に牛乳
さんに使ってるで2つ皆さんにあのお見せ
していきたいと思います1つのアプリで
いろんな業務効率化に対応することが
できるんですねでこれ見ていただいた方が
分かりやすいと思うので是非皆さんにお
伝えしていきたいと思いますでまず1つ目
ですねお見せするのがスタックさんがお客
さんから何か変更を受けることがあるん
ですね毎週毎週牛乳をお届けした時に来週
はお休みにしてほしいとか来週2本にして
欲しいと今までそれを紙でずっと記録をし
て紙で記録したものをシステムに入力して
きましたこれを全てやめてスマホないしは
タブレットから入力をするまこういう設計
にしたんですねめちゃくちゃ便利です全て
のデータがスプレッドシートに可視化さ
れるんですね今まで紙だったらずっと参照
するために過去に遡ってたことそんなこと
はもう一切必要なくなりますさあ実際に見
てみましょうそれではスマホでアプリを
開きますで入力部は受けた日なので元々
セットされていますで店舗1川で担当者を
入れました受付が後頭で受けで1回の店舗
で顧客コードを入れていきます9999と
入れましたそうするとスプレッドシートに
情報が乗っかってるので顧客コドに該当
する顧客名が引っ張り出されるんですねで
そこで自分たちのコースのコードと変更を
受けたというステータスを入れていつから
何が変更するかを日付で入れていきますで
当日だけなのか当日以降からなのかって
いうのも全て入れるようにしています
そして牛乳2本減らすで他の商品はその
ままですよ保存っていう風に入れてきます
でこれで全てのデータがスプレッドシート
に連動されるんですねこれめちゃくちゃ
便利ですしかもこのアップシートの変更
連絡アプリってのは物の1日2日で作れる
まそういう風な仕組みになっていますはい
続いては牛乳屋さんって車を使うんで
ガソリンカードをよく使うんですね
ガソリンカード使ってガソリンを入れます
ただそれを持ち出したり戻したりいくら
入れたのっていうのを管理するために結構
手でやってたんですねそれをアプリ化し
ましたちょっとお見せしていきたいと思い
ますはいでこれも日付があってどの店舗で
使えましたか誰が使いましたかっていうの
をこれからやっていきたいと思いますはい
えまずはですねこの日付から担当者を選ん
でいて配達担当者の人そして車両の
ナンバーを入れていきますでカードを戻
すっていう時なんですねで実際にガソリン
を入れてガソリンのレシートをここで
パシャッと取っていきますでそうすると
レギュラーガソリンを入れて21.2L
っていうのをこれを読み取ることによって
給料ロを入れていくそのデータが蓄積さ
れるこれめちゃくちゃ便利なんですで
しかも量が21.2Lありましたよね実際
の自分たちの走行距離と鑑みた時にあ
ちゃんとガソリンが適正に使われてるな
こういうのもデータで貸化できるように
なりますので是非おすめですはい皆さんに
お見せしたのはスプレッドシートと
GoogleHomeの連携スプレッド
シート同士の連携そしてGoogle
サイトを使ったマニュアル最後にアップ
シートで業務効率化まこの4つの
コンテンツを皆さんに共有をしました今
見せたのはまさに牛乳屋さんですでに
取り組んでいる事例なんですねでこれから
の世界はですねやっぱりスプレッドシート
で自動化連携するっていうのは
めちゃくちゃベースで大事です一方で
アップシートこれから世の中熱くなってき
ますアップシートのベースはスプレッド
シートなんですねスプレッドシートさえ
データが入っていればどんなものも数字と
して可視化できます是非これからの
クッカーAのアップシートへの注力皆さん
ご期待いただければと思います明日から
是非参考にしててくださいいいねボタンと
チャンネル登録よろしくお願いしますそれ
では皆さん
また
[音楽]
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