Wie du die PARA-Methode effektiv nutzt

Summary

In diesem Video gibt Oliver Münch Tipps und Tricks zur effektiven Implementierung des PARA-Systems, das Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen und Archivierung umfasst. Er schlägt die Erstellung einer Inbox vor, um unverzügliche Zuweisungen zu vermeiden, und empfiehlt die Nummerierung von Ordnern, um die Organisation zu erleichtern. Münch betont die Bedeutung von Namenskonventionen, um Ordner leicht identifizierbar zu machen, und die Möglichkeit, das System auch offline zu nutzen. Er warnt vor dem Verlust von Daten und betont die Notwendigkeit regelmäßiger Backups. Der Fokus liegt auf der dynamischen Anpassung des Systems an persönliche Bedürfnisse und der Wichtigkeit regelmäßiger Überprüfung und Pflege.

Takeaways

• 😀 PARA-System besteht aus vier Kategorien: Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen, Archiv.
• 📈 Fünf Tipps für die effektive Implementierung des PARA-Systems im Alltag.
• 📭 Tipp 1: Erstellen Sie eine fünfte Kategorie - den Posteingang, um unverzweifelte Informationen zu verwalten.
• 🔢 Tipp 2: Ordnen Sie Ihren Ordnern Nummern zu, um eine logische Reihenfolge beizubehalten.
• 📂 Tipp 3: Benennen Sie Ihre Ordner gemäß einer konsistenten Namenskonvention, um die Kategorisierung zu erleichtern.
• 🏞️ Tipp 4: Das System funktioniert auch offline und erleichtert die Arbeit, wenn kein Internet verfügbar ist.
• 🔒 Tipp 5: Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten, um Verluste zu vermeiden.
• 🧹 Das PARA-System ist dynamisch und muss regelmäßig gewartet werden, ähnlich wie das Aufräumen Ihres Hauses.
• 🗂️ Projekte sind kurzfristig und sollten schnell bearbeitet und abgeschlossen werden, während Arbeitsbereiche längerfristige Themen umfassen.
• 🔄 Arbeitsbereiche und Ressourcen können sich in der Zeit wandeln und von einer Kategorie in die andere übergehen.
• 🗃️ Das Archiv ist eine Quelle der Inspiration und sollte gut durchsucht werden, um vergangene Projekte oder Informationen wiederzufinden.

Q & A

Was ist das PARA-System und worin besteht der Hauptzweck?

Das PARA-System ist ein Organisationssystem, das aus vier Kategorien besteht: Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen und Archiv. Es wurde entwickelt, um die Arbeit zu erleichtern und nicht zu einer zusätzlichen Belastung zu werden.

Was sind die fünf Tipps, um das PARA-System effektiv umzusetzen?

Die fünf Tipps sind: 1) Erstellen eines Posteingangs für unverzügliche Einordnung, 2) Nummerieren von Ordnern, um die Reihenfolge zu erleichtern, 3) Festlegen von Namenskonventionen für schnellere Erkennung, 4) Arbeiten mit dem System auch offline, und 5) Sichern von Daten durch regelmäßige Backups.

Warum ist es wichtig, einen Posteingang im PARA-System zu haben?

Ein Posteingang ist wichtig, um alle Elemente zu sammeln, die man sofort nicht einordnen kann. Es hilft, die Übersicht zu behalten und die Ordnung im System aufrechtzuerhalten.

Wie oft sollte man seinen Posteingang leeren, um das System effektiv zu nutzen?

Es wird empfohlen, den Posteingang einmal pro Woche für etwa fünf Minuten zu leeren, um die Einträge in die entsprechenden Ordner einzuordnen.

Was bedeuten die Nummern in Bezug auf die Ordner im PARA-System?

Die Nummern helfen, die Ordner in einer logischen Reihenfolge zu halten. Projekte sind am häufigsten bearbeitet und haben die niedrigste Nummer, gefolgt von Arbeitsbereichen, Ressourcen und dem Archiv.

Wie kann man mit Namenskonventionen im PARA-System arbeiten?

Man kann Projekte mit Emojis, Arbeitsbereiche mit Großbuchstaben und Ressourcen mit Kleinbuchstaben beginnen, um die Kategorien schnell zu identifizieren.

Warum ist es wichtig, sein PARA-System regelmäßig zu pflegen?

Das regelmäßige Pflegen des Systems ist notwendig, um sicherzustellen, dass es weiterhin effektiv ist und die aktuellsten Informationen und Projekte widerspiegelt.

Wie unterscheiden sich Projekte von Arbeitsbereichen im PARA-System?

Projekte sind kurzfristig und werden schnell abgeschlossen, während Arbeitsbereiche langfristig sind und zu Themen gehören, die kontinuierlich bearbeitet werden.

Was sind Ressourcen im Kontext des PARA-Systems?

Ressourcen sind Informationen oder Daten, die man nicht direkt in der täglichen Arbeit verwendet, aber die für zukünftige Projekte oder Interessen gespeichert werden können.

Was sollte man tun, wenn man mit dem PARA-System beginnt?

Man sollte zunächst alle Informationen archivieren, den Posteingang leeren und dann mit einer sauberen und strukturierten Ausgangslage beginnen.

Outlines

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📚 Einführung in das PARA-System

In diesem ersten Absatz wird das PARA-System vorgestellt, das aus vier Kategorien besteht: Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen und Archiv. Oliver Münch, der Geschäftscoach und Kanalbetreiber, teilt fünf Tipps mit, wie man das System effektiv in den Alltag integrieren kann, um die Arbeitseffizienz zu steigern. Es wird betont, dass das System keine zusätzliche Belastung darstellen sollte, sondern die Arbeit erleichtern soll. Es wird darauf hingewiesen, dass man eine Inbox einrichten sollte, um unverzügliche Entscheidungen über die Zuordnung von Dokumenten zu vermeiden und diese regelmäßig zu leeren. Außerdem wird empfohlen, Ordnernummern zu verwenden, um die Zugriffshäufigkeit zu organisieren, und Namenskonventionen einzuhalten, um die Ordnerstruktur übersichtlich zu halten.

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🔢 Organisation und Pflege des PARA-Systems

Der zweite Absatz behandelt die Unterschiede zwischen den Kategorien des PARA-Systems und wie man sie effektiv nutzen kann. Es wird erläutert, wie man Projekte, Arbeitsbereiche und Ressourcen unterscheidet und wie man diese in das System einsortiert. Es wird betont, dass Projekte kurzfristig sind und schnell abgeschlossen werden sollten, während Arbeitsbereiche langfristiger und strategischer sind. Die Bedeutung von Ressourcen als Datenpool und das Archiv als Quelle für Inspiration und abgeschlossene Projekte wird ebenfalls thematisiert. Der Absatz endet mit der Aufforderung, das System lebendig zu halten und regelmäßig zu pflegen, um die Effektivität zu gewährleisten.

10:05

🗂️ Fortgeschrittene Verwendung des PARA-Systems

Der dritte Absatz bietet fortgeschrittene Tipps für die Verwendung des PARA-Systems, einschließlich der Verwendung von Suchfunktionen und der Bedeutung von detaillierten Namen für Ordner und Dateien, um die Wiederfindbarkeit zu erhöhen. Es wird auch auf die Ideen von Tiago Forte und David Allen verwiesen, die das System beeinflusst haben. Der Absatz schließt mit einem Aufruf, das System selbst anzupassen und zu personalisieren, und lädt dazu ein, Feedback und Erfahrungen im Kommentarbereich zu teilen.

Keywords

💡PARA-System

Das PARA-System ist ein Organisationssystem, das aus den vier Kategorien Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen und Archiv besteht. Es wurde im Video als Hauptthema vorgestellt und soll helfen, die Arbeit zu erleichtern, indem es eine klare Struktur für die Verwaltung von Aufgaben und Informationen bietet. Im Video werden Tipps und Tricks gegeben, wie man dieses System effektiv in den Alltag integrieren kann, um es nicht als zusätzliche Last, sondern als Hilfsmittel zu nutzen.

💡Inbox

Die Inbox ist ein zusätzlicher Bereich, der im Video vorgeschlagen wird und dient dazu, alle unverarbeiteten Informationen zu sammeln, die noch nicht kategorisiert wurden. Sie ist ein zentraler Ort für die Aufbewahrung von Dokumenten und E-Mails, die noch nicht zugeordnet wurden, und bildet die Basis für die Organisation im PARA-System. Im Video wird empfohlen, regelmäßig fünf Minuten pro Woche für das Sortieren der Inbox zu verwenden.

💡Ordnernummerierung

Im Video wird die Idee der Ordnernummerierung eingeführt, um die Ordnung und Zugänglichkeit der verschiedenen Kategorien im PARA-System zu verbessern. Durch die Zuweisung von Nummern an Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen und die Inbox können diese leichter sortiert und durchsucht werden. Zum Beispiel könnte die Inbox die Nummer Null haben, um immer an erster Stelle zu erscheinen.

💡Benennungskonventionen

Benennungskonventionen sind im Video als eine Methode zur Verbesserung der Organisation und des Zugriffs auf Informationen im PARA-System beschrieben. Es wird empfohlen, Projekte mit Emojis, Arbeitsbereiche mit Großbuchstaben und Ressourcen mit Kleinbuchstaben zu beginnen, um die verschiedenen Kategorien schnell und leicht identifizieren zu können.

💡Offline-Arbeit

Offline-Arbeit bezieht sich auf die Fähigkeit, effektiv zu arbeiten, auch wenn kein Internetzugang verfügbar ist. Im Video wird betont, dass das PARA-System auch offline funktioniert, was es einfach macht, lokale Kopien von Projekten und Arbeitsbereichen auf dem Computer zu speichern und somit unabhängig von Internetverbindungen zu arbeiten.

💡Backup

Backup ist ein Schlüsselbegriff im Video, der die Wichtigkeit von Datensicherung hervorhebt. Es wird empfohlen, regelmäßige Backups der Dateien durchzuführen, um Datenverlust zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen im PARA-System gesichert sind. Dies kann durch Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox erreicht werden.

💡Aktualisierung und Wartung

Aktualisierung und Wartung sind Begriffe, die im Video verwendet werden, um die Notwendigkeit zu betonen, das PARA-System regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Dies beinhaltet das Archivieren von abgeschlossenen Projekten, das Hinzufügen neuer Projekte und die Anpassung von Namen und Kategorien, um die Effektivität des Systems zu gewährleisten.

💡Kategorien

Kategorien sind im Video als die grundlegenden Einheiten des PARA-Systems definiert, die helfen, Informationen und Projekte logisch zu organisieren. Es werden vier Hauptkategorien beschrieben: Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen und Archiv. Jede Kategorie hat eine bestimmte Funktion und wird im Video näher erläutert, um zu zeigen, wie sie in der täglichen Arbeit eingesetzt werden kann.

💡Persönliche Anpassung

Persönliche Anpassung ist ein Konzept, das im Video betont wird, um die individuelle Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Benutzer zu berücksichtigen. Es wird empfohlen, das PARA-System an die eigenen Anforderungen anzupassen, indem man die Kategorien, Benennungskonventionen und Ordnerstruktur an die persönlichen Arbeitsabläufe und Prioritäten anpasst.

💡Suchfunktion

Die Suchfunktion wird im Video als ein wichtiges Werkzeug für die Navigation und das Finden von Informationen im PARA-System hervorgehoben. Es wird empfohlen, die Suchfunktion zu nutzen, um schnell und effizient nach Schlüsselwörtern oder Dateien zu suchen, die in den verschiedenen Kategorien gespeichert sind, insbesondere im Archiv.

Highlights

Einführung in das PARA-System: Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen, Archiv.

Tipps und Tricks zur effektiven Implementierung des PARA-Systems im Alltag.

Erstellen einer fünften Kategorie 'Posteingang' für unzuweisbare Elemente.

Wöchentliches Leeren des Posteingangs und Sortieren der Inhalte.

Ordnen der Ordner durch Nummerierung, um die Reihenfolge beizubehalten.

Benennungskonventionen zur schnellen Erkennung der Kategorien.

Arbeiten mit dem System auch offline möglich.

Wichtigkeit von Datensicherungen und Verwendung von Cloud-Speicherdiensten.

Das PARA-System als dynamisches Werkzeug, das regelmäßig gewartet werden muss.

Vergleicht das PARA-System mit einem Küchenschrank, der regelmäßig sortiert wird.

Unterscheidung zwischen Projekten (kurzfristig) und Arbeitsbereichen (langfristig).

Ressourcen sind für alle Arten von Daten gedacht, die nicht direkt im Arbeitsprozess verwendet werden.

Der Archivbereich für nicht mehr relevante Informationen.

Das System muss lebendig gehalten werden, ähnlich wie ein Pflanzenwuchs, der gepflegt wird.

Die Archivierung als Inspirationsquelle für zukünftige Projekte oder Ideen.

Die Notwendigkeit, die Namen der Projekte und Ordner so zu wählen, dass sie später leicht gefunden werden können.

Das PARA-System basiert auf Ideen von Tiago Forte und David Allens 'Getting Things Done'.

Rat, alle Informationen zu archivieren und dann von Grund auf neu zu beginnen.

Aufforderung an die Zuschauer, Feedback zu geben und das Video zu liken oder zu abonnieren.

Transcripts

Welcome to the second video on the topic of PARA.

In my last video I briefly explained what the PARA system is all about and

what the four letters stand for.

Projects, workspaces, resources, archive.

Check it out if you haven't seen it yet.

In this video I'll go over tips and tricks on how to implement the whole thing well in everyday life

so that it makes your work easier and not an additional burden,

not a system that somehow creates more work than it brings.

That's why I have five tips and in the second part I'll briefly go into the differences in the categories

in detail, perhaps also to answer questions you may have about

where do I classify things?

Hello, my name is Oliver Münch, I am a business coach.

This channel is about working healthily and productively.

The first tip I can give you is to create

a fifth category in addition to the four categories, an inbox where everything goes in that you may not be able to assign immediately.

However, you then need a good rhythm to clear out this inbox.

So maybe take five minutes once a week to sort what's in your inbox

into individual folders.

Tip two, number your folders.

Just miss it. Numbers do not change in the order and can always be restored

so that the projects are at the beginning.

These are the ones you access most often by far

and the workspaces come second.

Resources is the third most common thing you work with.

Definitely number four.

And the inbox that I just spoke about could even be given the number zero,

so that it is always at the top and always available to you.

Tip number three is naming conventions.

Sometimes you can't see the entire path where I am.

And it helps if you know exactly which category you are currently in.

What type of folder is this that you are currently sorting your information into?

One suggestion is that you start your projects with emojis.

That's definitely always an eye-catcher and you know, okay, that's what's primarily important,

that the work areas start with a capital letter

and the things under the resources are simply written completely in small letters.

This means you can quickly see which category it is.

Tip number four.

You can also work perfectly with the system offline.

You know that all the things you need

are in the project folder.

This means that if you don't have internet somewhere,

it's easy to download things locally to your computer, for example.

And then you can also disconnect that from the internet.

Maybe even as an idea to be productive,

to not distract yourself with new emails or something like that,

to simply go completely offline or go out to the park

to be able to work well.

And this is particularly easy to do with the system

because all the things are in one place.

That you don't have to look for.

And tip number five.

Backups.

I think this is by far the most overlooked thing.

No matter what device you have it on,

whether on your cell phone or on your PC, your files.

Find a way to use a backup somewhere.

Whether it's one of the cloud storage systems,

Google Drive, OneDrive, Dropbox, I don't know.

Most people will use something like that somehow.

Back up your data.

How quickly will that go away?

And it's about putting together a large source of information

where you can get all the information you need.

That would be a real shame if something happened to it.

Of course you also have to maintain your system.

It's not something that works by itself.

This is similar to tidying up your apartment.

I just have to do that every now and then.

Maybe I want to do that to ensure my ability to work.

I compared the parasystem a bit to my pantry in the kitchen.

The things that I need often are at the front and the things that I don't need so often are at the back.

And every now and then it just makes sense to take a look at the closet.

Maybe my Indian phase in the kitchen is over and I can

move the spices I used for this a little further back.

And it's the same with our projects that we store in the parasystem or all other content.

So I can give you five minutes a week.

Firstly, to clear out your inbox.

Secondly, to create the new projects that have been added accordingly.

So you can also get the information out of your inbox,

organize it into projects or work areas, or consider it as a resource.

Are the projects still current or do they need to be archived?

Maybe also take a look at the names again.

Does it still work that way? Is it still the case that

the projects contain exactly the things that are currently on your to-do list?

That's why it doesn't hurt to actually name the projects like you name your to-do list items.

At least with a verb that makes it clear what you actually want to do.

Maybe we can take another look at where I should best sort things.

I already said it in the last video section.

Projects are things that have a short term duration, that you work through quickly, and that

disappear again very quickly. And it kind of makes sense to put things under the projects

so that they don't clutter up the folders in your work areas.

So these are things that are only there for this specific project and should be classified there.

There are actually two different types of people.

There are those who are more interested in actions, meaning they create a lot more projects,

things that they can process quickly.

And when one is done, move on to the new one.

They may have a hard time

putting their stuff neatly under projects.

The topics in the work areas are more long-term.

Things that I don't complete, but that are actually ongoing.

The second type of people are those who find it difficult to get started with things,

who tend to stay in their areas of work, in the topics and try

to think strategically, but then fail to

implement the things into projects and even more so tackle the projects yourself.

And complete.

In the last video I

gave the example of the marathon, which I can prepare for.

A similar example would be

to look again at maybe content creation as a work area

, for example if you make YouTube videos and that's a specific video,

a specific topic that I'm currently working on.

So that would be a project.

And then I have different numbers of projects that I then file.

While all of the considerations

I have, perhaps including my content strategy, belong more to the work area and

should be filed there or saving money for vacation.

It's just a specific project, maybe even booking and

planning a vacation, while generally finances or health

are an area of ​​work that we work on continuously.

So it's not just the timeliness of the issue.

One is it completed, one is

perhaps even due, but also a type of approach.

Is it something we

deal with continuously or are they short-term things that also

need a completely different approach? The second distinction

we should look at again would be resources and work areas.

The fact is that both topics can actually be involved in both things.

The only difference here is that work areas

are something that are part of my everyday work.

While under resources

there are either things that I store information that I don't work with myself.

For example, if I'm a content creator, my collection

of photos could be there that I can use every now and then when I

need them for a post. Or there are hobbies, things that I'm somehow interested in,

for which I collect information

when I've started programming, but that

's not actually my real area of ​​work and I then put everything on the subject of programming

under my resources everything is in one place.

And as I said, these areas and the resources, it can happen that they

also change their location, so that the work area then becomes a resource again

when it changes from a job to a hobby or the other way around, that I move on from

my programming hobby do a job once and then I just move things around

. And if you stick to the naming convention, then rename it

accordingly. So the resources are a big data pool

where you put examples, pictures, maybe best practices of something.

And the archive is all information that is no longer relevant at the moment.

These could be hobbies that you no longer pursue.

These can be areas of work that have been completed for you because you

are no longer active in that area, or they can simply be projects that you have completed.

The whole thing is not a static system.

So you have to remember that this is alive and this must also live.

That means you have to deal with it too.

And the archive, for example, can

be an incredible source of inspiration. If you're looking for something on a topic, go

to the archive. Hopefully the majority will also

use the search function, which can then be used excellently to

search for keywords.

So it's not about me storing all the information neatly, but also

really in the individual folders that you have.

Think about what you want to name the things so that I can find them again.

Especially when I

put something in my inbox in the heat of the moment and

then think to myself, okay, what is it actually about?

That I describe exactly what is actually inside and use a name that

will be apparent later.

What it actually means.

I actually think it's a nice image that all the information that we

store now goes into a time capsule, so to speak, and I store it for a later point in time

, not for now. That means I have to

know at a later date what this information is that I put there.

The whole thing

is based on ideas from Tiago Forte

and perhaps some people have noticed that a lot of

ideas from Getting Things Done by David Allen are also included.

The idea with the inbox.

So that would be one way to store data.

You now understand the system.

I've given you a few more examples and tips and tricks on how you

can implement it and now it's time to specify the things for you.

So the first thing

to do is to throw out all the information, put it in the archive and just start from scratch.

And then, instead of searching,

just find it.

And if you liked the video, I would be happy

if you would like or subscribe to the channel.

In the comments I would be interested to know whether you

have already tried the system, whether you use it or whether it raises any questions

that I might be able to address later.