Cómo gestionar tu correo electrónico - Bandeja de entrada a 0

Summary

En este video, Jordi Capdevila Espitia, experto en productividad, comparte cinco pasos clave para gestionar eficientemente el correo electrónico sin que este consuma demasiado tiempo. Recomienda dedicar ventanas de tiempo específicas para revisar correos, marcar como leídos aquellos que no requieren acción y priorizar respuestas rápidas. También sugiere posponer correos relacionados con proyectos futuros y utilizar herramientas como Todoist para gestionar tareas. Como consejo adicional, enfatiza la importancia de educar a los equipos sobre el uso adecuado de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos.

Takeaways

• 📧 El correo electrónico no debe ser tratado como un mensaje instantáneo; el tiempo de respuesta aceptable es entre 24 y 72 horas laborables.
• ⏳ Es importante reservar ventanas de tiempo específicas para gestionar correos electrónicos, recomendadas entre 30 y 60 minutos, dos o tres veces al día.
• ✅ Los correos que no requieren acción deben marcarse como leídos y olvidarse.
• ⌛ Si un correo requiere menos de cinco minutos para responder, hacerlo de inmediato. Si no, marcarlo como favorito o 'estrellado'.
• 📅 Los correos que están relacionados con proyectos futuros o que no requieren acción inmediata pueden posponerse hasta un momento más adecuado.
• 📝 Si un correo requiere una tarea específica, crear una tarea en Todoist o cualquier otra herramienta de gestión de tareas.
• 📨 Mantener la bandeja de entrada a cero no significa eliminar todos los correos, sino que no haya correos pendientes de leer o de actuar.
• 📋 Educar a los colegas sobre el uso correcto de los campos 'Para', 'CC', y 'CCO' para optimizar la gestión de correos electrónicos.
• 🔄 Utilizar Todoist u otras herramientas de productividad para gestionar tareas vinculadas a correos electrónicos de forma automática.
• 📅 Limitar la atención dedicada al correo electrónico durante el día, para evitar que consuma todo el tiempo de trabajo.

Q & A

¿Cuánto tiempo se recomienda dedicar al correo electrónico diariamente?

Se recomienda dedicar entre dos y tres ventanas de tiempo al día, con una duración de entre 30 y 60 minutos cada una, exclusivamente para gestionar el correo electrónico.

¿Cuál es el tiempo adecuado para responder un correo electrónico según el video?

El tiempo de respuesta adecuado para un correo electrónico es de entre 24 y 72 horas laborables. No es necesario responder inmediatamente, salvo que sea algo urgente.

¿Qué hacer con los correos que no requieren ninguna acción?

Los correos que solo informan y no requieren ninguna acción se deben marcar como leídos y eliminarlos de la mente para evitar distracciones.

¿Cómo gestionar correos que requieren menos de cinco minutos de atención?

Si un correo requiere menos de cinco minutos de respuesta, se debe contestar de inmediato dentro de la ventana de tiempo dedicada al correo.

¿Qué se debe hacer si un correo requiere más tiempo para ser atendido?

Si el correo requiere más tiempo, se puede marcar como 'estrellado' o favorito, para atenderlo en otro momento cuando se disponga del tiempo necesario.

¿Cómo manejar correos electrónicos que están ligados a proyectos futuros?

Se recomienda posponer estos correos hasta el momento en que se les pueda prestar atención, programándolos para la fecha adecuada en el calendario o en la herramienta de gestión de proyectos.

¿Qué herramienta recomienda el video para gestionar tareas pendientes asociadas a correos?

Se recomienda utilizar Todoist para gestionar tareas pendientes derivadas de correos electrónicos, vinculando automáticamente los correos a la lista de tareas diarias, semanales o mensuales.

¿Qué significa tener la bandeja de entrada a cero?

Tener la bandeja de entrada a cero no significa tener cero correos, sino que no queden correos sin leer o sin actuar.

¿Cuál es la recomendación en cuanto al uso de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos?

Se recomienda utilizar el campo 'copia' solo para informar a alguien que no necesita actuar, y el campo 'copia oculta' para evitar que otros vean que esa persona está informada y para no saturar su bandeja de entrada.

¿Cuál es el 'bonus tip' mencionado al final del video?

El 'bonus tip' es educar a los empleados o colegas sobre el uso adecuado de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos para mejorar la gestión del flujo de información.

Outlines

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📧 Gestión eficaz del correo electrónico en 5 pasos

El video inicia con Jordi Capdevila Espitia, responsable de marketing en Seedtag, presentándose como un entusiasta de la productividad y pidiendo a los espectadores que se suscriban a su canal para obtener contenido semanal. El tema principal del video es la gestión efectiva del correo electrónico, para evitar el caos y optimizar el tiempo. Jordi señala que los correos electrónicos no deben ser tratados como mensajes instantáneos, y que un tiempo de respuesta adecuado es entre 24 y 72 horas. Explica que los correos urgentes deben gestionarse mediante otros medios como llamadas o mensajes. El objetivo es lograr una bandeja de entrada a cero, no eliminando los correos, sino asegurándose de que no haya correos pendientes de acción.

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🕒 5 pasos para mantener el control sobre tu bandeja de entrada

Jordi detalla cinco pasos clave para gestionar el correo de manera eficiente. El primero es crear ventanas de tiempo específicas para revisar correos (2 o 3 veces al día). El segundo es marcar como leídos los correos que no requieren acción. El tercer paso es responder de inmediato a aquellos correos que toman menos de cinco minutos. Los correos que requieren más tiempo se deben marcar como 'estrellados' para ser atendidos más tarde. El cuarto paso es posponer correos que tienen fechas o proyectos específicos en el calendario. Finalmente, el quinto paso es crear tareas en Todoist para correos que requieren acciones concretas a futuro. Así, se logra tener la bandeja de entrada organizada y bajo control.

Keywords

💡Correo electrónico

El correo electrónico es el eje central del video, siendo presentado como una herramienta indispensable de trabajo que debe gestionarse de manera eficiente. El video explica cómo evitar que el manejo del correo consuma todo el tiempo del día laboral, estableciendo tiempos específicos y aplicando métodos organizativos para mantener la bandeja de entrada controlada.

💡Tiempo de respuesta

Se refiere al período en que una persona tiene para responder a los correos electrónicos, establecido entre 24 y 72 horas laborables en el video. El propósito es cambiar la percepción de que los correos deben ser respondidos de inmediato, priorizando la reflexión y evitando distracciones innecesarias.

💡Bandeja de entrada a cero

Este concepto no significa tener cero correos, sino que no queden correos electrónicos sin leer o sin gestionar. El objetivo es que todos los correos tengan una acción o respuesta asociada, ya sea inmediata o pospuesta, permitiendo un mejor control del flujo de información.

💡Ventanas de tiempo

Se refiere a los momentos específicos que se asignan durante el día para revisar y gestionar correos electrónicos. El video recomienda establecer entre dos y tres ventanas de tiempo de 30 a 60 minutos diarias, evitando distracciones fuera de estos espacios.

💡Correos marcados como leídos

Son aquellos correos que no requieren ninguna acción directa, solo informan o brindan conocimiento relevante. Estos correos deben marcarse como leídos y archivarse, para no ocupar espacio mental ni generar estrés innecesario.

💡Correos que requieren acción

Son correos electrónicos que exigen una respuesta o una tarea, y se distinguen según la complejidad de la acción requerida. Si la acción toma menos de cinco minutos, debe completarse inmediatamente; de lo contrario, el correo puede ser 'estrellado' o marcado como favorito para gestionarse más adelante.

💡Posponer correos

Es la acción de diferir la gestión de un correo a un momento futuro, cuando sea más relevante o cuando haya tiempo disponible. Se recomienda posponer correos vinculados a proyectos o tareas que se desarrollarán más adelante, alineando la respuesta con el progreso del proyecto.

💡Todoist

Es una herramienta de gestión de tareas mencionada en el video como útil para convertir correos electrónicos importantes en tareas. Al ligar un correo a Todoist, el usuario puede asegurarse de que no olvidará responder o ejecutar la tarea vinculada al mensaje, manteniendo su flujo de trabajo organizado.

💡Campos de copia y copia oculta

El video explica la importancia de utilizar adecuadamente los campos de 'copia' (CC) y 'copia oculta' (BCC) en los correos electrónicos. Estar en el campo 'para' implica que el destinatario debe tomar acción, mientras que estar en 'copia' significa que solo se le informa. 'Copia oculta' se usa para mantener a alguien informado sin que todos los destinatarios lo sepan, ayudando a reducir la sobrecarga de correos innecesarios.

💡Productividad

Es el tema general del video, que trata de mejorar la productividad personal y profesional mediante una mejor gestión del correo electrónico. La productividad se alcanza al establecer reglas claras, usar herramientas de gestión como Todoist, y reducir el tiempo dedicado a tareas de baja prioridad, como la gestión innecesaria del correo.

Highlights

La respuesta ideal a un correo electrónico debería ser entre 24 y 72 horas laborales.

Los mensajes urgentes deben gestionarse a través de llamadas o herramientas como Slack.

Es recomendable dedicar ventanas de 30 a 60 minutos, entre dos y tres veces al día, exclusivamente para gestionar el correo electrónico.

Los correos electrónicos que solo informan y no requieren acción deben ser marcados como leídos.

Los correos que requieren menos de cinco minutos de respuesta deben ser gestionados en el momento.

Los correos que requieren más atención deben marcarse como 'estrellados' o favoritos para atenderlos luego.

Posponer los correos electrónicos si están asociados a un proyecto futuro o no requieren atención inmediata.

Se pueden crear tareas en aplicaciones como Todoist para gestionar correos electrónicos pendientes que requieren atención a futuro.

Educar a empleados y colegas sobre el uso adecuado de los campos de 'Copia' y 'Copia oculta' en los correos electrónicos.

Si estás en el campo 'Para', tu acción es requerida, mientras que si estás en 'Copia', solo es para mantenerte informado.

Es innecesario copiar a todo el equipo en cada correo; la copia oculta puede ser una solución eficaz para evitar saturación de correos.

La gestión efectiva del correo electrónico es clave para evitar que este consuma todo el tiempo de trabajo.

La bandeja de entrada a cero no significa no tener correos, sino no tener correos pendientes de leer o de actuar.

Es útil consolidar la información de correos que no requieren acción y guardarla solo si es necesario.

Vincular correos a tareas en gestores como Todoist permite tener un control claro sobre las acciones pendientes.

Transcripts

¿Cómo gestiona es tu bandeja de  entrada y tu correo electrónico?

Hola de nuevo si ya has estado aquí, si eres  nuevo, bienvenido, soy Jordi Capdevila Espitia

responsable de marketing en Seedtag y me  gusta, soy un fanático de la productividad realizo  

vídeos de forma semanal en cuanto a productividad  profesional personal y en equipos y te pido que  

le des a suscribe si quieres estar al día de tu  dosis de productividad semanal. Sin más dilación  

vamos a ver cómo gestionar nuestro correo  electrónico. Hoy vamos a ver en cinco pasos  

cómo gestionar de forma efectiva y productiva tu  correo electrónico y no olvidarte de nada y dar  

atención a tu trabajo. Antes de entrar a los cinco  pasos quiero hablar de los tiempos de respuesta en  

correos electrónicos. A veces hay la concepción de que los correos electrónicos se tienen que tratar  

como mensajes: responder de la forma más rápida posible y ese no es el caso. A mí me gusta hablar  

con mi equipo decirles que el tiempo de respuesta  de los correos electrónicos es entre 24 y 72 horas  

laborables. Cualquier espacio entre esas horas es  correcto para darles a los correos electrónicos  

si hay cosas más urgentes que necesitan respuesta  inmediata por eso están los mensajes por eso está  

en el slack o las llamadas entonces temas  inmediatos es si pueden esperar como regla  

general dos horas cuatro horas pues un mensaje  instantáneo es lo más rápido y esperar respuesta  

si es algo urgente a resolver en la próxima hora, coger el teléfono y llamar, tan sencillo como eso  

correos electrónicos normalmente la respuesta que  se espera es la respuesta concienciada al cabo de  

24 ó 48 horas, máximo 72, si vamos a ser capaces de dar la respuesta entre esas 48 horas máximo  

72 horas no hace falta enviar un correo diciéndome: lo miro te digo algo no hace falta responder ya  

responderás en esa ventana de tiempo de forma  correcta con lo que se pide así que vamos a ver  

cómo conseguir que no te hundas en tu correo  electrónico y ser efectivo en tu trabajo vamos  

a conseguir tener la bandeja de entrada a 0 y 0  quiere decir no que tengas 0 correos electrónicos  

en tu bandeja de entrada sino que tengas cero y  mails o correos electrónicos pendientes de leer  

o de actuar y vamos a verlo en solo cinco pasos. El primer paso es crearnos ventanas de tiempo  

que vamos a dedicar exclusivamente al correo  electrónico y os recomiendo entre dos y tres  

al día son ventanas de 30 minutos de hasta 60  minutos que vamos a dedicar exclusivamente a  

nuestro correo electrónico fuera de ese tiempo no  hace falta ni que lo comprobemos. Recordemos de que  

tenemos que hacer entender que el máximo tiempo  que le vamos a dedicar a correo electrónico son  

esas horas y tienen un tiempo de respuesta de  entre 24 horas y 72 horas laborables. El segundo  

paso es marcar como leídos todos esos mensajes  que no necesitan de mi acción hay muchos mails  

y muchos correos electrónicos que lo único  que nos hacen es informarnos. Eso es recoger  

esta información consolidarla, guardarla si  es necesario pero no tengo ninguna acción. Los  

marco como leídos y los quito de mi cabeza, los  olvidó. El tercer paso es seleccionar cuáles son  

los mensajes que necesitan o no acción, si su  acción requiere de menos de cinco minutos de  

respuesta, en esa misma ventana de respuesta, de  comprobar correos electrónicos, lo respondo menos  

de cinco minutos lo respondo en ese minuto,  en ese momento, si requieren de más esfuerzo  

y los dejó como "estrellados" es decir, los marco  como favoritos, para dejar los que necesitan de  

mi acción en algún momento en el que no puedo  realizar ahora, ahora estoy comprobando correos  

electrónicos, los marco como "estrellados", que me  gusta llamarlo así, como favoritos, y puedo ir  

volver a ellos en momentos de trabajo porque  ahora no tengo el tiempo suficiente como para  

dedicarle la atención que requieren esos correos  electrónicos. Paso número 4 es posponer los correos  

y los postpongo si esos correos electrónicos  ya tienen algún momento en mi calendario que les pueda dar atención

están ligados a un proyecto  en el que estoy trabajando o no requieren de mi atención actual

sino que solamente es algo que  puede hacer en dos semanas

los pospongo ese tiempo hasta donde esté trabajando en este proyecto  o hasta cuando tenga ya tiempo para realizar  

ese proyecto o en ese momento del tiempo donde  vaya a prestarle la atención que requiere.

Y paso número 5 si no les puedo dar atención ahora mismo. Si  no los puedo marcar como leídos y si no tengo un  

proyecto asociado los puedo dejar como favoritos  y son unos correos electrónicos que requieren de  

tareas concretas, para no olvidarme de ellos,  marcarlos como leídos, y tener la bandeja de  

entrada a cero creo una tarea en Todoist, es decir  de forma automática desde mi correo electrónico  

yo tengo todo el listado de tareas en los que  tengo que realizar durante ese día, esa semana,  

lo que hago es ligar ese correo electrónico a mí  Todoist, la herramienta que utilizo para gestión de  

tareas, la dejo con una tarea pendiente de realizar  y se queda en ese cajón donde tareas que tengo que  

realizar ese mismo día, esa misma semana, ese mismo  mes, de forma automática se crean esas tareas para  

saber más información sobre herramientas de gestión  de productividad donde tenemos a Todoist esto ver el  

vídeo de las cuatro herramientas imprescindibles  que necesitas para gestionar tu trabajo. Todoist  

en ellas. Creo que con estos cinco sencillos pasos  vas a conseguir gestionar tu correo electrónico  

para nunca olvidarse de nada y siempre siempre dar  atención requerida a cada uno de esos correos.  

El correo electrónico, al final del día, es el que más  utilizamos como herramienta de trabajo y tenemos  

que prestarle la atención adecuada sin que nos  consuma todo el tiempo que estemos todo el día  

solo trabajando en correos electrónicos. Espero que  estos cinco pasos te sirvan y como "bonus tip" esta  

muy bien educar tanto a tus empleados de empresa  o colegas en utilizar bien los campos de copia  

y copia oculta dentro de los correos electrónicos, a  mí me beneficia mucho cuando estoy en el campo  

"para" es que me necesitan y requieren de mi acción  si estoy en copia son esos correos que hablábamos  

el paso 1 de solo lo necesitan mi atención de  lectura es decir de saber de estar informado  

y si estoy en copia oculta pues es también es  estar informado sin que se dé cuenta a quién  

están copiando a mi copia oculta es estoy hablando  con proveedores necesito que mi responsable o mi  

colega sepa de ello lo pongo en copia oculta  para que en la respuesta del proveedor ya no  

aparezca esta persona y le inunde de los correos no hace  falta que todo el mundo esté copiado en todos los  

correos, la copia oculta es un gran campo para solo  informar de un correo y no estar en toda la cadena  

de correos electrónicos. Y nada os he dejado un  par de links en la descripción para saber más  

a nivel de vídeos y de herramientas espero que  este vídeo os sirva para gestionar vuestro correo  

electrónico, si tenéis sugerencias, ya sabéis dejadla,  en los comentarios por favor si os ha gustado este  

vídeo os sirve para futuro pues darle a ese botón  que nos gusta a todos, al me gusta, y ya sabéis os  

dejo con vuestra dosis de productividad semanal  y os deseo nada menos que seáis super productivos