Organigrama-Pasos
Summary
TLDRThis video script delves into unit 9 of 'Principles of Administration,' focusing on creating an organizational chart. It outlines steps for identifying hierarchical levels, recognizing units and their line authority, locating staff advisors, and mapping functional authority relationships. The script emphasizes the chart's role as a communication and analysis tool, highlighting the importance of clarity and simplicity in its design. It also discusses various departmentalization criteria and their representation in the chart.
Takeaways
- 📊 The script discusses Unit 9 of 'Principles of Administration', focusing on structuring and the creation of organizational charts (organigrams).
- 🔍 An organigram is described as a visual representation of an organization's formal structure at a specific point in time, akin to a snapshot.
- 🧩 It serves as a communication tool, allowing anyone to quickly understand the main functions of the organization and the reporting relationships between units.
- 🔎 It is also an analysis tool, enabling the identification of structural issues within the organization's formal hierarchy.
- 📈 Common types of organigrams include horizontal, vertical, and mixed, with the mixed type being the focus of the course, combining elements of vertical and horizontal structures.
- 📝 The process of creating an organigram involves identifying hierarchical levels, recognizing units and their line authority relationships, and indicating staff roles and functional authority relationships.
- 📋 The script emphasizes not to include personal names in the organigram to maintain its representation of the formal structure, not individual assignments.
- 👥 The organigram should be designed to be orderly and concise, with units represented by rectangles (entegrams) and connected by solid lines to show the hierarchy.
- 🔄 It's important to consider the number of areas reporting to each unit to ensure an even layout and to include staff roles that support various units, whether internal or external to the organization.
- ✅ The organigram should also reflect the departmentalization criteria used by the organization, such as by function, product, or geography, which are noted with numbers in circles next to the relevant units.
- 📖 The script concludes with a comprehensive organigram example, detailing the application of departmentalization criteria to various units within the organization.
Q & A
What is an organigram?
-An organigram is a graphic representation of the formal structure of an organization at a specific point in time, showing the units or areas that form part of it and the formal relationships between them.
Why is an organigram considered a communication tool?
-An organigram is a communication tool because it allows anyone who observes it to quickly understand the main functions of the organization and the reporting relationships between different units.
What types of organigrams are commonly used to represent organizational structures?
-Common types of organigrams include horizontal, vertical, and mixed models. Other less common models are circular, semicircular, by blocks, and scalar.
Which organigram type will be used in the subject 'Principles of Administration'?
-In the subject 'Principles of Administration', a mixed organigram will be used, starting from the vertical organigram model and including some units with the horizontal model only at the lower levels of the organization.
What is the first step in creating an organigram?
-The first step in creating an organigram is to identify the hierarchical levels that exist within the organization.
How should the hierarchical levels be indicated in an organigram?
-Hierarchical levels should be indicated by drawing dashed lines and labeling each level on one side of the diagram, typically on the left or right.
What is the purpose of using solid lines and rectangles when drawing units or areas in an organigram?
-Solid lines and rectangles are used to represent the units or areas and their reporting relationships, starting from the top down, to ensure symmetry and clarity in the organigram.
Why is it important to consider the number of areas reporting to each unit when drawing an organigram?
-Considering the number of areas reporting to each unit helps to place them equidistantly from each other and in relation to the unit they depend on, ensuring a balanced and understandable organigram.
How are staff advisors represented in an organigram?
-Staff advisors, whether internal or external, are represented with a dashed line coming from the formal authority line, placed either to the left or right of the area they support.
What are the functional relationships in an organigram and how are they depicted?
-Functional relationships are those where one area has authority over another that is not hierarchically under it, for specific issues. These are depicted with diagonal dashed lines in the organigram.
How are the departmentalization criteria indicated in an organigram?
-Departmentalization criteria are indicated by a number inside a circle next to the vertical line coming out of each unit, with a reference section explaining what each number corresponds to.
Outlines
📊 Understanding Organizational Structure Through Org Charts
This paragraph introduces the concept of an organizational chart, which is a graphical representation of an organization's formal structure at a specific point in time. It serves as a communication tool, allowing anyone who views it to quickly understand the main functions of the organization and the hierarchical relationships between different units. The paragraph also discusses the different types of organizational charts, such as horizontal, vertical, and mixed, with a focus on the mixed model that combines elements of vertical and horizontal structures. The process of creating an organizational chart involves identifying hierarchical levels, recognizing units and their line authority relationships, identifying staff roles, and noting functional authority relationships. The paragraph emphasizes the importance of accurately representing the formal structure and the decision-making behind departmentalization.
📈 Creating an Org Chart: Steps and Considerations
Paragraph 2 delves into the detailed steps for creating an organizational chart. It starts with identifying the hierarchical levels within an organization, such as general management, departments, divisions, and sections. The paragraph explains the importance of recognizing the units or areas within the organization and their line authority relationships, which are depicted through rectangles (entrograms) connected by solid lines. The paragraph also addresses the representation of staff members who provide support or advice to various areas, either as internal or external advisors. The inclusion of functional authority relationships, which are non-hierarchical but necessary for specific tasks, is also discussed. The paragraph concludes with the identification of departmentalization criteria, which are represented by numbered circles next to the vertical lines of the organizational units, and the need for a reference section to explain these criteria.
🔍 Finalizing the Org Chart with Departmentalization Criteria
The final paragraph wraps up the discussion on creating an organizational chart by focusing on the departmentalization criteria used by the organization. It explains how these criteria are identified and represented on the chart with numbered circles. The paragraph provides examples of how different units within the organization might be structured based on various criteria such as function, product, customer group, or geographic location. It also highlights the need to include a reference section that correlates the numbered criteria with the corresponding organizational units. The paragraph concludes by stating that the org chart is now complete, reflecting the organization's structure and the rationale behind its departmentalization.
Mindmap
Keywords
💡Organigram
💡Hierarchy
💡Authority of Line
💡Staff
💡Functional Departmentalization
💡Horizontal Organigram
💡
💡Vertical Organigram
💡Mixed Organigram
💡Advisory Relationships
💡Geographic Departmentalization
💡Product Departmentalization
Highlights
Introduction to Unit 9 of 'Principles of Administration' focusing on structuring and organizing an organizational chart.
Definition of an organizational chart as a visual representation of the formal structure of an organization at a specific point in time.
Explanation of the organizational chart as a communication tool to quickly understand the main functions and dependencies within an organization.
Description of the organizational chart as an analysis tool to identify structural flaws in the formal organization.
Discussion on the different types of organizational charts, including horizontal, vertical, and mixed models.
Emphasis on working with mixed organizational charts in the course, combining vertical and horizontal models for clarity.
Step-by-step guide to creating an organized and concise organizational chart.
First step in chart creation: Identifying hierarchical levels within the organization.
Second step: Recognizing units or areas and their line authority relationships for proper chart placement.
Third step: Identifying if there are advisors in the organization and their support relationships.
Fourth step: Distinguishing between areas that exceed hierarchical relationships, known as functional authority relationships.
Fifth and final step: Reviewing the entire chart to specify the departmentalization criteria used for unit creation.
Detail on how to graphically represent hierarchical levels using dotted lines and level names.
Instructions for depicting units or areas with rectangles (entite grams) and their line authority relationships using straight lines.
Importance of considering the number of areas depending on each unit for balanced chart layout.
Guidelines for representing lower-level units using a horizontal model to save space and improve understanding.
Explanation of how to graphically include staff personnel who are internal or external advisors to certain areas.
Identification and illustration of functional authority relationships using diagonal dotted lines for non-hierarchical authority.
Final step of identifying the departmentalization criteria with corresponding numbers and references for each unit.
Completion of the organizational chart with all relevant structural and departmentalization details.
Transcripts
hola a todos todos todos en este vídeo
vamos a adentrarnos en la unidad 9 de
principios de administración donde como
parte de la estructuración veremos los
pasos y cuestiones más relevantes para
graficar el organigrama
como ya vieron en la clase teórica el
organigrama es un gráfico que representa
la estructura formal de la organización
en un momento específico de su
existencia es decir que es como si fuese
una foto que permite observar cuáles son
las unidades o áreas que forman parte de
la misma y las relaciones formales que
existen entre ellas decimos que es una
herramienta de comunicación porque
cualquier persona que observa el
organigrama debe poder entender
rápidamente cuáles son las funciones
principales que la organización lleva a
cabo así como también de quién depende
de cada unidad quienes dependen de ella
y con quiénes se relaciona para
desarrollar sus tareas
y también decimos que es una herramienta
de análisis porque nos permite ver
rápidamente si hay fallas en la
estructura formal de la organización
las organizaciones pueden optar entre
distintos tipos de organigramas para
representar su estructura los más
comunes son el horizontal el vertical y
el mixto sin embargo también existen
otros modelos como el circular el
semicircular por bloques escalar entre
otros en nuestra asignatura trabajaremos
con el organigrama mixto partiendo de la
base del organigrama vertical y
permitiendo la inclusión de algunas
unidades con el modelo horizontal sólo
en los niveles más bajos de la
organización y siempre que sea para
simplificar su lectura
para confeccionar el organigrama de
manera ordenada y prolija es conveniente
seguir los siguientes pasos en primer
lugar identificar los niveles
jerárquicos que existen en la
organización
en segundo lugar reconocer cuáles son
las gatas que existen en la organización
y con cuál se relaciona jerárquicamente
cada una es decir cuáles son las
relaciones de autoridad de línea
en tercer lugar identificar si existen
asesores en la organización para poder
ubicar las relaciones de personal de
estado
a continuación distinguir las relaciones
entre áreas que exceden a las relaciones
jerárquicas es decir las relaciones de
autoridad funcional y por último
recorrer todo el organigrama
especificando cuáles son los criterios
departamentalización que se tuvieron en
cuenta para la creación de las unidades
o áreas
como decíamos antes el primer paso para
graficar el organigrama es identificar
cuáles son los niveles jerárquicos que
existen en la organización para eso
trazamos líneas punteadas e indicamos el
nombre de cada nivel en alguno de los
lados del diagrama ya sea a la izquierda
oa la derecha habitualmente los niveles
con los que trabajamos se llaman
gerencia general gerencias departamentos
divisiones y secciones sin embargo es
importante aclarar que en algunas
organizaciones pueden no estar todos los
niveles pueden incluirse otros
adicionales o se pueden llamar
diferentes por ejemplo en el estado no
existen injerencias en la mayor parte de
las organizaciones de la sociedad civil
el órgano de mayor jerarquía es la
asamblea de asociados y muchas veces hay
áreas o coordinaciones en otros casos
un ejemplo de niveles adicionales podría
ser el de las sugerencias en este caso
se ubicarían entre las gerencias y los
departamentos es un nivel distinto de
los anteriores que debe ser tenido en
cuenta en caso de que la organización
así lo defina por supuesto que si la
organización no define para su
estructura alguno de estos niveles
entonces no debemos incluirlos en el
organigrama
el segundo paso para graficar el
organigrama es reconocer cuáles son las
unidades o áreas que existen en la
organización y sus relaciones de
autoridad de línea o sea las de
supervisor y supervisado para luego
poder ubicarlas en el diagrama siempre
comenzando de arriba hacia abajo y
buscando que exista simetría en el
gráfico
cada una de las unidades o varias se
representa con un rectángulo que se
llama ente grama y se unen mediante
líneas rectas completas no punteadas
curvas ni con flechas que siempre salen
desde abajo y el centro del ente grama y
luego se abren para llegar a los integra
más de nivel inferior
acá será siempre importante tener en
cuenta cuántas áreas dependen de cada
unidad para poder ubicarlas de manera
equidistante entre sí y respecto del
ente grama del que dependen también es
importante tener en cuenta que de cada
área pueden depender otras que
pertenezcan a distintos niveles por
ejemplo en este caso se puede ver que
administración es una sub gerencia que
depende directamente de la gerencia
general al igual que la gerencia de
producción comercialización y
abastecimiento entonces desde la
gerencia general baja una línea vertical
que se divide en cuatro y llega a los 20
gramos que se ubican cada uno en el
nivel jerárquico que le corresponde
otra cuestión a tener en cuenta es que
dentro de cada ente grama colocamos el
nombre del área que representan pero no
debemos indicar ni el nivel del que se
trata porque para eso ya señalamos los
niveles en el costado del diagrama ni el
nombre de la persona que dirige esa área
recordemos que el organigrama es una
foto de la estructura formal de la
organización y se indica hacemos el
nombre de quien ocupa cada puesto
tendríamos que ajustar el diagrama cada
vez que cambia el o la responsable de
cada unidad en este organigrama por
ejemplo las unidades de nivel inferior
para aprovechar el espacio y facilitar
la comprensión del diagrama las grafica
mos siguiendo el modelo horizontal es
decir que ubicamos las unidades de
amasado armado y cocción una debajo de
la otra en este caso la línea que sale
desde la unidad superior por ejemplo
empanadas
desde abajo al medio se dirige levemente
hacia la izquierda y luego baja para
relacionar cada área entrando por el
medio de su lado izquierdo
una vez que ya hemos graficado de las
relaciones de autoridad de línea debemos
identificar el personal de staff que son
asesores internos o externos que
acompañan apoyan dan soporte a una o más
áreas dentro de la organización cuando
el asesor es interno de la organización
se coloca debajo del área a la que da
soporte con una línea punteada que sale
desde la línea vertical de autoridad
formal se puede colocar a la izquierda
oa la derecha por ejemplo la
organización puede haber contratado como
parte de su personal a un o una
especialista en ingeniería en alimentos
para que asesore el respecto de los
procesos de producción
cuando el asesor es externo es decir que
no forma parte de la organización se
coloca al lado del área a la que da
soporte también con una línea punteada y
también se puede colocar a la izquierda
oa la derecha por ejemplo la gerencia
general puede requerir del asesoramiento
de un estudio jurídico independiente
para cuestiones legales varias de la
organización
a continuación identificamos y gráfica
mos las relaciones de autoridad
funcional que son aquellas en las cuales
un área de la organización tiene
autoridad sobre otra que no depende
jerárquicamente de ella y es solamente
para cuestiones específicas estas
relaciones se grafican con líneas
diagonales y punteadas por ejemplo
comercialización tiene autoridad
funcional sobre fabricación para definir
qué cantidades de cada producto se deben
producir para hacer frente a la demanda
semanal y también sobre compras para
especificar la materia prima e insumos
necesarios para cumplir con esa demanda
existen distintas formas en las que
podemos encontrar estas relaciones en el
texto de un caso o cuando hacemos
entrevistas para relevar la estructura
de una organización por ejemplo se
podría indicar que el departamento de
fabricación define las cantidades de
pizzas y empanadas a fabricar en función
de lo que la gerencia de
comercialización le indica otro ejemplo
podría ser que comercialización
establece las cantidades de materia
prima e insumos que compras debe
adquirir para cubrir la demanda
por último identificamos los criterios
de departamentalización que la
organización tuvo en cuenta para
diagramar su estructura cada criterio
utilizado se identifica con un número
dentro de un círculo que se coloca al
lado de la línea vertical que sale de
cada 20 gramos y además se debe incluir
un apartado de referencias donde se
indica a qué criterio corresponde cada
número tenemos que tener en cuenta que
no todas las organizaciones utilizan
necesariamente todos los criterios de
departamentalización por lo que cada
organigrama deberá incluir únicamente
aquellos que se utilizan
en este caso por ejemplo en el primer
nivel
encontramos el criterio funcional que
aplica a las gerencias de producción
comercialización y abastecimiento y
también a la sugerencia de
administración por lo tanto colocamos el
número uno debajo de la gerencia general
y lo indicamos en las referencias así
sabemos que ese criterio aplica a las
cuatro unidades que dependen de ella
el mismo criterio de
departamentalización utilizan la
gerencia de producción que se divide en
control de calidad y fabricación y la
gerencia de abastecimiento que se divide
en compras y control de proveedores
por su parte la gerencia de
comercialización que se divide en venta
mayorista y minorista considera el grupo
de clientes al que atiende cada área y a
su vez venta minorista atiende distintos
territorios o ubicaciones geográficas
que son en este caso mar del plata y
batán
fabricación se divide en dos productos
diferentes pizzas y empanadas por lo que
adopta ese criterio de
departamentalización y luego en las
secciones de cada una se observan
nuevamente funciones diferentes amasado
armado y cocción con esto nuestro
organigrama ya queda completo
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