【初心者の悩みを全解決】一流の議事録の取り方/書き方講座。元外資コンサルのコーキが「型」を伝授します。

ユースフル / スキルの図書館

27 Aug 202118:15

Summary

TLDRこの動画では、ビジネスプロフェッショナル向けに効果的な議事録の取り方について詳しく解説しています。外資コンサル出身者が以前使用していたテンプレートを基に、議事録を同じ形式で記録することで、ビジネス成果の向上につながることを紹介。議事録の目的、事前準備、会議中のポイント、メモの取り方、そして基本構成の理解に至るまで、議事録作成の極意を学べます。また、実際に使われている議事録フォーマットも公開し、議事録がプロジェクト進行や情報共有においていかに重要であるかを伝えています。

Takeaways

📝 議事録のテンプレートはビジネスの成果を向上させるツールである。
👥 外資コンサル出身のチームメンバーが議事録の作成方法を組織全体に浸透させた。
💡 議事録を速やかに整理し、共有することで商談の進行がスムーズになる。
🔍 議事録は共通の理解を確認し、次のアクションを明確にするために重要である。
📊 議事録の品質を高めるコツには、事前準備、会議中の注意点、議事録作成のプロセスが含まれる。
✍️ 効率的なメモ取り方法として、日本語の省略や単語登録機能の利用、Excelでのメモ取りが挙げられる。
📅 議事録は会議の目的とアジェンダ、出席者を明確にすることから始める。
🎯 議事録作成の目的は、出席者間の認識のズレを防ぎ、必要な情報を共有することにある。
🔑 議事録の基本構成には、入力情報、決定事項、課題、次のアクションが含まれる。
🚀 議事録の取り方をマスターすることはビジネススキルの向上に直結する。

Q & A

議事録を作成する目的は何ですか？
-議事録作成の目的は大きく2つあります。一つ目は出席者同士の認識の統一、二つ目は欠席者への情報共有です。
議事録作成における事前準備には何が含まれますか？
-事前準備には、会議目的の確認、会議アジェンダの確認、会議出席者の確認が含まれます。
会議中のメモ取りで工夫すべき点は何ですか？
-メモ取りの工夫点としては、日本語を省略してメモする、変換機能を活用する、Excelでメモを取るなどがあります。
議事録の基本構成にはどのような項目が含まれますか？
-議事録の基本構成には、入力情報、決定事項、課題、次のアクションなどが含まれます。
認識のずれを防ぐために議事録で記載すべきことは何ですか？
-認識のずれを防ぐためには、決まったこと、決まっていないこと、次のステップを明確に記載すべきです。
議事録作成時に事前に確認すべき会議のアジェンダとは何を意味しますか？
-会議のアジェンダとは、会議で話し合われる予定の議題や順序を指し、目的達成のための道筋となります。
Excelを使ってメモを取るメリットは何ですか？
-Excelを使用するメリットには、重要事項を構造的に整理できることや、入力の手間を省けることがあります。
会議での発言者の把握が議事録作成でなぜ重要ですか？
-誰が何を発言したかを把握することで、内容の正確性を保ち、後で発言者による確認や追加情報の提供が容易になります。
議事録で決定事項と次のアクションを区別する理由は何ですか？
-決定事項は会議で合意された内容を示し、次のアクションはそれに基づいて行われる具体的なステップを示すためです。
議事録がプロジェクト進行においてどのように役立つか説明してください。
-議事録は、プロジェクトの合意事項や次のステップを明確に記録し、参加者間の認識の統一や情報共有を促進し、効率的な進行を支援します。

Outlines

00:00

👨‍🏫 議事録作成のメリットと基本的な目的

この段落では、議事録作成の2つの主な目的が説明されています。1つ目は出席者同士の認識ずれを防ぐこと、2つ目は会議の内容を情報共有することです。認識ずれを防ぐ例として、システムの進捗報告の誤解について詳しく説明されています。議事録は認識の共有と情報共有に重要な役割を果たすことが強調されています。

05:00

🕰️ 議事録作成における3つのプロセスと具体的な Tips

この段落では、議事録作成において踏むべき3つのプロセス(事前準備、会議参加、議事録作成)が説明されています。各プロセスで重要なポイントが挙げられ、特に会議参加時のメモ取りの工夫として、(1)日本語の省略、(2)単語登録機能の活用、(3)エクセルでのメモ取りが紹介されています。単語登録機能の活用法は画面共有しながら詳しく解説されています。

10:02

📄 債事録フォーマットの紹介

この段落では、講師が実際に使用している議事録フォーマットが紹介されています。フォーマットは大きく4つの構成要素(1.入力情報、2.決定事項、3.課題、4.次回アクション、その他共有事項)で構成されています。各要素の役割と記載内容が詳しく説明されており、決定事項と課題の違いについても解説がなされています。

15:04

✅ まとめと勉強法の紹介

この最終段落では、動画全体のポイントをまとめています。議事録作成の目的と、3つのプロセスにおけるポイントが再度強調されています。また、視聴者への呼びかけとして、関連する勉強法の動画が紹介されています。最後に、お勧めの参考書リストを提供する旨が述べられており、視聴者に対する具体的なフォローアップが行われています。

Mindmap

Keywords

💡議事録

文書化された会議の記録のこと。議論された内容、決定事項、課題、次の行動計画などを記載する。本動画では、議事録の作成方法と重要性が説明されている。議事録は出席者間の認識ずれを防ぎ、情報の共有を促進するための重要なツールである。

💡認識合わせ

会議参加者全員が同じ理解を共有することを指す。本動画では、議事録作成の主な目的の1つとして「出席者同士の認識そごの防止」が挙げられている。議事録にはっきりと決まったことを書くことで、参加者の認識のズレを防げる。

💡情報の共有

会議の内容や決定事項を関係者全員で共有すること。本動画では、議事録作成の目的の1つとして「欠席者や後から関わる人への情報提供」が挙げられている。議事録があれば過去の経緯を遡って理解できるので、プロジェクトの円滑な遂行に役立つ。

💡事前準備

会議に先立って行う準備作業のこと。本動画では、「目的の確認」「アジェンダの確認」「出席者の確認」を事前準備の3つのポイントとして挙げている。事前準備をしっかりと行うことで、会議中のメモ取りがスムーズになる。

💡メモ取り

会議中に発言された内容を書き留めること。本動画では、議事録作成の際にメモを取ることが重要視されている。メモを取る際の工夫として、「日本語の省略」「変換機能の活用」「エクセルでのメモ」の3つが紹介されている。

💡決定事項

会議の中で最終的に合意された内容のこと。本動画で紹介されている議事録のフォーマットには「決定事項」の欄がある。決定事項をはっきりと記載することで、会議参加者の認識の統一を図ることができる。

💡課題

会議で議論されたが、まだ決着がついていない未解決の事柄のこと。本動画のフォーマットには「課題」の欄が設けられており、次回以降に引き継ぐべき課題を明記することが推奨されている。

💡ネクストアクション

次に取るべき行動のこと。本動画のフォーマットには「ネクストアクション」の欄があり、会議で決まった次のアクションをまとめて記録する。これにより、参加者間で次のステップを共有できる。

💡認識のズレ

会議の内容に対する出席者間での理解の違いや食い違いのこと。本動画では、議事録を作成する最大の目的が「出席者同士の認識そごの防止」であると説明されている。認識のズレは議事録を書くことで防げるという主張がなされている。

💡フォーマット

文書や資料の決まった書式や形式のこと。本動画の終盤では、講師が実際に使用しているオリジナルの議事録フォーマットが画面共有で紹介されている。このフォーマットには「会議情報」「決定事項」「課題」「ネクストアクション」などの項目が含まれる。

Highlights

議事録を作成する目的は、出席者間の認識ずれを防ぐことと、会議の内容を関係者に情報共有することにある。

会議の目的、アジェンダ、出席者を事前に確認することが重要。

メモを取る際は、言葉を省略したり、右クリック変換機能を活用することが有効。

エクセルでメモを取ることで、入力の手間が省け、構造的に整理できる。

議事録の基本構成は、① 会議情報、② 決定事項、③ 議題、④ ネクストアクション、⑤ その他共有事項で構成される。

決定事項とは、会議の参加者が最終的に合意したことを記載する。

議題とは、決まっていないことや課題を記載する。

ネクストアクションとは、会議で出た次にやらなければならないタスクを記載する。

その他共有事項には、会議の流れや経緯を備忘録として残す。重要度次第で記載は任意。

会議中はメモに集中し、後から議事録の構成に当てはめて作成する。

議事録を作成することで、認識のずれを防ぎ、円滑なプロジェクト進行が可能になる。

良質な議事録を作成できるかどうかは、ビジネススキルの高さを示す。

単語登録機能を活用することで、入力の時短が可能。

画面共有を活用して、実際の議事録作成プロセスを説明している。

他社の良いプラクティスを自社にも取り入れ、チーム全体で共有することが重要。