【初心者の悩みを全解決】一流の議事録の取り方/書き方講座。元外資コンサルのコーキが「型」を伝授します。
Summary
TLDRこの動画では、ビジネスプロフェッショナル向けに効果的な議事録の取り方について詳しく解説しています。外資コンサル出身者が以前使用していたテンプレートを基に、議事録を同じ形式で記録することで、ビジネス成果の向上につながることを紹介。議事録の目的、事前準備、会議中のポイント、メモの取り方、そして基本構成の理解に至るまで、議事録作成の極意を学べます。また、実際に使われている議事録フォーマットも公開し、議事録がプロジェクト進行や情報共有においていかに重要であるかを伝えています。
Takeaways
- 📝 議事録のテンプレートはビジネスの成果を向上させるツールである。
- 👥 外資コンサル出身のチームメンバーが議事録の作成方法を組織全体に浸透させた。
- 💡 議事録を速やかに整理し、共有することで商談の進行がスムーズになる。
- 🔍 議事録は共通の理解を確認し、次のアクションを明確にするために重要である。
- 📊 議事録の品質を高めるコツには、事前準備、会議中の注意点、議事録作成のプロセスが含まれる。
- ✍️ 効率的なメモ取り方法として、日本語の省略や単語登録機能の利用、Excelでのメモ取りが挙げられる。
- 📅 議事録は会議の目的とアジェンダ、出席者を明確にすることから始める。
- 🎯 議事録作成の目的は、出席者間の認識のズレを防ぎ、必要な情報を共有することにある。
- 🔑 議事録の基本構成には、入力情報、決定事項、課題、次のアクションが含まれる。
- 🚀 議事録の取り方をマスターすることはビジネススキルの向上に直結する。
Q & A
議事録を作成する目的は何ですか?
-議事録作成の目的は大きく2つあります。一つ目は出席者同士の認識の統一、二つ目は欠席者への情報共有です。
議事録作成における事前準備には何が含まれますか?
-事前準備には、会議目的の確認、会議アジェンダの確認、会議出席者の確認が含まれます。
会議中のメモ取りで工夫すべき点は何ですか?
-メモ取りの工夫点としては、日本語を省略してメモする、変換機能を活用する、Excelでメモを取るなどがあります。
議事録の基本構成にはどのような項目が含まれますか?
-議事録の基本構成には、入力情報、決定事項、課題、次のアクションなどが含まれます。
認識のずれを防ぐために議事録で記載すべきことは何ですか?
-認識のずれを防ぐためには、決まったこと、決まっていないこと、次のステップを明確に記載すべきです。
議事録作成時に事前に確認すべき会議のアジェンダとは何を意味しますか?
-会議のアジェンダとは、会議で話し合われる予定の議題や順序を指し、目的達成のための道筋となります。
Excelを使ってメモを取るメリットは何ですか?
-Excelを使用するメリットには、重要事項を構造的に整理できることや、入力の手間を省けることがあります。
会議での発言者の把握が議事録作成でなぜ重要ですか?
-誰が何を発言したかを把握することで、内容の正確性を保ち、後で発言者による確認や追加情報の提供が容易になります。
議事録で決定事項と次のアクションを区別する理由は何ですか?
-決定事項は会議で合意された内容を示し、次のアクションはそれに基づいて行われる具体的なステップを示すためです。
議事録がプロジェクト進行においてどのように役立つか説明してください。
-議事録は、プロジェクトの合意事項や次のステップを明確に記録し、参加者間の認識の統一や情報共有を促進し、効率的な進行を支援します。
Outlines
👨🏫 議事録作成のメリットと基本的な目的
この段落では、議事録作成の2つの主な目的が説明されています。1つ目は出席者同士の認識ずれを防ぐこと、2つ目は会議の内容を情報共有することです。認識ずれを防ぐ例として、システムの進捗報告の誤解について詳しく説明されています。議事録は認識の共有と情報共有に重要な役割を果たすことが強調されています。
🕰️ 議事録作成における3つのプロセスと具体的な Tips
この段落では、議事録作成において踏むべき3つのプロセス(事前準備、会議参加、議事録作成)が説明されています。各プロセスで重要なポイントが挙げられ、特に会議参加時のメモ取りの工夫として、(1)日本語の省略、(2)単語登録機能の活用、(3)エクセルでのメモ取りが紹介されています。単語登録機能の活用法は画面共有しながら詳しく解説されています。
📄 債事録フォーマットの紹介
この段落では、講師が実際に使用している議事録フォーマットが紹介されています。フォーマットは大きく4つの構成要素(1.入力情報、2.決定事項、3.課題、4.次回アクション、その他共有事項)で構成されています。各要素の役割と記載内容が詳しく説明されており、決定事項と課題の違いについても解説がなされています。
✅ まとめと勉強法の紹介
この最終段落では、動画全体のポイントをまとめています。議事録作成の目的と、3つのプロセスにおけるポイントが再度強調されています。また、視聴者への呼びかけとして、関連する勉強法の動画が紹介されています。最後に、お勧めの参考書リストを提供する旨が述べられており、視聴者に対する具体的なフォローアップが行われています。
Mindmap
Keywords
💡議事録
💡認識合わせ
💡情報の共有
💡事前準備
💡メモ取り
💡決定事項
💡課題
💡ネクストアクション
💡認識のズレ
💡フォーマット
Highlights
議事録を作成する目的は、出席者間の認識ずれを防ぐことと、会議の内容を関係者に情報共有することにある。
会議の目的、アジェンダ、出席者を事前に確認することが重要。
メモを取る際は、言葉を省略したり、右クリック変換機能を活用することが有効。
エクセルでメモを取ることで、入力の手間が省け、構造的に整理できる。
議事録の基本構成は、① 会議情報、② 決定事項、③ 議題、④ ネクストアクション、⑤ その他共有事項で構成される。
決定事項とは、会議の参加者が最終的に合意したことを記載する。
議題とは、決まっていないことや課題を記載する。
ネクストアクションとは、会議で出た次にやらなければならないタスクを記載する。
その他共有事項には、会議の流れや経緯を備忘録として残す。重要度次第で記載は任意。
会議中はメモに集中し、後から議事録の構成に当てはめて作成する。
議事録を作成することで、認識のずれを防ぎ、円滑なプロジェクト進行が可能になる。
良質な議事録を作成できるかどうかは、ビジネススキルの高さを示す。
単語登録機能を活用することで、入力の時短が可能。
画面共有を活用して、実際の議事録作成プロセスを説明している。
他社の良いプラクティスを自社にも取り入れ、チーム全体で共有することが重要。
Transcripts
はいどうもみなさんこんにちはエクセルの
プロ microsoft mvp の長
でございます本日は議事録の取り方の極意
ということでビジネスプロフェッショナル
が集うユースフルで実際に使われている
議事録のテンプレート大公開しちゃおうと
いう企画になっています
うちの会社には外資コンサル出身の人間が
いるんですが
彼が実際ね前世で使っていたものを家の
組織全体に浸透させてチームメンバー全員
が同じような議事録の書き方をしています
でこれをやることで結果的にビジネスの
成果が上がるようになっていくんですね
今日の動画を見るメリット大崎に伝える
ために維持力のせいかのところを離して
置くと
例えば営業の長打ですねクライアントとお
話をして縫合をこういうことが決まって
いきました
で次回 next アクションはこういう
ことをしていきましょうみたいなことを
議事録にきちんとまとめてこちらから先方
に送るということがスピーディにできるに
なるとこれがね商談を10分後20分後と
かそんぐらいのタイムラインでできるよう
になると先方はですものすごく安心感を
覚えますまず共通認識きちんとでお互いに
話し合ったこと事実にそうがないかという
のを確認できますし次誰が何をやるのかと
いうボール餅をその場で確認することが
できる結果としてね商談がその場で終わる
んじゃなくてきちんと
次のアクションお互いに合意してるんで
跳弾がどんどんどんどん上がっていくん
ですねテキストベースで起こしておくと
その後の音振り返りも簡単ですしこういっ
たところを徹底できるかどうか議事録を
下付若手が楽ちんとこういうすごさを理解
しているかどうかってどうがポイントに
なってきますというわけで本日はですね
16を書く若手がエコー入ったですね記事
力の凄さポイントみたいなところを理解し
てるかどうかがポイントですので今日の
この動画へ是非ですね周りのメンバーも
ありを後輩とかね共有してあげてください
というわけで本日もスペシャルゲスト帽子
ですねうちの社内におりますコーヒ組んで
ございます船長出身で今はですねうちの
スキル事業の愛開発マネージャーを務めて
おります伊藤弘輝君でございますぜひです
ね彼からいろんな学びを吸収して本日の
維持6の取り方の極意学んでみてください
フィー有数ですねキャリアアップへスキル
アプリつながるようなたくさんのお話しし
ておりますのでこの時点で是非チャンネル
登録で66位来よろしくお願い致します
それが一緒に学んでまいりましょう
よろしくお願いします
有するでは皆さんの人生が変わるような本
の一覧ご用意いたしましたぜひ概要欄の
url チェックしてみてください今日は
入線府が後期です本日は色9の書き方と
コツについてお話ししていきます
ところで今は新人や若手社会人の皆さん
上司の方から突然
じゃあ今日の義塾よろしくね安定16作成
係に任命されることはありませんか阿蘇し
て任命されたもののメモがうまくとれない
であったり作成した義塾のないように
なかなか調子が納得していくでないと誰の
方は少なくないかなと思います
実際私もそうでした私自身は悪戦ちゃんっ
ていう外資系のコンサルティング会社に
勤めていたのですが入社当初はボロボロで
上司からの日16レビューはすでに検索の
赤ペンチェックで真っ赤でしたしかし何十
10枚何百枚と16作成を振り返す中で
少しずつコツを掴んでいくことができまし
た
議事録は構成や書き方のちょっとしたこっ
さえつかめれば台でもクオリティの高い
ものが書けるようになります
動画の最後には実際に私が今有する
株式会社で活用している議事録
フォーマットをご紹介するのでぜひ最後
までご視聴くださいそれではよろしくお
願い致します
まず大前提ですが議事録を作成する目的は
大きく2つあると言えます一つ目は出席者
同士の認識そごうの文字です2つ目は必須
出席者への情報周期ですまず一つ目につい
て会議中スリ合ってると思っていた認識が
実はずれてしまっていて後で問題になると
いうことは非常によくあります一つ目を
挙げると例えば
システム文の課長 a さんが来秋までに
進捗し量のバルバールをバツバツ2修正
省エネ暫定依頼を演じるような b さん
にお願いしたとします b さんははい
分かりましたと答え会議が終わりました
しかし課長は a さんの確認すると翌週
進捗資料は何も更新されておらず b 3
課長 a さんからこっぴどく怒られて
しまいましたこれは典型的な認識そこの
ベアと言えますレーサーの試遊進捗資料と
は習字の進捗シュアなんですが e 3は
月次の進捗資料だと誤認識しており誤った
生活を消費税してしまっていたのですここ
でも siri さんの議事録を作成しず
デートして厨二支局資料を修正するとを
記載しいえばその時点で課長 a さん
からの刺激をもらうことができ今回のミス
は発生していなかったはずです
このようにプロジェクトを円滑に進める上
で認識セグを伏せることは大きな意味が
ありますその手段として16は非常に有効
であるわけですちなみにこのに色素を防ぐ
ためには最低限決まったことを決まって
ないことリュージュの3つを過ぎ合わせて
おくと良いですそれぞれの具体的な説明は
またのちょうどします付いて二つ目ですね
二つ目はひっ出席者の情報羞恥です議事録
を確認するのはまず出席者だけではあり
ません統一の会議欠席者であったり過去の
プロジェクト型を遡るために他の
プロジェクトメンバーが閲覧することも
ありますそのため初見の人が見ても内容は
理解できるような日 s を担保種必要が
あるわけですねちなみにですがこのかこの
プロジェクト k 4遡ろうとした時に
意地が残されていないと大問題に発展する
ケースがあるので注意です
例えばシステム開発で発注者と受注者側で
強い対する認識層が発生しゃんは起きが
経過してしまい議事録にも晶石が残されて
いなかったというケースだったんですね
そうなると入ったてないの水掛けが朝に
なってしまって最終的には裁判ばの発表し
たなんていうケースも聞いたことがあり
ます特に大規模プロジェクトや社外フット
を行うかいい手はそこに気をつけておき
ましょう
そんな議事録ですが作成関連までには三つ
のプロセスを踏みます1事前準備2回位
参加パン美持続さん生ですこれらに対し
それぞれポイントをご説明していきます
26のスピードと品質を高めるかには事前
準備であります事前準備では次の3つを
確認するとよいです1カイリ目的の確認に
回帰アジェンダの確認さん会議出席者の
確認順番に説明していきます
まず一つ目は会議目的のかいいんです会議
には必ず目的がありますその会議は何の
ために開催されていて何をゴールとして
いるのかを必ず事前に確認しておき
ましょう目的を理解しておくと話しを内容
も頭に入って休んででもも取りやすくなり
ます二つ目は会議アジェンダの確認です
これは一つ目にも関連しているのですが
会議の目的を達成するためにそもそも
アジェンダは存在していますパク
アジェンダにおける話の論点を事前に把握
しておきましょう
また不明な単語があれば事前に調べておき
ましょうそうすることでスムーズに会議に
励ます3つ目は会議出席者の確認です議事
録を作成する上で誰が発言したのかは必ず
押さえておく必要があります国書体例の
メンバーが多い会議には名前を把握する
だけでも一苦労になるので以前に名前所属
そしてその人の役割まで確認しを切ると
よい
議事録担当であなたが会議でやることそれ
はメモを取ることですとにかくメモ取る
ことに集中してください
会議では複数のメンバーが発言している
ためでもなしではを w 1 h のよう
な重要事項を全て記録することはできませ
ん慣れないうちはすべての会話内容をメモ
し6良いですしかし今面を意外と難しい
ものです
こういうのも会話内容がそもそも理解でき
ないであったり改良が早くてメモが
追いつかないといった問題にぶつかって
しまうからですそんな問題に対し私が実際
にしていた工夫を3つご紹介しますまず一
つは日本語を省略してねもすることです
こうすることでベムの時間を楽しくでき
ます具体的には経営企画部を体きっと役し
たりプロジェクトマネージャーを英語で
pm と略したりしていました千メモなの
でここに落語は自分がは彼は何でも ok
です
二つ目は右側変換機能を使うことです右側
変換キロとは皆さんご存知の通り
キーボードで何も自己流6社場合に変換
候補を表示車食えるあれですねこの補足
変換ですが単語登録機能というものを使え
ば自分専用にカスタマイズすることができ
ますそれでは実際にが免許で説明していき
たいと思いますそれでは実際に画面共有で
暗号登録機能を説明していきますまずは
右下の日本語でああ英語でデート書いてる
んですねこちらを右クリックして ime
を負傷を開きますそして単語の追加バター
をクリックしますそうするとこちらの単語
登録画面が出てきます
この登録ではとある単語に対して自分
オリジナルの予備を設定することができ
ます例えば今皆さんがご視聴されている
ユースフルチャンネルパユースフル
チャンネルに読みを設定するとしますまず
有するチャンネルできるどう打つのめんど
くさいですよねこれを議事録でかくって
なると9回てる時間取られてしまって他の
音もがを得なくなってしまうっていう問題
があります
そこでここに読みに対して例えば
有するチャンネルの名前を言うと定めます
ここで登録をクリックするとわざわざ
ユースフルちゃんディップじゃなくても
いうとうち返還を押すとユースフル
チャンネルと言えば十分にクズですねこう
することによって無駄なーこー単語の
タイピングの時間が削減できますできる
っていうメリットがあるっていう形です
特にを単語の入力が面倒くさいような冷え
スタンっていうものを自分オリジナルの
読みを設定しておけば時短で new 文字
あるこうすることができるという話になっ
ています
そして3つ目はイクセルでメモを取ること
ですこれは意外とヤれない方が多いのかな
と思うんですけれどもメニューを取るのも
すごく苦手だった僕が引き継いた一つの
方法だったりとかしていますいまー画面
競泳で写しているんですけれども僕はいつ
もこのフォーマットあっていましん
税理士が項目が3つで誰が人そして木次回
はないよで3つ目が決定軸おかないという
有休議事録のポイントとなる要素ですねで
これらをエクセルの方がんでまとめてい
ましたこの形式であると何がいいかという
とメリット2つありまして一つがこの人
疑似重要事故この3つがしっかりと横の行
で紐づいた上で整理されてかけるっていう
のが入ってもう一つが入力の手間が省ける
という話ですということかというとお子今
a 列といい列にそれぞれ文字列を見てき
そうなものを入れているんですけどそう
すると all とした矢印機ですねを
選択すると上にあるものから1センター
できるんです
なので事前に上に3箇所を書いておきは
入力しなくても居るとして矢印キーて佐藤
さんって選択して例えば a と先ほどの
例で挙げた進捗
狩猟の
お新香
来週まあでにお願いしますっていう話が
あり次の女6でこれがから傘のキャラとし
たら承知しましたってやると今度はここの
部分でも決定事項というというパフェの中
からリストして矢印キーでエラーメッ次の
話も例えばの方さんがしゃべって
ほにゃららほにゃなる店
で今の加藤さんがしたゆ式 jr とした
流式で加藤さんがしゃべってほにゃらら
なる
でここが決定事項になるのであればまた
矢印ホールとし隊10式で決定児ポ見た
ような形で bs と泥率はもう入れる
内容が決まっているのでコマンドでオール
とした樹脂系でリスト選択でできるといっ
た形で無駄なタイピングもしなくていい
寿司構造的に整理できるということで僕は
このフォーマット事前に準備してこちらで
メモを整理しここを議事録に起こすという
作業をしていましたがこれはかなりオ
ススメなのでぜひ活用しに乗ってもいいか
なと思っていますはい
ここまで説明した事前準備と会議参加の
注意ポイントを意識することが出来れば
威力を作成する上でのインプットはすでに
揃っているはずですアウトプットとして
議事録を作成する上でもっとも大切な
ポイントは基本構成を理解の上いつもその
方にあてはめてい16を作成していくこと
です今回はそんな僕のオススメの方を
当てはめたフォーマットを紹介していき
たいとおもいますこのフォーマットは冒頭
で申し上げましたとおり今私が堆積して
いるユースフル株式会社で実際に活用し
得るフォーマットになっていますそれでは
路面教諭で実際に議事録品はとご紹介して
いきたいと思っていますこの有毒では大
大きく4構成になっています一つ目が入り
情報ですねこちらについては音に入りの
前提となるようなまぁ5 w 1 h に
該当するような情報を記載しています
日時あジェンダー出席者場所 aiff 集
ですねまぁこれを見ることによってただ
この会議に参加してない方 or どう
いう前提でパイが行うれたのかっていうの
が分かるという形になっております
次は決定事項です
ここがそーく解説でこちらについては会議
の参加者が最終的に結論として何を合意し
たのかという内容を記載する内容になって
います今回の例でいうとアジェンダの方に
ようたコーティング業の入る悪人っていう
アジェンダがありましたのでこのゴールが
両肺があってですねそこで最終的にが映り
したのが今後8たがライター業高級は
seo 対策業に専念するという風な決定
事項が参加者間で合意されたそれは徹底
時効になったという話になっていますで3
つ目が日第2集ですねまずかなりついては
決定自己ばしまったことであるとすると
課題は決まっていないことになります
この#2番でいうと3月の作成予定キース
に対し執筆できるライター人数が一番年
ほどたりて来ない今日はあと1から2名
ほど調達するような準備ができてないから
決まってない事って話ですね
手本は当時彼の課題として課題という分類
で1秒追加して循環になってますで次が
悠々という例はシンプルにミックス
アクションですねこの会議の中で出てきた
次やらなければいけないこと直近やら
なきゃいけないことキョロっておいで羽化
して記載しているという状態ですよく混同
されがち熱い質問を受けることも入れは
決定事項と中2の違いがわからないやって
いこうこの収支も人が多いんですけどここ
は決定自己を夢中血を引いて確定している
内容2所が短期で殺さなければいけない
タスクっていうふうに認識してもらえると
少しわかりやすいかなと思うのでそれは
少したまにいるとみてください最後がその
他共有十方ですねこちらについては上
ブロックのフォーマットで諸々あるんです
けど例えばこのされる私が今される第二し
ていたシステム開発のプロジェクトから
あればここは備忘録として会話の流れです
ね決定事項やホテルがどのような形で
生まれたのかっていうところでは a さん
が丸のしゃべれました b さんが丸々と
しゃべれましたそれがトゥーです見たいの
全て書いていたんですけどこれはケース
バイケースかなぁと思っていてこの晶石が
残す必要性あるようなプロジェクトであれ
ば回答がいいと思いますし今回あの私よう
なベンチャー eu であればそこまで晶
石を残す必要性はないのでファンダンメ
主要なさたき氏子だけ記載しているという
形がん
その3日本でいうと決定事項の位置がどう
いう経緯で決まったのかという内容をその
他組事項として入ってるっていう形になっ
ています
はい以上です
それでは最後に今回のポイントの抑えをし
ていきましょうまず議事録作成の目的は二
つとを説明致しました一つ目が出席者同士
の認識そうの帽子ですもう一つがキー出席
者への情報羞恥ですその上で16作成に
おけるポイントを3つのプロセスに分けて
ご説明しました一つが事前準備のプロセス
二つ目が会議3とのプロセス3つ女神白く
作成のプロセスです
各プロセスにおけるポイントについては
この場では割愛しますがぜひもう一度復習
して学習しておいて下さいねこれから
オープン動画はこちらで以上としたいと
思います知恵 nexstar へばい
ばーい
入って訳で本日いかがだったでしょうか
議事録の取り方の極意ということでねぜひ
皆さんの阿蘇の業務に生かしていただき
たいので早速実践してみてください動画を
見てよね忘れちゃうよという方たくさん
いらっしゃるかなと思いますこういった方
向けにね僕らとしてどういうような勉強法
をすると皆さんの日々の働き方に直結する
のか見たところをねサイエンスしていたり
もしますそういった動画過去に撮ったもの
ありますのでぜひですねこの概要欄の方の
url 覗いてみてくださいそこに関連
動画貼っておきますブレンディッド
ラーニングとかね新しい学習の会モデルを
僕らは試してますし飢え勉強法に関して
もっという風にしたら自分の脳に定着率が
高くねこういった動画の学びが九州して
いくのかというところも僕らとして
サイエンスしながらこの発信を続けてます
のでそういった勉強法に関する動画も行っ
ておりますぜひぜひ覗いてみてくださいと
いうわけで本日は16の取り方でしたねあ
ての社員がねメインに進めていくな業務か
なと思いますが非常にビジネスにおいては
このスキルセット高い人ほどよりですです
ので一生懸命ねえ今日のものを生かして
いってください本日も最後までご視聴
いただきありがとうございましたまた次回
をしましょうセレクターイン阿部
有するでは皆さんのビジネススキル
テクノロジースキルが伸びる人生が変わる
ような本の一覧ご用意いたしましたこの本
めっちゃ役に立つようで何で教えてくれる
こと ui に驚くぐらいの情報が
乗っかったポンドリストですのでぜひね
有するのメルマガ情報へ最新の情報と併せ
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ますか要チェックです
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