LEY 594 DE 2000

Summary

Este video presenta la Ley General de Archivos 594 de 2000, sancionada por el presidente Andrés Pastrana y promovida por los ministerios de Cultura y Hacienda. La ley establece reglas y principios para la función archivística del Estado y la administración pública, abarcando desde la categorización de archivos hasta su gestión, conservación y acceso. También se enfatiza la importancia de los archivos en la preservación del patrimonio cultural y la identidad nacional. Además, se mencionan incentivos para la protección y difusión del patrimonio documental. El video es presentado por Mireya Hernández y Mónica Osorio del SENA.

Takeaways

• 📜 La Ley General de Archivos 594 de 2000 fue sancionada por el presidente Andrés Pastrana Arango y promovida por los ministerios de Cultura y Hacienda.
• 🏛️ Consiste de 13 títulos que abordan temas como objetivos, ámbito, definiciones, principios, sistema nacional de archivos y su administración.
• 🔍 Su objetivo principal es establecer reglas y principios para la función archivística del estado, asegurando la organización de la documentación para su fácil acceso.
• 🌐 La aplicación de la ley se extiende a la administración pública, entidades privadas en funciones públicas y otras reguladas por la ley.
• 🏢 Se definen términos técnicos como archivo, archivo público, archivo privado de interés público, documento de archivo, entre otros.
• 📚 Se establecen principios como importancia, institucionalidad, responsabilidad, dirección y coordinación en la función archivística.
• 🏛️ El sistema nacional de archivos es un conjunto de instituciones que promueven la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos.
• 🗂️ Se establece la obligación del estado de crear, organizar, preservar y controlar los archivos, así como garantizar los espacios y contratar personal especializado.
• 📁 Se habla de la gestión de documentos por parte de entidades públicas, incluyendo el uso de nuevas tecnologías y soportes.
• 👥 Todos los ciudadanos tienen derecho a consultar y obtener copias de los documentos de archivo público.
• 🏛️ El Archivo General de la Nación tiene la autoridad para controlar y vigilar la implementación de la ley y sancionar su inobservancia.
• 🚫 Se prohíbe la transferencia de documentos históricos fuera del territorio nacional sin autorización.
• 🏆 Se establecen estímulos para la salvaguarda, difusión e incremento del patrimonio documental nacional, incluyendo premios y reconocimientos.

Q & A

¿Cuál es el objeto principal de la Ley General de Archivos 594 de 2000?

El objeto principal de la Ley General de Archivos es establecer reglas y principios generales para la función archivística del Estado, garantizando la organización y preservación de los documentos para su uso fácil en beneficio del ciudadano y como fuente de la historia.

¿Qué ámbitos de aplicación cubre esta ley?

La ley aplica tanto a la administración pública como a las entidades privadas en sus funciones públicas y otras que sean reguladas por la ley.

¿Por qué son importantes los archivos según la ley?

Los archivos son importantes porque son fundamentales para la administración y la cultura, y cuando pierden su vigencia administrativa, pasan a formar parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

¿Qué instituciones forman parte del Sistema Nacional de Archivos?

El Sistema Nacional de Archivos está compuesto por el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa y territorial, y los archivos privados.

¿Qué categorías de archivos se establecen según la ley?

Los archivos se categorizan según su jurisdicción y competencia (Archivo General de la Nación, archivo departamental, municipal, distrital), su organización territorial (nacional, departamental, municipal, distrital) y la organización del Estado (archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, organismos de control y organismos autónomos).

¿Qué es la gestión documental y cómo debe implementarse?

La gestión documental es la elaboración de programas por parte de las entidades públicas para organizar y conservar documentos, contemplando nuevas tecnologías y manteniendo los principios archivísticos. Los documentos se clasifican según su ciclo vital en archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.

¿Quién tiene derecho a consultar los documentos de archivo público?

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivo público y a obtener una copia de los mismos.

¿En qué casos se permite la salida temporal de documentos del Archivo General de la Nación?

La salida temporal de documentos del Archivo General de la Nación está permitida por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposición cultural.

¿Cómo estimula el Estado la organización y conservación de archivos privados?

El Estado estimula la organización y conservación de archivos históricos privados mediante apoyo a archivos de interés económico, social, técnico, científico y cultural, y prohibe su traslado fuera del país o la venta de documentos históricos sin informar al Archivo General de la Nación.

¿Qué medidas contempla la ley para la conservación de documentos históricos?

La ley establece que la administración pública debe implementar un sistema integrado de conservación para cada fase del ciclo vital de los documentos, y que los documentos históricos no podrán ser destruidos, incluso si han sido reproducidos por otros medios.