Tutorial - Microsoft to do
Summary
TLDRIn this tutorial, Leonardo walks users through the features of Microsoft To-Do. He begins by guiding users on how to install the app from the Microsoft Store, then explains how to set up an account, including using a Gmail address. The video covers key functionalities like creating lists (for home, work, university), adding tasks, setting deadlines, reminders, and repeating tasks. He also demonstrates how to mark tasks as important and share lists with others. Lastly, Leonardo explains how to organize lists into groups, making the app useful for both personal and professional task management.
Takeaways
- 📥 The video begins by showing how to download Microsoft To-Do from the Microsoft Store.
- 🔑 Users can log in using an existing Microsoft account or create a new one, even with a Gmail address.
- ✍️ Passwords for Microsoft accounts must include a capital letter, a number, and a special character.
- 📧 After setting up the account, users need to verify their email by entering a code sent by Microsoft.
- 📋 Microsoft To-Do allows users to create custom task lists for categories like home, work, or university.
- 🗓️ Tasks can be organized with deadlines, and users can set reminders for specific dates and times.
- ⭐ Tasks marked as important will also appear in the 'Important' section, for easy prioritization.
- 👥 Shared task lists can be created and shared with others via a link, allowing collaborative task management.
- ✅ Tasks within shared lists can be assigned to specific individuals, who can mark them as completed.
- 📂 Users can group multiple lists together for better organization, like categorizing work tasks under 'Company'.
Q & A
How do you download Microsoft To Do from the Microsoft Store?
-To download Microsoft To Do, first open the Microsoft Store by searching for it in the bottom left corner. Then, go to the search bar at the top right, type 'To Do,' and begin the installation.
What should you do if you don't have a Microsoft account?
-If you don’t have a Microsoft account, you can create one by clicking 'Create a new account' during the sign-in process. You can even use an email address from another provider, such as Gmail.
What are the requirements for creating a strong password for a Microsoft account?
-A strong password must include a capital letter, a number, and a symbol like '@', '#', or '!' and meet a certain length requirement.
What is the purpose of the 'My Day' list in Microsoft To Do?
-The 'My Day' list is used to organize tasks you want to complete by the end of the day. You can add tasks like 'washing the dishes' and assign them to this list for daily focus.
How can you categorize tasks in Microsoft To Do?
-You can categorize tasks by creating different lists, such as 'home,' 'work,' or 'university.' This helps organize your tasks based on different areas of your life.
How can you set deadlines and reminders for tasks in Microsoft To Do?
-You can set a deadline for each task by selecting a due date such as today, tomorrow, or a custom date. Additionally, you can set reminders by choosing a specific time or date when you want to be notified.
What does the 'Repeat' feature in Microsoft To Do do?
-The 'Repeat' feature allows you to schedule recurring tasks. You can select a time interval (daily, weekly, monthly, etc.) or customize it based on your needs.
How can you mark a task as important in Microsoft To Do?
-You can mark a task as important by clicking the star icon next to the task. This will automatically place the task in both its assigned list and the 'Important' list.
How can you share lists with others in Microsoft To Do?
-You can share lists by clicking the 'Share list' option and generating an invitation link. This link can be shared via email or messaging apps, allowing others to access and collaborate on the list.
What is the benefit of creating groups in Microsoft To Do?
-Groups in Microsoft To Do help you organize multiple related lists under a broader category. For example, you could group lists for different departments in a business, such as 'Administration' and 'Marketing,' under a single 'Business' group.
Outlines
📱 Introduction to Microsoft To Do and App Installation
In this section, the speaker introduces Microsoft To Do and guides users on how to download the app from the Microsoft Store. He explains how to search for the app, start the installation, and highlights the next step of accessing the app once downloaded. The speaker also mentions how to create a new Microsoft account, providing an example of using a Gmail account. Instructions are given on setting up the account, including password requirements and email verification.
📝 Creating Lists and Tasks in Microsoft To Do
This paragraph focuses on the core feature of Microsoft To Do—creating task lists. The speaker explains how to create different lists (e.g., home, work, university) to categorize tasks. He walks through adding tasks to these lists, setting deadlines, and organizing tasks into categories like 'Today' and 'Activities'. Additionally, he explains how users can add tasks to multiple lists and customize them with due dates and reminders. The step-by-step process of creating a task and setting reminders is demonstrated with examples like 'washing dishes'.
⭐ Marking Tasks as Important and Task Customization
In this section, the speaker highlights how to mark tasks as important using the star feature. He shows how tasks like 'Submit Thesis' can be categorized under 'University' and marked as important, making them appear in both the specific list and the 'Important' list. He further elaborates on the ability to personalize task settings, such as setting task recurrence and assigning different deadlines, offering a detailed walkthrough of how this helps users manage their priorities.
👥 Shared Lists and Collaborations in Microsoft To Do
Here, the speaker introduces the feature of shared lists, which allows users to collaborate on tasks with others. Using the example of a dinner plan with friends, he explains how to create a shared list, add tasks (e.g., buy food items), and assign specific responsibilities to individuals. The speaker demonstrates how to generate an invite link for the shared list and share it via messaging apps or email. He also explains how collaborators can check off tasks, ensuring everyone stays on track with the shared responsibilities.
🏢 Creating Groups to Organize Multiple Lists
This section focuses on creating groups in Microsoft To Do, which can help users organize multiple lists under a broader category, such as a business or project. The speaker uses the example of an entrepreneur managing lists for 'Administration' and 'Marketing'. He explains how these lists can be grouped together under one category, such as 'Company', allowing for better task management and organization within a business context.
📲 Final Thoughts on Microsoft To Do Features
In the closing paragraph, the speaker summarizes the features of Microsoft To Do, noting that the same functionalities are available on the smartphone app. He encourages viewers to leave comments if they found the video helpful and signs off by thanking the audience and promising more tutorials in the future.
Mindmap
Keywords
💡Microsoft To Do
💡Elenco (List)
💡Account Microsoft
💡Promemoria (Reminder)
💡Scadenza (Deadline)
💡Attività (Task)
💡Stella (Star/Important)
💡Elenchi condivisi (Shared Lists)
💡Ripeti (Repeat)
💡Gruppi (Groups)
Highlights
Introduction to Microsoft To-Do, explaining that it will cover its key functions.
Step-by-step guide on how to download and install Microsoft To-Do from the Microsoft Store.
Explanation on how to sign in or create a new Microsoft account, including how to use a Gmail address to sign up.
Creating a password that meets the required criteria: uppercase letter, number, and special character.
Verification of the email address during account setup, explaining the process of receiving and entering a verification code.
Overview of the main Microsoft To-Do interface after logging in, introducing the 'My Day' list and other pre-set lists.
Tutorial on how to create new lists for different purposes, like 'Home', 'Work', or 'University', to organize tasks.
Guide on how to add tasks to specific lists, including setting deadlines and reminders.
Explaining how to mark tasks as important by using the star feature, which places them in the 'Important' list.
Demonstrating how to create recurring tasks by selecting the 'Repeat' option for actions performed regularly.
Introduction to shared lists, explaining how to create and share a list with friends or colleagues using a shareable link.
Assignment of tasks to specific individuals within a shared list, allowing for collaborative task management.
Explanation of group creation in Microsoft To-Do, where multiple lists can be organized under a single group for better management.
Use case example for businesses, showing how groups like 'Administration' and 'Marketing' can be created to organize company tasks.
Mention that all features of Microsoft To-Do are available on the mobile app version as well, providing seamless cross-device functionality.
Transcripts
Ciao a tutti ragazzi Sono Leonardo col
video di oggi andremo a scoprire le
funzioni di Microsoft to do Quindi per
prima cosa andiamo a scaricare
l'applicazione quindi andiamo in basso a
sinistra Cerchiamo lo
store apriamo Microsoft Store e una
volta che si aprirà lo store andiamo in
alto a destra dove c'è scritto ricerca e
scriviamo to do eccola
qui
E facciamo
partire l'installazione
Attendiamo qualche secondo finché
appunto finisce di scaricare e dopo
entriamo nell'applicazione iniziamo la
configurazione bene Una volta aperta
l'applicazione Questa è la schermata che
ci comparirà quindi andremo su Accedi e
eh nel mio caso io ho qualche account
già con Microsoft ma nel momento in cui
ne vogliamo creare un da zero dobbiamo
andare giù in basso dove c'è scritto
account
Microsoft continua
e scegliere fai click qui per crearne
uno nuovo quindi per creare un account
Microsoft da zero è molto semplice
infatti possiamo eh utilizzare anche la
medesima email che abbiamo con Google se
ne abbiamo una Quindi ad esempio che
finisce con gmail.com Ed è proprio
l'esempio che faremo in questo momento
Quindi esempio [email protected]
creamo una
[Risate]
password password che deve rispettare
chiaramente una determinata lunghezza
deve avere una lettera maiuscola Dev
avere un numero Dev avere un simbolo ad
esempio non so la chiocciola il
cancelletto punto esclamativo e roba
simile no una volta che appunto la
nostra password rispetta queste
caratteristiche andiamo avanti Qual è il
tuo
nome chiaramente questi sono punto tutti
esempi quindi Italia
giorno data di
nascita e andiamo avanti Quindi
semplicemente dobbiamo completare tutti
i passaggi arrivati a questo punto
dobbiamo fare la verifica dell'email
cioè avremo inserito come abbiamo fatto
un attimo fa la nostra stessa email e su
la stessa email che abbiamo inserito che
abbiamo scelto ci arriverà un codice da
parte di Microsoft codice che dovremmo
inserire qui per andare
avanti bene Adesso siamo pronti per
utilizzare l'applicazione questa qui è
la schermata principale che ci viene
presentata e Eh la prima funzione che
andremo a vedere è la creazione di nuovi
elenchi ehm gli elenchi servono a
differenziare gli impegni che abbiamo
cosa voglio dire col pulsante che
abbiamo qui sulla sinistra in basso dove
c'è scritto nuovo elenco possiamo ad
esempio creare nuovo elenco del tipo
casa possiamo creare un nuovo elenco del
tipo lavoro possiamo creare un elenco
del tipo università quindi eh
all'interno di essi potremo inserire
impegni relativi a quell'argomento
quindi per questo motivo sono molto
utili Ad ogni modo comunque come
possiamo vedere sulla sinistra ci sono
già degli elenchi preimpostati
dall'applicazione quindi la mia giornata
importante pianificato eccetera quindi
andiamo a vedere per prima cosa la mia
giornata qui andremo ad inserire
ehm tutte le attività quegli impegni che
vogliamo appunto portare a termine entro
la data odierna quindi faremo un esempio
scrivendo qua sotto appunto l'impegno ad
esempio lavare i piatti e ehm dove c'è
scritto qui a fianco attività come
vedete ci compare l'avviso Seleziona un
elenco Cosa vuol dire vuol dire che
l'azione lavare i piatti Io la vedrò sia
nell'elenco la mia giornata ma anche
come appunto impostato qui nell'elenco
attività Cioè questo qui sulla sinistra
Cosa vuol dire vuol dire che quindi io
posso decidere di inserire questa
attività questa azione nell'elenco che
mi pare quindi cliccando qui Se lavare i
piatti è un'azione che appunto rientra
nella macro categoria casa secondo
appunto la mia preferenza sceglierò casa
andando in avanti posso Inoltre
scegliere una scadenza Cioè entro quando
voglio portare a termine l'azione oggi
domani oppure selezionare una data in
maniera assolutamente
personalizzata non essendo questo il
caso andiamo avanti PR memoria il
promemoria ci consente di ricevere una
vera e propria notifica un un avviso
sonoro acustico di quando voglio che
appunto voglio essere ricordato di fare
l'azione Quindi o scelgo un orario
preimpostato tra quelli suggeriti oppure
posso assolutamente selezionare in
totale autonomia sia la data che
l'orario Infine c'è il pulsante Ripeti
Quindi se questa qui è un'azione che
svolgo quotidianamente o comunque in
determinati intervalli posso scegliere
Appunto questo intervallo tra quelli
suggeriti o ancora una volta
personalizzandolo
completamente infine nel momento in cui
abbiamo appunto settato tutte queste
impostazioni ci basterà premere invio
sulla tastiera quindi ecco che l'impegno
è stato appunto correttamente inserito
nel nostro elenco
Inoltre se una azione particolarmente
importante possiamo fare questo quindi
Scriveremo facendo un esempio consegnare
tesi inseriremo l'azione nell'elenco
università perché è quello appunto più a
fine e come abbiamo fatto prima facciamo
invio quindi per confermare l'azione
cosa posso fare di diverso però rispetto
a prima rispetto all'azione lavare i
piatti Essendo la tesi è una cosa
decisamente molto più importante posso
contrassegnarla utilizzando la stella
qui sulla destra quindi premiamo qui e
Eh quindi di fatto cosa cosa cambia
cambia che non solo l'azione consegnare
tesi la ritroveremo nell'elenco
opportuno università Ma la ritroveremo
anche nell'elenco importante poiché
appunto l'abbiamo contrassegnata quindi
il bello Qual è posso
inserire le azioni Al posto giusto
quindi differenziandole ma soprattutto
se tra queste c'è qualcosa di
assolutamente importante e urgente posso
sempre ritrovarlo qui nell'elenco
opportuno un'altra super super funzione
fantastica di todo sono assolutamente
gli elenchi condivisi quindi un po' come
abbiamo fatto prima andiamo in basso a
sinistra e creamo clicchiamo su nuovo
elenio ad esempio scriviamo cena con
amici aggiungiamo al suo interno delle
attività delle cose da fare quindi
essendo una cena con amici Sicuramente
avremo bisogno di comprare cose da
mangiare quindi non
so
carne
bande
patatine eccetera eccetera quindi
Ehm cosa facciamo adesso cosa si intende
per elenchi condivisi condivisi si
intende appunto condividere l'elenco con
altre persone quindi cosa possiamo fare
andremo qui in alto a destra dove c'è l'
Domino col più appunto esce anche il
suggerimento condividi elenco premiamo e
Crea collegamento di invito Cosa sta
facendo in questo momento Todo in questo
momento Quindi l'applicazione ha creato
come vedete un vero e proprio link che
possiamo condividere con con i nostri
amici con i nostri oppure con i nostri
collaboratori se siamo siamo all'interno
di un contesto lavorativo Quindi come
condividiamo questo link o semplicemente
facciamo copia incolla quindi Copiamo
collegamento apriamo WhatsApp e
condividiamo chi Con chi ci interessa il
il link Oppure lo inviamo tramite posta
elettronica quindi inviando una classica
email il vantaggio Qual è nel momento in
cui noi abbiamo inserito dal persone e
soprattutto le
persem designate hanno fatto l'accesso
all'interno della elenco per ognuna di
queste azioni qui quindi patatine
bevande carne possiamo inserire un
responsabile quindi possiamo assegnare
l'azione ad una determinata persona in
che modo Andiamo su patatine tasto
destro e andremo a trovare precisamente
la dicitura Ass segna
a in questo momento chiaramente non è
uscito nulla perché chiaramente non
ancora nessuno è stato inserito
all'interno di questa ehm di questo
elenco Ad ogni modo l'azione è molto
semplice perché appunto nel momento in
cui la persona designata Avrà portato a
termine l'azione quindi avrà
effettivamente acquistato le patatine
potrà spuntarla in questo modo TAC e
quindi siamo certi che su quello siamo a
posto e quindi man mano che andremo
avanti man mano che ognuno porta a
termine la sua il suo compito potremo
finalmente fare questa
cena Bene ragazzi adesso andremo a
vedere come funzionano i gruppi e come
possiamo crearne eh I gruppi sono utili
perché al loro interno possiamo inserire
più di un elenco quindi facendo un
esempio se fossimo dgli imprenditori
potrebbe tornarci utile avere qui tra
gli elenchi un elenco Per ogni ramo
aziendale della nostra attività facendo
un esempio potremmo scrivere
amministrazione
e
marketing bene detto questo è vero che
questi qui sono due elenchi diversi a s
stanti sono quindi elenchi che allora
interno avranno le loro attività
specifiche Ad ogni modo sono due elenchi
che rientrano nello stesso macro
argomento quindi nella stessa attività
nella nostra azienda Quindi cosa
possiamo fare andiamo qui sul quadratino
Creiamo un nuovo gruppo lo chiamiamo ad
esempio azienda e al suo
interno possiamo trascinare Tenendo
premuto col mouse gli elenchi che ci
interessano quindi in questo modo avremo
inserito all'interno dello stesso gruppo
dello stesso macro argomento tutti gli
elenchi
che presenti al al suo
interno Bene ragazzi questa qui era
l'ultima delle funzioni di Microsoft
Todo e funzioni che tra l'altro
ritroviamo assolutamente identiche anche
per le versioni delle applicazioni
Smartphone e quindi spero che il video
vi sia piaciuto eventualmente Commentate
e quindi ciao a tutti e ci vediamo al
prossimo tutorial
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