Sisoft, Gestion Documental. Metadatos

ASISGE - ASISTENCIA GERENCIAL ESTRATÉGICA S.A.S

1 Mar 201815:36

Summary

TLDREl video trata sobre la gestión documental, enfocándose en la importancia de los metadatos. Estos son utilizados para agregar información que no está explícita en documentos digitalizados como contratos en PDF. Los metadatos permiten realizar búsquedas efectivas mediante campos clave, como el número de contrato o la cédula del empleado, evitando inconsistencias que podrían surgir al usar nombres. El video también aborda cómo crear y gestionar metadatos de diferentes tipos (texto, fecha, lista de selección) y la configuración de documentos para facilitar su almacenamiento, búsqueda y versiones dentro de un sistema documental.

Takeaways

😀 Los metadatos son datos adicionales que se asocian con un documento digitalizado para facilitar su búsqueda y gestión.
🔍 Se utilizan metadatos para agregar información que no se refleja directamente en el documento, como el número de contrato o la identificación del empleado.
📄 Al digitalizar documentos, es importante incluir metadatos que permitan la búsqueda eficiente de información específica en el futuro.
🔑 Los metadatos estándar, como la cédula o número de identificación, ayudan a mantener la consistencia en la búsqueda de documentos.
🛠️ Se pueden crear metadatos de diferentes tipos, como texto, fecha, número, etc., y se pueden configurar para requerir una longitud específica o un valor por defecto.
📋 Los metadatos se pueden crear de forma manual o basarse en listas de selección predefinidas, lo que reduce la ambigüedad y mejora la precisión en la gestión documental.
🗂️ La creación de listas de selección para metadatos avanzados, como los estados civiles, permite limitar las opciones de entrada y simplifica la selección por parte del usuario.
📑 El tipo de documento es un componente esencial en la gestión documental, ya que define cómo se organizan y se accede a los documentos digitalizados.
🔗 El control de versiones es una herramienta valiosa para rastrear cambios en los metadatos y mantener una historia de los documentos digitalizados.
✅ La asignación de permisos a roles específicos garantiza que solo las personas adecuadas puedan digitalizar y acceder a ciertos tipos de documentos.

Q & A

¿Qué es un metadato?
-Un metadato es un dato sobre otro dato, es decir, información adicional que describe el contenido de un documento. En la gestión documental, los metadatos se usan para agregar información que no está explícita en el documento y para facilitar la búsqueda del mismo.
¿Para qué se utilizan los metadatos en la gestión documental?
-Los metadatos se utilizan principalmente para agregar información adicional a los documentos digitalizados y para facilitar la búsqueda de estos documentos en el sistema, especialmente cuando el contenido está en un formato que no permite una búsqueda directa, como un PDF escaneado.
¿Por qué no es recomendable utilizar el nombre del empleado como metadato?
-No es recomendable usar el nombre del empleado como metadato porque se puede escribir de diferentes maneras en distintos documentos, lo que dificulta la búsqueda precisa. En cambio, se recomienda usar un identificador único como la cédula o número de identificación.
¿Qué tipo de información se puede agregar como metadatos?
-Se puede agregar información como el número de contrato, el nombre del empleado, la fecha en que se cargó el documento, el tipo de archivo, el tamaño del archivo, y cualquier otro dato relevante que no esté presente en el texto del documento.
¿Cómo se estandariza el uso de la cédula en los metadatos?
-Se estandariza asegurando que siempre se ingrese la cédula sin separarla por comas o puntos, manteniéndola como un número puro. Esto garantiza que sea consistente y fácil de buscar.
¿Qué tipos de datos pueden ser usados en los campos de metadatos?
-Los campos de metadatos pueden contener diferentes tipos de datos como texto, fecha, número, hora, lista, elección única o múltiple, entre otros.
¿Qué es una lista de selección en el contexto de los metadatos?
-Una lista de selección es un tipo de metadato avanzado que permite al usuario seleccionar entre opciones predefinidas en lugar de escribir un texto libre, lo que reduce errores y estandariza las entradas.
¿Cuál es el propósito de configurar tipos documentales?
-El propósito es definir cómo se pueden buscar los documentos, qué metadatos se les van a asignar y dónde se van a guardar en el repositorio de datos. Esto es fundamental para la gestión eficiente de los documentos.
¿Qué es el control de versiones en la gestión documental?
-El control de versiones permite manejar diferentes versiones de un mismo documento. Si se realiza un cambio en un documento ya existente, el sistema guarda tanto la versión anterior como la nueva, evitando la pérdida de información.
¿Cómo se asignan permisos en el sistema de gestión documental?
-Los permisos se asignan indicando qué roles o usuarios pueden digitalizar documentos o realizar cambios en ellos. Por ejemplo, se puede permitir que solo el personal de gestión documental y recursos humanos maneje contratos laborales.

Outlines

00:00

📄 Introducción a la gestión documental y metadatos

Este párrafo introduce el concepto de gestión documental y la importancia de los metadatos. Explica que los metadatos son 'datos sobre datos' y su función es agregar información a los documentos digitalizados, como contratos o imágenes PDF. Los metadatos permiten buscar información que no está reflejada directamente en el documento, facilitando la recuperación de datos específicos como el número de contrato o la identificación del empleado.

05:01

📝 Creación de metadatos para la identificación y fechas

Se describe el proceso de creación de metadatos, comenzando con el tipo de identificación 'cédula', y se explica cómo se pueden definir diferentes formatos para los datos (texto, fecha, número, etc.). También se menciona la posibilidad de establecer una longitud de caracteres para los campos. Finalmente, se agrega un ejemplo práctico de un campo de fecha con sus características.

10:02

📅 Creación de un metadato con lista de selección

Este párrafo aborda la creación de un metadato basado en una lista de selección, utilizando como ejemplo el estado civil. El proceso incluye la creación de una lista manual con varias opciones como soltero, casado y unión libre. Además, se explica cómo asociar este tipo de metadato a un documento específico y cómo establecer valores por defecto, como la opción 'soltero'.

15:04

📂 Configuración de tipos documentales

Se explica la importancia de configurar los tipos documentales dentro del sistema de gestión documental. Se usa como ejemplo un contrato laboral, definiendo cómo se asignan códigos abreviados, nombres, y cómo se almacenan en el repositorio de datos. También se discuten opciones como el control de versiones y la trazabilidad, que permiten gestionar los cambios en los documentos.

Mindmap

Keywords

💡Gestión documental

La gestión documental es el proceso de administración de documentos, ya sean físicos o digitales, para facilitar su organización, almacenamiento y recuperación. En el video, se menciona como una tarea importante que involucra la digitalización de documentos y el uso de metadatos para mejorar la búsqueda y clasificación de información relevante.

💡Metadatos

Los metadatos son datos que describen otros datos. En el contexto del video, se utilizan para agregar información adicional a los documentos digitalizados que no está presente en el archivo original, como fechas, números de identificación o tipos de documento, lo que facilita su búsqueda y manejo en sistemas de gestión documental.

💡Digitalización

La digitalización se refiere al proceso de convertir documentos físicos en archivos digitales. En el video, se menciona la importancia de digitalizar contratos, imágenes, archivos PDF y Excel para su posterior manejo mediante metadatos que permitan una búsqueda más eficiente.

💡Búsqueda de documentos

La búsqueda de documentos implica localizar archivos específicos dentro de un sistema de gestión documental. El video explica que, sin los metadatos adecuados, sería difícil encontrar documentos, ya que estos estarían almacenados como imágenes, sin posibilidad de buscar por información contenida en ellos.

💡Identificación

La identificación es un metadato crucial que puede incluir información como el número de cédula o un identificador único. En el video, se enfatiza su uso como un campo estándar en la gestión documental para evitar errores al buscar documentos de empleados, garantizando una referencia uniforme.

💡Contrato laboral

Un contrato laboral es un acuerdo legal entre un empleador y un empleado. En el video se utiliza como ejemplo de documento que puede ser digitalizado y al que se le pueden agregar metadatos como el número de contrato, el nombre del empleado y las fechas de inicio y fin del contrato para facilitar su búsqueda.

💡Control de versiones

El control de versiones permite gestionar diferentes ediciones de un mismo documento sin perder versiones anteriores. En el video, se describe cómo este mecanismo ayuda a llevar un registro de los cambios realizados en documentos, como contratos, para garantizar que siempre se pueda acceder a versiones anteriores si es necesario.

💡Lista de selección

Una lista de selección es un tipo de metadato que limita las opciones que un usuario puede seleccionar al registrar información. En el video, se usa como ejemplo la creación de una lista de estados civiles, donde las opciones disponibles son 'soltero', 'casado' o 'unión libre', evitando la entrada de datos incorrectos o inconsistentes.

💡Conexión a base de datos

La conexión a una base de datos permite que el sistema de gestión documental obtenga información de otros sistemas automáticamente. En el video se menciona como una opción avanzada que puede integrar datos de diferentes fuentes para automatizar la entrada de información en los metadatos, como en el caso de los identificadores de empleados.

💡Permisos

Los permisos en un sistema de gestión documental determinan quién puede acceder, modificar o digitalizar documentos específicos. En el video, se explica cómo se asignan roles, como el de 'gestión documental' o 'líder de gestión humana', para limitar el acceso a ciertos tipos de documentos, como los contratos laborales.

Highlights

Inicio de la discusión sobre la gestión documental y los metadatos.

Definición de los metadatos como 'datos de un dato'.

Importancia de los metadatos en la digitalización de documentos.

Ejemplo práctico de un contrato de empleado y su información no reflejada en el PDF digitalizado.

Función de los metadatos para agregar información faltante y crear campos clave de búsqueda.

Estandarización de la información a través de metadatos para mejorar la búsqueda de documentos.

Explicación sobre la creación de metadatos y su incorporación en el sistema.

Proceso de creación de un metadato para el tipo de identificación de una persona.

Diferenciación entre los tipos de metadatos: texto, fecha, número, etc.

Uso de listas de selección para limitar la entrada de datos en metadatos.

Creación de una lista de estados civiles como ejemplo de lista de selección.

Asociación de una lista de selección previamente creada con un metadato.

Importancia de la configuración del tipo de documento en la gestión documental.

Configuración del control de versiones para la trazabilidad de los documentos.

Ejemplo de manejo de versiones en un documento de contrato laboral.

Adición de metadatos específicos al tipo de documento de contrato laboral.

Asignación de permisos de digitalización de documentos a roles específicos.

Conclusión del proceso de configuración de un documento de contrato laboral en la gestión documental.