How to Update your Power BI Dashboard?

Summary

Este video explica cómo automatizar la actualización de datos en Power BI usando servicios en la nube. Muestra cómo conectar Power BI a fuentes de datos en línea, como SharePoint, y configurar actualizaciones automáticas de datos en horarios específicos, eliminando la necesidad de actualizaciones manuales. Además, se menciona la importancia de tener acceso a los datos desde servidores o bases de datos accesibles y cómo configurar un Gateway de datos para fuentes locales. El proceso ayuda a ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia en la gestión de informes y análisis de datos.

Takeaways

• 😀 Es posible automatizar la actualización de datos en Power BI cuando los datos están almacenados en la nube, como en SharePoint, Google Sheets o Amazon Redshift.
• 😀 Para configurar la actualización automática de datos, es necesario validar las credenciales por primera vez para garantizar la conexión exitosa.
• 😀 Una vez que la conexión esté establecida, puedes configurar el horario de la actualización automática, como diario, semanal o mensual, especificando la zona horaria (por ejemplo, Abu Dhabi).
• 😀 Puedes establecer múltiples horarios de actualización, como 5 a.m. y 11 a.m. para que los datos se actualicen automáticamente en esos momentos.
• 😀 En caso de que ocurra un error durante la actualización, se puede configurar para que una persona específica reciba una notificación por correo electrónico.
• 😀 Si los datos están en una ubicación accesible en línea, no es necesario hacer clic manualmente en el botón de actualización, ya que todo se realiza automáticamente.
• 😀 Si los datos provienen de un archivo local (offline), la actualización manual sigue siendo necesaria, lo que aumenta el esfuerzo y la necesidad de intervención.
• 😀 Las actualizaciones automáticas solo se pueden configurar si el conjunto de datos es accesible en línea, como en bases de datos o ubicaciones en la nube.
• 😀 Es recomendable que el equipo de TI proporcione acceso a los datos desde servidores o bases de datos en línea, proporcionando las credenciales o cadenas de conexión necesarias.
• 😀 Si los datos están fuera de línea, puede ser necesario instalar un 'Data Gateway' para permitir la actualización automática a través de una conexión entre el archivo local y Power BI.

Q & A

¿Cómo se realiza la actualización automática de los datos en Power BI?

La actualización automática en Power BI se logra conectando el archivo de Power BI a una fuente de datos accesible en línea, como SharePoint, Google Sheets o Amazon Redshift. Luego, se configura una programación para que los datos se actualicen automáticamente en intervalos específicos, como diario, semanal o mensual.

¿Qué se debe hacer al configurar la actualización automática por primera vez?

Al configurar la actualización automática por primera vez, Power BI valida las credenciales de la fuente de datos. Una vez que las credenciales se validan correctamente, se establece un horario para la actualización, se selecciona la zona horaria y se asigna un correo electrónico para recibir notificaciones en caso de error.

¿Qué tipo de fuentes de datos se pueden usar para la actualización automática?

Se pueden usar fuentes de datos en línea accesibles como SharePoint, Google Sheets, Amazon Redshift o Microsoft Dynamics. Si la fuente de datos es local o no está en línea, es necesario usar un Gateway de datos para facilitar la conexión.

¿Cómo se configura el horario de la actualización automática?

El horario de la actualización automática se configura seleccionando el momento y la frecuencia de la actualización, como diariamente, semanalmente o mensualmente. Además, se selecciona la zona horaria adecuada, como Abu Dhabi en este caso, y se establece una hora específica para la actualización.

¿Qué sucede si ocurre un error durante la actualización automática?

Si ocurre un error durante la actualización automática, se puede configurar una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones sobre el error, permitiendo a los usuarios tomar las medidas adecuadas para solucionarlo.

¿Qué sucede si los datos están en un archivo fuera de línea, como un archivo local?

Si los datos están en un archivo fuera de línea, como un archivo local, la actualización automática no es posible. En este caso, se necesitará un Gateway de datos para facilitar la conexión y actualización de los datos en Power BI.

¿Cómo se realiza la actualización automática en un entorno empresarial con varios usuarios?

En un entorno empresarial, los equipos de TI deben proporcionar acceso a las fuentes de datos y configurar las conexiones necesarias. En algunos casos, también pueden ser necesarios permisos adicionales o la instalación de un Gateway de datos para garantizar la actualización automática.

¿Es posible establecer múltiples horarios de actualización para un solo archivo de Power BI?

Sí, es posible establecer múltiples horarios de actualización para un solo archivo de Power BI. Por ejemplo, se pueden configurar actualizaciones automáticas a las 5 a.m. y luego otra a las 11 a.m. para mantener los datos actualizados a lo largo del día.

¿Cuáles son las ventajas de usar fuentes de datos en la nube para la actualización automática?

Las ventajas de usar fuentes de datos en la nube incluyen la accesibilidad remota, la facilidad para configurar actualizaciones automáticas sin intervención manual y la integración más sencilla con Power BI, lo que facilita mantener los datos actualizados de manera eficiente.

¿Es necesario involucrar a los equipos de TI para configurar la actualización automática?

Sí, generalmente se necesita la participación del equipo de TI, especialmente si se están utilizando fuentes de datos que requieren un Gateway o configuraciones adicionales de seguridad y acceso. Los equipos de TI también pueden ayudar a configurar las conexiones y proporcionar los detalles necesarios como cadenas de conexión.