FONDO FIJO DE CAJA
Summary
TLDREl guion trata sobre el manejo del fondo fijo de caja o Caja Chica en una empresa. Se destaca la importancia de separar los ingresos de la caja general y depositarlos en una cuenta bancaria para un control adecuado. El fondo fijo se utiliza para cubrir gastos urgentes y no proyectados, con una recomendación de un mínimo de 2000 pesos para deducibilidad fiscal. Se explica el proceso de revisión y control interno, incluyendo la verificación de la cantidad asignada, la documentación de gastos y la justificación de excepciones a las políticas de control. El objetivo es garantizar un uso adecuado del fondo fijo y mantener un control interno efectivo.
Takeaways
- 💼 La caja chica o fondo fijo de caja es una separación de la caja general para manejar gastos urgentes y necesarios que no pueden ser proyectados o programados.
- 🔑 El control interno de la caja general implica separar los ingresos de la empresa y depositarlos en una cuenta bancaria para un control eficiente de los ingresos.
- 👤 Generalmente, una persona diferente al contador o administrador, como un tesorero, maneja el fondo fijo para cubrir gastos urgentes.
- 💵 Se recomienda que el fondo fijo tenga un mínimo de 2000 pesos para poder ser deducibles fiscalmente, según la disposición fiscal.
- 🚫 El fondo fijo no debe ser utilizado para fines distintos a los urgentes y necesarios, y se debe evitar su mal uso.
- 📋 Para revisar el manejo del fondo fijo, se utiliza un formato de arqueo de caja que incluye detalles como la cantidad asignada, el monto en efectivo, y los documentos de gastos.
- 📝 Los gastos realizados con el fondo fijo deben estar documentados con fecha, descripción, observación, importe e IVA para facilitar la revisión y la deducibilidad fiscal.
- 🔍 En el arqueo de caja, se verifica si la persona encargada del fondo fijo tiene la cantidad asignada y si los gastos realizados son procedentes y justificados.
- ⏱️ Es importante que los gastos sean comprobados de manera oportuna para evitar problemas en la deducción fiscal y en el control interno.
- 📑 En caso de gastos excesivos o no procedentes, se requiere una justificación o autorización por parte de superiores para validar la operación fuera de las políticas establecidas.
Q & A
¿Qué es el fondo fijo de caja o Caja Chica y cómo se diferencia de la caja general?
-El fondo fijo de caja o Caja Chica es una cantidad de dinero asignada para cubrir gastos urgentes y no programables de la empresa. Se diferencia de la caja general en que esta última se utiliza para el control de los ingresos y gastos regulares de la empresa.
¿Cuál es la función principal del fondo fijo de caja en una empresa?
-La función principal del fondo fijo de caja es cubrir gastos urgentes, necesarios y no programables que surjan en la empresa, permitiendo así una gestión eficiente y rápida de situaciones inesperadas.
¿Quién generalmente es responsable de manejar el fondo fijo de caja en una empresa?
-Generalmente, el fondo fijo de caja es manejado por una persona diferente al contador o administrador, como un tesorero, que siempre está en la empresa y puede ser localizado fácilmente para cubrir los gastos urgentes.
¿Cuál es el monto mínimo recomendado para el fondo fijo de caja y por qué?
-Se recomienda que el fondo fijo de caja tenga un monto mínimo de 2000 pesos para que pueda ser deducible fiscalmente, ya que existen limitaciones fiscales para la deducción de gastos menores a esta cantidad.
¿Cómo se debe utilizar el fondo fijo de caja y cuáles son los gastos que no debería cubrir?
-El fondo fijo de caja solo debe utilizarse para gastos urgentes, necesarios y no programables. No debe utilizarse para fines diferentes, como adquirir bienes o servicios que puedan haber sido previstos o programados previamente.
¿Qué es un arqueo de caja y cómo ayuda a controlar el fondo fijo de caja?
-Un arqueo de caja es un procedimiento que permite verificar si la cantidad asignada al fondo fijo de caja está en moneda de curso legal y si los gastos realizados son correctos y conforme a las políticas de la empresa. Ayuda a identificar si el manejo del fondo fijo es correcto y a detectar posibles problemas de control interno.
¿Cómo se realiza un arqueo de caja y qué información se debe incluir en el formato de arqueo?
-Un arqueo de caja se realiza contando el efectivo y los documentos que componen el fondo fijo, y luego comparándolos con la cantidad asignada. El formato de arqueo debe incluir la empresa, la fecha de auditoría, la persona que realiza el arqueo, el tiempo de inicio y término de la revisión, y un detalle de los billetes y monedas, así como los gastos realizados.
Si hay una diferencia entre el efectivo y los documentos del fondo fijo de caja, ¿qué se debe hacer?
-Si existe una diferencia entre el efectivo y los documentos del fondo fijo de caja, se debe investigar y justificar la causa de esta diferencia. Si el dinero es insuficiente, se debe identificar el gasto no comprobado; si es excedente, se debe devolver la cantidad sobrante a la empresa.
¿Qué pasa si los gastos del fondo fijo de caja no están justificados o exceden los límites establecidos por la empresa?
-Si los gastos no están justificados o exceden los límites establecidos, se deben justificar los motivos de la excepción y obtener la autorización correspondiente de la jerarquía de la empresa. Esto ayuda a mantener el control interno y a evitar un mal uso del fondo fijo.
¿Cómo se manejan los gastos no comprobados a tiempo en el fondo fijo de caja?
-Los gastos no comprobados a tiempo deben ser recuperados mediante una factura, remisión o cualquier documento que demuestre la salida de dinero. Si no se obtiene la comprobación adecuada, se debe abordar el tema con la persona responsable y tomar las medidas necesarias para garantizar la transparencia y el control interno.
Outlines
💼 Manejo del Fondo Fijo de Caja (Caja Chica)
El primer párrafo explica la importancia de distinguir el fondo fijo de caja, también conocido como Caja Chica, de la caja general. Se enfatiza en la separación de los ingresos resultantes de la actividad empresarial y su deposito en una cuenta bancaria para un control eficiente. Además, se menciona que este fondo se utiliza para cubrir gastos urgentes y necesarios que no pueden ser programados, y se sugiere que el responsable de este fondo sea una persona distinta al contador o administrador financiero, generalmente el tesorero. Se indica que se debe mantener un fondo fijo mínimo de 2000 pesos para permitir su deducibilidad fiscal. Se sugiere revisar y auditar este fondo utilizando un formato estándar que incluya la cantidad asignada, los gastos realizados y la diferencia entre el efectivo y los documentos de comprobación.
📑 Revisión y Control del Fondo Fijo de Caja
El segundo párrafo se centra en cómo realizar una revisión del fondo fijo de caja, detallando el proceso de auditoría y la importancia de contar con un formato estándar para verificar la concordancia entre el dinero asignado y el efectivo más los documentos de comprobación. Se describe el proceso de llenado del formato, incluyendo la cantidad en billetes y monedas, y se menciona la necesidad de justificar los gastos que excedan los límites establecidos o no se ajusten a las políticas de la empresa. Se hace hincapié en la importancia de la comprobación oportuna de los gastos, especialmente en el caso de viáticos, y se sugiere que los gastos no justificados o excesivos deben ser documentados y justificados adecuadamente.
🔍 Auditoría y Control Interno del Fondo Fijo
El tercer párrafo aborda la finalidad de realizar un arqueo del fondo fijo de caja, que es verificar si el monto asignado se mantiene correctamente y si los gastos realizados son procedentes y de acuerdo con las políticas de control interno de la empresa. Se enfatiza la necesidad de que el controlador del fondo tenga exactamente la cantidad asignada y de que los gastos sean revisados para garantizar su procedencia y conformidad con las políticas establecidas. También se menciona la importancia de evitar malas prácticas, como cambiar cheques a favor de empleados o retener documentos indebidamente, y se sugiere que los gastos que no se ajustan a las políticas deben ser justificados y documentados adecuadamente.
Mindmap
Keywords
💡Fondo fijo de caja
💡Control interno
💡Gastos urgentes
💡Tesorero
💡Deducibilidad fiscal
💡Arqueo de caja
💡Documentos de gastos
💡Control interno
💡Justificación de gastos
💡Anexo de gastos
Highlights
Importancia de distinguir el fondo fijo de caja o Caja Chica de la caja general.
Control interno de la caja general implica separar ingresos de gastos y depositar en cuenta bancaria.
Fondo fijo de caja o Caja Chica se utiliza para gastos urgentes y necesarios.
La persona que maneja el fondo fijo debe ser diferente al contador o administrador.
Se recomienda que los gastos del fondo fijo sean mínimos de 2000 pesos para deducibilidad fiscal.
El fondo fijo no debe utilizarse para fines distintos de los urgentes y necesarios.
La cantidad asignada al fondo fijo debe ser revisada para asegurar su correcto manejo.
Revisión del fondo fijo se realiza mediante un formato estándar que varía pero cumple el mismo propósito.
El arqueo de caja es esencial para verificar la correctitud en el manejo del fondo fijo.
La revisión debe incluir un conteo detallado de billetes y monedas en moneda de curso legal.
Los gastos realizados con el fondo fijo deben estar documentados con fecha, descripción y importe.
Existe una limitación fiscal para la deducibilidad de gastos que no cumplan con ciertos requisitos.
La diferencia entre el efectivo y los comprobantes debe ser analizada para detectar problemas de control interno.
Las medidas a tomar dependen de la diferencia encontrada en la revisión del fondo fijo.
Cuando hay varios documentos, se utiliza un anexo para detallar los gastos del fondo fijo.
Los viáticos y otros gastos no comprobados a tiempo pueden afectar la deducción fiscal.
Las políticas de control interno deben definir los límites y excepciones para el uso del fondo fijo.
Los gastos que exceden o no proceden deben ser justificados en la revisión del fondo fijo.
El arqueo del fondo fijo es una herramienta para garantizar el correcto manejo y control interno.
Transcripts
muy bien estamos en el apartado del
fondo fijo de caja o Caja Chica quedamos
hay que distinguirla o separarla de lo
que es la caja general el control
interno de la caja general es lo por lo
regular es separar el ingreso que viene
de eh Por la actividad desarrollada de
la empresa separarlo y depositarlo
después de que se recibe depositarlo en
una cuenta bancaria para llevar un
control de los ingresos sin embargo las
empresas requieren de eh gastos urgentes
mínimos que se tienen que realizar en el
momento y para eso es para lo que
utilizamos el fondo fijo de caja o Caja
Chica es decir son gastos urgentes
necesarios y que se tienen que realizar
en la medida y en la prontitud con que
se realicen genera menos problemas a la
empresa entonces para esto como lo vimos
en clase eh Generalmente quien hace
estos gastos o quien entrega el dinero
para estos gastos es una persona
diferente al contador al administrador o
la persona que controla el efectivo
puede ser el tesorero no entonces eh
esta persona que maneja el fondo fijo es
una persona que siempre está en la
empresa y que generalmente se le puede
localizar y es quien va a cubrir estos
gastos urgentes que se recomienda que
sean mínimos de 2000 pes para que este
puedan ser deducibles Ya que en la
disposición fiscal existe una limitante
para poder hacer la deducibilidad y
algunos algunas
este condiciones
entonces este fondo fijo no se debe
utilizar para fines diferentes es
decir si una persona requiere algún bien
pues no lo puede hacer A través del
fondo fijo son gastos urgentes
necesarios y que no pudieron haber sido
o no se pueden proyectar o programar
entonces bajo esta dinámica
eh nosotros debemos tener la seguridad
de que la persona que maneje este fondo
fijo lo está haciendo bien Cuánto debe
tener debe tener la cantidad que se le
asigne y en el momento que uno Checa si
está bien o está mal debe sumar lo que
tiene en efectivo más lo que tiene en
documentos la suma de dos de las dos
este de los dos apartados me va a dar el
total del fondo
p Entonces tenemos la situación
de cuándo y cómo debemos revisarlo
primero para revisar debemos utilizar un
formato este formato que voy a compartir
aquí en pantalla este puede variar pero
finalmente tiene la misma el mismo
objetivo y el objetivo es verificar que
la cantidad que le ha sido entregada
está en moneda de curso legal y con
algunos documentos este como podemos ver
este formato está vacío
y Bueno aquí lo lo interesante es se
pone la empresa si es una auditoría la
fecha en que se realizó la auditoría la
persona que está realizando el el fondo
y el tiempo de inicio y término de esa
revisión
Entonces esto es un arqueo de caja y
para qué me sirve este arqueo de caja
este arqueo de caja me sirve para
identificar si la persona que está
haciendo o controlando el manejo del
fondo fijo lo está haciendo de manera
correcta como dije Y aclaro el formato
puede variar pero debe contenerlo los
mismos apartados entonces aquí por
ejemplo la persona se le asignaron
40,000 pes cómo lo tiene bueno Habría
que ver cuántos cuántas monedas Cuántos
billetes de a 1000 tiene de A 500 de a
200 de a 100 de a 50 de 20 dependiendo
de las denominaciones que se tengan en
circulación y vemos aquí si tiene 3 1000
son 3000 en total 5900 en billetes
también Habría que ver todas las monedas
si tiene de 50 centavos de 20 centavos o
o más pues también se puede poner sino
este de las denominaciones que tenga y
bueno vemos Que Tiene 200 pesos en
monedas TR de a 20 son 60 pesos 8 ya 10
80 y así se llena el formato se va este
haciendo un conteo delante de la persona
que controlle el fondo fijo entonces
podemos observar que esta persona en
moneda de curso legal tiene 10000 pes
Pero hay gastos que ya
realizó estos gastos que realiza pues
deben tener una fecha una descripción
una observación importe IVA si esta
persona este tiene
33,900 en documentos pues llegaría a los
40.000 pesos que que tiene y entonces al
final pues se hace un una descripción
que se tieneen los 000 que son de
propiedad de la empresa y que le fue
devuelto a la cajera si hay alguna
diferencia lo marcamos Así que se
encuentra una diferencia ya sea arriba o
abajo cualquiera de las dos situaciones
ya sea que tiene menos dinero o más
dinero en la suma del efectivo más los
comprobantes genera un problema o Hay un
problema de control interno entonces
dependiendo de la situación y de Cuánto
falta pues Serán las medidas que se
toman en consideración Bueno entonces
cuando son pocos documentos se puede
llenar en el mismo formato cuando son
varios documentos lo podemos hacer En
otra hoja aquí en este formato que
tenemos como podemos observar pues ya
casi se llevó la hoja y tiene dos o tres
renglones nada más para documentos Pero
Generalmente son varios gastos Entonces
como son varios gastos lo que hago pues
es realizar un anexo un anexo donde yo
este
lo adjunto a este documento donde separo
a detalle Cómo fueron esos
33000 900 pesos y lo tenemos aquí
desglose Anexo un aquí está la fecha en
que se erogan los gastos el concepto por
el que se salió dinero y qué es lo que
se tiene hay hay este documentos que
pueden cambiar en un futuro por ejemple
por ejemplo estos viáticos de de
capacitación para el gel
bueno Habría que ver por qué no ha
comprobado se le dieron
5600 y a la fecha pues siguen
5600 no sé Habría que ver si ya regresó
Habría que ver si ya tiene la
comprobación Aquí el problema con los
viáticos Generalmente es que las
personas se les da el dinero salen hacen
la comisión y cuando regresan pues
alegan o dicen que no tienen tiempo para
hacer la comprobación y no comprueban la
cantidad y pasa un 2s 3 meses Esto no es
conveniente porque en el momento que
pasa esta situación Pues muchas veces
nos enfrentamos que cuando comprueban y
por ejemplo digamos que aquí esta
persona gerente comprueba con una
factura de un hotel de dos o tres meses
atrás pues va a ser complicado este
hacer la deducción salvo se quiera hacer
una modificación en la declaración con
una complementaria Pero esto muchas
veces no es práctico y mejor se deja
como no deducible entonces Entonces
vamos a tratar y la persona que maneje
el fondo fijo va a tratar de recuperar
todos esos vales ya sea por una factura
por una remisión o por un documento si
no se llega a obtener la factura un
documento que compruebe la salida de
dinero entonces como podemos ver Aquí
hay varios gastos hay varios pagos y
cada uno de los
pagos este tiene aquí por qué fue y el
importe
entonces en una revisión de control
interno si yo tengo las políticas bien
definidas y digo que no puedo realizar
ningún gasto mayor a 2000 pesos y en
este documento puedo ver que hay unos
viáticos de 6000 pesos
bueno si bien es cierto hay ciertas
políticas y ciertas restricciones estas
finalmente pueden tener una este
excepción y esta excepción Pues yo
tendría que poner aquí a
adjuntar una carta ya puede ser de
autorización de su jefe
inmediato o del dueño de la empresa o
una
justificación de Por qué se tomó el
dinero de de aquí
de del fondo fijo no entonces habrá
gastos que deben y requieren una
justificación el fondo fijo y las
limitantes o las restricciones pues son
para no tener un mal uso del fondo fijo
sin embargo no implica que se puedan
este modificar Y entonces estos gastos
que exceden o gastos que no proceden se
tendrían que este justificar Por qué
salió el dinero del fondo fijo y no como
un prestamo o no como otra cantidad o
simplemente Por qué no se han comprobado
porque estos Pues de acuerdo a la fecha
que tienen pues ya se debió comprobar de
meses atrás no entonces habrá gastos que
no exceden la cantidad pero son acciones
que no se deben hacer o no se deben
cumplir por ejemplo este cheque a nombre
de un empleado Qué fue el empleado fue y
cambió el cheque la cajera o la persona
que controla el fondo fijo se quedó con
el documento y pues esto no puede ser
porque el fondo fijo no es para cambiar
el cheque a los empleados Entonces esta
sería una cantidad que tampoco se tiene
que realizar y así como estas
situaciones que estamos Este mencionando
puede haber muchas por eso debemos tener
cuidado cuando se hace un arqueo lo
primero es que la persona que controle
el fondo fijo pues tenga exactamente la
cantidad que le fue asignada no en este
caso y en este ejemplo son los 40,000
pes que están aquí tanto en dinero como
en documentos hacen los 40,000 pes Okay
segundo punto ver que los gastos que se
están
realizando procedan y esto No
necesariamente puede ser en el arqueo si
bien es cierto es rápido hacerlo en el
arqueo también el contador Sí el
contador en el momento del registro
puede darse cuenta si está o no Si está
haciendo un correcto manejo del fondo
fijo de caja o de la Caja Chica pero si
no se llegara a dar cuenta o si
simplemente el administrador financiero
no es el contador Pues en un arqueo el
administrador financiero la persona que
practica el arqueo se puede dar cuenta
conociendo pues las políticas de control
interno para el manejo de la Caja Chica
y bueno Esa era la finalidad de este de
este pequeño apartado es que ustedes
conocieran un arqueo y que que contiene
Y cómo revisarlo Muchas gracias
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