4.7 Cerrar el Proyecto a o Fase PMBOK 6

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16 Jan 201805:46

Summary

TLDREl cierre de un proyecto o fase es un proceso crucial que implica finalizar actividades, archivar información, completar el trabajo planificado y liberar recursos. El director del proyecto debe verificar el cumplimiento de objetivos y realizar actividades administrativas de cierre, como actualizar documentos, resolver incidentes, y asegurar la aceptación de entregables por parte del cliente. También implica recopilar registros, auditar el éxito del proyecto, gestionar el conocimiento y transferir productos o servicios a la siguiente fase. Este resumen destaca la importancia del juicio de expertos y la destreza del director de proyecto en garantizar el éxito y el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Takeaways

📚 El cierre de un proyecto o fase es un proceso que implica finalizar todas las actividades y archivar la información del proyecto para liberar recursos.
🗓️ El director del proyecto debe verificar que se han cumplido todos los objetivos del proyecto antes de proceder con el cierre.
🔍 Se realiza una revisión del plan de dirección del proyecto para asegurarse de que todo el trabajo esté completo y se hayan alcanzado los objetivos.
📋 Las actividades de cierre administrativo incluyen actualizar documentos, resolver incidentes y formalizar la aceptación de entregables por parte del cliente.
💼 Se cierran las cuentas del proyecto, se reasignan recursos y se elaboran informes finales según sea necesario.
🗂️ Se realizan actividades para cumplir con los acuerdos aplicables, como confirmar la aceptación del trabajo y actualizar registros.
🔑 Se recopilan registros del proyecto y se audita el éxito o fracaso del mismo, gestionando el intercambio y transferencia de conocimiento.
🔍 Se identifican las lecciones aprendidas y se archiva la información del proyecto para su uso futuro por la organización.
🚀 Las acciones y actividades necesarias para transferir productos, servicios o resultados al siguiente fase también son parte del proceso de cierre.
📉 Se recolectan sugerencias para mejorar o actualizar políticas y procedimientos, y se mide la satisfacción de los interesados.
📝 El proceso de cierre también establece procedimientos para analizar y documentar acciones en caso de un término anticipado del proyecto.

Q & A

¿Qué es el proceso de cerrar un proyecto o fase?
-El proceso de cerrar un proyecto o fase implica finalizar todas las actividades del proyecto, fase o contrato, archivar la información, completar el trabajo planificado y liberar los recursos para nuevas tareas.
¿Cuáles son las responsabilidades del director del proyecto en el proceso de cierre?
-El director del proyecto debe verificar que el proyecto haya cumplido sus objetivos, revisar el plan para la dirección del proyecto, asegurarse de que todo el trabajo esté completo y que se hayan alcanzado los objetivos.
¿Qué actividades se incluyen en el cierre administrativo del proyecto?
-El cierre administrativo incluye asegurar que todos los documentos y entregables estén actualizados, resolver todos los incidentes, confirmar la entrega y aceptación formal por parte del cliente, asignar costos, cerrar cuentas, reasignar personal y recursos, y elaborar informes finales.
¿Qué acciones se deben tomar para cumplir con los acuerdos aplicables al proyecto o fase?
-Se deben confirmar la aceptación formal del trabajo, finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros, archivar información y recopilar registros del proyecto para su uso futuro.
¿Cómo se gestiona el intercambio y la transferencia de conocimiento en el cierre de un proyecto?
-Se identifican las lecciones aprendidas, se archiva la información del proyecto para su uso futuro y se gestiona la transferencia de productos, servicios o resultados a la siguiente fase.
¿Qué tipos de documentos y registros son importantes para el cierre de un proyecto?
-Son importantes documentos como la acta de constitución, el plan de dirección del proyecto, registros de supuestos, cambios, incidentes, lecciones aprendidas, hitos, comunicaciones, mediciones de control de calidad, informes de calidad, requisitos, riesgos y entregables aceptados.
¿Qué herramientas y técnicas se utilizan en el proceso de cerrar un proyecto o fase?
-Se utilizan juicio de expertos, control de gestión especializado, auditoría, asuntos legales, adquisiciones, análisis de datos, como análisis de documentos, regresión, tendencias y variación, y reuniones.
¿Cuáles son las salidas del proceso de cerrar un proyecto o fase?
-Las salidas incluyen actualizaciones a los documentos del proyecto, transferencia del producto, servicio o resultado final, y un informe final que detalla aspectos clave del proyecto y su éxito.
¿Qué información debe incluir el informe final del proyecto?
-El informe final debe incluir una descripción resumida del proyecto, objetivos de alcance y calidad, objetivos de costos, resumen de validación del producto, servicio o resultado, cronograma, cómo el producto, servicio o resultado alcanzó los objetivos del negocio, y actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.
¿Qué ocurre si un proyecto termina con anticipación?
-El proceso establece procedimientos para analizar y documentar las acciones que se emprendieron, lo que incluye la gestión de cualquier exceso de materiales y la reasignación de recursos.
¿Cómo se miden la satisfacción de los interesados en el cierre de un proyecto?
-Se recolectan sugerencias para mejorar o actualizar las políticas y procedimientos de la organización, y se evalúa la satisfacción de los interesados según los criterios definidos.

Outlines

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🔚 Proceso de Cierre de Proyecto

El primer párrafo describe el proceso de cierre de un proyecto o fase, que implica finalizar todas las actividades y asegurar que los objetivos se hayan cumplido. El director del proyecto debe verificar el cumplimiento de los objetivos y realizar actividades administrativas para archivar la información, completar el trabajo planificado, liberar recursos y preparar informes finales. Se incluyen detalles sobre las acciones necesarias para el cierre, como la actualización de documentos, la resolución de incidentes, la aceptación formal de entregables por parte del cliente, la gestión de costos y la reasignación de recursos. Además, se mencionan las actividades relacionadas con el cumplimiento de acuerdos, la gestión del conocimiento y la identificación de lecciones aprendidas para el uso futuro por la organización.

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🏆 Destreza del Director de Proyecto y Éxito del Proyecto

El segundo párrafo enfatiza la importancia del papel del director de proyecto en el proceso de cierre, donde se demuestra su habilidad para asegurar el cumplimiento de los objetivos y el éxito del proyecto. Se destaca la necesidad de una evaluación exhaustiva que incluya el análisis de los riesgos, incidentes y los activos de los procesos de la organización. Además, se menciona la importancia de actualizar documentos del proyecto, documentos operativos y de apoyo, y el registro de lecciones aprendidas para mejorar futuras implementaciones. El párrafo concluye destacando la revelación de la destreza del director de proyecto y la validación del éxito del proyecto.

Mindmap

Keywords

💡Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. En el video, el término 'proyecto' se refiere al objeto central del proceso de gestión que debe ser cerrado una vez que se alcanzan sus objetivos.

💡Fase del proyecto

Una fase es una parte o etapa específica en el ciclo de vida de un proyecto, que tiene un comienzo y un final bien definidos. En el script, se menciona que cerrar una fase implica finalizar todas las actividades asociadas a esa parte del proyecto.

💡Cierre del proyecto

El cierre del proyecto es el proceso de formalizar la conclusión de todas las fases del proyecto o del proyecto en sí. En el video, este proceso es crucial para verificar que se han cumplido los objetivos y para liberar recursos.

💡Director del proyecto

El director del proyecto es la persona responsable de la gestión integral del proyecto, desde su inicio hasta su cierre. El script destaca que este rol es fundamental para asegurar que el proyecto cumpla con todos sus objetivos.

💡Actividades de cierre

Las actividades de cierre son las tareas que se realizan al final de un proyecto o fase para asegurar su correcta conclusión. El script menciona varias, como la archivación de información, la finalización de trabajo planificado y la liberación de recursos.

💡Cierre administrativo

El cierre administrativo implica llevar a cabo todas las acciones necesarias para que un proyecto o fase se considere oficialmente terminado desde un punto de vista administrativo. El script detalla tareas como la actualización de documentos y la resolución de incidentes.

💡Entregable

Un entregable es un producto, servicio o resultado específico que se espera como parte del proyecto. El script enfatiza la importancia de la entrega y aceptación formal de entregables por parte del cliente.

💡Cumplimiento de objetivos

El cumplimiento de objetivos se refiere a la verificación de que todos los resultados esperados del proyecto han sido alcanzados. El video destaca que es responsabilidad del director del proyecto verificar esto durante el cierre.

💡Lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas son conocimientos y experiencias adquiridas durante el proyecto que se pueden aplicar en futuros proyectos. El script menciona la importancia de identificar y archivar estas lecciones.

💡Satisfacción de los interesados

La satisfacción de los interesados se refiere a la evaluación de la aceptación y el contento de las partes interesadas con el proyecto. El video indica que medir esta satisfacción es parte del proceso de cierre.

💡Procedimientos de cierre

Los procedimientos de cierre son los pasos o protocolos establecidos para llevar a cabo el cierre de un proyecto o fase. El script describe que si un proyecto termina antes de lo previsto, estos procedimientos son importantes para documentar las acciones tomadas.

💡Transferencia de conocimiento

La transferencia de conocimiento es el proceso de compartir información y habilidades adquiridas durante un proyecto con otros proyectos o la organización en general. El video menciona que es parte del cierre del proyecto.

💡Políticas y procedimientos

Las políticas y procedimientos son las guías y reglas establecidas por una organización para su funcionamiento. El script indica que recolectar sugerencias para mejorar estos documentos es parte del proceso de cierre del proyecto.

Highlights

El cierre del proyecto o fase es el proceso de finalizar todas las actividades del proyecto, fase o contrato.

La información del proyecto y fase se archiva, completando el trabajo planificado y liberando recursos para nuevas tareas.

El director del proyecto verifica el cumplimiento de los objetivos del proyecto para asegurar un cierre exitoso.

El proceso de cierre se lleva a cabo una vez o en ocasiones predefinidas durante el proyecto.

Es importante revisar el plan para la dirección del proyecto para garantizar la completitud del trabajo y la consecución de objetivos.

Las actividades para el cierre administrativo incluyen asegurar la actualización de documentos, resolución de incidentes y aceptación formal por parte del cliente.

Es necesario confirmar la entrega y aceptación formal de entregables, así como asignar costos y cerrar cuentas del proyecto.

Se deben reasignar personal, materiales en exceso y recursos del proyecto, y elaborar informes finales según sea necesario.

Actividades relacionadas con el cumplimiento de acuerdos incluyen confirmar la aceptación del trabajo y finalizar reclamaciones abiertas.

Actualizar registros para reflejar resultados finales y archivar información para su uso futuro es esencial.

Recopilar registros del proyecto, auditar el éxito o fracaso y gestionar el intercambio y transferencia de conocimiento es parte del proceso de cierre.

Identificar lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por la organización es fundamental.

Transferir productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase es parte del proceso de cierre.

Recopilar sugerencias para mejorar o actualizar políticas y procedimientos de la organización es parte del cierre del proyecto.

Medir la satisfacción de los interesados es una actividad clave en caso de un cierre anticipado del proyecto.

El proceso de cierre también establece procedimientos para analizar y documentar acciones tomadas en caso de cierre anticipado.

Las entradas del proceso de cierre incluyen documentos del proyecto, acta de constitución, registro de cambios y otros elementos clave.

Las herramientas y técnicas del proceso de cierre incluyen juicio de expertos, análisis de datos y reuniones.

Las salidas del proceso de cierre son actualizaciones a documentos, transferencia de productos, servicios o resultados finales, y un informe final.

El informe final debe incluir una descripción resumida del proyecto, objetivos alcanzados y un resumen de los riesgos o incidentes.

El proceso de cierre revela la destreza del director de proyecto y valida el cumplimiento de objetivos y el éxito del proyecto.

Transcripts

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[Música]

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