Mooc-MejPro-Matriz-responsabilidades

Summary

El video enseña a crear una matriz de responsabilidades para gestionar tareas y actividades. Se sugiere empezar con una lista de tareas y nombres de las personas implicadas, eligiendo un formato de matriz y asignando responsabilidades y fechas. Se usan símbolos para indicar roles como responsables principales ('p'), colaboradores ('c') e informantes ('I'). Se destaca la importancia de equilibrar la carga de trabajo y ajustar la participación al grupo. También se menciona la posibilidad de adaptar el formato a las necesidades del grupo.

Takeaways

• 📝 Aprender a usar la matriz de responsabilidades para gestionar tareas y actividades.
• 🌪️ Crear una lista de tareas utilizando técnicas como la tormenta de ideas.
• 👥 Identificar a los miembros del equipo y posibles colaboradores externos.
• 📊 Elegir el formato de la matriz de responsabilidades que mejor se adapte al proyecto.
• 📅 Asignar fechas y plazos para cada tarea considerando la capacidad y disponibilidad de los miembros.
• 🔑 Utilizar códigos y signos en la matriz para indicar roles como 'responsable' (P), 'colaborador' (C) e 'informante' (I).
• ➕ Marcar con un signo más aquellos colaboradores con un poco más de responsabilidad.
• 📋 Incluir celdas en blanco para tareas donde no interviene ciertos miembros del grupo.
• 🔢 Realizar un recuento de las tareas asignadas a cada persona para asegurar una distribución equitativa.
• 🔄 Adaptar el formato de la matriz a las necesidades específicas del grupo y a la información que se desee rastrear.

Q & A

¿Qué es una matriz de responsabilidades y cómo se utiliza en un proyecto de mejora?

Una matriz de responsabilidades es una herramienta que muestra una lista de actividades o tareas, permite asignar responsabilidades y fechas, y comprueba el grado de avance del trabajo de un grupo. Se utiliza para organizar y monitorear el progreso de las tareas en un proyecto de mejora.

¿Cómo se inicia el proceso de crear una matriz de responsabilidades?

El proceso comienza creando una lista de tareas, utilizando técnicas como la tormenta de ideas o cualquier otro método que se desee. También se identifican los nombres de las personas que pueden participar en el desarrollo de esas tareas.

¿Por qué es importante identificar a las personas que participarán en un proyecto?

Es importante para asegurar que todos los miembros del equipo de mejora y, si es necesario, personas externas o departamentos, conozcan sus roles y sean capaces de colaborar en el proyecto de manera efectiva.

¿Qué se considera al elegir el formato de la matriz de responsabilidades?

Al elegir el formato, se debe tener en cuenta la información que se desea registrar, como la prioridad de las tareas, las fechas de finalización, quién es responsable de cada tarea y el estado actual de cada tarea.

¿Cómo se asignan las responsabilidades y fechas a las tareas en la matriz?

Se asignan teniendo en cuenta la capacidad de las personas para realizar las tareas y su disponibilidad o carga de trabajo actual. Se utilizan signos o códigos para indicar la responsabilidad principal, colaboración y suministro de información.

¿Qué simboliza la letra 'P' en la matriz de responsabilidades?

La letra 'P' indica que la persona que encabeza la columna tiene la responsabilidad principal de que la tarea se realice según lo planificado y se cumplan las fechas asignadas.

¿Qué representa la letra 'C' en la matriz?

La letra 'C' identifica a la persona que colabora en la realización de la tarea, aunque no sea la responsable principal.

¿Cuál es el significado de la letra 'I' en la matriz de responsabilidades?

La letra 'I' marca que la persona es quien suministrará información, una forma específica de colaboración que generalmente implica una intervención más breve.

¿Qué se entiende por 'subespecialista' en el contexto de la matriz de responsabilidades?

Un 'subespecialista' es alguien cuya colaboración es un poco más que la de un colaborador normal pero que no alcanza la responsabilidad principal, y se marca con un signo más al lado de la 'C'.

¿Cómo se aborda la posibilidad de que haya celdas en blanco en la matriz?

Las celdas en blanco indican que hay tareas en las que algunas personas no intervienen, lo cual es normal y depende de la distribución de responsabilidades y habilidades dentro del grupo.

¿Cómo se puede utilizar la matriz de responsabilidades para evaluar la equidad del trabajo en un grupo?

Las últimas filas de la matriz se utilizan para hacer un recuento de las tareas asignadas a cada persona como responsabilidad principal o como colaboradores, lo que permite ver si la participación del grupo es equilibrada y si se ajusta a la capacidad y disponibilidad de cada miembro.

¿Cómo se pueden personalizar las matrices de responsabilidades según las necesidades del grupo?

Se pueden personalizar agregando o modificando columnas para incluir información específica, como la prioridad de las tareas, el estado de programación, participantes adicionales o cualquier otra dimensión que se desee controlar.

¿Por qué podría ser útil utilizar una matriz de responsabilidades adaptada para grupos más grandes?

Una matriz adaptada puede ser útil para grupos más grandes porque permite una mayor visibilidad y organización sin la limitación de espacio que podría presentarse con matrices más tradicionales, especialmente cuando se trabaja con herramientas digitales como tableros o pantallas grandes.