Instructivo para la digitalización de expedientes

Summary

El proceso de digitalización de expedientes judiciales es crucial para garantizar la preservación y accesibilidad de documentos. El video explica en tres fases: alistamiento físico, digitalización y carga en Sharepoint. Se destacan los materiales necesarios, la preparación del expediente, la configuración del escáner, y la creación de carpetas digitales. Además, se ofrecen tips para incluir planos, carátulas y otros materiales, y se abordan problemas comunes y soluciones. El video también resalta la importancia de seguir protocolos de bioseguridad durante toda la operación.

Takeaways

• 😷 El digitalizar un expediente requiere bioseguridad, como el uso de tapabocas, guantes y alcohol para desinfectar.
• 📂 La preparación del expediente incluye ventilar y desinfectar, revisar la secuencia de folios y verificar la numeración.
• 📄 Es importante adaptar contenidos como planos, sobres, periódicos, etc., antes de la digitalización.
• 🖨 Para documentos deteriorados, se sugiere fotocopiar antes de escanear o aumentar la resolución del escáner.
• 📑 Se debe mantener una única foliatura según las instrucciones del Consejo Superior de la Judicatura.
• 📁 Al digitalizar, se debe crear una carpeta con el número de radicado único y subcarpetas para cada folio o medio magnético.
• 🔍 Se recomienda escanear a una resolución de 300 ppp, ajustando la configuración del escáner para obtener archivos PDF.
• 📂 La digitalización de contenidos específicos como planos, carátulas de cartón o periódicos puede requerir técnicas especiales o aplicaciones adicionales.
• 🗂 Posteriormente al escaneo, se debe verificar el expediente digitalizado contra el físico para asegurar la integridad de los datos.
• 💾 El último paso es cargar el expediente digitalizado en SharePoint, siguiendo un orden específico de carpetas y subcarpetas.

Q & A

¿Qué es el proceso de digitalización de un expediente?

El proceso de digitalización de un expediente es una serie de pasos que garantizan la preservación de los documentos a lo largo del tiempo y facilitan el acceso a las etapas procesales sin necesidad de acudir a la sede judicial.

¿Cuáles son las tres fases principales del proceso de digitalización de un expediente?

Las tres fases principales son: 1) Alistamiento del expediente físico, 2) Digitalización del expediente, y 3) Carga del expediente digitalizado a SharePoint.

¿Qué herramientas son necesarias para el alistamiento del expediente físico?

Se requieren ganchos metálicos o plásticos, carátulas, cinta transparente, esferos rojo, tijeras, saca ganchos, cocedora, perforadora con pegamento, y resmas de papel o ficción.

¿Cómo se debe ventilar y desinfectar un expediente antes de su manipulación?

Se debe ventilar y desinfectar el expediente 24 horas previas a su manipulación utilizando productos antiácaros, siguiendo los protocolos de bioseguridad establecidos.

¿Cuál es el límite de folios por cuaderno según la directriz del Consejo Superior de la Judicatura?

Cada cuaderno debe tener hasta 300 folios, y si excede este número, se debe dividir en tomos adicionales.

¿Qué se debe hacer si se encuentra material no foliado en el expediente?

Si el expediente contiene material no foliado como planos, sobres, periódicos, fotografías, libros y revistas, debe incluirlo en la foliación correspondiente.

¿Cómo se debe proceder con los folios en mal estado antes de digitalizarlos?

Si hay folios en mal estado, se puede restaurar con cinta recortando los bordes o sacando una fotocopia para luego pasarlos por el escáner.

¿Qué hacer si un folio es de papel frágil y deteriorado?

Si un folio es de papel frágil o ilegible, se debe intentar digitalizarlo aumentando la resolución del escáner. Si no es posible, se debe dejar constancia en el expediente de que hay una hoja ilegible.

¿Cómo se deben digitalizar los recibos, vales o facturas que son más pequeños que la mitad de una página?

Se pueden pegar varios en una misma hoja manteniendo su numeración de folio individual, pero se debe tener cuidado de no pegar por la otra cara para evitar atascos en el escáner.

¿Qué se debe hacer si un CD o DVD no se puede digitalizar con la unidad del lector?

Si un CD o DVD no se puede digitalizar, se debe limpiar la unidad con un paño semi húmedo y alcohol, y si persiste el problema, se debe solicitar una copia del juzgado o tribunal de origen.

¿Cómo se deben cargar los expedientes digitalizados en SharePoint?

Se debe crear una estructura de carpetas y subcarpetas en SharePoint, donde se carguen los archivos digitalizados manteniendo el orden procesal y siguiendo las instrucciones del Consejo Superior de la Judicatura.