Como conduzir uma reunião produtiva? - Método Efeito UAU
Summary
TLDRThis video script offers five key pillars for conducting highly productive meetings: clarity of objectives, strategic pre-meeting planning, setting the stage with a clear agenda, managing divergence and convergence of ideas, and creating an actionable plan. Additionally, it highlights four points of attention, including cell phone etiquette, posture, reading the meeting environment, and seizing opportunities to contribute. The script emphasizes the importance of preparation, engagement, and clear communication to ensure meetings are effective and yield tangible results.
Takeaways
- 🎯 Clarity of Objective: Always have a clear goal for the meeting to ensure it is productive and focused.
- 📅 Pre-Meeting Planning: The meeting starts before it starts; plan the theme, duration, participants, and send a strategic invitation.
- 👋 Opening the Meeting: Begin the meeting by welcoming everyone and clearly stating the expected outcomes and agenda.
- ⏰ Time Management: Allocate specific time for each topic and stick to the schedule to maintain efficiency.
- 🔄 Divergence and Convergence: Allow for a wide range of ideas at the beginning but ensure the meeting converges towards a clear action plan.
- 📋 Action Plan: Post-meeting, outline what will be done, how, who is responsible, and by when to ensure follow-through.
- 📱 Mobile Etiquette: Be mindful of mobile phone usage during meetings to avoid distractions and maintain focus.
- 🧍 Posture Matters: Maintain a professional posture to convey credibility and engagement.
- 🏢 Read the Room: Adapt to the formality or informality of the meeting environment to foster appropriate connections.
- 💬 Speak Up: Seize opportunities to express your opinion and ideas during the meeting to increase visibility and credibility.
Q & A
What are the five pillars for conducting a productive meeting according to the script?
-The five pillars are: 1) Clarity of the meeting's objective, 2) Preparation before the meeting starts, 3) Setting an agenda at the beginning of the meeting, 4) Managing divergence and convergence of ideas, and 5) Creating a clear action plan.
Why is it important to have a clear objective for a meeting?
-Having a clear objective helps focus the entire meeting towards achieving that goal, making the meeting more efficient and effective.
How does the way you send out a meeting invitation affect the meeting's productivity?
-Sending a strategic invitation that includes the meeting's theme, duration, and participants can set expectations and increase productivity by ensuring everyone is prepared.
What should be included in the initial welcome at the start of a meeting to set the stage for productivity?
-The initial welcome should include the expected outcomes, topics to be covered, and the time allocated for each topic to keep everyone aligned and focused.
Why is it crucial to manage divergence and convergence in a meeting?
-Divergence allows for the generation of ideas, while convergence helps in reaching a consensus and finalizing a plan of action, which is essential for a productive meeting.
What is the significance of having an action plan after a meeting?
-An action plan outlines what will be done, how it will be done, who is responsible, and by when, ensuring that the meeting's outcomes are acted upon and results are achieved.
What are the four points of attention one should be mindful of during a meeting?
-The four points of attention are: 1) Use of mobile phones, 2) Posture, 3) Analyzing the meeting environment, and 4) Expressing opinions and ideas.
How can the use of mobile phones disrupt a meeting?
-Mobile phones can distract participants with notifications and calls, reducing focus and productivity. It's advised to keep them on silent or face down.
Why is posture important during a meeting?
-Posture reflects one's engagement and credibility. Maintaining a poised posture can communicate attentiveness and authority.
How should one analyze the meeting environment?
-One should adapt their communication strategy based on whether the meeting environment is formal or informal to effectively connect with participants.
Why is it a mistake to withhold opinions and ideas during a meeting?
-Withholding opinions and ideas can lead to missed opportunities for recognition and contribution. Expressing thoughts can enhance one's visibility and credibility.
Outlines
🚀 Kickstarting Productive Meetings
The paragraph emphasizes the importance of positioning oneself in meetings to gain credibility and visibility. It introduces five key points to ensure a meeting is productive and effective. The speaker outlines the first point: clarity of purpose. Before the meeting ends, one should be able to articulate the achieved goal. The focus should be on the outcome, which will guide the rest of the meeting. The speaker also encourages the audience to engage by liking the content if they find it effective.
📅 Strategic Meeting Planning
The second paragraph delves into the second pillar of effective meetings: strategic planning. It discusses the importance of setting the agenda, duration, and participants beforehand. The speaker suggests that the meeting should not start at the scheduled time but should be well-planned even before it begins. This includes sending out strategic invites that outline the meeting's theme, duration, and participants, which helps in making the meeting more productive. The speaker also touches on the significance of setting guidelines for the meeting, such as no cellphone use, to maintain focus and productivity.
🤝 Fostering Divergence and Convergence
The third paragraph discusses the concept of divergence and convergence in meetings. It explains that while opening a meeting or a topic allows for a wide range of ideas (divergence), it's crucial to guide these discussions towards a consensus (convergence) to achieve a productive outcome. The speaker stresses the importance of having a clear action plan post-meeting, which includes what will be done, how, by whom, and by when. This action plan is essential for a meeting to be considered productive. The speaker also provides a link to a video on improving persuasion skills, which is crucial for guiding a group to a consensus.
📱 Attention Points for Meeting Etiquette
The fourth paragraph highlights four points of attention for participants to consider during meetings. The first point is the use of cellphones, advising against bringing them into meetings or, if necessary, to keep them on silent mode to avoid distractions. The second point addresses posture, suggesting that one should maintain a poised and attentive posture to convey credibility and readiness. The third point is about analyzing the meeting environment to dress and behave appropriately, whether formal or informal. Lastly, the speaker encourages participants to seize opportunities to express their opinions and ideas during meetings to avoid missing out on valuable chances to contribute and be recognized.
🎯 Summing Up the Meeting Pillars
The final paragraph summarizes the five pillars for productive meetings and the four points of attention. It reiterates the importance of clarity of purpose, strategic planning, setting an agenda, managing divergence and convergence, and creating a post-meeting action plan. The speaker also provides a link to a free book download to help with public speaking and self-presentation, encouraging continuous development to enhance one's impact in meetings. The paragraph concludes with a farewell and an invitation to apply these strategies to future meetings.
Mindmap
Keywords
💡Productive Meeting
💡Clarity of Objective
💡Strategic Invitation
💡
💡Agenda Setting
💡Divergent and Convergent Thinking
💡Action Plan
💡Credibility and Visibility
💡Persuasion
💡Mobile Etiquette
💡Posture
💡Environmental Analysis
Highlights
Drive meetings to be super productive by setting clear objectives and focusing on outcomes.
Position yourself for recognition and visibility during meetings to gain credibility.
Clarify the desired outcome before the meeting to ensure all participants are aligned.
The meeting does not start when it starts; planning begins well in advance with a clear agenda.
Strategic invitation sending is crucial for setting expectations and participant roles.
Start the meeting by welcoming participants and outlining the expected results and agenda.
Manage time effectively during the meeting by allocating specific timeframes for each topic.
Divergent ideas are encouraged initially, but convergence towards a consensus is necessary for productivity.
A productive meeting concludes with a clear action plan outlining what, how, who, and by when.
Avoid using mobile phones during meetings to prevent distractions and maintain focus.
Maintain a professional posture to communicate credibility and readiness.
Analyze the meeting environment to adjust your communication strategy for formal or informal settings.
Seize opportunities during the meeting to express your opinions and ideas to enhance visibility.
A meeting without a clear action plan is not productive; ensure every meeting results in actionable outcomes.
Improve your persuasive skills to guide the group towards a consensus and effective conclusion.
Share insights and strategies with colleagues and family to enhance collective performance in meetings.
Continuously develop your skills to have a significant impact in meetings and achieve better results.
Transcripts
e como conduzir uma reunião para que ela
seja super produtiva e mais como você ao
participar de uma reunião Pode se
posicionar para ser reconhecido e te
destaque sim uma pessoa que se posiciona
nas reuniões ganha muito mais
credibilidade e visibilidade
seja você um colaborador um prestador de
serviço um empresário um gerente um
líder nesse Episódio eu vou contar para
você cinco pontos para você ter no seu
radar que são super importantes para
você fazer uma reunião super produtiva e
eficaz e eu vou contar para você erros e
acertos Na verdade eu vou contar para
você quatro pontos de atenção o quarto é
o mais estratégico e perigoso de todos
se você não cuidar desse quarto ponto de
atenção você pode se queimar Então vamos
lá cinco Pilares para fazer uma reunião
produtiva e quatro pontos de atenção já
nota aí primeiro Pilar tem a clareza de
qual o objetivo que você quer alcançar
com essa reunião seja você quem está
orquestrando ou seja você um
participante responda a seguinte
terminei de participar dessa reunião a
Reunião terminou agora eu estou super
Ultra mega satisfeito com o resultado
com um objetivo que alcançamos qual o
resultado nos alcançamos E aí você
desenha com clareza Qual é esse
resultado todo o resto vai ser focado em
alcançar isso você Estar atento ao
resultado vai te ajudar a ter uma
reunião muito mais eficaz plano e eficaz
já deixe o seu like que ele é um
feedback de que esse conteúdo está sendo
eficaz segundo Pilar a reunião não
começa a hora que ela começa Como assim
Gislene esquerda reunião não começa a
hora que ela começa pode me explicar
posso quando você decide fazer a reunião
você já precisa ter em mente Qual é o
tema qual é a duração quem é que vai
participar
e você vai mandar o convite você vai
mandar um invadir para todo mundo que
vai participar a forma que você envia
esse convite precisa ser estratégica
Então as perguntas que eu acabei de
fazer você já coloca no convite você já
discrimina isso no texto mas porque Gi
porque colocar Qual é o tema qual é a
duração e quem é que vai participar
porque assim cada uma das pessoas já vão
ligadas no que é que vai rolar sabendo o
tempo que tem aquela reunião sabendo
qual é o papel dela naquela reunião isso
vai proporcionar que a sua reunião seja
muito mais produtiva produtividade é
igual gerar valor para o negócio gerar
valor pro seu negócio para sua carreira
para o seu posicionamento para o bis
nesse como um todo então valor é a
palavra de ordem inclusive se esse
conteúdo já gerou algum Insight para
você já deixa aqui nos comentários ao
#valor
o Pilar ao abrir a reunião ao iniciar
bem as boas-vindas para galera enfim
mais diga qual é o resultado esperado
com a reunião quais serão os temas
abordados e quanto tempo para cada tema
porque o que que acontece se o povo não
vem com essa clareza não sabe disso Logo
no início às vezes um ponto que você lá
o planejar pensou que ia matar em cinco
minutos leva 50 E aí ó com todo o
andamento da reunião então discrimine os
temas e quanto tempo você pensou para
cada um deles todo mundo pode estar
ligado nessa nesse seu planejamento
nessa sua organização isso vai te ajudar
a alcançar o resultado com mais
assertividade com certeza PS tem alguma
diretriz que também seja importante para
o funcionamento dessa reunião sei lá é
só uma reunião super sigilosa e o
celular não entra dentro da sala então
tá a pena você colocar isso lá no
invitee ou os logo ali no começo você já
passar essa diretriz para todo mundo
sabe que você tomar esses cuidados e
especial você falar quais são os temas a
ordem dos temas e quanto tempo vai para
cada um ajuda Inclusive a pessoa que tá
lá participando a lidar com a ansiedade
porque vamos supor que são cinco temas
dessa reunião o dela é o quinto e ela
fica naquela ansiedade batucando ali
fazendo tinha que tinha aqui com a
caneta sabe porque ela tava ansiosa para
chegar logo o tema dela então se você
faz isso ajuda na reunião de todo mundo
que tá ali participando quarto Pilar
divergência e convergência Como assim
Gislene esquerdo divergência e
convergência vou te explicar quando a
gente abre uma reunião quando a gente
abre um tópico a gente abre para todo
mundo trazer ideias Então você imagina
que vai ter uma divergência muito grande
aquele tema que era assim de repente ele
é um cria e vem um monte de ideia um
monte de questionamento deve acontecer e
isso é importante só que para agentes
concluir a reunião para gente chegar no
resultado final da reunião a gente
precisa que toda essa divergência fecha
em uma convergência E então a gente saia
dessa reunião com um plano de ação uma
reunião sem um plano de ação não é uma
reunião produtiva pode ser uma reunião
página da outra reunião mas não vai ser
nunca uma reunião produtiva e produtivo
o mesmo é você se inscrever aqui nesse
canal porque tem muito conteúdo para
você se desenvolver para você crescer e
ter resultados cada vez mais o alce
expressando de forma efetiva e eficaz
Então toca aí para se inscrever toca no
Sininho porque daí o YouTube vai te
avisar toda vez que tiver um episódio
novo no ar agora Talvez você esteja
pensando que dessa divergência para
chegar numa convergência vai precisar
chegar num consenso e precisa ter
persuasão uma pessoa a ser mais
persuasiva para conduzir todo o grupo
para esse fechamento agora se de repente
você pensou aí também tô eu tô
precisando melhorar essa questão de
persuasão vou deixar aqui para você um
card ou na descrição desse Episódio um
link de um vídeo exclusivo para você
subir persuasão para você se tornar uma
pessoa mais persuasiva e envolvente
quinto Pilar plano de ação depois de
tudo isso que foi conversado O que é que
vai ser feito como vai ser feito quem
vai fazer Qual é o prazo da entrega e
por que deve ser feito cada uma dessas
cinco perguntas que eu trouxe para você
são extremamente importante para você
fazer um plano de ação que seja
realmente eficaz Ou seja que contribua
para gerar o resultado que você está
buscando se você não trouxesse as cinco
respostas o plano não vai ser eficaz e
um detalhe a última pergunta que eu
disse do que o que deve ser feito ela
ajuda a pessoa que vai entrar em Ação a
se manter muito mais motivada para fazer
uma entrega uau agora além dos cinco
Pilares eu falei que eu ia trazer quatro
pontos de atenção que o quarto é sim o
mais perigoso Então vamos para esses
pontos primeiro cuidado que tem que
estar no seu radar uso de celular na
reunião você vai levar o celular para
reunião Ok não dá para deixar o celular
de Fora deixa o celular com o visor para
baixo porque senão vai ficar toda hora a
luz brilhando ali que chegou alguma
mensagem chegou algum e-mail e enfim
Outro ponto dentro desse aí de celular é
você colocar o seu celular para não
vibrar ué mas você quer que toque o
celular não né não é para nem vibrar e
nem tocar porque ele tá no silencioso
mas ele fica vibrando toda hora também é
chato então cuidado com o celular
segundo antes de eu falar do segundo já
pego o link desse vídeo aqui ó ai como
parte e com seus amigos do trabalho
compartilhe com seus familiares para que
eles também possam ter uma performance o
ao nas reuniões Agora sim vamos para o
segundo cuidado com a sua postura o
nosso corpo ele expressa muito a gente
tem comunicação verbal aquilo que nós
falamos através das palavras e a
comunicação não-verbal aquilo que a
gente fala através do nosso corpo da
nossa postura você tá sentado Cuidado
para não ficar esparramado na cadeira ou
também não jogar muito seu tronco para
frente ficar deitado em cima da mesa
cuidado até mesmo com a postura das suas
pernas aquela pessoa que de repente fica
sentada de um jeito que ela ficar
rodando a cadeira ou fica muito
sacudindo as pernas é péssimo cuidado da
sua postura postura de prontidão
passando uma postura ali ó uma
comunicação não-verbal de poder de
credibilidade terceiro ponto de atenção
terceiro cuidado análise o ambiente da
reunião é um ambiente mais formal é e
informal fez a leitura do ambiente então
porte se da maneira adequada porque se
for um ambiente mais formal você vai ter
que usar um tipo de estratégia para
gerar conexão se for um ambiente mais
informal você vai usar de outra
estratégia para gerar conexão e gerar
conexão numa reunião para alcançar o
resultado é muito estratégico é muito
importante Quarto e último ponto para
você tomar cuidado quando você tiver na
reunião e você perceber uma oportunidade
coloque se expresse a sua opinião
expresse o que você pensa expressa suas
ideias não colocar a sua opinião guardar
suas ideias definitivamente é um erro
péssimo uma pessoa que deixa de se
posicionar que deixa de se apresentar
ela perde inúmeras oportunidades agora
de repente você não se coloca porque não
sabe analisar o time ou de repente tem
algo de travando Inclusive tem um livro
que eu escrevi 7 é os que travou e na
hora dela se apresentar na hora dela
falar principalmente falar diante de um
público eu vou deixar o link aqui na
descrição desse Episódio para você fazer
o download gratuito desse livro é só
tocava deixar aqui na descrição para
você ou seja continue se desenvolvendo
para que você tenha um efeito uau nas
suas reuniões então primeiro Pilar foi
tem a clareza do Objetivo que você quer
alcançar segundo Pilar a reunião não
começa a hora que começa ela começa bem
antes terceira terceira não terceiro
Pilar ao abrir a reunião já passa em uma
agenda do que vai rolar uma programação
quarto Pilar
divergência e convergência e quinto
Pilar plano de ação e ainda trouxe os
quatro pontos de atenção de cuidado aí
para você agora é com você Bora lá
mandar ver E arrasar nas suas reuniões
beijos eu te vejo no próximo episódio
tchau
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